Para sesionar bajo la modalidad de consulta formal, el Directorio de la Asamblea Institucional Representativa (D.A.I.R.) deberá cumplir las siguientes condiciones:
1. Se podrán tratar los siguientes temas, de acuerdo a las funciones del D.A.I.R. definidas en el Reglamento de la Asamblea Institucional Representativa (R.A.I.R.) Artículo 71:
- Realizar modificaciones de forma a las propuestas base, a las mociones y a los textos ya aprobados con el fin de corregir el estilo y dar coherencia a los acuerdos tomados por la asamblea.
- Aprobar modificaciones a la agenda posteriores a su publicación, por iniciativa propia o propuestas por los integrantes de la Asamblea cuando medien razones para ello.
- Integrar propuestas base y mociones de fondo complementarias, en una propuesta base conciliatoria, buscando reducir el número de mociones de fondo. La nueva propuesta que se genere mediante este proceso de integración se constituirá en la propuesta base a discutir en la sesión.
- Resolver los asuntos no previstos expresamente en este Reglamento o que suscitaren duda, con base en normas de buena hermenéutica y con el objeto de cumplir a cabalidad con los fines de la Asamblea.
2. Los acuerdos serán tomados por el voto afirmativo de la mayoría de los miembros participantes, salvo en aquellos casos en que el Estatuto Orgánico o el R.A.I.R., dispongan algo diferente y el quórum, o cantidad mínima de participantes necesaria para que el D.A.I.R. pueda tomar acuerdos válidos, será el 50% de sus integrantes.
3. En consulta formal, el D.A.I.R. podrá sesionar como máximo dos (2) veces por semana y la sesión podrá permanecer abierta por un máximo de dos (2) días hábiles, la consulta deberá hacerse, al menos, con un (1) día hábil de anticipación al inicio de la votación.
4. La consulta deberá ser realizada utilizando los medios de comunicación formales establecidos por la institución (correo electrónico institucional o memorandos).
Los miembros del D.A.I.R. deben responder en el plazo establecido por la misma vía.
Si existen problemas con los sistemas electrónicos institucionales, la consulta se realizará por medios formales impresos.
La hora de cierre de la consulta formal será según la hora de la plataforma web del ITCR.
5. Solo se podrán tomar acuerdos sobre asuntos en trámite ante órganos del Instituto u organizaciones externas que requieran un pronunciamiento urgente por parte de este órgano, conforme a cronogramas establecidos por dichos entes o sobre aquellos temas que, conforme a los reglamentos institucionales, estén expresamente autorizados para ser resueltos por esta modalidad.
6. El tema sometido a conocimiento y resolución por parte del DAIR debe ser conocido por sus integrantes de manera individual, sin que se requiera sesionar en forma plenaria para decidir sobre el asunto objeto de consulta.
7. La presidencia gestionará los asuntos que se tramitarán por esta vía y deberá poner a disposición de los miembros del D.A.I.R., al momento de la convocatoria, la documentación necesaria para tomar la decisión.
8. Para emitir el voto, se podrán utilizar los medios formales, convencionales o electrónicos, que el DAIR establezca en sus normas internas de funcionamiento.
9. En este tipo de modalidad la votación es irrevocable. Todo intento posterior de cambiar el voto será inválido.
10. El resultado de la consulta se consignará en un acta en la que se debe indicar el asunto consultado, la forma de convocatoria y el resultado de la votación.
A este documento se deberá adjuntar los comprobantes de participación de los miembros del D.A.I.R. que tomaron parte en la consulta.
Esta normativa deroga la anterior y cualquier otra norma que se lo oponga
Modificado en la sesión extraordinaria 481-2018, del Directorio de la AIR, el miércoles 31 de octubre del 2018.