Capítulo 1 Disposiciones Generales
Artículo 1 Tipo de reglamento y alcance
De acuerdo con la normativa institucional este es un reglamento de tipo general y se aplicará a todas las instancias y niveles de la estructura jerárquica Institucional, sus Campus Tecnológicos, Centros Académicos que formulen cualquier tipo de planes y es de acatamiento obligatorio para todos los funcionarios del ITCR.
Así reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3278, Artículo 12 del 31 de agosto del 2022.
Publicado en fecha 8 de setiembre del 2022 mediante la Gaceta Número 966-2022 de fecha 6 de setiembre del 2022.
Artículo 2 Objetivo general
Regular, estructurar y consolidar el Proceso de Planificación Institucional como una actividad fundamental del quehacer institucional a la luz del marco estratégico para orientar las acciones institucionales y la toma de decisiones.
Artículo 3 Objetivos específicos del proceso de planificación institucional
a. Orientar y dirigir las actividades institucionales con base en objetivos y metas claras, en atención a las necesidades y requerimientos de la sociedad.
b. Facilitar el proceso de toma de decisiones con información oportuna y relevante para el buen desempeño institucional, uso óptimo de los recursos y la rendición de cuentas.
c. Fomentar y asegurar la participación responsable y efectiva de la Comunidad Institucional de acuerdo con los espacios y mecanismos establecidos para tal fin.
Artículo 4 Definiciones
Análisis del Entorno y Diagnóstico Institucional: Análisis de la situación actual externa e interna.
Horizontes de Planificación: Tiempos definidos para la ejecución de un plan según su naturaleza:
- Largo plazo: periodo de cinco años o más, de naturaleza estratégica.
- Mediano plazo: periodo de tres a cinco años, según corresponda, de naturaleza táctica.
- Corto plazo: periodo máximo de un año, de naturaleza operativa.
Indicador: Es la relación entre variables cuantitativas o cualitativas de los avances o resultados de una actividad. Parámetro cualitativo y cuantitativo que define los aspectos relevantes de los proyectos sobre los cuales se lleva a cabo la evaluación para medir el grado de cumplimiento de los objetivos planteados en términos de eficiencia, eficacia y calidad.
Instancias de Planificación Institucional: Órganos o dependencias que tienen a su cargo la formulación, actualización, seguimiento y evaluación de los planes institucionales.
Marco Estratégico institucional: Está compuesto por misión, visión, políticas institucionales (generales y específicas), valores, fines y principios institucionales.
Plan Anual Operativo (PAO): Instrumento formulado en concordancia con los planes de mediano y largo plazo, en el que se definen las actividades que se deberán ejecutar durante el año; se precisan los recursos humanos, materiales y financieros necesarios para obtener los resultados esperados y se identifican las dependencias responsables de los programas de ese plan.
Plan Estratégico Institucional: Instrumento orientador del desarrollo institucional, que recoge, integra y estructura las decisiones desde una perspectiva estratégica.
Planificación Institucional: Es el proceso sistemático, continuo y participativo establecido por la Institución, con fundamento en su autonomía administrativa y de gobierno, con el propósito de cumplir con los objetivos propuestos.
Plan Táctico: Instrumento de orientación administrativa para el desarrollo institucional que recoge las decisiones de la organización, dentro del marco del Plan Estratégico Institucional. El horizonte se define de acuerdo a las prioridades que considere la administración.
Proceso de Planificación Institucional: Conjunto de acciones sucesivas producto de un diagnóstico institucional que permita definir la dirección que debe seguir la Institución, y propiciar que éste responda adecuadamente a la solución de diferentes situaciones del entorno que impacten el quehacer institucional.
Proyecto Estratégico: Conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas, para alcanzar los objetivos estratégicos institucionales dentro de las prioridades definidas, que imponen un presupuesto, calidades establecidas previamente y un lapso de tiempo establecido.
Capítulo 2 De los Niveles de Planificación Institucional, Tipos y sus Responsables
Artículo 5 Niveles de planificación y responsables
La Institución contará con tres niveles de planificación:
a. Estratégico: Corresponde a las diferentes instancias jerárquicas Asamblea Institucional Representativa (AIR), Consejo Institucional, Consejo de Rectoría y Rector la formulación, seguimiento y evaluación de la estrategia institucional.
b. Táctico: Corresponde a cada unidad técnica su formulación, seguimiento y evaluación, dependiendo de la prioridad que le otorgue el nivel estratégico.
c. Operativo: Este nivel detalla la forma en que los proyectos, metas y actividades deben ser alcanzadas en el corto plazo y corresponde a los responsables de las diferentes dependencias su seguimiento y ejecución.
Artículo 6 Tipos de Planes
La Institución contará con los siguientes tipos de planes, según el alcance relativo de los mismos:
a. Plan Estratégico Institucional (largo plazo).
b. Plan Táctico (mediano plazo)
c. Plan Anual Operativo (corto plazo)
Capítulo 3 Del Proceso de Planificación Institucional y sus Responsables
Artículo 7 Ente técnico asesor
La Oficina de Planificación Institucional (OPI) será el ente técnico asesor en materia de planificación estratégica, táctica y operativa, tanto en el nivel institucional como departamental. Además, es la encargada de liderar, orientar, documentar y conducir de manera integral el proceso de Planificación Institucional, en forma conjunta con los actores que intervienen en las diferentes etapas del proceso.
Artículo 8
El Cronograma del Proceso de Planificación Institucional es una proyección anual de las fechas en las que se realizarán las actividades del proceso de planificación, entendiéndose este proceso como las evaluaciones y controles del Plan Anual Operativo y del Presupuesto Ordinario aprobado para ser ejecutado el año siguiente, así como las actividades para formular el próximo Plan Anual Operativo y Presupuesto Ordinario.
Así adicionado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3241, Artículo 11, del 3 de noviembre del 2021 que además estableció que los efectos de la modificación del contenido del Cronograma del Proceso de Planificación Institucional, rigen a partir del proceso de formulación del PAO-Presupuesto 2023.
Publicado en fecha 4 de noviembre del 2021, mediante la Gaceta Número 840-2021 del 4 de noviembre del 2021.
Artículo 8 BIS
El Cronograma del Proceso de Planificación Institucional incluirá las siguientes actividades:
a. Elaboración y aprobación de lineamientos, objetivos y orientaciones institucionales
b. Definición y aprobación de la admisión de estudiantes nuevos por carrera
c. Elaboración y aprobación de la distribución del Fondo de Equipamiento
d. Negociación Salarial
e. Elaboración y aprobación de los recursos humanos de la Institución (Relación de Puestos)
f. Elaboración y aprobación del Plan Anual Operativo y Presupuesto Ordinario de la Institución de los Departamentos
g. Elaboración y aprobación del Plan Anual Operativo y del Presupuesto Ordinario de la Institución
h. Presentación del Plan Anual Operativo y del Presupuesto a la Contraloría General de la República
i. Informes de Ejecución y Evaluaciones Trimestrales y Anual del Plan Anual Operativo
j. Informes de Liquidación Presupuestaria y de Compromisos.
Así adicionado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3241, Artículo 11, del 3 de noviembre del 2021 que además estableció que los efectos de la modificación del contenido del Cronograma del Proceso de Planificación Institucional, rigen a partir del proceso de formulación del PAO-Presupuesto 2023.
Publicado en fecha 4 de noviembre del 2021, mediante la Gaceta Número 840-2021 del 4 de noviembre del 2021.
Artículo 8 BIS 1
El Cronograma del Proceso de Planificación Institucional será formulado por la dirección de la Oficina de Planificación Institucional, en coordinación con las personas que ejercen la dirección de las Vicerrectorías, de los Campus Tecnológicos Locales y de los Centros Académicos, y será finalmente formalizado por acuerdo entre la Rectoría y la Comisión permanente de Planificación y Administración del Consejo Institucional.
Así adicionado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3241, Artículo 11, del 3 de noviembre del 2021 que además estableció que los efectos de la modificación del contenido del Cronograma del Proceso de Planificación Institucional, rigen a partir del proceso de formulación del PAO-Presupuesto 2023.
Publicado en fecha 4 de noviembre del 2021, mediante la Gaceta Número 840-2021 del 4 de noviembre del 2021.
Artículo 9 Etapas del Proceso de Planificación Institucional
El Proceso de Planificación Institucional estará compuesto por las siguientes etapas y responsables:
1. Planificación Estratégica Institucional:
a. Análisis del Entorno y Diagnóstico Institucional: En esta etapa se debe contar con la asesoría y conducción técnica de la Oficina de Planificación Institucional, considerando el análisis de los diferentes responsables. El informe de este análisis será presentado por el Rector para conocimiento del Consejo Institucional.
b. Dirección Estratégica: En esta etapa se revisará la misión y la visión, considerando el análisis del entorno y diagnóstico institucional, para determinar la necesidad de ajustes a la realidad futura de la Comunidad Institucional, en función de los fines y principios establecidos por el Estatuto Orgánico. (aspiraciones, ideales, valores y creencias de sus integrantes).
Las políticas institucionales (generales y específicas), establecerán las directrices generales dentro de las cuales se dará la labor institucional.
c. Formulación Estratégica: Esta etapa debe contar con el apoyo y direccionamiento técnico de la Oficina de Planificación Institucional, y se determina por:
c.1: Definición de proyectos estratégicos: Los proyectos que se definan en esta etapa deben ser concordantes con las políticas institucionales. Estos deberán contener un propósito, metas, actividades, plazo definido, necesidades presupuestarias, el costo aproximado en el largo plazo y la fuente definanciamiento.
El seguimiento se realizará con cada evaluación del Plan Estratégico y se ajustarán de acuerdo a las necesidades institucionales. Será presentado por el Rector para la priorización y aprobación al Consejo Institucional. Esta fase del proceso de planificación se utilizará como insumo para desarrollar los planes de nivel táctico.
c.2: Definición de las metas estratégicas: consiste en la formulación de las metas que permitirán la ejecución del plan estratégico, determinando los responsables, plazos, tipos de financiamiento, recursos presupuestarios y gestión del riesgo. Serán presentadas por el Rector para aprobación al Consejo Institucional.
c.3: Definición de indicadores: Serán presentados por el Rector y aprobado por el Consejo Institucional.
El producto final será el Plan Estratégico, este deberá ser presentado por el Rector y aprobado al Consejo Institucional.
2. Planificación Táctica:
Esta etapa iniciará a partir de la formulación estratégica y se constituye como una actividad transversal que servirá de orientación para las inversiones que la Institución requiere en temas específicos en el mediano o largo plazo. Se contará con el apoyo técnico de la Oficina de Planificación Institucional, y los responsables de la formulación, seguimiento y evaluación son las unidades técnicas según corresponda.
Los productos serán los planes tácticos que la administración defina para un periodo determinado, estos serán presentados por el Rector para aprobación al ConsejoInstitucional.
3. Planificación Operativa:
Elaboración del Plan Anual Operativo y Presupuesto: La confección de este plan está a cargo de la Rectoría, Vicerrectorías y Directores de Campus Tecnológicos Locales y Centros Académicos, siguiendo el procedimiento de consulta y de recopilación de información establecido por la Oficina de Planificación Institucional en su condición de órgano técnico responsable de su formulación. La formulación atenderá el cumplimiento de los principios presupuestarios y garantizará que el presupuesto exprese la asignación óptima de los recursos disponibles, con el fin de atender lo que se exprese en el Plan Anual Operativo, y satisfacer las necesidades que dieron origen a los objetivos y fines para los que fue creada la institución. Contará con la aprobación del Consejo Institucional y la aprobación externa de la Contraloría General de la República para otorgar la eficacia que ellos requieren.
Inciso 3) así reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3278, Artículo 12 del 31 de agosto del 2022.
Publicado en fecha 8 de setiembre del 2022 mediante la Gaceta Número 966-2022 de fecha 6 de setiembre del 2022.
Artículo 10 Seguimiento y evaluación
El seguimiento y la evaluación del proceso de Planificación Institucional, consistirá en la verificación del cumplimiento de los siguientes aspectos:
- a. Plan Estratégico Institucional: se realizará la evaluación y seguimiento del Plan Estratégico al menos al finalizar el año calendario, a través de la evaluación final del Plan Anual Operativo por parte de la Oficina de Planificación Institucional. De considerarlo necesario, esta Oficina deberá formular en conjunto con el Rector, Vicerrectores, Directores de Campus Tecnológicos Locales y Centros Académicos, las acciones correctivas para alcanzar los objetivos propuestos en el Plan Estratégico Institucional, las cuales serán presentadas por el Rector para aprobación ante el Consejo Institucional, el que notificará a la comunidad institucional los ajustes correspondientes a dicho plan.
Inciso a) así reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3278, Artículo 12 del 31 de agosto del 2022.
Publicado en fecha 8 de setiembre del 2022 mediante la Gaceta Número 966-2022 de fecha 6 de setiembre del 2022.
- b. Planes Tácticos: El seguimiento de los planes tácticos deberá ser realizado de manera semestral por los responsables correspondientes, con el apoyo y direccionamiento técnico de la Oficina de Planificación Institucional. Estos deberán formular las acciones correctivas que se estimen necesarias para el cumplimiento de dichos planes, los cuales deberán ser presentadas al Rector, si estas no presentan cambios en el Plan Estratégico Institucional serán aprobadas por el Rector, caso contrario serán analizadas y aprobadas por el Consejo Institucional.
- La evaluación de dichos planes deberá de presentarse al Consejo Institucional al menos una vez al año en el mes de marzo, por parte de los responsables correspondientes y la Oficina de Planificación, para verificar que la administración esté cumpliendo los mismos.
- c. Plan Anual Operativo: Los responsables del seguimiento y evaluación del Plan Anual Operativo serán los encargados de cada programa, subprograma y demás dependencias adscritas, de acuerdo con el ámbito de su competencia, con el apoyo técnico de la Oficina de Planificación Institucional. La evaluación se realizará trimestralmente y se presentará un resumen de la evaluación al Consejo de Rectoría para conocimiento y establecimiento de las posibles acciones correctivas. Se presentará semestralmente al Consejo Institucional el informe de evaluación para su conocimiento.
Artículo modificado por el Consejo Institucional en Sesión Ordinaria No. 3021, Artículo 7, del 10 de mayo de 2017. Publicado en la Gaceta del Instituto Tecnológico de Costa Rica No.465 del 10 de mayo del 2017
Capítulo 4 De las Funciones
Artículo 11 Funciones de la Oficina de Planificación Institucional
Dentro del Proceso de Planificación Institucional, esta Oficina tendrá las siguientes funciones:
a. Presentar los cronogramas, metodologías, estrategias y responsables del proceso de planificación institucional, que se debe utilizar para formular y evaluar los diferentes planes para el logro de los objetivos institucionales, todo lo anterior deberá quedar debidamente documentado.
b. Propiciar, entre los miembros de la comunidad institucional, la participación en el proceso de planificación institucional y la responsabilidad colectiva por el adecuado uso de los fondos públicos.
c. Coordinar en forma integral el proceso de planificación institucional, de forma tal que su intervención permita dar coherencia a los productos obtenidos en cada una de sus etapas y mejorar la efectividad del proceso.
Capítulo 5 Disposiciones Finales
Artículo 12 Del incumplimiento
El incumplimiento de este Reglamento acarreará responsabilidades de acuerdo con la normativa vigente.
Artículo 13 De la vigencia del reglamento
Este Reglamento rige a partir de la publicación en La Gaceta Institucional y deroga el Reglamento de Proceso de Planificación Institucional, aprobado por el Consejo Institucional en la Sesión Ordinaria No. 2589, Artículo 9, del 4 de diciembre del 2008 y publicado en la Gaceta No. 265.
Reglamento aprobado en Sesión Ordinaria No. 2963, Artículo 12, del 16 de Marzo del 2016. Publicado en la gaceta del Instituto Tecnológico de Costa Rica No.430