LINEAMIENTOS GENERALES

I. Definiciones
  1. Fondos del sistema: son recursos públicos que forman parte del FEES, separados con el fin de realizar acciones conjuntas entre las universidades estatales

  2. Lineamientos CONARE: lineamientos generales emitidos por CONARE que deben ser acogidos por el Consejo Institucional.

  3. Lineamientos internos para la formulación, aprobación, seguimiento y control de todas las acciones a desarrollar con los Fondos del Sistema: lineamientos aprobados por el Consejo Institucional que regulan todas las fases desde la aprobación interna de los proyectos para ser presentados a CONARE, hasta el seguimiento y control de las distintas acciones a ejecutar por las unidades del Instituto Tecnológico de Costa Rica.

  4. Tipos de acciones que serán financiadas por el Fondo del Sistema: Podrán financiarse con el Fondos del Sistema aquellas iniciativas en las que participe el ITCR, en forma individual o con otras instituciones de educación superior universitaria estatal de Costa Rica, y que estén debidamente consideradas en el PLANES

- Proyectos estratégicos (de alcance institucional liderados por una vicerrectoría o varias, en conjunto con las otras universidades en áreas como: inversión en formación de recurso humano, infraestructura, plataforma tecnológica, equipo científico tecnológico, etc)

- Programas docentes: oferta de una opción de estudios en forma conjunta entre dos o más universidades estatales (apertura de posgrados conjuntos, licenciaturas y otros grados menores)

- Proyectos de vinculación: proyectos de investigación y extensión, iniciativas de desarrollo, proyectos de acción social.

- Proyectos relacionados con vida estudiantil

- Proyectos relacionados con la administración

II. Lineamientos para la Formulación de Propuestas:

1.Los lineamientos de formulación varían de acuerdo al tipo de acción, a saber:

a) Propuestas para proyectos estratégicos

Las propuestas de proyectos estratégicos deben contar con la venia de las autoridades ejecutivas, entiéndase vicerrectores, y deben formularse en apego a los planes institucionales, estratégicos y tácticos, o en su defecto a las políticas generales y específicas.

b) Propuestas de programas docentes

La creación de programas docentes interuniversitarios donde participe el TEC deberá de formularse y aprobarse respetando la normativa interna en cuanto a la creación de nuevas ofertas académicas (entiéndase aprobación de los consejos de escuela respectivos y subsiguientes pasos de aprobación) y deberán de contar con el dictamen afirmativo del CEDA.

La iniciativa de formulación de una nueva oferta docente puede ser generada por académicos o por escuelas que tengan contacto entre sí o bien por iniciativa del vicerrector de docencia quien deberá buscar la adscripción a una escuela afín.

c) Proyectos de vinculación:

Los proyectos de investigación, extensión o acción social deben formularse por los académicos, en respuesta a necesidades de grupos meta claramente identificados, de acuerdo con las prioridades sugeridas por el vicerrector de investigación y extensión, y aprobadas por el Consejo de Investigación y Extensión. Para procurar participación amplia el vicerrector debe hacer una convocatoria abierta a la comunidad institucional, señalando áreas prioritarias, guías para la formulación y cronograma entre otros

Las iniciativas de desarrollo se formularán por los académicos en atención a las demandas detectadas por cada Comisión de Regionalización Interuniversitaria (CRI) y que hayan sido oficialmente comunicadas por la Comisión Institucional de Regionalización.

d) Proyectos relacionados con vida estudiantil (apoyo a la academia): Las propuestas serán formuladas en la Vicerrectoría para atender problemas claramente identificados y dimensionados con relación a la atracción, admisión y permanencia exitosa de estudiantes en el sistema estatal de educación superior, y en los que el ITCR tenga especial interés de resolver, así como la promoción de la calidad de vida para la comunidad institucional

Las propuestas de carácter estratégico deben ser avaladas por el Consejo Institucional antes de la presentación a CONARE.

e) Proyectos relacionados con la administración (apoyo a la academia)

Las propuestas en el área de administración o de apoyo a la academia deberán estar dirigidas a la mejora de procesos para asegurar un mejor servicio y una administración profesional y moderna. De acuerdo con este enfoque las prioridades serán definidas por los vicerrectores de administración y en el caso del ITCR deben formularse por el Vicerrector en apego a los planes institucionales, estratégico y tácticos, o en su defecto a las políticas generales y específicas y en todo caso al ser de afectación a largo plazo, deben de contar con un el aval del Consejo Institucional, antes de su presentación al CONARE.

2.Cada propuesta de acción a ser financiada por fondos del sistema, debe al menos presentar los siguientes apartados:

- Problemática u oportunidad a atender (justificación)

- Tipo de acción a desarrollar (estratégica, docente, de investigación o extensión, iniciativa de desarrollo, acción social, de vida estudiantil, de administración)

- Vinculación con el plan estratégico, o el táctico, y de no contar con estos aclarar su relación con las políticas generales y específicas

- Objetivo general y objetivos específicos

- Descripción detallada de la acción (global y específica para el ITCR)

- Productos esperados y formas de medición (indicadores)

- Forma de administración para el desarrollo de la acción, universidades y funcionarios participantes y funcionario responsable por el Instituto.

- Cronograma para la implementación y presentación de informes

- Recursos requeridos (presupuesto según la clasificación presupuestaria)

III. Lineamientos para la Aprobación de Propuestas
  1. Las instancias de aprobación, para posteriormente ser presentados al CONARE, según tipo de acción por financiar con Fondos del Sistema son:

a) Propuestas para proyectos estratégicos: al ser de afectación a largo plazo deben ser conocidos por el Consejo de Rectoría y el Consejo Institucional. Se considerará pertinencia y relación con el plan estratégico, planes tácticos y en su defecto, su relación con las políticas generales y específicas.

b) Propuestas de programas docentes: aprobación de las escuelas previo dictamen del CEDA, Consejo de docencia y Consejo Institucional, según corresponda por tipo de programa.

c) Proyectos de vinculación: En todos se considerará la relación con el plan estratégico, planes tácticos y en su defecto con las políticas generales y específicas. Además se valorarán con rigor científico, así como su pertinencia e impacto con indicadores predefinidos. La aprobación para cada caso, será de la siguiente manera en el orden que se anota:

- investigación y extensión: consejo de escuela, consejo de investigación y extensión (VIE)

- iniciativas de desarrollo: se hará según los lineamientos específicos para iniciativas de regionalización

- proyectos de acción social: consejo de escuela, consejo de vicerrectoría respectiva

d) Proyectos relacionados con vida estudiantil: Consejo de departamento, consejo de vicerrectoría previa consulta al Consejo Ejecutivo de la FEITEC

e) Proyectos relacionados con la administración (apoyo a la academia): consejo de departamento, y consejo de vicerrectoría

IV. Lineamientos para la Ejecución Presupuestaria

Dado que los fondos del sistema son recursos FEES y por tanto fondos públicos, estos están sujetos a la normativa presupuestaria aplicable. Por tanto:

a) Toda acción que resulte ser aprobada por CONARE para ser financiada con Fondos del Sistema contará con un responsable de la Institución, el cual estará a cargo del centro de costo respectivo.

b) La participación de docentes en proyectos docentes, de investigación y extensión así como de vinculación (iniciativa de desarrollo, acción social) debe ser aprobada por el consejo de escuela y contemplada en la carga académica de cada funcionario. Para esto el Consejo de Escuela debe tener conocimiento de la fuente de financiamiento para cubrir esta participación.

c) La creación de plazas para cualquier acción financiada con Fondos del Sistema debe ser aprobada por el Consejo Institucional

d) Para nombramientos, ampliaciones de jornada y recargos se seguirán los trámites internos regulares institucionales y la remuneración se hará mediante la estructura salarial vigente.

e) Cualquier arreglo de horario debe ser aprobado por el superior inmediato

f) La participación en eventos de capacitación en el país o en el exterior se regirá por la normativa interna vigente en la Institución, según el Reglamento de Becas para el personal del ITCR.

g) La adquisición de bienes y servicios seguirá los trámites regulares institucionales.

h) Las modificaciones presupuestarias se harán de acuerdo al reglamento interno vigente.

i) Todo activo comprado con estos recursos está sujeto a la normativa institucional sobre control de activos.

j) Cualquier otra gestión necesaria para la ejecución presupuestaria también seguirá los trámites internos regulares.

V. Seguimiento y evaluación de las acciones en Ejecución

a) El seguimiento, evaluación y control de cada acción será responsabilidad de la unidad que la ejecuta, según se definió en el proceso interno de aprobación de la propuesta, sin menoscabo de la responsabilidad del encargado directo y su superior inmediato.

b) Para cada acción se definirá un cronograma para la presentación de informes de avance que consideren los objetivos, actividades y productos esperados. Además de medir el cumplimiento, se deben utilizar los indicadores de impacto previamente definidos y aprobados en cada propuesta.

c) Cualquier desvío de lo objetivos, productos a lograr, cronograma u otro deberá ser comunicado al superior inmediato y éste a la instancia correspondiente para lo que proceda.

d) Toda solicitud de ampliación de plazo, presupuesto, etc. debe ser tramitada ante la instancia de aprobación interna a la que está sujeta cada acción, según tipo y podrán ser presentados al CONARE, hasta que cumpla todos los requisitos internos definidos en estos lineamientos para aprobación de propuestas que se presentarán a concursar por financiamiento de los Fondos del Sistema.

LINEAMIENTOS ESPECÍFICOS PARA LA APROBACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE PROYECTOS DE REGIONALIZACIÓN UNIVERSITARIA (INICIATIVAS DE DESARROLLO)

a. La estructura orgánica para el manejo de las acciones relacionadas con regionalización universitaria, específicamente las iniciativas de desarrollo, será como sigue:

- Se nombrará un representante del ITCR por cada CRI

- Se nombrará un Coordinador de Regionalización

- Se conformará una Comisión Institucional de Regionalización integrada por: Vicerrector de VIE, Vicerrector de Docencia, el Coordinador de Regionalización, quien preside la Comisión, y el Director de la Sede Regional San Carlos

El Rector nombrará de entre los miembros de la Comisión un representante ante la Comisión de Enlace de CONARE

b. La Comisión Institucional de Regionalización tendrá las siguientes funciones:

- Convocar oficialmente a toda la institución para que se presenten propuestas

- Dar seguimiento a las acciones de regionalización en cuanto al cumplimiento de los lineamientos internos de fondos del sistema relacionados con regionalización.

- Nombrar al coordinador de regionalización el cual es responsable operativo, el cual luego se integrará a la Comisión

- Coordinar con el representante del Instituto ante la comisión de enlace, los coordinadores por región y el coordinador de regionalización, todo lo correspondiente al proyecto de regionalización.

- Dar seguimiento al avance general del proyecto y su nivel de ejecución presupuestaria y reportar sus conclusiones a la Rectoría y al Consejo Institucional cuando este lo solicite.

- Proponer al Consejo Institucional cambios en cuanto al manejo y a los lineamientos debidamente fundamentados.

- Definir las regiones de cobertura de cada sede

- Nombrar anualmente a los representantes institucionales ante cada CRI por región, con criterios previamente definidos por la Comisión.

- Avalar o rechazar los proyectos propuestos por las escuelas y comunicarlo a cada CRI.

- Velar por la adecuada convocatoria e igualdad de oportunidades de participación de las escuelas y sus docentes de la institución.

- Analizar el avance de los proyectos de acuerdo con el reporte de los evaluadores y asegurarse de la comunicación de los resultados al responsable de la iniciativa de desarrollo (IIDR), a la escuela y al representante de CRI.

c. El representante del Instituto ante la Comisión de Enlace de CONARE será el responsable institucional de llevar a cabo las siguientes funciones:

- Dará seguimiento integral a las tareas de regionalización interuniversitaria en las que participa el Instituto, procurando la integración con otras iniciativas, programas y proyectos a nivel institucional.

- Coordinará con la Dirección de Proyectos de la Vicerrectoría de Investigación y Extensión para garantizar que los esfuerzos institucionales no se dupliquen.

- Asesorará a la Comisión Institucional de Regionalización en aquellas áreas y tareas de regionalización interuniversitaria que la Institución y el CONARE le señale.

- Brindará asesoría a la Comisión Institucional de Regionalización sobre la pertinencia de las solicitudes que se presenten por parte del Instituto.

- Asesorará a la Comisión Institucional de Regionalización sobre las solicitudes de utilización de los superávit que puedan generarse en los recursos asignados a las diferentes Iniciativas Interuniversitarias de Desarrollo Regional (IIDR).

- Fungirá de enlace con el CONARE, la Comisión Institucional de Regionalización y las CRI en todos aquellos aspectos de información y orientación que puedan coadyuvar a la buena marcha de las actividades de regionalización interuniversitaria por parte del ITCR.

- Otras tareas específicas que le asigne la Comisión Institucional de Regionalización.

d. El representante ante cada CRI nombrado por la Comisión Institucional de Regionalización tendrá las siguientes funciones:

- Recogerá información sobre las demandas u oportunidades más importantes y de mayor impacto en el desarrollo regional que estén relacionadas con los ejes definidos por CONARE.

- Comunicará a la Comisión Institucional de Regionalización las demandas u oportunidades detectadas en la región para que ésta haga la convocatoria institucional de presentación de propuestas de iniciativas interuniversitarias de desarrollo regional (IIDR)

- Participará en el análisis de cada propuesta de su región en el seno de la Comisión Institucional de Regionalización y de la CRI respectiva.

- Dará seguimiento al avance de cada iniciativa interuniversitaria de desarrollo regional (IIDR) aprobada en su región en la que haya participación del ITCR.

- Comunicará a la Comisión Institucional de Regionalización cualquier problema que se presente en las iniciativas interuniversitarias de desarrollo regional (IIDR) en las que participa el ITCR y que ameriten atención de esa comisión.

e. El Coordinador de regionalización tendrá las siguientes funciones:

- Apoyar a la Comisión Institucional de Regionalización en la ejecución de sus funciones

- Ejecutar y darle seguimiento a los acuerdos de la Comisión Institucional de Regionalización

- Apoyar a la Comisión Institucional de Regionalización en la ejecución de sus funciones

- Coordinar el seguimiento y la evaluación de las iniciativas interuniversitarias de desarrollo regional (IIDR) con los oficiales de proyecto asignados por la VIE.

- Coordinar con cada responsable de CRI y canalizar lo que corresponda

- Llevar el registro de las iniciativas de desarrollo de desarrollo (IIDR)y el expediente de cada una

- Llevar control y seguimiento sobre la presentación de los informes anuales sobre la ejecución técnica y financiera de las iniciativas interuniversitarias de desarrollo regional (IIDR) y de los informes de avance adicionales que solicite la institución o el CONARE

- Darle seguimiento al manejo de los presupuestos de las CRI y de las IIDR.

- Gestionar los servicios administrativos y en general dar apoyo logístico a los representantes de las CRI y al representante en la Comisión de Enlace y los demás miembros de la Comisión Institucional de Regionalización.

- Promover y participar activamente en las actividades de divulgación sobre el proceso de regionalización interuniversitaria y sus alcances en las diferentes instancias institucionales y externas al ITCR.

f. El procedimiento para la elaboración y aprobación de propuestas que se presentarán para concursar por el fondo de regionalización es como sigue:

- Las escuelas elaboran propuestas y las aprueba el respectivo consejo de escuela con la recomendación de su Comité Técnico de Vinculación

- La escuela envía la propuesta a la Comisión Institucional de Regionalización para su aval en conjunto con el representante de CRI respectivo.

- El representante de CRI respectivo presenta la iniciativa de desarrollo regional (IIDR) ante su región para su aval

- La CRI envía las propuestas avaladas a la Comisión de Enlace de CONARE.

g. Las cargas académicas máximas asignadas a los representantes institucionales en las CRI y a los ejecutores de iniciativas serán:

Representante CRI ————————— 10 horas

Ejecutor(a) de IIDR ————————— 10 horas

Se dispondrá como máximo de un tiempo completo para las labores de Coordinación general de Regionalización.

h. En todos los casos, el requerimiento de plazas temporales deberá ser financiado con los fondos del sistema asignados al ITCR por CONARE y siguiendo la Normativa de Contratación Interna.

i. Todo cambio de ejecutor(a) de una IIDR, así como la inclusión de nuevos ejecutores, debe ser aprobado por el Consejo de Escuela y deberá informarse a la Comisión Institucional de Regionalización y a la CRI que corresponda.

j. Los recursos humanos y financieros para las IIDR por parte del ITCR se concentrarán preferiblemente en no más de tres ejes estratégicos por CRI y no más de tres iniciativas de desarrollo regional por eje, las cuales deben ser de alto impacto local.

k. Los ejes estratégicos de intervención interuniversitaria, se definirán en las CRI para consideración del CONARE.

l. Las IIDR seguirán los formatos de presentación de iniciativas, de informes de avance y de informes finales aprobados por la Comisión Institucional de Regionalización. Se deben procurar formatos estándar para todas las universidades.

m. Toda IIDR en que participe el ITCR debe incluir el apoyo logístico, recurso humano, financiero, tecnológico y de equipo, entre otros, necesarios para su desarrollo, tomando en cuenta los recursos disponibles por eje asignados para ese año.

n. Si durante la ejecución de una IIDR, por causas muy justificadas se evidencie la necesidad de un cambio de los objetivos y productos por alcanzar, el coordinador (a) responsable deberá justificarlo y solicitarlo ante la Comisión de Regionalización Interuniversitaria, previa aprobación de su escuela, para su análisis junto con el representante de CRI respectivo y recomendación a la Comisión de Enlace. En todo caso deberá quedar constancia por escrito de la autorización de los cambios y los ajustes necesarios.

o. Para asegurar el seguimiento, ejecución y control del impacto de cada IIDR, la Comisión Institucional de Regionalización designará evaluadores de proyectos, según el tipo de acción, que en forma independiente evaluarán cada iniciativa según los objetivos, productos e indicadores de impacto consignados así como el cronograma. Jerárquicamente estos evaluadores de proyecto dependerán del Coordinador General de Regionalización, y las plazas serán cubiertas por los fondos de regionalización asignados al ITCR.

Artículos Transitorios

Transitorio 1 ÚNICO

A partir del 2009 se someterán a discusión y votación los lineamientos generales del CONARE para Fondos del Sistema.

Aprobado por el Consejo Institucional en sesión No. 2591, Artículo 6, del 18 de diciembre del 2008. Gaceta 266