Artículo 1

1.Ámbito de aplicación

Estas normas son aplicables a los sujetos privados que custodien o administren, por cualquier título, fondos públicos.

2.Alcance

Estas normas establecen los requerimientos básicos que en materia de control interno deben observar los sujetos privados en la custodia o administración de fondos públicos que les corresponda. Deben considerarse complementarias a las regulaciones legales, contractuales, convencionales o de otra naturaleza, establecidas por el ordenamiento jurídico y por la administración que concede tales fondos.

3.Control interno

El control interno aplicable a la custodia o administración de fondos públicos por parte de sujetos privados, comprende fundamentalmente los procedimientos, las políticas u otros mecanismos para la delimitación de responsabilidades, separación de funciones y su asignación al personal idóneo, así como para la protección de activos, y el registro, verificación, comprobación y comunicación de la gestión respectiva.

4.Relación costo-beneficio del control interno

En la instauración del control interno se debe evaluar que este contribuya a los objetivos previstos con un costo razonable, de manera que presente una relación satisfactoria de costo-beneficio, en donde los beneficios esperados, sean mayores que los costos requeridos para su operación.

5.Documentación del control interno

Los procedimientos, políticas u otros mecanismos que comprenden el control interno relativo a los fondos públicos, deben documentarse apropiadamente mediante su incorporación en manuales de operaciones o de procedimientos, en descripciones de puestos y procesos, o en documentos de naturaleza similar. Esa documentación debe actualizarse, darse a conocer a los empleados y estar disponible, para su uso, consulta y evaluación.

6.Asignación de responsabilidades

Se deben definir y asignar claramente la autoridad y responsabilidad de los empleados, en relación con los fondos públicos.

Como parte de ello deben establecerse las autorizaciones y aprobaciones que sean necesarias en la ejecución de los procesos, operaciones y transacciones atinentes a los fondos públicos.

7.Personal idóneo

El personal a cargo de la gestión asociada a los fondos públicos, deben reunir los conocimientos y capacidades necesarias, para el desempeño de las responsabilidades que se le asignen. Así también, debe contar con las autorizaciones legales que el ordenamiento jurídico le obligue para ostentar los cargos respectivos.

8.Separación de funciones incompatibles

Se deben separar y distribuir entre los diferentes puestos de trabajo, las funciones cuya concentración en una sola persona pueda permitir la realización o el ocultamiento de fraudes, errores, omisiones o cualquier tipo de irregularidades.

Igualmente, deben separarse y distribuirse las fases de autorización, aprobación, ejecución y registro de una transacción, y la custodia de fondos públicos, deben asignarse entre varias instancias.

Cuando por situaciones excepcionales, la separación y distribución de funciones no sea posible, se deben implantar las medidas alternas que procedan.

9.Protección de activos y registros

Se deben tomar las medidas necesarias para salvaguardar y custodiar apropiadamente los activos y registros referentes a los fondos públicos, para evitar cualquier pérdida, deterioro, daño o uso irregular. Así también, se debe disponer de los medios y dispositivos de seguridad que estén al alcance del sujeto privado, para la debida protección de tales activos y registros.

10.Comprobaciones y verificaciones

Se debe comprobar y verificar periódicamente la exactitud de los registros sobre activos y pasivos atinentes a los fondos públicos respectivos, para determinar cualquier diferencia y adoptar las medidas procedentes. Asimismo, se debe vigilar que el control interno en relación con esos fondos, sea aplicado correctamente en la gestión diaria por los empleados a cargo de su custodia o administración.

11.Registro de la gestión de fondos públicos

Las operaciones relacionadas con los fondos públicos, se deben registrar con estricta observancia de las regulaciones técnicas atinentes, en forma oportuna y correcta, utilizando cuentas contables y registros independientes de los que corresponden a otros fondos de su propiedad o administración.

Dichos registros deben ser de fácil acceso, mantenerse actualizados y estar disponibles de manera ordenada y conforme a técnicas de archivo apropiadas, para su consulta por usuarios internos o por instancias externas, según corresponda.

12.Comunicación sobre la custodia y administración de los fondos públicos

La información sobre la gestión y el control de los fondos públicos, debe comunicarse en la forma y con la oportunidad necesaria a los destinatarios correspondientes. Como parte de ello, debe establecerse un proceso periódico, formal y oportuno para rendir informes sobre su actuación a las instancias pertinentes.

13.Auditorías independientes

Las auditorías internas o externas que por obligación prevista en el ordenamiento jurídico deban contratar los sujetos privados que custodien o administren fondos públicos, se regularán de conformidad con lo establecido por la profesión. Esto último también es aplicable para los casos en que como una mejor práctica, el sujeto privado decida recurrir a ese tipo de servicios.

Artículo 2

Establecer que estas normas son de acatamiento obligatorio para los sujetos privados contemplados en el artículo 4 de la Ley General de Control Interno, y deberán ser consideradas en lo pertinente por la Contraloría General de la República y las instituciones y órganos públicos sujetos a su fiscalización que confíen la custodia o administración, por cualquier título, de fondos públicos a sujetos privados. Asimismo, que prevalecerán sobre cualquier normativa que otros órganos emitan en el ejercicio de competencias de control o fiscalización legalmente atribuidas, y que su inobservancia generará las responsabilidades que correspondan de conformidad con el marco jurídico aplicable.

Artículo 3

Establecer que los sujetos privados, que reciben de los componentes de la Hacienda Pública beneficios patrimoniales gratuitos o sin contraprestación alguna o liberación de obligaciones, deberán aplicar el régimen de control preceptuado en los artículos 5, 6 y 7 de la Ley Orgánica de la Contraloría General, sin perjuicio de que adicionalmente adopten mejores prácticas que coadyuven a la consecución del fin previsto en el otorgamiento de tales beneficios.

Artículo 4

Comunicar que estas normas entrarán a regir a partir de su publicación en el Diario Oficial “La Gaceta”.

Artículos Transitorios

Transitorio 1 Transitorio único

A partir de la fecha de vigencia, los sujetos privados que sean custodios o administradores, por cualquier título, de fondos públicos, contarán con un período máximo improrrogable de un año, para realizar los ajustes necesarios a fin de incorporar en su gestión lo regulado en estas normas. La documentación relacionada con dicho ajuste, no deberá comunicarse a la Contraloría, sin perjuicio de que este órgano fiscalizador pueda requerirla en la forma y oportunidad que estime necesarias.