Capítulo I. Disposiciones Generales
Artículo 1. Tipo de reglamento
Es un reglamento de tipo general.
Artículo 2. Alcance del reglamento
El presente reglamento es de acatamiento obligatorio para las personas de la Comunidad del Instituto Tecnológico de Costa Rica (docentes, estudiantes, administrativos) que estén involucradas en las diferentes etapas del V Congreso Institucional.
Artículo 3. Objetivo general
Normar las etapas del V Congreso Institucional.
Artículo 4. Objetivos específicos
Con fundamento en las disposiciones del artículo 88 del Estatuto Orgánico, la realización del V Congreso del Instituto Tecnológico de Costa Rica tiene los siguientes objetivos:
Brindar a la Comunidad del Instituto Tecnológico de Costa Rica un espacio de libre participación en el que se puedan analizar las necesidades e intereses institucionales.
Analizar las tendencias en el desarrollo de la sociedad, la ciencia y la tecnología a nivel nacional e internacional.
Proponer nuevas acciones para el quehacer institucional acorde con sus intereses y necesidades.
Impulsar mecanismos que mantengan al Instituto Tecnológico de Costa Rica como institución líder de la educación superior estatal y el ámbito internacional en el campo de la Ciencia y la Tecnología.
Artículo 5. Fines o principios del reglamento
Con fundamento en lo dispuesto en el artículo 88 del Estatuto Orgánico, el V Congreso Institucional del Instituto Tecnológico de Costa Rica procurará:
Brindar a la comunidad del Instituto Tecnológico de Costa Rica un espacio de libre participación para la propuesta, discusión y análisis de temas de interés, que respondan a las necesidades institucionales acorde con tendencias nacionales e internacionales.
Definir acciones que permitan mantener al Instituto Tecnológico de Costa Rica como una institución de educación superior con sensibilidad humana hacia el desarrollo de la ciencia y la tecnología.
Artículo 6. Definiciones
A continuación, se señalan las definiciones relacionadas con este reglamento. Algunas definiciones descritas en este Reglamento son textuales porque las definen organismos nacionales e internacionales, así como la estructura reglamentaria y lineamientos institucionales.
Congreso Institucional
Órgano deliberativo cuyo propósito es realizar un proceso de intensa discusión, reflexión y análisis sobre asuntos de carácter trascendental para el quehacer académico e institucional, realizado con el fin de propiciar que el Instituto se coloque a la vanguardia del conocimiento científico, técnico y tecnológico.
Personas Congresistas
Personas que han sido elegidas representantes ante el Congreso Institucional.
Comisión
Conjunto de personas elegidas para realizar una determinada labor en representación de un colectivo.
Comisión Organizadora del Congreso Institucional
Es un conjunto de personas para organizar y dirigir el Congreso Institucional, en cada una de sus etapas, en representación de la Comunidad Institucional.
Comisión de Estudio
Órgano deliberante compuesto por un número definido de personas, con competencia y trayectoria en los ejes y sub-ejes del congreso, que estudian con profundidad las ponencias presentadas, para entregar al Plenario un dictamen o informe con una propuesta afirmativa o negativa sobre la ponencia.
Dictamen de una ponencia
Resolución final, fundamentada, que una comisión de estudio rinde sobre las ponencias, exponiendo los argumentos a favor o en contra de la ponencia analizada.
Ejes temáticos
Son una guía que orientan y direccionan el V Congreso Institucional.
Sub-ejes
Se comprende por las categorías o áreas que describen y detallan los ejes temáticos.
Sesiones Plenarias
Reuniones convocadas para el análisis, discusión y votación de las ponencias inscritas e incluidas en el orden del día para el Congreso.
Capítulo II. Aspectos Generales de la Organización
Artículo 7. Funciones de la Comisión Organizadora del V Congreso Institucional
Además de las funciones estipuladas en el artículo 91 del Estatuto Orgánico, la Comisión Organizadora debe:
Conducir y orientar el proceso de definición de los ejes temáticos del V Congreso Institucional.
Organizar actividades que fortalezcan la participación de la Comunidad Institucional en el V Congreso.
Someter a la aprobación de la Asamblea Institucional Representativa la propuesta de ejes temáticos y de Reglamento del V Congreso.
Preparar un cronograma sobre las actividades del V Congreso y darlo a conocer a la Comunidad Institucional.
Inscribir a las personas congresistas provenientes del sector docente.
Definir la conformación de las comisiones de estudio.
Revisar y remitir a las respectivas comisiones de estudio las ponencias propuestas por las personas congresistas.
Atender y resolver las consultas de la Comunidad Institucional relacionadas con el V Congreso.
Recibir los dictámenes elaborados por las comisiones de estudio.
Mantener un registro documental actualizado que permita a la Comunidad Institucional conocer el avance del V Congreso.
Solicitar la incorporación en el Calendario Institucional de las fechas propuestas para la realización del plenario del V Congreso.
Organizar y dirigir las sesiones plenarias del V Congreso Institucional.
Organizar y dirigir la discusión de las ponencias en el V Congreso Institucional y someterlas a aprobación del plenario.
Resolver cualquier asunto no previsto en la normativa vigente que tenga que ver con el V Congreso Institucional y que no competa a otro órgano, mediante acuerdo debidamente fundamentado.
Artículo 8. Las etapas del Congreso
Con el fin de organizar de manera eficiente el V Congreso Institucional, se establecen las siguientes etapas:
PRIMERA ETAPA
Nombramiento de la Comisión Organizadora.
Elaboración de la propuesta de Reglamento del V Congreso Institucional.
Construcción y análisis de los ejes temáticos.
Presentación de la propuesta de eje temático central y sus sub-ejes del V Congreso ante la AIR para aprobación.
Presentación del Reglamento del V Congreso a la Asamblea Institucional Representativa para aprobación.
Convocatoria del V Congreso Institucional.
SEGUNDA ETAPA
Inscripción de las personas congresistas del sector docente.
Elección de las personas congresistas del sector: administrativo, estudiantil y egresados.
Presentación de ponencias por parte de las personas congresistas.
Conformación de las comisiones de estudio.
Revisión de ponencias a partir de los criterios establecidos: Ejes y Sub-ejes temáticos.
Traslado de ponencias a las comisiones de estudio respectivas.
Análisis de las ponencias por parte de las comisiones de estudio y elaboración de dictámenes.
Realización de las sesiones plenarias:
Informe de la comisión organizadora en relación con los dictámenes dados por las comisiones de estudio.
Exposición y defensa de las ponencias acogidas por las comisiones de estudio según los ejes y sub-ejes temáticos en los que se inscriban.
Selección de ponencias por parte del plenario del V Congreso.
Definición de integrantes de las distintas mesas de trabajo.
Sesiones de discusión en las mesas de trabajo.
Exposición de acuerdos de las mesas de trabajo ante el plenario del V Congreso.
Recepción de mociones a los acuerdos de las mesas de trabajo.
Toma de acuerdos de la Asamblea Plenaria del V Congreso.
TERCERA ETAPA
Elaboración de la memoria y el informe final del plenario.
Comunicación de los acuerdos de la Asamblea Plenaria del V Congreso a la Comunidad Institucional y a las autoridades del Instituto Tecnológico de Costa Rica para su valoración.
Artículo 9. Derechos de las personas congresistas
Son derechos de las personas congresistas:
Participar en las comisiones de estudio en las que se inscriban.
Inscribir, presentar y defender ponencias al V Congreso Institucional.
Participar de la discusión de las ponencias en la fase de plenario del V Congreso Institucional.
Presentar y defender mociones.
Votar para seleccionar las ponencias que se discuten en las mesas de trabajo.
Participar en las mesas de trabajo.
Participar en la toma de acuerdos del plenario.
Artículo 10. Deberes de las personas congresistas
Son deberes de las personas congresistas:
Respetar los ejes y sub-ejes temáticos establecidos y aprobados por la Asamblea Institucional Representativa para el V Congreso Institucional.
Asistir, al menos, al 80% de las sesiones de las comisiones de estudio en que se inscriban.
Asistir, al menos, al 80% de las sesiones del plenario.
Asistir, al menos, al 80% de las sesiones de las mesas de trabajo en que se inscriban.
Todos los demás deberes que establece el reglamento y la normativa institucional.
La inasistencia a las comisiones de estudio, las sesiones de plenario y las mesas de trabajo, no justificadas a satisfacción fundamentada de la Comisión Organizadora se hará constar en el expediente personal.
Artículo 11. Presentación de ponencias
Pueden presentar ponencias en el V Congreso Institucional:
Las personas congresistas.
Todas las personas integrantes de la Comunidad Institucional, aún sin ser congresistas, tendrán derecho a sustentar su ponencia ante la comisión de estudio que la conozca y cuando sea necesario, ante el plenario. La presentación de ponencias por parte de personas no inscritas en el V Congreso, no les generará el derecho a votar dichas ponencias. Podrán presentarse ponencias individuales o colectivas.
En cualquier etapa previa a las sesiones plenarias del Congreso, la persona o personas congresistas que hayan presentado una o varias ponencias, podrán retirarlas previa comunicación escrita a la comisión organizadora.
Artículo 12. Inscripción de ponencias
Las ponencias deberán inscribirse ante la Comisión Organizadora en el formato que se defina.
Artículo 13. Recepción de ponencias
Las ponencias deberán ser enviadas, dentro del plazo definido, a la Comisión Organizadora, vía correo electrónico a la dirección comisionvcongreso@itcr.ac.cr, en formato PDF.
La Comisión Organizadora garantizará su integridad y la entrega de un comprobante a las personas ponentes.
Artículo 14. Requisitos de las ponencias
La Comisión Organizadora establecerá los formatos para la inscripción y presentación de las ponencias, así como para los dictámenes de las comisiones de estudio.
La Comisión Organizadora será la única con potestad de seleccionar las ponencias de conformidad con los ejes y sub-ejes temáticos establecidos para el V Congreso y podrá solicitar la subsanación de vicios a las personas ponentes dentro de los diez días hábiles siguientes, so pena de rechazar dicha ponencia si no se subsanan los defectos en el plazo establecido.
Artículo 15. Remisión de ponencias para estudio
La Comisión Organizadora remitirá a la comisión de estudio correspondiente, las ponencias relativas a su competencia.
Capítulo III. Aspectos Generales de la Organización
Artículo 16. De las comisiones de estudio
El número de comisiones de estudio del V Congreso Institucional será determinado por la Comisión Organizadora de acuerdo con el número de ejes y sub-ejes temáticos definidos.
En el momento de inscribirse, las personas congresistas indicarán, en orden de prioridad, las opciones de comisión a las que quieren incorporarse.
La Comisión Organizadora definirá la comisión de estudio en la que las personas queden inscritas, de acuerdo con los siguientes criterios: equidad de género, representatividad de los sectores, trayectoria y experticia en los ejes y sub-ejes temáticos.
Si no hay suficientes solicitudes para aplicar los tres criterios, se considerarán los que se puedan aplicar.
La selección de los miembros de la comisión de trabajo se determinará mediante una rúbrica que contemple los criterios indicados anteriormente.
La Comisión Organizadora tomará las medidas complementarias pertinentes para optimizar la participación en las diferentes comisiones.
Si la comisión de estudio lo considera necesario, podrá solicitar criterio a una persona o personas expertas en la ponencia a analizar. Esta persona o personas son externas a la comisión de estudio y podrían pertenecer o no a la institución. Lo anterior, para mejor resolver acerca de la pertinencia de una ponencia.
Artículo 17. Sobre los sub-ejes de las comisiones de estudio
Para cada uno de los sub-ejes temáticos definidos para el V Congreso que cuente con al menos una ponencia, se constituirá una comisión de estudio.
Artículo 18. Composición de las comisiones de estudio
Cada comisión de estudio se integrará con un mínimo de cinco (5) y un máximo de siete (7) personas, será conformada y supervisada por la Comisión Organizadora del V Congreso.
Si una ponencia es asignada a una comisión determinada, la persona que propone quedará automáticamente inscrita en ella.
Si la ponencia fue presentada colectivamente, al menos una persona proponente será miembro de la comisión de estudio. La Comisión Organizadora del Congreso informará oportunamente a la Comunidad Institucional la integración definitiva de cada comisión de estudio.
Artículo 19. Del funcionamiento de las comisiones de estudio
La comisión de estudio será convocada por primera vez por la Comisión Organizadora. En su primera sesión definirán a una persona que coordine y una persona que ocupe la secretaría.
Artículo 20. De las funciones de la coordinación de la comisión de estudio
Corresponde a la coordinación de la comisión de estudio:
Dirigir los debates.
Conceder el uso de la palabra.
Someter a votación aquellos asuntos que así lo requieran.
Elaborar el informe final de las acciones de la comisión, juntamente con la secretaría.
Remitir a la Comisión Organizadora el dictamen de la comisión de estudio, de acuerdo con el cronograma definido.
Artículo 21. De las funciones de la secretaría de las comisiones de estudio
Corresponde a la secretaria de la comisión de estudio:
Llevar el control del orden del día y de la discusión de las ponencias.
Recibir las mociones que se presenten en la comisión.
Asistir a la coordinación con el orden de la palabra.
Tomar nota de todos los acuerdos, resoluciones y llevar las minutas respectivas.
Registrar la asistencia de las personas integrantes de la comisión de estudio.
Artículo 22. Del quorum de las comisiones de estudio
El quorum para sesionar en las comisiones de estudio lo constituirá la mitad más una de las personas integrantes. Para la toma de acuerdos será la mitad más una de las personas presentes.
Artículo 23. Dictamen de las comisiones de estudio
La comisión de estudio emitirá un dictamen acerca de cada ponencia analizada. Las personas miembros de la comisión de estudio tendrán el derecho de justificar su voto si así lo consideran, mediante los mecanismos que se generen para tal fin.
Artículo 24. Informes y dictámenes de las comisiones de estudio
La Comisión Organizadora recibirá todos los informes y dictámenes de las comisiones de estudio y elaborará el documento base para la discusión del plenario de acuerdo con el cronograma definido.
Artículo 25. Estructura del informe final de las comisiones de estudio
El informe final de cada comisión de estudio deberá contener los dictámenes de mayoría y minoría, si los hubiese; junto con las minutas de las reuniones de la comisión, el informe de asistencia porcentuales y absolutos de cada miembro inscrito y cualquier otra información complementaria, según la comisión.
Artículo 26. Estructura de los dictámenes de las comisiones de estudio
Los dictámenes deberán contener una primera parte con la exposición del tema necesaria para su comprensión, una segunda parte de resoluciones o recomendaciones y una tercera parte con las implicaciones de carácter estructural, organizativo, legal y presupuestario.
Artículo 27. Acreditación de las comisiones de estudio
La Comisión Organizadora acreditará como comisión institucional a cada una de las comisiones de estudio del V Congreso.
Capítulo IV. Aspectos Generales de la Organización
Artículo 28. Conformación del plenario
Con base en el artículo 89 del Estatuto Orgánico, conformarán la Asamblea Plenaria del V Congreso y en lo sucesivo serán llamadas personas congresistas:
Las personas integrantes activas de la Asamblea Institucional Representativa en el momento de la inscripción al V Congreso.
Todas las personas docentes del Instituto Tecnológico de Costa Rica que, sin pertenecer a la Asamblea Institucional Representativa, se inscriban como ponentes del V Congreso.
Una representación estudiantil adicional a las personas representantes estudiantiles ante la Asamblea Institucional Representativa, de manera que la participación estudiantil corresponda al 25% del total de personas miembros de la asamblea plenaria del V Congreso Institucional.
Una representación de personas funcionarias administrativas adicional a las personas representantes administrativas ante la Asamblea Institucional Representativa, para que su participación corresponda al 15 % de la integración de la Asamblea Plenaria del V Congreso Institucional.
Dos personas egresadas del Instituto Tecnológico de Costa Rica, según los estatutos del órgano encargado de la asignación e inscripción.
Para conformar las representaciones de las personas estudiantes y funcionarias administrativas ante el Congreso Institucional, se utilizará el mismo procedimiento establecido para la Asamblea Institucional Representativa.
Artículo 29. De las funciones del plenario
Son funciones del plenario del Congreso:
Analizar los dictamenes de las comisiones de estudio.
Modificar las propuestas en aquellos aspectos que se considere necesario.
Aprobar o rechazar las ponencias dictaminadas por las comisiones de estudio.
Artículo 30. De las sesiones plenarias
Las sesiones plenarias del Congreso serán públicas y transmitidas de forma abierta por medio de los canales institucionales disponibles.
Las sesiones plenarias podrán realizarse de manera presencial, remota o bimodal según corresponda, mientras se cumplan los siguientes requisitos:
Respetar los principios de simultaneidad, integridad y deliberación.
Garantizar la identificación plena de todos los integrantes por medio del sistema tecnológico o medio de comunicación utilizado.
Conservar la autenticidad de lo deliberado y acordado.
Garantizar la comunicación integral y simultánea a partir de los medios tecnológicos utilizados.
Artículo 31. Tipos de sesiones
El plenario del V Congreso Institucional tendrá tres tipos de sesiones:
Sesión inaugural.
Sesiones plenarias.
Sesión de clausura.
Artículo 32. Horario de sesiones
El horario de las sesiones plenarias será definido por la Comisión del V Congreso.
Este horario podrá modificarse si previamente así lo acuerda el Directorio del Congreso o por moción de orden aprobada por el plenario.
Artículo 33. Potestades del plenario
En la fase de plenario del V Congreso Institucional se conocerán los dictámenes de las comisiones de estudio, según agenda que preparará la Comisión Organizadora, y se aprobarán o rechazarán con el voto de la mitad más una de las personas congresistas presentes.
Artículo 34. Directorio del plenario
La Comisión Organizadora del Congreso se constituirá en el Directorio del Plenario. Este Directorio será presidido por la persona coordinadora de la Comisión Organizadora del V Congreso.
Artículo 35. Agenda del plenario
La Comisión Organizadora del V Congreso elaborará la agenda de las sesiones y el documento base de discusión para el plenario del Congreso. Si lo considera necesario, podrá conformar grupos para resolver asuntos que se presenten durante los debates y tomar todas las medidas necesarias para el desarrollo de las sesiones.
Artículo 36. Sobre el quorum del plenario
El plenario se constituirá con un quorum de la mitad más una de las personas congresistas.
La asistencia será presencial o remota desde los campus tecnológicos y centros académicos, teniendo estos participantes la posibilidad de hacer uso de la palabra y derecho al voto, ambos en tiempo real.
De no lograrse el quorum a la hora fijada para el inicio, se realizará la sesión plenaria media hora después, con las personas congresistas presentes o conectados desde cualquiera de los campus tecnológicos y centros académicos.
Artículo 37. Sobre el Reglamento de Debates
El reglamento de debates de las sesiones plenarias será elaborado por la Comisión Organizadora y aprobado en la primera sesión plenaria del V Congreso Institucional.
Capítulo V. Las votaciones
Artículo 38. Tipo de votación
Las votaciones serán secretas.
Todos los acuerdos se tomarán por el voto afirmativo de más de la mitad de las personas congresistas presentes al momento de realizarse la votación.
Artículo 39. Desarrollo de la votación
Después de iniciada una votación, la presidencia no aceptará interrupciones, salvo cuando se trate de una explicación relativa a la forma en que se está efectuando.
Es deber de la persona congresista permanecer en su lugar o plataforma tecnológica utilizada durante la votación.
En el momento de una votación y durante el conteo, las personas congresistas no podrán salir o entrar al recinto del plenario y deberán permanecer en sus respectivos lugares.
Artículo 40. De las actas del plenario
Se levantará un acta de los acuerdos a que se llegue en cada sesión plenaria, la cual será aprobada y firmada por las personas integrantes del Directorio del Congreso.
Todas las sesiones serán grabadas; las grabaciones se conservarán en el archivo institucional. Por solicitud de la persona expositora, se hará trascripción literal de lo dicho por ella, de lo contrario en las actas se consignará un resumen de las intervenciones.
Artículo 41. Seguimiento y control de acuerdos del plenario
Recibido el informe del V Congreso, el Consejo Institucional y la Rectoría, según sus competencias, deberán dar seguimiento a los acuerdos del Congreso y presentar informes periódicos a la Asamblea Institucional Representativa.
Capítulo VI. Disposiciones Finales
Artículo 42. Resolución de asuntos
La Comisión Organizadora del V Congreso, resolverá sobre las cuestiones no previstas expresamente en este reglamento o sobre aquellas que provocaren duda.
Artículo 43. Cumplimiento de acuerdos
Corresponde a la Asamblea Institucional Representativa, mediante su Directorio, supervisar el cumplimiento de los acuerdos el V Congreso Institucional.
Artículo 44. Informe sobre la viabilidad
El Consejo Institucional y la Rectoría deberán rendir un informe sobre la viabilidad y cumplimiento de los acuerdos del V Congreso Institucional.
Artículo 45. Vigencia del Reglamento
Este Reglamento rige a partir de su publicación en la Gaceta Oficial del Instituto Tecnológico de Costa Rica.
Así aprobado por la Asamblea Institucional Representativa en la sesión ordinaria AIR 109-2024.