Por: Ingeniero Marco Vinicio Gómez
Departamento de Administración de Tecnologías de Información y Comunicaciones (Datic)
Contacto: mvgomez@tec.ac.cr 

Un documento con firma digital tiene la equivalencia jurídica y la misma fuerza probatoria que la firma manuscrita en los documentos físicos. La ley 8454 sobre “Certificados, firmas digitales y documentos electrónicos” ofrece respaldo tanto para la firma de persona física, que se emite con la tarjeta conectada a la computadora al firmar un documento, como la firma de persona jurídica, que en el caso del Tecnológico de Costa Rica (TEC), es un servicio que recibe un documento PDF sin firmar para retornarlo con la firma institucional.

La mayoría de instituciones que actualmente usan la firma digital iniciaron el reemplazo de documentos en papel por electrónicos, empezando por documentos sencillos, que no implicaran graves errores que afectaran a personas o cosas. Algunas instituciones han iniciado con las solicitudes de vacaciones de los funcionarios. En caso de algún error en el proceso simplemente el funcionario recreaba la solicitud y la firmaba nuevamente.

La experiencia ganada en la Procuraduría General de la República con el inicio de documentos sencillos le permitió dar pasos firmes en el reemplazo de documentos más delicados, en formato PDF con firma digital avanzada. Hoy la mayoría de documentos que emite y recibe la Procuraduría son electrónicos, firmados, y en su gran mayoría con gran relevancia.

En el TEC ya se utiliza la firma digital para firmar documentos de diversos tipos. En las áreas donde no se utiliza aún se pueden reemplazar documentos en papel, iniciando con aquellos que no implican riesgos. Se puede comenzar con solicitudes, recibos, comprobantes, minutas, reportes, propuestas de proyectos, notificaciones, citas, comunicaciones legales, expedientes, certificaciones y constancias.  Conforme se acumule experiencia es posible reemplazar documentos más importantes como contratos, memorandos, protocolos, folios, declaraciones, proyectos de construcción, estados financieros, cotizaciones, adjudicaciones, presupuestos y cualquier otro documento con carácter legal y/o probatorio.

Cada área, escuela y departamento del TEC es conocedora de sus procesos, y manipulan diversos documentos en digital que, lastimosamente, luego imprimen, como comprobante del documento en formato electrónico. Algunas personas en el TEC aun usan la frase que dice “El papelito habla”. Pero los documentos firmados digitalmente son más seguros, confiables y con respaldo legal. Ante esa frase el Ing. Alexander Barquero, director de firma digital del Micitt indica que “Si el papelito habla, los documentos electrónicos con la firma digital gritan”.

Como es natural algunas personas son resistentes al cambio, incluso se escucha decir que la firma digital es “una herramienta obsoleta”, pero la realidad es que actualmente es una solución tecnológica totalmente funcional y utilizada en los países más desarrollados, como ocurre en la Unión Europea y los Estados Unidos.

Dichosamente en el TEC existen las condiciones para mejorar las actividades. Los puestos de jefatura y los encargados de los diferentes procesos, conocen cuales documentos se pueden dejar de imprimir.  El TEC cuanta con las herramientas necesarias, el soporte y acompañamiento para dejar de imprimir, llevar de un lado para otro y acumular papeles.

Como funcionarios del TEC es obligatorio proponer y ejecutar mejoras en los servicios y ser agentes de cambio utilizando la firma digital avanzada y en general las tecnologías que propongan mejoras.