Reglamento para la creación, modificación, traslado o eliminación de unidades en Instituto Tecnológico Costa Rica

Category regulation
Administrativos

REGLAMENTO PARA LA CREACIÓN, MODIFICACIÓN, TRASLADO O ELIMINACIÓN DE UNIDADES EN EL INSTITUTO TECNOLÓGICO DE COSTA RICA

Artículo 1 Tipo de Reglamento 

Se trata de un reglamento de tipo general.

CAPÍTULO I DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 2 Objetivo General

Establecer los requisitos y los mecanismos para crear, modificar, eliminar, trasladar o categorizar unidades en la Institución como subdependencias del Consejo Institucional, la Rectoría, las Vicerrectorías, la Dirección de Campus Tecnológicos Locales, la Dirección de Centros Académicos o Departamentos o la Auditoría Interna, en lo que no esté regulado en el “Reglamento de Centros de Investigación y Unidades Productivas en el Instituto Tecnológico de Costa Rica” o en el “Reglamento de Programas de Producción de Departamentos Académicos del ITCR” y establecer el porcentaje de remuneración que corresponda a quien ejerza la coordinación, según el tipo de Unidad. 

Artículo 3 Potestad para la aprobación, creación, modificación, traslado o eliminación de una unidad

La creación, modificación, traslado, eliminación o categorización de unidades es potestad exclusiva del Consejo Institucional. El acuerdo correspondiente se tomará a partir de una propuesta elaborada por una comisión permanente de ese órgano, que tome como insumo un estudio técnico elaborado por la Oficina de Planificación Institucional y la consulta previa al Consejo de Vicerrectoría, cuando corresponda.

Artículo 4 De las etapas para la creación, modificación, traslado o eliminación de una unidad

La creación, modificación, traslado o eliminación de una unidad se decidirá aplicando, secuencialmente, las etapas establecidas por el Consejo Institucional.


CAPÍTULO II DE LAS DEFINICIONES 

Artículo 5 Definiciones 

Para efectos de este reglamento se tendrán las siguientes definiciones:

Ámbito de Control: Se refiere a la cantidad de personal a cargo que tiene un Director de Departamento, Escuela o Coordinador de una unidad específica.

Categoría de la Unidad: Clasificación de las unidades, en profesional, técnica o auxiliar, a partir de sus características de grado de autoridad, complejidad de funciones, especialización del personal e importancia dentro de la estructura organizacional.

Escisión: Es la separación de una dependencia por poca afinidad o diferencia en sus funciones o actividades.

Especialización funcional: Característica que debe tener una unidad al especializarse en la realización de cierta(s) función(es) con el fin de agilizar, ampliar o mejorar la realización de algún servicio u objetivo de la misma.

Evaluación: Proceso de análisis sistemático de un conjunto de criterios o indicadores que permitan de manera objetiva, ser usados como insumos en la toma de decisiones en la creación, modificación o eliminación de unidades. 

Fusión: Reducir o unificar a una sola unidad dos o más áreas o dependencias por afinidad, intereses o agrupaciones.

Gestor: Es el proponente de la iniciativa de creación, modificación y eliminación de una unidad o dependencia. Hace referencia al Rector, Vicerrector, Director de Campus Tecnológico Local o Centro Académico, Director de Escuela o Departamento, Oficina Asesora o la Dirección dependiente de las Vicerrectorías.

Así reformado por el Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3214, Artículo 12 del 28 de abril del 2021. Publicado en fecha 30 de abril del 2021 mediante Gaceta Número 764-2021 de fecha 29 de abril del 2021. 

Modificación: Corresponde a la fusión, escisión o cambios en la categorización de la Unidad. 

Nivel de autoridad: Se refiere el alcance para delegar y supervisar funciones y la toma de decisiones. 

Nivel de autoridad alto: Grado de autoridad necesario de una unidad específica para la toma de decisiones en las funciones de planeación, organización, dirección y control de las actividades de la Unidad de manera independiente.

Nivel de autoridad bajo: las decisiones dependen directamente de la Dirección de la dependencia a la que pertenece la unidad, quien decide y ejecuta el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar. Hace referencia a funciones auxiliares. 


Nivel de autoridad intermedio: las decisiones dependen de la Dirección de la dependencia a la que pertenece la unidad, de características asistenciales y técnicas, quien decide y ejecuta el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar, por recomendación del encargado de la unidad quien ejecuta.

Proceso de evaluación de unidades: Se refiere al conjunto de elementos (actividades, objetivo, indicadores, naturaleza, otros), a medir, con base a la metodología definida por la Oficina de Planificación Institucional, para determinar si las condiciones que permitieron crear una unidad se mantienen.

Unidad: Forma de la estructura organizativa que concentra las funciones especializadas de: planeación, organización, dirección y control de las diversas actividades relacionados con la docencia, investigación y extensión y de apoyo a la academia.


CAPÍTULO III SOBRE LOS TIPOS DE UNIDADES Y SU CLASIFICACIÓN 

Artículo 6 De los tipos de unidades 

En los departamentos académicos solo se podrán crear unidades según los tipos indicados en el Estatuto Orgánico. En las otras dependencias institucionales se podrán crear unidades profesionales, técnicas o auxiliares, de acuerdo con las necesidades de la dependencia solicitante y la conveniencia institucional. 

Artículo 7 De la adscripción

Una unidad podrá estar adscrita al Consejo Institucional, a la Rectoría, a una Vicerrectoría, a la Dirección de un Campus Tecnológico Local, a la Dirección de un Centro Académico, a una Oficina Asesora o Asistencial de la Rectoría, a las Direcciones de la Vicerrectoría de Investigación o Extensión, a una Escuela, a un Departamento de apoyo académico o a la Auditoría Interna. 

Artículo 8 Clasificación de las unidades

Las unidades serán clasificadas en cuatro categorías, atendiendo principalmente a su ámbito de acción, el nivel de complejidad de sus funciones y el grado de autoridad e importancia dentro de la estructura organizativa. Las categorías son las siguientes:

a. Unidad de categoría 1: es una unidad con un nivel de autoridad bajo, con funciones auxiliares y de complejidad laboral baja, muy dependiente de la Dirección, quien decide y ejecuta.  La persona que coordinará tendrá funciones únicamente de supervisión. Se considera que más de la mitad del personal es de las categorías 1 a la 5. 


b. Unidad de categoría 2: es una unidad con un nivel de autoridad intermedia, con funciones asistenciales y técnicas, cuyo poder de decisión sobre sus propias actividades está muy relacionado con la Dirección.  Se considera que más de la mitad del personal se ubica en las categorías 6 a la 16. En esta categoría se ubicarán las Unidades Productivas y Programas Productivos de las Escuelas y otros Departamentos Académicos. 
c. Unidad de categoría 3: Es aquella unidad con un nivel complejo cuyo ámbito de control profesional permite la toma de decisiones por parte de la persona que coordina. Se considera que más de la mitad del personal se ubica en la categoría 23, 28 y 29. En esta categoría se ubican las unidades que desarrollan programas de Bachillerato, Licenciatura, Cursos de Servicio y los Centros de Investigación que no tengan la condición de Centros Consolidados. 
d. Unidad de categoría 4: es una unidad con un alto nivel de complejidad y acción estratégica hacia la academia. Esta categoría incluye a las unidades que desarrollan programas de Maestría, Doctorado y a los Centros de Investigación consolidados. 

Artículo 9 Sobre la categorización de las unidades 

La categoría de las unidades, en los casos que no estén directamente indicadas en el artículo anterior, será establecida por el Consejo Institucional a partir de una recomendación técnica realizada por la Oficina de Planificación Institucional. 

La categoría de una unidad podrá ser modificada cuando se presente alguna de las siguientes circunstancias:

a. Cambio en la naturaleza de las funciones realizadas por la unidad.
b. Cambio en el nivel de formación o especialización de los puestos de la unidad para el cumplimiento de los objetivos de ésta.

El estudio técnico para fundamentar el cambio de categoría de una unidad se realizará por solicitud del Consejo de Departamento o del Superior Jerárquico, cuando no exista el Consejo, o del Rector, en cualquier caso. 

Articulo 10 Homologación de unidades académicas

En el caso de las unidades de departamentos académicos mencionadas en las categorías tres o cuatro, la categorización se entiende establecida con la creación de la unidad. De igual manera, en caso de que exista alguna unidad en un Departamento académico creada con el mismo propósito que la unidad que se pretende categorizar, no será necesario el estudio técnico para categorizarla, sino que se asignará la categoría de la unidad existente por un procedimiento denominado de homologación.

Artículo 11 Del Informe de creación o modificación de una unidad en una dependencia diferente a un Departamento Académico

Para la creación o modificación de una unidad en dependencias que no sean Departamentos Académicos, el gestor deberá aportar la siguiente información:

a. Justificación académica o administrativa, según corresponda, de la creación o modificación de la unidad que sustente la necesidad de una especialización funcional de las actividades de la dependencia.
b. Las variaciones presentadas en los servicios prestados durante un período de tres años.
c. Tipo de usuario, sus demandas (especialización del servicio: trámite, asesoramiento técnico o de estudios e investigación) y cobertura (población interna o externa).
d. Cantidad de plazas adscritas a la unidad y sus características, jornada y categoría del personal
e. Tendencia del presupuesto (operación, equipamiento, infraestructura y personal) según plazo definido. 
f. Descripción de las actividades de la Unidad, de la coordinación y de la dirección. En ningún caso se aceptará la total distribución de funciones del Departamento entre diferentes coordinadores o unidades.

Artículo 12 Creación de unidades académicas

Para la creación de unidades en Departamentos Académicos será necesario, pero no suficiente, que se cumpla con alguna de las siguientes condiciones:
 
a. Imparta más de una carrera, una de las cuales está a cargo del Director. 
b. Tenga a su cargo programas de posgrado.
c. Existan diferentes énfasis o grados en la carrera, desconcentración geográfica (se impartan en Campus o Centros Académicos diferentes) u horarios completamente diferenciados entre los énfasis o grados impartidos.
d. Haya al menos 40 estudiantes haciendo su Práctica de Especialidad al año y un promedio semestral de al menos 10 grupos en cursos de servicio. 
e. Haya al menos 20 estudiantes al año haciendo su Práctica de Especialidad y un promedio semestral de al menos 40 grupos de servicio.
f. El Departamento o Escuela imparta cursos de Servicio y que imparta una carrera en la que, para impartir sus cursos, requiere al menos de cuatro tiempos completos.
g. El Departamento o Escuela realice algunas de sus actividades separadamente, obedeciendo a un principio de especialización funcional según categorización.
h. Cumpla con los requisitos establecidos en el “Reglamento de centros de investigación y unidades productivas en el ITCR o Reglamento de programas de producción de departamentos académicos del ITCR” cuando se trate de este tipo de unidades.


Artículo 13 De la eliminación de una unidad 

La eliminación de unidades procederá cuando se dejen de cumplir las condiciones que justificaron su creación, según conveniencia institucional y recomendación técnica por parte de la Oficina de Planificación Institucional. La iniciativa para la eliminación podrá ser del Consejo Institucional, del Rector o del superior jerárquico del coordinador de la Unidad. 


CAPÍTULO IV SOBRE LOS RESPONSABLES DE LAS UNIDADES

Artículo 14: Sobre la elección del coordinador de unidad 

Las unidades tendrán una coordinación. La elección de la coordinación de unidad se realizará de acuerdo con los mecanismos establecidos en el Estatuto Orgánico y según la reglamentación que apruebe el Consejo Institucional.

Así reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3316, artículo 13, del 28 de junio de 2023.
Por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3321, Artículo 12, del 04 de agosto de 2023, se corrige error material de la reforma. 
Publicado en fecha 10 de agosto del 2023 mediante la Gaceta Número 1128-2023 de fecha 10 de agosto del 2023

Artículo 15: Requisitos para la coordinación de unidad 

La persona electa para ejercer la coordinación de una unidad deberá reunir, de manera previa a su elección los siguientes requisitos:

   a. Tener nombramiento a tiempo indefinido.
   b. Laborar para la Institución con jornada de al menos medio tiempo.
c. Haber laborado, a medio tiempo o más, por lo menos dos años para el Instituto.
d. Contar con al menos dos años de experiencia comprobada, en labores relacionadas con la actividad de la unidad o con labores administrativas.
e. Contar con una formación académica de acuerdo con la categoría de la unidad, según se indica a continuación:
i. Formación académica mínima para ser coordinador de unidad de categoría 1: Haber obtenido el título de “Técnico Medio” reconocido por el Ministerio de Educación Pública, o de 40 a 60 créditos universitarios.
ii. Formación académica mínima para ser coordinador de unidad de categoría 2 (administrativa): Haber obtenido el Grado asociado (Título de diplomado), o bien de 60 a 90 créditos, en una carrera universitaria, debidamente aprobada por el CONARE o por el CONESUP o reconocido por una universidad pública.
iii. Formación académica mínima para ser coordinador de unidad de categoría 2 (académica): Haber obtenido título universitario, con el grado mínimo de bachiller, en una carrera universitaria, debidamente aprobada por el CONARE o por el CONESUP o reconocido por una universidad pública.

iv. Formación académica mínima para ser coordinador de unidad de categoría 3 (administrativa): Haber obtenido título universitario, con el grado mínimo de bachiller, en una carrera universitaria, debidamente aprobada por el CONARE o por el CONESUP o reconocido por una universidad pública. 
v. Formación académica mínima para ser coordinador de unidad de categoría 3 (académica): Haber obtenido título universitario, con el grado mínimo de Licenciatura, en una carrera universitaria, debidamente aprobada por el CONARE o por el CONESUP o reconocido por una universidad pública.
vi. Formación académica mínima para ser coordinador de unidad de categoría 4: Haber obtenido título universitario, con al menos el grado máximo que se ofrece en el programa académico correspondiente, en una carrera universitaria, debidamente aprobada por el CONARE o por el CONESUP o reconocido por una universidad pública, en el caso de las Unidades que imparten programas de posgrado y de doctorado en el caso de los Centros de Investigación consolidados.
f.  No presentar sanciones en el expediente personal en los últimos 2 años.
g. Haber obtenido una evaluación del desempeño anual mayor o igual a la parte entera del promedio del departamento en que se realiza la elección menos 5 unidades, en escala de 0 a 100, según la información correspondiente a los últimos dos años, que oficialmente se tenga disponible.

El Consejo Institucional en Sesión Ordinaria No. 3246, Artículo 8, del 08 de diciembre de 2021, realizó la Interpretación auténtica del inciso g del artículo 15 del Reglamento para la Creación, Modificación, Traslado o Eliminación de Unidades en el Instituto Tecnológico de Costa Rica (Atención del oficio CIM-076-2021), en los siguientes términos:        

SE ACUERDA:

a) Interpretar auténticamente el inciso g del Artículo 15 del Reglamento para la creación, modificación, traslado o eliminación de unidades en el Instituto Tecnológico de Costa Rica de la siguiente forma, en cuanto al cálculo de la evaluación del desempeño, que será sometida a verificación de cumplimiento de los parámetros establecidos:

En cuanto al cálculo de la evaluación del desempeño que será sometida a verificación como cumplimiento de los parámetros establecidos:

i. En la determinación de la calificación del desempeño individual se ponderarán las actividades realizadas durante los periodos evaluados conforme las funciones realizadas en esos periodos. La calificación en las labores docentes, de investigación y extensión se estimarán conforme lo establecen las Normas y Procedimientos establecidas en forma específica para cada una de estas labores. En caso de que la persona no haya sido evaluada en determinada función, se le otorgará a esa función específicamente el promedio de las calificaciones obtenidas en otras funciones; o en su defecto la calificación promedio del departamento en que se realiza la elección, la que más beneficie a la persona evaluada. 

ii. En la determinación de la parte entera del promedio del departamento se considerarán los resultados de las evaluaciones de todas las personas destacadas en el Departamento durante los periodos respectivos.

Publicado en fecha 10 de diciembre del 2021 mediante la Gaceta Número 862-2021 del 9 de diciembre del 2021 

h. Además debe cumplir con los requisitos específicos definidos mediante resolución de la Rectoría, debidamente fundamentada en un estudio técnico desarrollado por el Departamento de Gestión del Talento Humano y publicada en la Gaceta del Instituto Tecnológico de Costa Rica.

Así reformado este inciso por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3271, Artículo 8, del 29 de junio de 2022.
Publicado en fecha 20 de julio del 2022 mediante la Gaceta Número 939-2022 de fecha 19 de julio del 2022.

Artículo 16: Compromiso del coordinador electo

La persona que resulte electa como coordinador de unidad deberá aprobar, durante el primer año de su primera gestión, el plan de capacitación para coordinadores establecido por el Departamento de Gestión del Talento Humano.

Artículo 17

La coordinación de unidades es un recargo que no implica necesariamente la creación de una plaza exclusiva para esas funciones.  En caso de que se requiera de la creación de una plaza para la coordinación, se presentará la solicitud, debidamente justificada, al Consejo Institucional para su aprobación.

Artículo 18

El responsable de una unidad tendrá una remuneración por el desempeño de ese cargo de un 15% a un 30%, calculado sobre la base de dirección, según el tipo de unidad que corresponda, de acuerdo con lo indicado en la siguiente tabla:  

TIPO DE UNIDAD             PORCENTAJE SOBRE EL SALARIO BASE 

1                                                                  15 

2                                                                  20 

3                                                                  25 

4                                                                  30 

Los coordinadores generales de los Programas Productivos tendrán un reconocimiento salarial del 30% calculado sobre la base de dirección.

Artículo reformado por el Consejo Institucional. Sesión Ordinaria Número 3196, artículo 7 del 16 de diciembre del 2020. Publicado en fecha 18 de enero del 2021 mediante la Gaceta Número 708-2020 del 17 de diciembre del 2020.

CAPÍTULO V EVALUACIÓN DE TODAS LAS UNIDADES EXISTENTES

Artículo 19: Del responsable de la evaluación

La Oficina de Planificación Institucional podrá realizar una evaluación de la unidad para determinar si las condiciones que permitieron su creación se mantienen, según los procesos de planificación y de control interno.

Se excluye de esta evaluación los Centros de Investigación que serán evaluados de acuerdo al mecanismo que defina el Reglamento de Creación de Centros de Investigación y Programas Productivos. 

Reglamento así reformado integralmente incluso su nombre, por el Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3188, Artículo 11, del 02 de setiembre de 2020. Publicado en fecha 4 de setiembre del 2020 mediante La Gaceta Número 680-2020 de fecha 3 de setiembre del 2020.