Capítulo 1: Disposiciones generales
Artículo 1
El objetivo del presente Reglamento es normar la gestión administrativa del manejo de valores, rentas y demás ingresos del Instituto Tecnológico de Costa Rica, así como la realización de pagos que por diversas obligaciones debe hacer la Institución.
Artículo 2
El Departamento Financiero Contable es el responsable de velar por el fiel cumplimiento del presente Reglamento.
Capítulo 2: Responsabilidades
Artículo 3
El Departamento Financiero Contable en la Sede Central y el Departamento Administrativo cuando corresponde a una Sede son los encargados de:
a. Recaudar todos los ingresos y depositarlos a más tardar el día hábil siguiente a su recepción en las cuentas corrientes a nombre del Instituto Tecnológico de Costa Rica.
b. Realizar los diferentes pagos de la Institución por aquellos bienes y servicios contratados de acuerdo a la Ley de Contratación Administrativa, mediante los procedimientos que establezca la Institución, según el Artículo 16 de este Reglamento.
c. Gestionar los trámites de cobro por la venta de bienes y/o servicios brindados por la Institución, así como los trámites de cobro por concepto de Préstamos Estudiantiles y cualquier otro concepto.
d.Supervisar y controlar el funcionamiento de las Cajas Receptoras de Efectivo y Fondos de Caja Chica.
e. Anular los cheques no retirados en el plazo establecido para ello, según Artículo 18 de este Reglamento.
f. Realizar los trámites del caso ante el extravío de cheques girados por la Institución.
g. Mantener un registro y llevar el control de las Cajas Receptoras de Efectivo y Fondos de la Caja Chica en operación.
h. Llevar registros auxiliares de las inversiones bursátiles que incluyan lo concerniente al pago de intereses.
i. Velar por el fiel cumplimiento de la normativa que regula el funcionamiento de los Fondos de Caja Chica.”
Según lo dispuesto por la Norma 201.02 del “Manual sobre Normas Técnicas de Control Interno para la Contraloría General de la República y las Entidades y Organos sujetos a su Fiscalización”, el registro contable de los ingresos y egresos lo realizará la Unidad de Contabilidad del ITCR.
Articulo modificado por el Consejo Institucional en la Sesión Ordinaria No. 2870 , Articulo 7, del 28 de mayo del 2014. Gaceta 381
Artículo 4
El Departamento Financiero Contable de la Sede Central es el responsable de:
a. Autorizar la facturación y recaudación de ingresos a las otras dependencias institucionales, cuando la naturaleza de los servicios lo requiera.
b. Verificar que el Ministerio de Hacienda o Entes Externos hayan depositado las transferencias estatales provenientes del Fondo Especial de Educación Superior y de aquellas leyes que le asignen recursos al ITCR.
c. Retirar los aportes de Entes Externos, de aquellos recursos que se giren a la Institución.
d. Mantener en custodia en un Banco Estatal los bonos, los certificados de depósito a plazo y demás valores, propiedad de la Institución.
e. Administrar los recursos financieros, a través de títulos valores emitidos a la orden del ITCR por el Ministerio de Hacienda preferentemente, y por Bancos propiedad del Estado, siendo adquiridos únicamente por medio de un puesto de bolsa perteneciente a una Institución del Estado.
f. Llevar el registro de las garantías que hayan sido aceptadas en los procesos de licitación.
g. Tomar las medidas preventivas del caso para evitar que se cambien cheques personales, con los fondos recaudados en el día o con el efectivo de los Fondos de Caja Chica.
h. Realizar mensualmente la conciliación de las cuentas bancarias.
Articulo modificado por el Consejo Institucional en la Sesión Ordinaria No. 2870 , Articulo 7, del 28 de mayo del 2014. Gaceta 381
Artículo 5
El Departamento Administrativo cuando corresponde a una Sede podrá autorizar la facturación y recaudación de los ingresos a otras dependencias institucionales de la Sede, cuando la naturaleza de los servicios lo requieran, velando en todo momento porque se cumpla lo dispuesto en el “Manual sobre Normas Técnicas de Control Interno para la Contraloría General de la República y las Entidades y Organos sujetos a su Fiscalización” así como, los procedimientos que establezca la Institución a través de la Vicerrectoría de Administración.
Capítulo 3: Del efectivo y otros valores recibidos
Artículo 6
Las Cajas Receptoras de Efectivo y Fondos de Caja Chica estarán bajo la responsabilidad de los(las) respectivos(as) cajeros(as) o encargados(as), quienes deberán atender las disposiciones del Reglamento General de Tesorería, del Reglamento de Fondos de Caja Chica del ITCR, y de aquellas otras disposiciones que emanen del Departamento Financiero Contable o de sus homólogos en sedes o centros del ITCR.
En caso en que el(la) funcionario(a) hiciere mal uso de los fondos correspondientes del efectivo recaudado, ya fuere por extravío, dolo o cambiando el fin de los mismos y/o aplicando objetivos diferentes a los propuestos, debe responder administrativa, civil y penalmente por los daños que esto origina a la Administración Pública.
Articulo modificado por el Consejo Institucional en la Sesión Ordinaria No. 2870 , Articulo 7, del 28 de mayo del 2014. Gaceta 381
Artículo 7
Todo dinero que ingrese deberá ser depositado a más tardar el día hábil siguiente a su recepción, en las cuentas corrientes de la Institución, haciendo uso del respectivo formulario de depósito bancario.
Artículo 8
No se aceptarán cheques personales ni de empresas privadas poco reconocidas, restringiéndose la recepción de los mismos a los provenientes de Instituciones Públicas, Organismos Internacionales y Empresas Privadas consolidadas.
Artículo 9
Todo cheque que se reciba deberá cumplir con los siguientes requisitos:
a. Entre la fecha de emisión del cheque y la fecha de recepción del mismo, no podrá haber un período superior a un mes.
b. Que haya sido emitido a favor del Instituto Tecnológico de Costa Rica.
c. Que concuerde el monto en letras y números de acuerdo a los documentos de respaldo.
d. Firma del(la) girador(a).
e. Referencia de el(la) girador(a) al dorso, cuando menos el número de cédula, teléfono y apartado postal, así como el número de recibo que emite el ITCR por el valor recibido.
f. Una vez recibido, se le pondrá al dorso el sello con la leyenda de: “Unicamente para depositar en la cuenta corriente número ….. del Instituto Tecnológico de Costa Rica, con el Banco… ”.
Artículo 10
El Departamento Financiero Contable le cobrará a su girador los gastos bancarios cargados por la devolución de un cheque devuelto por falta de fondos. Este pago deberá hacerse efectivo a más tardar al quinto día hábil siguiente después de haberlo comunicado a el(la) girador(a).
Artículo 11
Si pasado el tiempo límite indicado en el artículo anterior, el cheque no ha sido reintegrado en su totalidad, se procederá a enviarlo a la Asesoría Legal para el trámite judicial respectivo.
Artículo 12
Todo ingreso realizado por tarjeta de crédito, deberá hacerse efectivo ante la empresa tarjetahabiente, a más tardar el tercer día hábil siguiente de haberse recibido el mismo.
Artículo 13
Los giros de Entes Externos, que se tramiten por medio de Bancos del Sistema Bancario Nacional, serán retirados por un funcionario autorizado por el Director del Departamento Financiero Contable.
Artículo 14
Cuando un(a) funcionario(a) autorizado(a) a recibir dinero haya cobrado un cheque o dinero efectivo a favor de la Institución y éste haya sido extraviado, lo deberá de informar de inmediato al Departamento Financiero Contable en la Sede Central o al Departamento Administrativo en la Sede, quienes harán el trámite correspondiente ante el Banco respectivo.
Capítulo 4: De los cheques emitidos por la institución
Artículo 15
El Departamento Financiero Contable es el responsable para confeccionar los cheques, a través de la Unidad de Contabilidad, el cual lo hará a favor de el(la) girado(a), contra la documentación legal que respalde su emisión.
En el caso de la Sede, los cheques que no correspondan a planilla y a estudiantes serán confeccionados por la Unidad o Departamento, que asigne el Director del Departamento Administrativo.
Artículo 16
Todos los desembolsos que se realicen en la Institución se harán por medio de cheques, según lo dispone la Norma 203.02 del “Manual sobre Normas Técnicas de Control Interno para la Contraloría General de la República y las Entidades y Organos sujetos a su Fiscalización” o cualquier otro medio autorizado por el Departamento Financiero Contable, que cumpla con los respectivos controles internos.
Artículo 17
Los cheques que emita la Institución requerirán de dos firmas mancomunadas. Los(as) funcionarios(as) con autoridad de firma, y para los cuales la misma estará registrada son:
a. El(la) Tesorero(a) del ITCR.
b. El(la) Director(a) del Departamento Financiero Contable o el(la) Director(a) Administrativo(a) en el caso de la Sede.
c. El(la) Vicerrector(a) de Administración o el(la) Directora de Sede cuando corresponda.
d. El(la) Rector(a) del ITCR.
e. En el caso de Sede un(a) funcionario(a) designado por el Departamento Administrativo.
Artículo 18
El Departamento Financiero Contable y Departamento Administrativo de Sede según corresponda, procederán a anular los cheques no retirados al mes de haber sido emitidos.
Artículo 19
Los formularios de cheques prenumerados serán requeridos por la Unidad de Contabilidad al Departamento de Aprovisionamiento. A partir del momento en que los reciba tendrá la responsabilidad de mantenerlos bajo normas estrictas de custodia que eviten el extravío de formularios.
Artículo 20
La entrega de cheques se hará en forma personal al beneficiario o mediante autorización del mismo, contra la presentación de la cédula de identidad de el(la) beneficiario(a) y/o autorizado(a), quien firmará la copia del comprobante de cheque como recibido conforme. En caso de los proveedores, la persona autorizada para el retiro del cheque deberá presentar el original del “Recibo de Mercadería y Documentos” emitido por el Departamento de Aprovisionamiento y el recibo oficial de la casa proveedora.
Artículo 21
Cuando un cheque girado por la Institución, haya sido extraviado, se deberá de informar de inmediato al Departamento Financiero Contable en la Sede Central o al Departamento Administrativo en el caso de Sede, quienes se encargarán según sea el caso, de realizar el trámite de orden de no pago que corresponda ante las autoridades bancarias.
Artículo 22
Todo cheque que se le dio orden de no pago, podrá ser nuevamente emitido después de tres meses de haberse dado la orden, siempre y cuando el mismo no haya sido cambiado. En caso contrario no se hará la reposición respectiva.
Capítulo 5: De los valores en custodia
Artículo 23
Las garantías que la Institución acepte en los procesos de licitación deberán ser extendidas incondicionalmente a favor del ITCR. Unicamente serán aceptadas:
a. Dinero en efectivo
b. Cheques certificados
c. Bonos del Gobierno y de Instituciones Autónomas
d. Avales del Instituto Nacional de Seguros
e. Avales o Certificados de los Bancos del Sistema Bancario Nacional
f. Avales o Certificados de Bancos Privados, debidamente refrendados por el Ministerio de Hacienda.
Estos valores quedaran en custodia en la caja de seguridad del Departamento Financiero Contable.
Artículo 24
Unicamente tendrán la combinación de la caja fuerte del Departamento Financiero Contable, el(la) Tesorero(a) del ITCR, el(la) Cajero(a) de la Sede Central y el(la) Auxiliar de Caja. Si por algún motivo alguno(a) llegara a estar ausente, la caja fuerte podrá ser abierta por el(la) Director(a) del Departamento, recurriendo al uso de la combinación que se conservará en sobre lacrado, bajo responsabilidad y custodia del mismo Director(a).
En el caso de una Sede los(as) autorizados(as) para conocer la combinación de la caja fuerte del Departamento Administrativo de la Sede serán el(la) Cajero(a) de la Sede, el(la) Auxiliar de Cajas y el Director(a) del Departamento Administrativo.
Para el caso del Centro Académico de San José, quedan autorizados para conocer la combinación de la caja fuerte el(la) Director(a) del Centro Académico y el(la) Cajero(a) del Centro Académico.
Artículo 25
Todo(a) funcionario(a) que tenga a su cargo la recaudación, administración o custodia de fondos institucionales, deberá estar cubierto por una póliza de fidelidad emitida por el Instituto Nacional de Seguros.
Capítulo 6: Disposiciones finales
Artículo 26
La Auditoría Interna tiene la responsabilidad de:
a. Efectuar arqueos sorpresivos a todos los(as) cajeros(as) según la Norma 201.04 del “Manual sobre Normas Técnicas de Control Interno para la Contraloría General de la República y las Entidades y Organos sujetos a su Fiscalización”.
b. Llevar a cabo arqueos sorpresivos de los valores bursátiles a la orden del ITCR, que estén en custodia en un Banco Estatal.
c. Llevar a cabo arqueos sorpresivos de los valores que la Institución ha aceptado en garantía de los procesos de licitación, que estén en custodia en la caja de seguridad del Departamento Financiero Contable.
d. Revisar periódicamente las conciliaciones de las cuentas bancarias que realiza el Departamento Financiero Contable.
Artículo 27
Cuando ocurran sobrantes de efectivo o de cualquier otro tipo de valor, este formará parte de los ingresos percibidos por el Instituto; en caso de faltantes se registrarán en una cuenta por cobrar al responsable del fondo, que al final de cada semestre se le aplicará lo establecido por la Convención Colectiva al respecto.
Artículo 28
Se derogan las disposiciones relativas a los asuntos tratados en el presente Reglamento que se le opongan y que hayan sido promulgadas en fechas anteriores.
APROBADO POR EL CONSEJO INSTITUCIONAL, SESION No. 2015/13, CELEBRADA EL 10 DE SETIEMBRE DE 1998.. Gac. 80