Lineamientos de Formulación del ITCR para Plan Anual Operativo y Presupuesto, Periodo 2014.

1. Marco de referencia

1.1 Las Políticas Institucionales Generales y Específicas, serán el marco de referencia de la Rectoría, según lo establecido en el Artículo 26, incisos “q” y “z”, y Artículo 96, inciso “c” del Estatuto Orgánico, para presentar al Consejo Institucional el Plan Anual Operativo y Presupuesto para el 2014.

1.2 La formulación del Plan-Presupuesto se enmarcará bajo los criterios establecidos en:

Ley Orgánica No. 4777 del 10 de junio de 1971 y sus reformas: No. 6321 del 27 de abril de 1979 y la No. 7480 del 28 de marzo de 1995.
Estatuto Orgánico del Instituto Tecnológico de Costa Rica, actualizado conforme a la última reforma publicada en la Gaceta del ITCR No. 287 del 30 octubre de 2009
Segunda Convención Colectiva del Trabajo y sus Reformas, 26 de enero de 1995 Reglamento del Proceso de Planificación Institucional y Normas de Operación del Consejo de Planificación Institucional, aprobado por el Consejo Institucional en sesión No. 2589, Artículo 9, del 04 de diciembre del 2008, Gaceta 265.
Normativa de los fondos específicos, así como aquellos acuerdos del Consejo Institucional relacionados.
Normas Técnicas Básicas que regulan el Sistema de Administración Financiera de la Caja Costarricense de Seguro Social, Universidades Estatales, Municipalidades y otras entidades de carácter Municipal y Bancos Públicos, de la Contraloría General de la República N-1-2007-CO-DFOE, publicado en la Gaceta No.58 del 22 de marzo de 2007.
Normas Técnicas sobre Presupuesto Público N-1-2012-DC-DFOE, R-DC-24-2012—Contraloría General de la República.—, del 27 de febrero de 2012.
Ley 8131 de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, publicada en La Gaceta Oficial No.198 del 16 de octubre de 2001.
Ley General de Control Interno N° 8292 del 31 de julio de 2002, publicada en la Gaceta N° 169 del 4 de setiembre de 2002, circular DFOE-022 de 28 enero de 2011.
Otras leyes y normativas vinculantes en esta materia.

1.3. La Formulación del Plan Anual Operativo y Presupuesto se basará en el planeamiento que presente la Rectoría en coadyuvancia con los Vicerrectores(as), Director(a) de Sede Regional y Director(a) de Centro Académico en colaboración con sus equipos de apoyo. Esta formulación se realiza en el marco del Plan Estratégico Institucional vigente, Planes de Acción de cada Programa y Subprograma y Planes Tácticos aprobados por el Consejo Institucional.

2. Los ingresos

Los ingresos de la Institución, previstos para el año 2014, se determinarán de acuerdo con lo siguiente:

El Fondo Especial para el Financiamiento de la Educación Superior (FEES), se calculará con base en los montos que se incluyan en el Presupuesto Ordinario de la República y la distribución aprobada por el Consejo Nacional de Rectores (CONARE), definido en el Convenio de Financiamiento de la Educación Superior Universitaria Estatal 2011-2015, el cual se acordó en el mes de agosto de 2010, o en su defecto, se presupuestará con base en la proyección realizada por el Departamento Financiero Contable del Instituto, siguiendo los parámetros que indique la Rectoría.
Los Recursos del Fondo del Sistema se incorporarán de acuerdo con la distribución aprobada por el Consejo Nacional de Rectores (CONARE), con el aval del Consejo de Rectoría y con base en los lineamientos aprobados por el Consejo Institucional. En el caso de no existir información oportuna, se creará una reserva basada en los datos preliminares suministrados por el Rector y Vicerrectores respectivos.
Los recursos provenientes de la Ley del Impuesto sobre la Renta No. 8457, se incorporarán de acuerdo con el monto incluido en el Presupuesto Ordinario de la República vigente, o en su defecto con base en una proyección elaborada por el Departamento Financiero Contable del Instituto Tecnológico Costa Rica, de acuerdo con el comportamiento histórico.
Los recursos de la Ley 8020, Subvención Editorial Tecnológica, se incorporarán de acuerdo con el monto certificado por el Registro Nacional.
Los recursos provenientes de la Ley del Impuesto al Cemento No. 6890, serán estimados por el Departamento Financiero Contable tomando como base lo asignado en el Presupuesto Ordinario 2013 y las variables económicas que puedan incidir en el momento.
Los recursos adicionales provenientes de la Ley 7386, se incorporarán de acuerdo con el monto incluido en el Presupuesto Ordinario de la República vigente, o en su defecto con base en una proyección elaborada por el Departamento Financiero Contable del Instituto Tecnológico Costa Rica.
Los ingresos por concepto de Restaurante Institucional de Cartago y de la Sede Regional San Carlos, serán estimados por los encargados respectivos, sin perjuicio de los derechos adquiridos, según Segunda Convención Colectiva de Trabajo y sus Reformas en artículo 124 y en el Acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 2744, Artículo 14, del 01 de diciembre del 2011. Reforma Integral del Reglamento de incentivos para funcionarios de la Sede Regional San Carlos, lo anterior con la asesoría del Departamento Financiero Contable.
Los ingresos y tarifas de Alquiler de Edificios y Equipo serán estimados por el Departamento Financiero Contable. Dichos recursos se utilizarán para cubrir necesidades de las Sedes o Centro Académico que los generen, exceptuando los ingresos correspondientes al alquiler de laboratorios especializados, según Reglamento para la Vinculación Remunerada Externa del ITCR con la coadyuvancia de la FUNDATEC.
Los ingresos y tarifas por concepto de Servicios Estudiantiles que brinda el Departamento de Admisión y Registro1 se estimarán tomando como base los costos del año 2013, más el porcentaje inflacionario estimado del año 2014, según lo proyectado por el Banco Central de Costa Rica, o el criterio técnico de la unidad correspondiente.
Los ingresos por concepto de Derechos de Estudio para planes de grado de Bachillerato y Licenciatura sin salida lateral, se estimarán en función del valor real del crédito calculado sobre la base del año anterior, definido según las políticas institucionales y el acuerdo aprobado por el Consejo Institucional, en la Sesión Ordinaria No. 2651, Artículo 11, incisos b.i y b.ii, de acuerdo con el número de estudiantes y créditos matriculados y considerando el sistema de financiamiento y becas estudiantiles. La Vicerrectoría de Vida Estudiantil y Servicios Académicos, deberá proveer al Departamento Financiero Contable la información de acuerdo con sus proyecciones.
Los ingresos de Derechos de Estudio de los programas de Licenciatura para egresados, se estimarán según el precio del crédito definido por la Vicerrectoría de Docencia y avalado por el Consejo de Docencia.
Los ingresos por concepto de Derechos de Estudio para las maestrías y doctorados, se estimarán según el precio del crédito establecido por el Consejo Permanente de Postgrado a recomendación de la Vicerrectoría respectiva.
Los ingresos de los rubros de: bienestar estudiantil2, costo de matrícula, carné y póliza del INS serán determinados por el Departamento Financiero Contable. Lo anterior aplica para todos los estudiantes de programas académicos administrados por el ITCR, excepto aquellos que estén exonerados por normativa o convenio específico que contemple la póliza.
Los ingresos de los rubros de: bienestar estudiantil, costo de matrícula, carné y póliza del INS serán determinados por el Departamento Financiero Contable. Por lo anterior, todos los estudiantes de programas académicos de posgrado del ITCR, administrados financieramente en coadyuvancia con la Fundatec, excepto los de programas con convenio específico existente, deberán cancelar los rubros. La Fundatec trasladará al ITCR los montos de los rubros indicados anteriormente, después de efectuada la matrícula de cada programa.
Los ingresos por concepto de Cursos de Verano deberán cubrir al menos el 80% del costo asociado con las remuneraciones de los(as) profesores(as), incluyendo los conceptos de seguridad social que debe cubrir el ITCR, tales como: cargas patronales, décimo tercer mes, vacaciones y salario escolar. Las proyecciones serán provistas por la Vicerrectoría de Docencia.
Los intereses por Inversiones Transitorias se calcularán en función de la cartera promedio estimada, según el comportamiento histórico y flujo de estas inversiones. Tal estimación será definida por la Unidad de Tesorería Institucional del Departamento Financiero Contable.
La recuperación de préstamos a estudiantes, tanto por concepto de amortización, como intereses, se estimará sobre la cartera vigente de deudores/as. Tal estimación será definida por la Unidad de Tesorería Institucional.
Los recursos por ingresos del Fondo de Desarrollo Institucional (FDI) y del Fondo de Desarrollo de las Unidades Operativas (FDU), se incorporarán según la información proporcionada por la Fundatec, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 32, del Reglamento para la Vinculación Remunerada Externa del ITCR con la coadyuvancia de la Fundatec.
Los recursos por ingresos del Fondo de Apoyo a la Vinculación (FAV) y del Fondo de Apoyo a los Proyectos (FAP), se incorporarán según la información proporcionada por la Fundatec, de acuerdo con lo dispuesto en el Reglamento para la Vinculación Remunerada Externa del ITCR con la coadyuvancia de la Fundatec y disposiciones emanadas por la Rectoría.
Los recursos procedentes de la ASETEC y la ASET, para atender el pago de cesantía, se incorporarán de acuerdo con la estimación que realice el Departamento de Recursos Humanos sobre los posibles funcionarios que se acogerán a la jubilación.
Los recursos de la venta de bienes y servicios serán determinados por los encargados de las Escuelas, Centros de Investigación y/o departamentos respectivos, de acuerdo con el criterio técnico de los mismos o en su defecto, tomando como base los datos históricos de la ejecución e incremento en los costos de producción. Dichos recursos podrán ser ejecutados en un 90% del total de ingresos recaudados durante el período, el 10% restante se podrá presupuestar como un compromiso administrativo, el cual se liberará de acuerdo con la generación de ingresos reales.
Los ingresos por superávit de fondos propios proyectados serán definidos por el Consejo de Rectoría, con base en la propuesta elaborada por el Vicerrector de Administración, con la información presentada por el Departamento Financiero Contable. En los casos del superávit específico y restringido serán definidos con base en la propuesta elaborada por los Vicerrectores de Docencia e Investigación y Extensión.
La estimación de otros ingresos estará a cargo del Departamento Financiero Contable.
Los recursos provenientes del Banco Mundial, y transferidos a través del Gobierno de Costa Rica al ITCR, se clasificarán como Fondo Restringido, complementario al FEES (Ley 5909) según el V Convenio de Financiamiento de la Educación Superior 2011-2015.

1=Los Servicios Estudiantiles contemplan todos los servicios que brinda el Departamento de Admisión de Registro tales como retiros, certificaciones, récord académico, etc.
2=El rubro de Bienestar Estudiantil es un aporte realizado por el estudiante, que se distribuye de la siguiente manera: FEITEC 65% y ADERTEC 35%

3. De los egresos

3.1. Remuneraciones

El total de la masa salarial (entiéndase como el total de la partida Remuneraciones) que se presupueste para el año 2014, no excederá el 93% de la relación masa salarial-FEES. Para el cálculo de esta relación se excluye las plazas financiadas con fondos restringidos y cualquier otra actividad autofinanciable.
La Formulación del Presupuesto de la masa salarial considerará:

El contenido presupuestario de las plazas para el año 2014 con las características del personal que las ocupan al 31 de marzo del año 2013 o información más actualizada que se disponga.

La estimación considerará adicionalmente:

Las economías salariales proyectadas provenientes del personal jubilado.
Las propuestas de acción para las plazas por eliminar, reconvertir, o por trasladar a otro programa, presentadas por el Rector ante el Consejo Institucional.

El presupuesto de salarios contemplará la creación de plazas nuevas, según acuerdo del Consejo Institucional.
Las plazas destinadas a la contratación de personal por tiempo definido, se presupuestarán por los períodos (meses) requeridos según la determinación de necesidades planteadas por el responsable del programa y el acuerdo del Consejo Institucional.
La previsión para atender solicitudes de ingreso al: Régimen de Dedicación Exclusiva, Sistema de Carrera Profesional, Sistema de Carrera Administrativa y Apoyo a la Academia y el reconocimiento de Grados Académicos, porcentaje de Rectoría, solicitudes de estudios de recalificación de puestos, se realizará según propuesta del Vicerrector de Administración, con información proporcionada por el Departamento de Recursos Humanos.
La previsión del pago de prestaciones legales, necesidades de tiempo extraordinario, vacaciones y suplencias, se realizará según propuesta del Vicerrector de Administración con información proporcionada por el Departamento de Recursos Humanos.
La previsión necesaria para cubrir el remplazo de docentes que se acojan a la licencia sabática, con base en la propuesta presentada en coordinación entre la Vicerrectoría de Docencia y de Investigación y Extensión.
La previsión necesaria para atender los Cursos de Verano, se realizará según el detalle presentado por la Vicerrectoría de Docencia.
El pago de dietas a los Miembros del Consejo Institucional y del Consejo Económico-Social, de acuerdo con lo indicado en la normativa legal vigente y la información de la Secretaría del Consejo Institucional. Conforme a la Ley 7138, artículo 60, para lo cual el Departamento Financiero Contable aplicará el porcentaje de incremento correspondiente a la inflación resultante del periodo anterior.

3.2. Servicios, materiales y suminitros

Los presupuestos de operación se incrementarán de acuerdo con las posibilidades financieras de la Institución aprobadas por el Rector según recomendación del Consejo de Rectoría, al mes de abril del 2013, para asegurar el cumplimiento de nuevos planes, metas y actividades, o para el refuerzo de las que están en curso que sean afectadas negativamente por factores externos. En caso que ingresan nuevos recursos, serán asignados por el Rector según la prioridad establecida en la Planificación Institucional, así como la asignación de otros recursos previo análisis, considerando como insumos la ejecución presupuestaria y evaluación del Plan Anual Operativo.
El Departamento Financiero Contable y la Oficina de Planificación Institucional establecerán el cronograma de presentación del anteproyecto de presupuesto de las unidades ejecutoras, para ello considerará que se debe dar al menos un periodo de 10 días hábiles después de indicado el monto del presupuesto de operación a distribuir.

3.3. Bienes duraderos

En cuanto al financiamiento de proyectos de inversión, se orientarán los recursos a las necesidades académicas, servicios estudiantiles y administrativos, así como propiciar la equidad de oportunidades a personas con necesidades especiales. Estos proyectos se desarrollarán según la disponibilidad de recursos de la Institución, conforme al Plan Estratégico Institucional y los Planes Tácticos aprobados por el Consejo Institucional.
Los Planes Tácticos deberán incluir lo siguiente:

Estado de los proyectos iniciados en el año 2013, pero no concluidos y que deben continuar en el año 2014.
Lista total de necesidades de inversión para el año 2014, con su priorización, monto, fuente de financiamiento si la tiene e indicación del objetivo estratégico al cual está orientada y cronograma de ejecución.
Cartera de proyectos con financiamiento pendiente.
Justificación de la priorización y del proyecto.

Aquellas partidas presupuestarias que atienden las necesidades de la Sede Regional, Centro Académico, Sede Central u otro, se desconcentrarán por Sede o Centro.
Deberá procurarse una distribución que tome en cuenta el estado de deterioro del equipo y mobiliario existente y las prioridades en función de aquello que más aporte a la consecución de las acciones estratégicas definidas como prioritarias en el Plan Estratégico Institucional.

3.4. Capacitación y protocolo

La asignación de recursos institucionales para el Programa de Becas de Funcionarios, el Área de Capacitación Interna del Departamento de Recursos Humanos y el CEDA, será acorde con el Plan de Capacitación y Becas Institucional, cuya formulación debe ser integral y coordinada por el Departamento de Recursos Humanos y el CEDA, con el apoyo técnico de la Oficina de Planificación Institucional y la aprobación el Consejo Institucional.
Todos los recursos presupuestarios para becas y capacitación estarán centralizados en el Comité de Becas y en el Programa de Capacitación Interna, con las siguientes excepciones:

El CEDA quien tendrá sus propios fondos presupuestarios para desarrollar los programas de capacitación pedagógica a los profesores del ITCR.
Los recursos asignados por el Consejo de Investigación y Extensión para proyectos financiados con el Fondo de Desarrollo Institucional (FDI). Una vez aprobados los proyectos deberán de coordinarse con el Departamento de Recursos Humanos para incorporarse dentro del Plan de Capacitación y Becas Institucional.
Las actividades financiadas con fondos restringidos y/o autosuficientes, manejarán en forma independiente el presupuesto, en las sub-partidas correspondientes, previa aprobación en el Plan de Capacitación Institucional, siempre y cuando esta directriz no contraponga lo dispuesto en un Convenio Específico.
En el caso de los recursos presupuestados en la Auditoría Interna, sustentados en el Plan de Capacitación de este departamento y que deberá estar incluido en el Plan de Capacitación y Becas Institucional aprobado por el Consejo Institucional.
En el caso de los recursos presupuestados por el Consejo Institucional, sustentados en el Plan de Capacitación de éste, deberá de estar incluido en el Plan de Capacitación y Becas Institucional.

Los eventos oficiales serán considerados como actividades protocolarias siempre que sean incorporadas dentro del Calendario Institucional o cuenten con la declaración de actividades de interés institucional según procedimiento establecido.

3.5. Generales

El Presupuesto del Fondo Solidario de Desarrollo Estudiantil3 se elaborará con base en las Políticas Específicas, la normativa específica vigente aprobada por el Consejo Institucional y deberá representar mínimo un 6% del FEES excluyendo los recursos provenientes del Fondo del Sistema y del Banco Mundial. Los ingresos provendrán de:

Derechos de Estudio, recuperación de intereses, amortización de préstamos, recargos y retiros; en el caso de que no alcancen el mínimo establecido, se tomarán del FEES Institucional. Se excluye de este cálculo las exoneraciones por derechos de estudio otorgadas por beca.
El superávit del Fondo Solidario de Desarrollo Estudiantil resultante de la liquidación del año anterior se utilizará prioritariamente en inversión para programas de desarrollo estudiantil, de acuerdo al aval del Consejo de Rectoría.
El superávit de los recursos percibidos por el curso de verano resultante de la liquidación del año anterior, se utilizará específicamente para reforzar actividades de internacionalización estudiantil.

El presupuesto debe incluir una previsión de recursos para avanzar en el cumplimiento de la “Ley de Igualdad de Oportunidades para Personas con Discapacidad” No. 7600, de acuerdo con lo incorporado en los planes tácticos, en coordinación con los órganos técnicos correspondientes.
Se presentará el presupuesto para la investigación y la extensión del Instituto, incluyendo entre otras fuentes de financiamiento la totalidad de los recursos del FDI. Los egresos deben incluir el 10% del Fondo de Desarrollo Institucional como un compromiso administrativo, el cual se liberará de acuerdo con la generación de ingresos.
Se presentará el presupuesto de egresos para el Fondo de Desarrollo de las Unidades Operativas, tanto de ingreso corriente como de financiamiento, de acuerdo a la distribución que brinde la Vicerrectoría respectiva.
Los recursos presupuestarios de inversión4 serán asignados a la Dirección de cada Programa y Sub-programa5 presupuestario de acuerdo con los diversos planes.
Los recursos presupuestarios de operación serán asignados a cada Programa y Sub-programa presupuestario y Unidad Ejecutora.
Los recursos presupuestarios correspondientes al Mantenimiento y Reparación de Edificios serán asignados a: Departamento de Administración de Mantenimiento y a la Dirección Administrativa de la Sede Regional San Carlos, de acuerdo con el Plan de Mantenimiento Institucional.
El superávit resultante del Fondo de Desarrollo Institucional será utilizado para la inversión estratégica de los proyectos a propuesta del Consejo de Investigación.
El presupuesto deberá incorporar una previsión equivalente al 1% de los recursos transferidos por el FEES; sin incluir Fondos del Sistema ni del Banco Mundial, para actividades, proyectos o programas con marcado aporte tecnológico. Estos serán administrados por el Consejo de Investigación y Extensión y se utilizarán para generar proyectos en las áreas científicas-tecnológicas definidas por la Vicerrectoría de Investigación y Extensión, según los mecanismos vigentes.
Se establecerá una reserva para crear como mínimo dos plazas temporales equivalentes a categoría 23, para ser utilizadas en ejecución de proyectos de investigación, extensión y desarrollo tecnológico. Dichas plazas serán ejecutadas en tanto ingresen a la Institución recursos externos específicamente para la contratación de investigadores que ocupan plazas institucionales.
Las transferencias a FEITEC se calcularán tomando como base el presupuesto del período anterior, más la inflación estimada por el Banco Central de Costa Rica para el año de ejecución.
El presupuesto deberá incluir una previsión en la partida de indemnizaciones, la cual será estimada por el Departamento de Recursos Humanos en forma conjunta con la Asesoría Legal y el Departamento de Aprovisionamiento, bajo la coordinación del Vicerrector(a) de Administración.
La estimación de transferencias a los entes privados: AFITEC, ATIPTEC y ADERTEC se harán de acuerdo con la normativa interna, externa y convenios vigentes.
Las partidas de carácter institucional serán estimadas por cada encargado(a), quien especificará los criterios de cálculo y presentará la justificación respectiva. El monto por incorporar en las partidas a las que se refiere este apartado, en el Presupuesto Ordinario será establecido en definitiva por el Vicerrector(a) de Administración, con la información proporcionada por el Departamento Financiero Contable. En el proceso de ejecución las mismas serán analizadas y evaluadas en el segundo y tercer trimestre por el Departamento Financiero Contable, quien presentará un informe a la Vicerrectoría de Administración, el cual servirá de insumo al Consejo de Rectoría para la redistribución de los recursos según el proceso de planificación institucional.
Las obras de infraestructura y el equipamiento institucional podrán realizarse a través de financiamiento bancario con los bancos estatales, de acuerdo con lo aprobado por el Consejo Institucional.
Las Unidades Ejecutoras que soliciten asignación presupuestaria para actividades nuevas o complementarias, deben hacer las justificaciones correspondientes acordes con el Plan Anual Operativo y la normativa aplicable, para tal efecto deberán contar con la aprobación del Rector, Vicerrector o Director de Sede o Centro Académico respectivo.
Los recursos provenientes del Banco Mundial y transferidos a través del Gobierno de Costa Rica, serán clasificados como fondos restringidos ya que se utilizarán para financiar exclusivamente las iniciativas establecidas en el Proyecto de Mejoramiento Institucional (PMI).
Para una adecuada gestión del Presupuesto Ordinario, las unidades ejecutoras deben brindar la información oportunamente y según lo requerido, caso contrario, se les asignará el monto que establezca el Consejo de Rectoría y la distribución del año 2013, sin menoscabo de las responsabilidades disciplinarias correspondientes.
En aras de una optimización en el uso de los recursos presupuestarios Institucionales, se procederá a aplicar una redistribución de recursos a aquellas unidades ejecutoras que presenten una ejecución baja o poco significativa de los recursos asignados y que no cuenten con una justificación válida y razonable para mantener la disponibilidad del recurso. Se tomará como insumos el análisis del comportamiento histórico, los Informes de Ejecución y Evaluación del PAO al 30 de junio.

Aprobado por el Consejo Institucional en la Sesión Ordinaria No. 2806, Artículo 11, del 27 de febrero del 2013. (Gaceta 348)
Aprobado por el Consejo Institucional en la Sesión Ordinaria No. 2871, Artículo 8, del 4 de junio del 2014. (Gaceta 382)