(Normas derogadas como consecuencia de la Sesión Ordinaria No. 2875 Artículo 8, del 25 de junio de 2014. Modificación integral del Reglamento de Transportes del Instituto Tecnológico de Costa Rica. Gaceta 387)
Artículo 1
Este Reglamento tiene como objetivo regular los procedimientos para que las personas funcionarias del ITCR puedan utilizar sus vehículos en actividades de interés institucional percibiendo por ello, el pago correspondiente del kilometraje, establecido según el artículo 79.8 del Reglamento General de la Contratación Administrativa.
Artículo 2
El uso de vehículos propiedad de las personas funcionarias del ITCR procederá únicamente en aquellos casos en que exista la necesidad institucional del servicio y esta no pueda ser atendida mediante la flotilla vehicular de la Institución, o cuando resulte oportuno y razonable que se pague el correspondiente kilometraje por la utilización de dicho servicio. El funcionario dueño del vehículo deberá estar directamente involucrado en la actividad que se va a cubrir.
Artículo 3
Para que la Institución haga uso de los vehículos propiedad las personas funcionarias, estas deberán solicitar a la Unidad de Transportes del ITCR una boleta conocida como “Solicitud de Autorización de Gira con Vehículo Particular”, la cual deberán llenar con todos sus datos. Esta boleta o formulario funcionará como un acuerdo entre las partes.
Dicha boleta podrá realizarse siempre y cuando cumplan, al menos, los siguientes requisitos:
a. El propietario del vehículo por utilizar debe encontrarse al día en el pago de los derechos de circulación y el vehículo cuente con el marchamo correspondiente.
b. El vehículo del funcionario debe contar con su revisión técnica vehicular aprobada.
c. El propietario del vehículo debe contar con su licencia de conducir al día.
Artículo 4
La boleta a que hace referencia el artículo anterior deberá contener, al menos, la siguiente información:
a. Nombre del funcionario, dependencia en la cual labora y centro de costo al cual se cargará el servicio.
b. Características técnicas del vehículo a utilizar: marca, estilo, modelo, tipo de vehículo, tipo de combustible, volumen de los cilindros (cilindrada) y número de placa.
c. Declaración del funcionario debe estar al día con las obligaciones que la propiedad y uso del vehículo le exigen según la Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres (Ley 7331), esto es, contar con el certificado vigente de propiedad o certificación emitida por el Registro Público de la Propiedad de Vehículos Automotores y la correspondiente tarjeta de derechos de circulación.
d. Número consecutivo de oficio mediante el cual la dependencia solicitante requiere el servicio.
e. Nombre de la persona que conduce y de las personas funcionarias acompañantes y de aquellas personas acompañantes que no son funcionarias pero que están autorizadas a participar en la actividad institucional por realizar y sus respectivos números de cédula o de pasaporte. En estos servicios no se permitirá que choferes de la Institución conduzcan el vehículo autorizado para el pago de kilometraje.
f. Lugar(es) a visitar.
g. Fecha y hora prevista de salida.
h. Fecha y hora prevista de llegada.
i. Motivo de la gira.
j. Distancia por recorrer en kilómetros, calculado por la coordinación de la Unidad de Transporte.
k. Fecha de autorización de gira.
l. Leyenda que establezca que el conductor acepta las condiciones y regulaciones estipuladas en este Reglamento
m. Firmas correspondientes del superior jerárquico que autoriza la gira, la de las persona funcionaria propietaria del vehículo aceptando las cláusulas y condiciones de la gira y la de la coordinación de la Unidad de Transporte en representación del ITCR.
n. Espacio para consignar las razones aducidas por la coordinación de la Unidad de Transporte para rechazar el servicio en caso de que así lo disponga.
Artículo 5
La persona funcionaria propietaria del vehículo a utilizar, al firmar la “Solicitud de Autorización de Gira con Vehículo Particular”, se compromete a lo siguiente:
a. Ser el único responsable, por su cuenta y riesgo, de la conducción del vehículo y por tanto, asumirá la responsabilidad civil y penal en caso de accidente y daños causados al vehículo, a terceras personas, a sus bienes y propiedades.
b. Aceptar que la Institución no asumirá responsabilidad alguna, por robo, daños causados al vehículo u otros daños causados a terceros por accidentes.
c. Aceptar que la Institución únicamente asumirá la responsabilidad de indemnizar a las personas funcionarias por concepto de riesgos profesionales del trabajo conforme al régimen jurídico aplicable.
d. Renunciar a cualquier pretensión de indemnización por parte del Instituto Tecnológico de Costa Rica por daños, robo, multas de tránsito al vehículo, así como daños a bienes, propiedades y personales acompañantes y a terceros ocasionados con el vehículo durante la gira.
e. Aceptar que el pago de kilometraje por el uso de su vehículo se hará conforme a la Tabla de Distancias emitida por el Ministerio de Obras Públicas y Transportes y que ante diferencias de cálculo, la Institución se regirá únicamente por dicha tabla.
f. Aceptar que no existirá por parte del Instituto, obligación alguna de garantizar a la persona funcionaria un mínimo de kilómetros por recorrer o por remunerar.
g. Aceptar que cualquier incumplimiento en el uso del vehículo conforme a lo citado en este artículo por parte de la persona funcionaria dará derecho al Instituto de no pagar el kilometraje correspondiente.
h. Aceptar que la Coordinación de la Unidad de Transporte del ITCR podrá solicitar cualquier información, dentro de los aspectos legales permitidos, que considere necesaria para mantener un estricto control en el uso de estos vehículos.
Artículo 6
Para que la institución pueda utilizar el vehículo de la persona funcionaria en actividades institucionales, este deberá presentar con anticipación ante la Unidad de Transportes, fotocopia de los siguientes documentos vigentes:
a. Certificado vigente de propiedad o certificación emitida por el Registro Público de la Propiedad de vehículos automotores.
b. Tarjeta de derechos de circulación
c. Licencia de conducir.
d. Último informe de la revisión técnica vehicular debidamente aprobada.
Esta información deberá ser presentada ante la Coordinación de la Unidad de Transporte, quien confeccionará un expediente del mismo con la información correspondiente para ser utilizada en casos posteriores.
Artículo 7
La Unidad de Transporte en la persona de su coordinador se reserva el derecho de aceptar la “Solicitud de Autorización de Gira con Vehículo Particular” o rechazar dicha solicitud cuando tenga razones fundadas para ello o cuando tenga conocimiento de abusos producidos durante el desarrollo de actividades institucionales utilizando el vehículo de su propiedad, poniendo en riesgo la seguridad de los ocupantes, o cuando la institución manifieste no tener necesidad o interés de procurar su uso.
En caso de rechazar la solicitud mencionada, la Coordinación deberá escribir en forma apreciable, en el espacio designado para ello en la boleta, la leyenda “Gira no aceptada” con su firma, sello y fecha y consignar las razones por las que considera que el servicio no debe ser aprobado.
Artículo 8
El pago de kilometraje se reconocerá con fundamento en la distancia indicada en la “Solicitud de Autorización de Gira con Vehículo Particular” y las tarifas aprobadas al efecto por la Contraloría General de la República.
El incumplimiento de esta disposición acarrea responsabilidad solidaria de la persona funcionaria propietaria del vehículo por la devolución del dinero que se haya pagado en exceso.
La gira efectuada sin el cumplimiento de los requisitos establecidos no genera obligación de reconocimiento de pago por kilometraje por parte de la Institución.
No se reconocerán distancias mayores a las indicadas en el formulario correspondiente, salvo casos de fuerza mayor, razonablemente probada ante la Unidad de Transporte y aceptada con el “Visto Bueno” de la Coordinación de dicha Unidad.
Artículo 9
Las modificaciones en cuanto a ruta, cantidad de pasajeros, distancias, destinos, o cualquier otra condición, deberán quedar consignadas en la “Solicitud de Autorización de Gira con Vehículo Particular” y deben ser autorizadas por la Coordinación de la Unidad de Transporte, antes de realizarse la gira.
Artículo 10
Una vez autorizada la gira, la persona funcionaria podrá presentar ante el Departamento Financiero-Contable, el formulario “Solicitud de Autorización de Gira con Vehículo Particular” para obtener un adelanto del 50% del pago de kilometraje correspondiente. Para hacer efectivo dicho adelanto, se debe contar con el contenido presupuestario requerido.
Artículo 11
La liquidación total del monto por pagar por concepto de kilometraje la tramitará la persona funcionaria ante el Departamento de Financiero Contable, mediante el formulario “Solicitud de Liquidación de Gastos de viaje y transporte en el interior del país”. A este se debe adjuntar el formulario “Solicitud de Autorización de Gira con Vehículo Particular”, si la persona funcionaria no hubiera cobrado el adelanto correspondiente.
Ambos formularios deberán ser presentados dentro de los cinco días hábiles inmediatos siguientes a la finalización de la gira y contar con el visto bueno y firma del superior inmediato.
Cuando existan dudas en cuanto a la información presentada, el Departamento Financiero-Contable podrá solicitar la información pertinente ante la Unidad de Transporte o a la Unidad solicitante de la gira según corresponda, quienes deberán avalar o no dicha información.
Artículo 12
El formulario “Solicitud de Liquidación de Gastos de viaje y transporte en el interior del país” contendrá, al menos, la siguiente información:
a. Número de oficio de la solicitud de gira (“Solicitud de Autorización de Gira con Vehículo Particular”) correspondiente
b. Nombre y número de cédula de identidad de la persona funcionaria
c. Dependencia solicitante y centro de costo
d. Lugar(es) de destino
e. Distancia consignada por la Unidad de Transporte
f. Monto a cancelar por kilómetro según tabla de la Contraloría General de la República y monto total a pagar.
g. Monto de la suma adelantada, en caso de que exista.
h. Firma del superior que autorizó la gira.
i. Firma de la persona funcionaria propietaria del vehículo declarando bajo juramento la veracidad de los datos.
Artículo 13
Este Reglamento rige a partir de la aprobación por parte de la Contraloría General de la República y deroga cualquier disposición que se le oponga.
Reglamento aprobado por el Consejo Institucional en la Sesión Ordinaria No. 2476, Artículo 14, del 17 de agosto del 2006 (Gaceta No. 228)