Mecanismo para la Remuneración de funcionarios que participan en actividades de vinculación externa a través de la FUNDATEC

“La Estructura de Honorarios Profesionales para las actividades de vinculación externa del ITCR a través de la FUNDATEC, utilizará como la unidad base la “hora profesional”, definida esta como la hora que un profesional de un área específica dedica para la atención de una labor determinada. El monto promedio de referencia para remunerar la hora será el establecido por cada Colegio Profesional, según el área de especialidad[2]. Esto permitirá una diferenciación del monto por campo de especialidad. De acuerdo con esto, la estructura de honorarios profesionales operará de la siguiente forma:

1. Actividades académicas formales y de formación:

1.1 Actividades Académica Formales

Para los programas académicos formales del Instituto Tecnológico de Costa Rica (entiéndase Maestría y Doctorado), cada Unidad Operativa establecerá el monto por cancelar por cada actividad en el programa respectivo y lo presentará a la Vicerrectoría respectiva de acuerdo al siguiente cuadro:

[2] Actualmente la hora profesional en el Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos está valorada en ¢ 15.567, en el Colegio de Licenciados y Profesores oscilan entre ¢ 7.800 y ¢5.000 y la del Colegio de Contadores en ¢ 13.596.

Para la asignación del monto por cancelar por hora, la Unidad Operativa dispondrá de un rango que varía desde el monto de la hora profesional +, - un 30%. Para determinar el punto del rango en cual ubicarse se debe considerar:

a. Tipo de curso: Especialidad, Maestría o Doctorado

b. Formación y experiencia del profesor que desarrolla la actividad

c. Fondos disponibles para su pago

d. Posibilidades de acceso al programa de la población meta

e. Importancia nacional del programa

En casos calificados, en los cuales por razones de interés nacional o institucional, o limitación en la disponibilidad de recursos de la población meta, el monto a cancelar por concepto de honorarios puede ser menor al rango aquí estipulado, para lo cual se requiere la aprobación previa de la Vicerrectoría de Docencia.

1.2 Actividades Académicas de Formación

Los programas de formación (entiéndase los de formación de técnicos) y los programas de Educación Continua cada Unidad Operativa establecerá el monto por cancelar por cada actividad en el programa respectivo y lo presentará a la Vicerrectoría respectiva de acuerdo al siguiente cuadro:

Para la asignación del monto por cancelar por hora, la Unidad Operativa dispondrá de un rango que varía desde el monto de la hora profesional +, - un 20%. Para determinar el punto del rango en cual ubicarse se debe considerar:

a. Tipo de curso: Educación continúa o Técnicos

b. Formación y experiencia del profesor que desarrolla la actividad

c. Fondos disponibles para su pago

d. Posibilidades de acceso al programa de la población meta

e. Importancia nacional del programa

En casos calificados, en los cuales por razones de interés nacional o institucional, o limitación en la disponibilidad de recursos de la población meta, el monto a cancelar por concepto de honorarios puede ser menor al rango aquí estipulado, para lo cual se requiere la aprobación previa de la Vicerrectoría de Docencia.

2. Actividades de asesorías y consultoría

Para las actividades de asesoría, consultoría o capacitación asociadas a actividades de asesoría o consultoría, que no sean parte de un programa permanente, se utilizará la siguiente tabla, la cual contempla un rango de pago, por día, con base en el mercado, el grado de especialización y el riesgo de la actividad.

2.1. Asesorías o consultorías

La remuneración no podrá exceder lo estipulado en el presupuesto de la Unidad Operativa.

2.2. Capacitación (asociada a una asesoría o consultoría)

La remuneración no podrá exceder lo estipulado en el presupuesto de la Unidad Operativa.

3.Servicios repetitivos

Para los servicios repetitivos de laboratorio, cada unidad operativa debe definir un costo por prueba, el cual se hará con base en los costos asociados a su realización, las tarifas establecidas por los colegios profesionales para cada prueba, el comportamiento del mercado y la importancia social. Dentro de la estructura de costo por prueba, se indicará el monto correspondiente a honorarios del profesional responsable, de acuerdo con la tarifa por horas del Colegio Profesional respectivo +, - un 20%.

En términos generales ningún pago puede superar lo establecido en las normas de remuneración máxima aprobadas por el ITCR dentro de los Lineamientos para la remuneración de funcionarios que participan en actividades de vinculación externa a través de la FUNDATEC.” Tanto para Actividades académicas formales y de formación, Actividades de asesorías y consultoría y Servicios repetitivos.

Publicar. ACUERDO FIRME.

Sesión Ordinaria del Consejo Institucional Nº 2555, Artículo 12, del 24 de abril del 2008 - Publicado en Gaceta 250-08 del 20 de junio-08

REGLAMENTO DE LA COMISIÓN DE EVALUACIÓN PROFESIONAL DEL INSTITUTO TECNOLÓGICO DE COSTA RICA Así reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3263, Artículo 14 del 11 de mayo del 2022.

Artículo 1

Este Reglamento regulará el funcionamiento de la Comisión de Evaluación Profesional, en adelante denominada Comisión de Evaluación.

Artículo 2

Se establece la Comisión de Evaluación Profesional encargada de la aplicación del Reglamento del ingreso, promoción y retribución del personal profesional para dictaminar el paso de categoría en el Instituto a quienes norme este Reglamento; según se describe en el citado Reglamento.

Artículo 3

La Comisión de Evaluación Profesional, estará integrada por un representante de cada división y uno por todas las unidades que no pertenezcan a alguna División.

Los representantes de cada División, y el representante de las unidades que no pertenezcan a alguna División, serán elegidos siguiendo el procedimiento establecido en los Artículos 4 y 5, del Estatuto Orgánico del Instituto, que se refieren a la elección del profesor en el Consejo Director.

Los profesionales regidos por este Reglamento, escogerán su representante de entre sus profesionales que hayan alcanzado las dos categorías más altas, en esa dependencia.

Artículo 4

Los miembros de la Comisión de Evaluación serán nombrados por un período de dos años a partir del día de la juramentación, pudiendo ser reelectos, y servirán en sus cargos ad-honoren.

En la sesión inicial, los miembros de la Comisión designarán de entre ellos a un presidente y a un vicepresidente quien sustituirá al presidente en ausencia de este.

La Comisión de Evaluación se reunirá por solicitud del presidente o a petición de tres miembros de la propia Comisión. Formarán quórum la mayoría absoluta de sus miembros.

Los acuerdos se tomarán por simple mayoría de los presentes.

En caso de empate, la votación se repetirá una vez, y si persiste el empate, se definirá con un doble voto del presidente.

Cuando las decisiones se refieran a algún miembro de la Comisión, éste no podrá participar en el análisis y resolución de su caso.

Artículo 5 

Se establece la Oficina de Evaluación Profesional que dependerá administrativamente del Departamento de Gestión del Talento Humano y técnicamente de la Comisión de Evaluación Profesional.
Así reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3263, Artículo 14 del 11 de mayo del 2022.
Publicado en fecha 17 de mayo del 2022 mediante la Gaceta Número 917-2022 de fecha 16 de mayo del 2022. 

Artículo 6

Son funciones de la Oficina de Evaluación Profesional:

• Controlar los procedimientos referentes al proceso de Evaluación Profesional.
• Archivar la información correspondiente al proceso de evaluación.
• Recibir solicitudes y pasarlas a la Comisión de Evaluación Profesional para su conocimiento.
• Mantener informados a los profesionales del Instituto sobre calendario, normas y procedimientos de evaluación.
• Comunicar a los miembros de la Comisión la orden del día.
• Levantar acta de cada sesión y distribuir las copia.
• Comunicar los dictámenes de la Comisión a quien corresponda.
• Distribuir, controlar y procesar datos y documentos concernientes al proceso de evaluación.

Artículo 7

De cada sesión de la Comisión se levantará un acta. Las copias serán distribuidas así: Un ejemplar para cada miembro de la Comisión, otra para el archivo de la Comisión y otra para la Rectoría.

Artículo 8

Las convocatorias a reuniones se harán con una semana de anticipación excepto en casos de emergencia a criterio del presidente. Cuando a la hora fijada no se haya formado el quórum se dará media hora de espera y en caso de que no se haya formado el quórum de nuevo, se fijará una nueva hora de reunión.

Artículo 9

Los miembros de la Comisión de Evaluación tienen la obligación de concurrir a las sesiones que se celebren. Cuando dejen de asistir a tres sesiones consecutivas o a cinco no consecutivas, en el lapso de un año, serán sustituidos siguiendo el procedimiento de designación fijado en el Reglamento del Ingreso, Promoción y Retribución del Personal Profesional.

Artículo 10

En ausencia definitiva de algún miembro de la Comisión, el presidente de ésta lo hará saber a quien hizo la designación, con el fin de que se nombre el sustituto en un plazo de quince días hábiles. El nuevo representante terminará el período para el que fue nombrado el anterior.

Artículo 11

Funciones del Presidente:

• Convocar y presidir las reuniones.
• Enviar un informe de labores anual al Rector.
• Solicitar el nombramiento de sustitutos.
• Coordinar y velar por el buen funcionamiento de la Oficina de Evaluación Profesional y de la Comisión de Evaluación Profesional.

Artículos Transitorios

Transitorio 1

Con el fin de que se inicie un ciclo de sustituciones parciales cada año, al azar la mitad de los miembros que conforman la primera Comisión de Evaluación Profesional durarán tres años.

Transitorio 2

La Comisión de Evaluación diseñará un proceso de evaluación, el cual deberá pasar a consulta a los departamentos para luego ser estudiado y aprobado por el Consejo Director.

(Aprobado por el Consejo Institucional, Sesión No. 1029/6, del 21 de octubre de 1981). Gac. 14

Capítulo 1: Disposiciones Generales

Artículo 1: Objeto del reglamento

El presente reglamento tiene el objetivo de normar la función archivística en la Institución.

Capítulo 2: Definiciones

Artículo 2: Definiciones 

Para la aplicación del presente reglamento, los procedimientos o directrices que de él se derivarán, los términos siguientes tienen el significado que a continuación se detalla:

1. Acervo Documental: Es el conjunto de documentos que se conservan en un Archivo.
2. Acta de eliminación de documentos: Documento en el que constan todos los tipos documentales que se eliminan.
3. Archivo: Entidades o secciones de entidades donde se reúnen, conservan, clasifican, ordenan, describen, seleccionan, administran y facilitan los documentos textuales, gráficos, audiovisuales y legibles por máquina, producidos por los individuos y las instituciones como resultado de sus actividades y que son utilizados por las instancias institucionales.
4. Archivo Central: es un área que administra, custodia y conserva los documentos en cualquier soporte con valor administrativo, legal, permanente e histórico que son transferidos por los Archivos de Gestión de las diferentes oficinas del ITCR.
5. Archivo de Gestión: es el archivo que se genera y organiza en cada una de las instancias contempladas en la estructura organizacional de la Institución.
6. Archivo Histórico: Es el archivo que conserva permanentemente la documentación con valor histórico cultural para fines de investigación, la ciencia y la cultura.
7. Archivo Institucional: es el conjunto compuesto por el Archivo Central y los diferentes Archivos de Gestión, que, relacionados entre sí, contribuyen a la organización del fondo documental del Instituto Tecnológico de Costa Rica.
8. Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.
   Existen tres fases en el ciclo vital: archivo de gestión, archivo central y archivo histórico.
9. Clasificación: Técnica mediante la cual se identifican y agrupan documentos semejantes con características comunes, de acuerdo con un plan establecido.
10. Clasificación Orgánica: Consiste en la utilización de la estructura orgánica de la institución para clasificar los documentos.
11. Clasificación por funciones: Consiste en la clasificación de los documentos, de acuerdo con las funciones y actividades de la institución.
12. Clasificación por asuntos o materias: Consiste en la clasificación de los documentos, basada en los asuntos o materias a que se refieren.
13. Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos: es el órgano encargado de dictar las directrices archivísticas y normas sobre la selección, valoración y eliminación de los documentos del Instituto.
14. Depósito del archivo. Espacio que reúne las condiciones óptimas para la conservación de los documentos.
15. Derecho Subjetivo: Es el derecho que tiene todo individuo al acceso a la información.
16. Documento: Son los escritos, los impresos, los planos, los dibujos, los cuadros, las fotografías, las fotocopias, las radiografías, las cintas cinematográficas, los discos, las grabaciones magnetofónicas y en general todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo.
17. Documentos de archivo: Son aquellos que se producen y reciben en los diferentes departamentos en función de sus actividades, con la característica de ser documentos únicos.
    Con excepción de libros, revistas, periódicos, y otras publicaciones múltiples, los cuales se consideran material de biblioteca o centros documentales.
18. Documento Digitalizado: Es la información consignada en forma analógica en una secuencia de valores numéricos, es decir, en una representación electrónica que se puede almacenar y acceder por medio de una computadora. Fotografiar electrónicamente una información, dividiéndola en miles de elementos llamados píxeles, representados por ceros y unos.
19. Documento Electrónico: Soporte magnético, óptico, etc. Símbolos binarios que deben descifrarse. El contenido puede separarse del soporte. La estructura física no es evidente. Se requiere de una estructura lógica (un software y hardware). Los megadatos administrativos, funcionales y técnicos de los documentos producidos por medios automáticos deben ser conservados para su posterior identificación.
20. Documentos Oficiales: Son los que se producen y reciben en las oficinas de la Administración Pública, identificados cada uno con la fecha, el nombre impreso del remitente, la firma y el sello.
21. Documentos de uso restringido: Son los que tienen información de carácter confidencial o restringido, este carácter se lo da el ente emisor.
22. Eliminación: Es la destrucción física de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico, permanente o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.
23. Expediente: Conjunto de documentos relacionados entre sí por un mismo asunto, que constituyen una unidad documental.
24. Fechas extremas: Se refiere a la fecha más antigua y a la más reciente de los documentos que pueden encontrarse en un expediente o en cualquier unidad documental.
25. Foliación: Es la operación incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar consecutivamente cada pieza documental.
26. Fondo Documental: Es la totalidad de los documentos que se producen, reciben y custodian en una oficina, institución o familia.
27. Informe de valoración de documentos: Es un informe emitido por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos del Archivo Nacional donde se especifican los tipos documentales, las fechas extremas, la caducidad administrativa, el cual sirve para saber el valor asignado a cada tipo documental.
28. Listas de remisión: Instrumento descriptivo que se utiliza para anotar los documentos que se trasladan de un archivo de gestión al archivo central.
29. Ordenación: Es la asignación de números o letras que se da a los documentos, así como su colocación en el espacio físico correspondiente.
30. Patrimonio Documental: Conjunto de documentos conservados por su valor científico cultural.
31. Principio de orden original: Establece que no se debe alterar la organización dada al fondo por la unidad productora, cualquiera que esta sea.
32. Principio de procedencia: Es la custodia y conservación de los documentos en el Archivo Central en la unidad a la cual pertenecen.
33. Selección de documentos: Procedimiento intelectual en el cual se analiza el valor de los documentos en sus diferentes etapas y se determina su eliminación o su conservación.
34. Serie documental: Conjunto de unidades documentales (carpetas) que forman parte de los grupos o subgrupos de un fondo y se caracterizan por tener elementos semejantes entre sí.
35. Signatura: Numeración correlativa por la que se identifican todas las unidades de conservación de un depósito.
36. Tabla de plazos de conservación de documentos: Es un instrumento en el que constan todos los tipos de documentos producidos o recibidos en una oficina o institución, en el cual se anotan todas sus características y se fija el valor administrativo y legal.
37. Tipo documental: Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta regulada por una norma de procedimiento cuyo formato contenido informativo y soporte son homogéneos. Es el nombre que se le da a los documentos.
38. Transferencia de documentos: Es transferir los documentos de los Archivos de Gestión al Central de conformidad con el informe de valoración de documentos (Tablas de Plazos).
39. Unidad Documental: Elemento básico de una serie documental que puede estar constituido por un solo documento o por varios que forman un expediente.
40. Unidad Ejecutora Entiéndase unidad académica (escuelas), unidad administrativa (departamentos, unidades, etc ).
41. Valor Administrativo: Es aquel valor que posee un documento para la administración que lo originó o para aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos y actividades.
42. Valor Contable: Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos, egresos y de los movimientos económicos de una entidad pública o privada.
43. Valor Fiscal: Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro o hacienda pública.
44. Valor Legal: Son aquellos documentos que sirven de testimonio ante la ley.
45. Valoración parcial de documentos: Es la valoración que se hace de un documento cuando no están hechas las Tablas de Conservación de documentos.
46. Valoración de documentos: Proceso por el cual se determina el valor de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo.

Capítulo 3: Del archivo central

Artículo 3: Del archivo central

El Archivo Central estará a cargo del Centro de Archivo y Comunicaciones, el cual depende del Departamento de Servicios Generales.

Artículo 4: Objetivo del archivo central

El objetivo del Archivo Central es garantizar la custodia, conservación, clasificación, ordenación, descripción y administración de la documentación con valor administrativo, legal, permanente e histórico, que se produce en las diferentes instancias del ITCR.

Artículo 5: Funciones en materia archivística del centro de archivo y comunicaciones

El Centro de Archivo y comunicaciones tendrá las siguientes funciones en materia archivística

1. Reunir, clasificar, ordenar, seleccionar, describir, administrar, conservar y facilitar, dentro de su área de competencia, los documentos producidos y recibidos en cualquier soporte, de conformidad con este reglamento y la normativa institucional.
2. Asesorar y colaborar en materia archivística, tanto física como digital con todas las dependencias del Instituto Tecnológico de Costa Rica en la búsqueda y aplicación de soluciones para el buen funcionamiento de la Institución.
3. Elaborar, actualizar y aprobar los manuales de procedimientos para la ejecución de la normativa.
4. Proteger la documentación de factores que puedan afectar su conservación.
5. Permitir la consulta de la documentación que custodia, salvo que se trate de documentación confidencial, en cuyo caso se tendrá que demostrar interés legítimo o derecho subjetivo.
6. Centralizar el fondo documental del Instituto Tecnológico de Costa Rica, de acuerdo con los valores asignados en la tabla de plazos de conservación de documentos y en los informes de valoración.
7. Mantener actualizado el sistema de clasificación institucional de documentos.
8. Asesorar y capacitar en materia archivística a los responsables de los Archivos de Gestión, así como a la comunidad institucional en general.
9. Trasladar la documentación con valor científico cultural al Archivo Nacional y los instrumentos descriptivos correspondientes, a su solicitud.
10. Cooperar con las diferentes instancias, en la confección y actualización de tablas de plazos de conservación de documentos.
11. Cooperar con las diferentes instancias en la confección de solicitudes de valoración parcial de documentos.
12. Rendir un informe anual al superior jerárquico sobre las labores realizadas en materia archivística en la Institución.
13. Realizar diagnósticos en diferentes instancias a su solicitud o cuando sea necesario, para identificar problemas en materia archivística.
14. Solicitar el criterio de Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos cuando se considere necesario.
15. Elaborar el Acta para eliminar un documento.
16. Garantizar que los documentos eliminados sean transformados en material no legible.
17. Mantener un control de las siglas oficiales de codificación de la correspondencia de las diferentes instancias de la Institución.
18. Otras que se deriven de la normativa vigente.

Artículo 6: Acceso al depósito del archivo central

El acceso al depósito del Archivo Central es restringido, excepto para el personal que autorice la coordinación del Centro de Archivo y Comunicaciones.

Artículo 7: Consulta de documentos custodiados y conservados en el archivo central

La documentación custodiada en el depósito del Archivo Central podrá ser consultada por funcionarios de la institución, estudiantes y particulares, salvo que se trate de documentación confidencial. Para este último caso los funcionarios y estudiantes del ITCR, deberán aportar una certificación escrita, emitida por el vicerrector respectivo de la vicerrectoría a la cual pertenece la instancia que generó la documentación, o por un juez en caso de personas externas a la institución.

La documentación solicitada al Archivo Central se facilitará a los funcionarios de la institución por el plazo que autorice la coordinación del Centro de Archivo y Comunicaciones. A los estudiantes y particulares se les prestarán los documentos únicamente para consultarlos en las instalaciones del Archivo Central. Los documentos de uso restringido solo podrán facilitarse al interesado (a) en cumplimiento del ordenamiento jurídico pertinente, con la solicitud por escrito del rector o vicerrector respectivo de la vicerrectoría a la cual pertenece la instancia de donde provienen los documentos.

Capítulo 4: Archivos de gestión

Artículo 8: Objetivo del archivo de gestión

El objetivo del Archivo de gestión es garantizar la custodia, conservación, clasificación, orden, descripción y administración de la documentación con valor administrativo, legal, permanente e histórico que se produce en una instancia particular del ITCR.

Artículo 9: Funciones en materia archivística de instancias que manejan archivos de gestión

Son funciones de las instancias institucionales que manejan archivos de gestión las siguientes:

1. Administrar los documentos con base en la normativa institucional y las directrices emanadas por el Centro de Archivo y Comunicaciones del Instituto Tecnológico de Costa Rica, de manera que sirvan para la toma de decisiones, transparencia administrativa, rendición de cuentas, control interno, apoyo legal, administrativo y para la memoria institucional.
2. Organizar la documentación producida.
3. Trasladar la documentación al Archivo Central según lo establecido en la normativa institucional.
4. Designar a un funcionario de la instancia como encargado del Archivo de Gestión.

Artículo 10: Funciones de los encargados de los archivos de gestión

Para el desempeño de la función del encargado del Archivo de gestión se requiere que la persona se encargue de:

1. Elaborar cada tipo documental en el formato correspondiente, de acuerdo con la normativa institucional vigente.
2. Llevar un control estricto del número consecutivo que le corresponde a cada tipo documental.
3. Aplicar el sistema de clasificación dado por el Archivo Central para la organización de los documentos.
4. Ordenar y archivar la documentación por tipología documental, asuntos o materias en forma cronológica y consecutiva.
5. Conformar expedientes en forma cronológica y consecutiva, debidamente identificados con el nombre o asunto.
6. Coordinar con el superior jerárquico la selección y valoración de los documentos producidos y recibidos de acuerdo con las funciones realizadas en cada oficina.
7. Coordinar con el Archivo Central la confección y actualización de tablas de plazos de conservación de documentos.
8. Comunicar al Archivo Central cuando se desee confeccionar solicitudes de valoración parcial de documentos.
9. Dejar constancia de los documentos eliminados mediante la confección de un acta de eliminación de documentos que deberá conservarse permanentemente en el Archivo Central.
10. Trasladar la documentación, mediante listas de remisión debidamente organizada, en los casos que se requiera.
11. Proteger la documentación de factores químicos, biológicos, físicos, materiales y ambientales, que puedan afectar su conservación.
12. Solicitar asesoría técnica al Centro de Archivo y Comunicaciones para la restauración de cualquier documento con valor administrativo, legal, permanente e histórico.
13. Controlar el préstamo de documentos si se da en la oficina.
14. Solicitar al Centro de Archivo y Comunicaciones las siglas para la codificación de la correspondencia de las diferentes instancias de la Institución.
15. Otras que se deriven de la normativa vigente.

Artículo 11: Uso del correo electrónico

La información enviada y recibida por correo electrónico se utilizará para agilizar los trámites administrativos o académicos. Para ser válida, llevará la firma digital.

Artículo 12: Información automatizada y digitalizada

La documentación declarada con valor permanente e histórico en el informe de valoración emitido por la Dirección General del Archivo Nacional, podrá automatizarse o digitalizarse solamente como respaldo de la información y no como medio sustitutivo del soporte en papel.

Capítulo 5: Organización y funcionamiento del comité institucional de selección y eliminación de documentos

Artículo 13: El comité institucional de selección y eliminación de documentos

El Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos formará parte del Sistema Institucional de Archivos.

Artículo 14: Integración del comité institucional de selección y eliminación de documentos.

El Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED) estará integrado por:

1. El Vicerrector de Administración o el que éste delegue.
2. El Encargado del Archivo Central.
3. El Asesor Legal de la Institución.

Entre sus miembros se nombrará un presidente y un secretario, quienes deberán ser electos por mayoría absoluta; durarán en el cargo un año pudiendo ser reelectos.

Para el análisis de las tablas de plazos de conservación de documentos se deberá invitar al superior jerárquico de la instancia que solicita la gestión a conocer, para garantizar la idoneidad y conocimiento respecto de los documentos. Este participará con voz pero sin voto dentro del Comité.

Artículo 15: Funciones del comité institucional de selección y eliminación de documentos

Son funciones del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos las siguientes:

1. Elaborar las directrices institucionales en materia archivística para la estandarización de los diferentes tipos documentales que utiliza el Instituto Tecnológico.
2. Promover la elaboración de tablas de plazos de conservación y solicitudes de valoración parcial de documentos en los archivos que conforman el sistema.
3. Aprobar las tablas de plazos de conservación y solicitudes parciales de valoración de documentos que elaboren las diferentes instancias y emitir el criterio correspondiente.
4. Determinar y evaluar la vigencia administrativa y legal de los documentos del Instituto Tecnológico de Costa Rica.
5. Solicitar la asesoría a la Comisión de Selección y Eliminación de Documentos sobre las tablas de plazos de conservación, así como, las solicitudes de valoración parcial de documentos que presenten las diferentes instancias.
6. Sesionar ordinariamente, con la frecuencia que el propio Comité establezca, y de forma extraordinaria cuando las circunstancias lo ameriten, previa convocatoria del presidente. De cada sesión se elaborará un acta.
7. Aprobar el acta para eliminar un documento.
8. Otras que sean atinentes a la naturaleza del Comité y que procuren el manejo eficiente y eficaz de los documentos, según lo dispuesto en la presente normativa.

Artículo 16: Conservación del informe de valoración de documentos y del acta de eliminación de documentos

Los informes de valoración, así como las actas de eliminación de documentos, deberán conservarse de manera permanente en el Archivo Central.

Artículo 17: Eliminación de documentos

El Centro de Archivo será el único responsable de la eliminación de documentos.

Capítulo 6: Transferencia de documentos

Artículo 18: Transferencia, custodia y conservación de documentos

Todos los documentos con valor permanente e histórico son bienes muebles del Instituto Tecnológico de Costa Rica y deberán ser trasladados de los Archivos de Gestión al Archivo Central para su custodia y conservación.

Artículo 19: Transferencia de documentos considerados de uso restringuido o confidencial

El superior jerárquico de cada instancia deberá indicar en la lista de remisión, si la documentación transferida es considerada de uso restringido o confidencial. El Centro de Archivo deberá velar porque no se violente el carácter de la misma.

Artículo 20: Organización de los documentos que se van a transferir

Los documentos que se transfieran al Archivo Central deberán ir clasificados por tipos documentales, asuntos y ordenados en forma cronológica y consecutiva y los expedientes serán debidamente identificados de acuerdo con el asunto, según el instructivo de la lista de remisión.

Artículo 21: Transferencia de documentos con valor científico, cultural del archivo central al archivo nacional

El archivista del Archivo Central enviará por escrito a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos los documentos con valor científico cultural, siempre y cuando así lo solicite esa entidad.

Capítulo 7: De las sanciones, normas supletorias y vigencia

Artículo 22: Sanciones

El incumplimiento de los procedimientos generados a raíz de la presente normativa puede generar responsabilidad administrativa para el o los funcionarios que hubieren cometido la falta, de conformidad con los lineamientos que disponga el Instituto Tecnológico de Costa Rica, según corresponda, todo sin detrimento de aplicar las sanciones civiles o penales que sean pertinentes.

Artículo 23: De la vigencia

Este Reglamento rige a partir de su publicación en la Gaceta del Instituto Tecnológico de Costa Rica y deroga cualquier disposición que se le oponga.

Artículos Transitorios

Transitorio 1

El Comité Institucional de Selección y Eliminación de documentos emitirá las directrices que regulan la codificación de la correspondencia institucional en un plazo de dos meses a partir de la entrada en vigencia de este Reglamento.

Transitorio 2

El Centro de Archivo y Comunicaciones deberá elaborar en un plazo de tres meses, a partir de la entrada en vigencia de este Reglamento, el listado de todas las siglas para codificación de la correspondencia utilizada en las distintas instancias del ITCR, revisarlas, uniformarlas y darlas a conocer a la comunidad institucional

Todas las instancias deberán enviar las siglas para codificar la correspondencia que tienen en uso al Centro de Archivo y Comunicaciones para que sean revisadas y uniformadas, para lo cual tendrán un plazo de 15 días a partir de la entrada en vigencia de este Reglamento.

S.O. 2819, Art 8, del 22 de mayo de 2013. GACETA No. 253

ORIGEN DE LA PROPUESTA

La Ley General de Control Interno No. 8292 establece, en su artículo 18, que “todo ente u órgano deberá contar con un Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional y adoptar los métodos de uso continuo y sistemático, a fin de analizar y administrar el nivel de dicho riesgo”. La valoración de los riesgos permite la identificación y el análisis de los riesgos que enfrenta la institución para la consecución de los objetivos, tanto de fuentes internas como externas relevantes.

Por su parte, el Artículo 19 de ese cuerpo legal indica en lo que interesa que “el jerarca y los respectivos titulares subordinados de los entes y órganos sujetos a esta Ley,(…) adoptarán las medidas necesarias para el adecuado funcionamiento del sistema y para ubicarse al menos en un nivel de riesgo institucional aceptable”.

Consecuentemente, el ITCR tiene el imperativo legal, bajo los parámetros establecidos por la Autonomía Universitaria de la cual goza de establecer, mantener y perfeccionar un “Sistema Específico de Valoración de Riesgos” (SEVRI).

En atención a esta obligación, el ITCR ha venido realizando esfuerzos por establecer un SEVRI adaptado a las necesidades institucionales. Así se han emitido diversos acuerdos en el seno del Consejo Institucional relativos al establecimiento de un sistema específico de valoración del riesgo institucional.

En la sesión ordinaria de ese órgano, Nº 2492, artículo 8, del 30 de Noviembre del 2006, se formularon las bases del sistema. La primera propuesta formal de unas Orientaciones para el establecimiento del sistema específico de valoración del riesgo institucional en el ITCR, elaborada por la Comisión Institucional de Control Interno (CICI) en forma coordinada con la Oficina de Planificación Institucional en su condición de “ente” técnico (hoy UECI), fue aprobada en sesión ordinaria del Consejo, No. 2548, Artículo 14, del 06 de marzo del 2008.

Conforme se fue avanzando en el desarrollo de la estrategia de establecimiento e implementación del SEVRI-TEC, se detectaron puntos de mejora, algunos de ellos de vital importancia para el buen desempeño del sistema.

La base de los cambios radica en los resultados de dos talleres sobre la temática del SEVRI, organizados por la Comisión Institucional de Control Interno (CICI), en conjunto con la Unidad Especializada de Control Interno (UECI-OPI), efectuados en la Sede Central y en la Sede San Carlos del ITCR, en el mes de Julio del 2008.

En estos talleres se posibilitó la validación de los distintos elementos que componían el Marco Orientador aprobado por el Consejo Institucional. Del análisis de los resultados de la validación, se concluyó que era prioritario, para brindar mayor certidumbre al proceso, reforzar aspectos como: los objetivos a gestionar (definición de actores, cronograma de actividades, áreas de análisis) entre otras, definición de límites de categorías y eventos por gestionar, la creación de un Modelo Tridimensional de riesgos (que integrara probabilidad, magnitud y medidas existentes, definición de criterios de aceptación (delimitando los sujetos que deben valorar, los que aprueban las respuestas al riesgo y los que darán seguimiento), establecimiento de propuestas de Administración de riesgo, así como definir la dinámica interna que guiara el proceso de valoración de riesgo (estrategias, seguimiento y cronogramas).

Para lograr en el menor plazo posible la incorporación de esos elementos al Marco Orientador, se contrataron los servicios profesionales del Lic. Manuel Arauz, a través de la empresa consultora T I AUDISEG, para que asesora a la CICI y a la UECI, en el proceso de ampliación, etapa en la cual se logró la total colaboración de la Dirección de la Oficina de Planificación Institucional, brindando nuevos aspectos de valoración y de integración al análisis.

El trabajo conjunto de la CICI-UECI-OPI, con un componente de asesoría externa, dieron como resultado una propuesta de reformulación de aquéllas Orientaciones originalmente aprobadas, la cual fue presentada ante el Consejo Institucional en Sesión Ordinaria No. 2587 del día 20 de noviembre de 2008, y cuyo objetivo primordial es el de brindar a las dependencias del ITCR, un instrumento de gestión de riesgos más funcional y acorde con la naturaleza y necesidades del quehacer de una universidad pública.

Considerando las observaciones efectuadas con motivo de esta presentación, y la retroalimentación surgida de este proceso, se genera esta nueva propuesta integral de Marco Orientador, bajo el título de Lineamientos Institucionales para la gestión del riesgo en el ITCR (SEVRI-TEC), la cual fusiona en lo pertinente, los puntos rescatables de las orientaciones originales y los aportes de la reformulación/ampliación presentados ante el Consejo Institucional en fecha 20 de noviembre de 2008.

INTRODUCCIÓN A LA PROPUESTA

Con la entrada en vigencia de la Ley General de Control Interno, No. 8292, se estableció la obligatoriedad para la Contraloría General de la República y todos los entes u órganos sujetos a su fiscalización, de contar con un sistema de control interno que proporcione seguridad en el cumplimiento de sus atribuciones y competencias, a través del cumplimiento de criterios mínimos para el establecimiento, funcionamiento, mantenimiento, perfeccionamiento y seguimiento de dicho sistema.

Esta normativa estableció, además, como parte integral del Sistema de Control Interno, entre otros, un componente funcional de valoración de riesgos.

La Valoración de Riesgos, o más propiamente la Gestión de Riesgos, se constituye en un tema primordial en el quehacer institucional, al permitir de una forma sistemática, objetiva y mensurable la identificación, análisis, evaluación, administración y revisión de la probabilidad de que ocurran eventos, que tendrían consecuencias (negativas primordialmente) sobre el debido cumplimiento de los objetivos institucionales.

Para regular la forma en que cada ente u órgano debe desarrollar tal valoración, la Contraloría General de la República emitió la Resolución R-CO-64-2005 del 01 de julio del 2005, mejor conocida como las Directrices Generales para el Establecimiento y Funcionamiento del Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional (SEVRI).

Dichas Directrices se convierten en una guía general al sugerir el proceso que ha de seguir cada Institución. Tal proceso, además de amplio se denota complejo, de ahí que la misma Resolución señale como punto angular de su establecimiento y funcionamiento, la gradualidad.

En atención a lo anterior, los presentes Lineamientos pretenden constituirse en el primer esfuerzo integral y consolidado a nivel institucional, diseñado especialmente para definir los cimientos sobre los cuales el Instituto Tecnológico de Costa Rica materialice su Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional (SEVRI-TEC)

En este sentido, debe quedar claro que será arduo el trabajo para lograr integrar al Sistema todas las metas propuestas por la Institución, de ahí que resulte absolutamente necesario el apoyo y compromiso de cada dependencia y funcionario del Instituto, con el fin de establecer y poner en funcionamiento el SEVRI, incluyendo como parte fundamental de tal planteamiento, las acciones de revisión y mejoramiento de la totalidad del sistema.

La Comisión Institucional de Control Interno (CICI) y la Oficina de Planificación Institucional (OPI, a través de la UECI), concretan estas Orientaciones con la esperanza de estar brindando al Instituto Tecnológico de Costa Rica, una herramienta valiosa para propiciar el mejoramiento continuo de cada servicio ofrecido a la comunidad, tanto interna como externa, así como para detectar oportunamente las desviaciones respecto de los objetivos institucionales planteados.

Aunado a ello, se espera estar permeando positivamente la cultura institucional hacia la gestión de riesgos, actitud fundamental para la confianza en el trabajo diario institucional.

Al ser las presentes orientaciones un primer esfuerzo consolidado, requerirán muy probablemente, ajustes y un proceso de retroalimentación permanente, con la finalidad de perfeccionar y consolidar el SEVRI en el ITCR.

Es significativo que la aplicación de estas orientaciones, dará a la Institución, la experiencia necesaria para desarrollar en el corto plazo, una herramienta informática que integre la documentación y procesamiento de la información de cada dependencia institucional en el área de valoración de riesgos, incluyendo la generación de reportes automáticos de forma continua, oportuna y confiable.

MARCO LEGAL

El ITCR, por ser una universidad estatal, se encuentra sujeto a las disposiciones legales que, sin detrimento de la autonomía universitaria constitucionalmente garantizada, le son de aplicación. En este sentido, las disposiciones generales que en materia de gestión del riesgo rigen para la Administración Pública costarricense son de acatamiento para el ITCR.

Este conjunto normativo encuentra su fundamento primario en las disposiciones de la Constitución Política, que en el artículo 11 establece los principios de legalidad y de rendición de cuentas de los funcionarios públicos y de la Administración Pública, al disponer:

“Artículo 11. Los funcionarios públicos son simples depositarios de la autoridad. Están obligados a cumplir con los deberes que la ley les impone y no pueden arrogarse facultades no concedidas en ella. Deben prestar juramento de observar y cumplir esta Constitución y las leyes. La acción para exigirles la responsabilidad penal por sus actos es pública.

La Administración Pública en sentido amplio, estará sometida a un procedimiento de evaluación de resultados y rendición de cuentas, con la consecuente responsabilidad personal para los funcionarios en el cumplimiento de sus deberes.

La ley señalará los medios para que este control de resultados y rendición de cuentas opere como un sistema que cubra todas las instituciones públicas.”

Integran, además, este marco jurídico, la Convención Interamericana contra la Corrupción aprobada por Ley No. 007670 y la aprobación de la Ley General de Control Interno No. 8292 de setiembre de 2002, que en su artículo 14 dispone:

“Artículo 14. Valoración del riesgo. En relación con la valoración del riesgo, serán deberes del jerarca y los titulares subordinados, entre otros, los siguientes:

a) Identificar y analizar los riesgos relevantes asociados al logro de los objetivos y las metas institucionales, definidos tanto en los planes anuales operativos como en los planes de mediano y de largo plazo.

b) Analizar el efecto posible de los riesgos identificados, su importancia y la probabilidad de que ocurran, y decidir las acciones necesarias que se tomarán para administrarlos.

c) Adoptar las medidas necesarias para el funcionamiento adecuado del sistema de valoración del riesgo y para ubicarse por lo menos en un nivel de riesgo organizacional aceptable.

d) Establecer los mecanismos operativos que minimicen el riesgo en las acciones por ejecutar.”

Esta normativa, por mandato legal, es regulada por la Contraloría General de la República mediante las Directrices Generales para el establecimiento y funcionamiento del Sistema Específico de Valoración de Riesgo Institucional, D-3-2005-CO-DFOE, que definen a dicho sistema como el instrumento primordial en la gestión institucional del riesgo, al generar la información pertinente en relación al riesgo asociado al cumplimiento de objetivos y metas institucionales, facilitando la administración del mismo y evaluando el impacto de las medidas adoptadas por la Institución en la administración del riesgo.

El Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a su fiscalización M-1-2002-CO-DDI, la Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos No. 8131 y la Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública No. 8422, vienen a complementar el marco legal externo dentro del cual se enmarca el deber del ITCR de gestionar y ejecutar la autoevaluación de los planes institucionales y la implementación de la valoración y administración del riesgo institucional.

Institucionalmente, los Acuerdos del Consejo Institucional de Sesiones No. 2492 artículo 8 del 30 de noviembre de 2006 y No. 2548, artículo 14, del 06 de marzo de 2008, reconocen el compromiso del ITCR en materia de control interno y gestión del riesgo.

POLÍTICAS ESPECÍFICAS EN VALORACIÓN DE RIESGOS

Con el propósito de orientar el proceso de valoración de riesgo institucional se establecen las siguientes Políticas Específicas:

1. La valoración del riesgo institucional será considerada un elemento fundamental en la gestión institucional y se orientará a producir información que apoye la toma de decisiones con el propósito de ubicar a la institución en un nivel de riesgo aceptable y así promover, de manera razonable, el logro de los objetivos institucionales.
2. La valoración del riesgo se realizará considerando como base las metas incluidas en el Plan Anual Operativo de cada año.
3. La Comisión Institucional de Control Interno y/o la Oficina de Planificación Institucional (UECI), en el marco de la competencia otorgada por los Lineamientos Generales para el Funcionamiento de la CICI, podrá establecer disposiciones particulares como complemento a estas políticas específicas y en general a los Lineamientos Institucionales de Gestión del Riesgo en el ITCR, con el fin de adecuar el sistema a las necesidades institucionales.

MARCO ORIENTADOR PARA EL ESTABLECIMIENTO DEL SEVRI-TEC

Bajo el criterio de que la Comisión Institucional de Control Interno puede establecer disposiciones particulares como complemento a las políticas específicas y los lineamientos institucionales para la gestión del riesgo en el ITCR, y siendo que esta última es concebida como un método que le permite a la Institución identificar, valorar y administrar los riesgos asociados con las metas institucionales, para posicionarla en un nivel de riesgo aceptable, se presenta a continuación el Marco Orientador para mejorar la calidad del funcionamiento del SEVRI-TEC.

Participantes en la gestión de riesgo

La gestión de riesgos en el ITCR estará integrado por tres etapas: la valoración, la definición de respuestas al riesgo y la implementación de acciones de respuesta.

La etapa de valoración estará a cargo de grupos consultivos que serán conformados o designados por el Rector, Vicerrector, Director de Campus Tecnológico Local o Centro Académico según corresponda.
Así reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3263, Artículo 11 del 11 de mayo del 2022.
Publicado en fecha 17 de mayo del 2022 mediante la Gaceta Número 914-2022 de fecha 16 de mayo del 2022. 

En la etapa de definición de respuestas al riesgo participarán los grupos consultivos, el titular de cada una de las Vicerrectorías,  Campus Tecnológicos Locales y Centros Académicos, Consejo de Rectoría y en última instancia el Consejo Institucional.
Así reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3263, Artículo 11 del 11 de mayo del 2022.
Publicado en fecha 17 de mayo del 2022 mediante la Gaceta Número 914-2022 de fecha 16 de mayo del 2022. 

La etapa de implementación de acciones de respuesta estará a cargo de los responsables de cada dependencia Institucional.

El seguimiento o supervisión de las acciones de respuesta será responsabilidad de los superiores jerárquicos de cualquier dependencia, según corresponda.

La UECI-OPI será la encargada de coordinar y brindar asesoría técnica en la operación del SEVRI-TEC, así como de preparar los informes del estado de riesgo institucional.

La CICI coadyuvará con las dependencias institucionales para propiciar el funcionamiento eficaz del SEVRI-TEC.

Objetivos a gestionar

La gestión del riesgo se realizará tomando en cuenta las metas reflejadas en el Plan Anual Operativo (PAO) de cada año.

La selección de las metas será realizada en forma escalonada, según se muestra en la tabla No. 1.

Tabla 1: Distribución porcentual de metas a seleccionar por año. ITCR.

La selección de la meta en cada Programa o Subprograma, para lograr el porcentaje establecido para cada año, será efectuada por el grupo consultivo utilizando los siguientes criterios.

Peso relativo del presupuesto de egresos asignado a cada una de las metas Juicio experto del grupo consultivo, respecto de la prioridad institucional en el desarrollo de la meta.

Se excluyen de la gestión de riesgo, las metas rutinarias del PAO, del año correspondiente. Lo anterior por cuanto los procesos de autoevaluación de control interno, procurarán medir la eficacia, eficiencia y economicidad, de los controles implementados en las dependencias para alcanzar dichas metas.

La cantidad de metas por año se calculará multiplicando el porcentaje establecido (Tabla No. 1) por el número de metas del Programa o Subprograma correspondiente, redondeado al entero siguiente superior.

Portafolio de Riesgos

El Portafolio de Riesgos define una serie de categorías de riesgo para posibilitar la creación de un lenguaje común entre los actores del sistema, en la identificación de riesgos que asume la Institución en su afán de alcanzar unos objetivos determinados (metas). Facilita además, la identificación del evento que podría provocar la materialización de un riesgo.

Estas categorías se utilizarán para identificar los tipos de riesgos a los cuales pueden enfrentarse los ejecutores de las metas que serán evaluadas por el SEVRI-TEC.

Tabla 2: Portafolio de Riesgos, SEVRI-TEC.

CONSIDERANDO QUE:

1. La regulación propuesta se aplica a funcionarios que han mostrado un amplio interés por superarse bajo circunstancias difíciles, combinando actividades laborales, familiares y de estudio.

2. Ha sido interés institucional durante varios años el pretender una profesionalización paulatina del sector administrativo.

3. Cuando se está en presencia de normas que regulan la relación laboral, se deben tener presentes siempre, para su análisis e interpretación, los principios básicos en los que se fundamenta e inspira el aspecto laboral.

4. Resulta necesario resaltar la importancia extraordinaria que reviste el salario para la clase trabajadora, no sólo por el carácter de contraprestación que tiene en la relación laboral, sino porque constituye comúnmente el único ingreso de los asalariados, y sobre el cual descansa toda la vida económica y social de ellos y sus familias.

5. La Junta de Relaciones Laborales en el Artículo 2 de la Sesión JRL 09-93, del 13 de agosto de 1993, acordó recomendar a la administración lo siguiente:

a. Que la Vicerrectoría de Administración presente al Consejo Institucional una propuesta de normas que regulen lo que sucederá con los rubros propios del Sector No Profesional, si los funcionarios pasan a ocupar puestos profesionales.

b. Que el Departamento de Recursos Humanos no ordene reintegros de sumas pagadas hasta tanto el Consejo Institucional dictamine.

c. Que los casos pendientes sean resueltos una vez que se cuente con la normativa.

ch. Suspender, sin perjuicio de lo que decida el Consejo Institucional en definitiva, los beneficios que actualmente se pagan y que según criterio del Asesor Legal Externo no proceden.

ACUERDA:

a. Cuando el funcionario ingrese a un puesto profesional, se le aplicará la reglamentación correspondiente. La suma absoluta que se le ha venido pagando por concepto de escalafón no profesional y otros beneficios propios de los servidores no profesionales, se le mantendrá como una suma fija hasta tanto no ingrese al Régimen de Carrera Profesional.

b. El porcentaje salarial por antigüedad se ajustará al que corresponde en el sector profesional.

c. Este acuerdo tendrá vigencia a partir de su aprobación.

Sesión No. 1750/11, celebrada el 24 de marzo de 1994.

NOTA: Se toma nota para hacer la solicitud planteada por el máster Jofré al Departamento de Recursos Humanos e incluir en próxima agenda de este Consejo como punto la aprobación de el o los transitorios necesarios a este acuerdo.

Aprobar los siguientes transitorios al acuerdo del Consejo Institucional de Sesión No. 1750, Artículo 11, del 24 de marzo de 1994.

(Normas para aplicar cuando un funcionario no profesional pasa a ocupar un puesto profesional):

Artículos Transitorios

Transitorio 1

A aquellos funcionarios profesionales que a partir del 15 de mayo de 1993 se les suspendió o no se les otorgó todos o algunos de los beneficios propios de los servidores no profesionales, se les restituirá o retribuirá lo dejado de pagar por esos conceptos. En lo sucesivo se remuneran conforme se dispone en el Artículo 11 de la Sesión 1750 del Consejo Institucional.

Transitorio 2

Para aquellos servidores ubicados en la segunda categoría o superior del Régimen de Carrera Profesional, que aún mantienen beneficios salariales propios del sector no profesional, estos les serán absorbidos en dos tantos iguales en los próximos reajustes salariales por el incremento en el costo de vida.

Sesión 1759/9, del 19 de mayo de 1994. Gac. 65