Reglamento para la vinculación remunerada externa del Instituto Tecnológico de Costa Rica con la coadyuvancia de la FUNDATEC
Capítulo 1 OBJETIVO
Artículo 1 Objetivo
El presente Reglamento será de aplicación en las acciones de vinculación remunerada externa que desarrolle el ITCR con la coadyuvancia de la FUNDATEC, en concordancia con los fines y principios, las políticas, el Plan Estratégico, los planes anuales operativos y las orientaciones institucionales sobre la prestación de servicios. Tiene como objetivos:
a. Normar los alcances y compromisos adquiridos por las unidades operativas, así como por los funcionarios y los estudiantes del ITCR al desarrollar acciones de vinculación remunerada con el sector externo, con la coadyuvancia de la FUNDATEC.
b. Normar el tipo de participación que tendrán los diferentes órganos institucionales al ejecutar tales acciones.
Capítulo 2 FINALIDAD
Artículo 2 Objetivos de las acciones de vinculación remunerada externa
Las acciones de vinculación remunerada externa del ITCR con la coadyuvancia de la FUNDATEC tendrán los siguientes objetivos:
a. Proyectar el quehacer académico (docencia, investigación, extensión y otras formas de vinculación) del ITCR a la sociedad costarricense.
b. Responder a demandas directas del sector externo con la rapidez y la responsabilidad pertinentes.
c. Incrementar la generación de recursos financieros del ITCR que contribuyan al financiamiento de sus acciones académicas y de vinculación.
Capítulo 3 DEFINICIONES
Artículo 3 Definiciones
Capital semilla: recursos no reembolsables utilizados para iniciar un negocio en su etapa de idea o conceptualización, cuando este aún no ha generado ingresos por ventas.
Así adicionado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3244, Artículo 9, del 24 de noviembre de 2021.
Publicado en fecha 25 de noviembre del 2021 mediante la Gaceta Número 855-2021 de fecha 25 de noviembre del 2021.
Coadyuvancia: Gestión que realiza la FUNDATEC, con el fin de contribuir al mejoramiento y agilización de las acciones de vinculación remunerada externa. Dicha gestión es de naturaleza administrativa, financiera y de custodia de los fondos.
Comité técnico: Grupo de personas de la(s) unidad(es) operativa(s) designado para coordinar y organizar, en forma oportuna y eficiente, la gestación, trámite, evaluación, seguimiento y eventualmente recomendar la suspensión de actividades remuneradas de vinculación externa realizadas por dicha(s) unidad(es) operativa(s), de acuerdo con los objetivos fijados por esta(s).
Consejo: Consejo de escuela, departamento o de área, a la que pertenece una unidad operativa, conformado según lo establecido por el Estatuto Orgánico del ITCR.
Control interno: Conjunto de acciones diseñadas y ejecutadas por la administración para proporcionar un control razonable en torno a la consecución de los objetivos institucionales.
Coordinador específico: Es el funcionario institucional designado por la Unidad operativa que coordina una acción de vinculación remunerada externa con la coadyuvancia de la FUNDATEC.
Coordinador general: Director de Escuela, Director de Departamento o Coordinador de Área al que pertenecen las unidades operativas que ejecutan acciones de vinculación remunerada externa con la coadyuvancia de la FUNDATEC.
Curso regular de capacitación: Actividad de capacitación permanente en el tiempo. No forman parte de este tipo de cursos las actividades puntuales u ocasionales.
Documento de formalización del registro de una acción de vinculación remunerada externa: Documento que incluye los respaldos de todos los requisitos de aprobación establecidos por este Reglamento y define los funcionarios del ITCR responsables de la ejecución de dicha acción, incluido el coordinador específico y el coordinador general.
Fondo de apoyo a proyectos: Fondo creado para pagar reclamos, capital semilla e imprevistos. Se abrevia como FAP.
Fondo de apoyo a la vinculación: Fondo creado para servicios de administración y legales en casos especiales o imprevistos. Se abrevia como FAV.
FUNDATEC: Son las siglas de la Fundación Tecnológica de Costa Rica,representa el ente creado por el ITCR, para facilitar la coadyuvancia de vinculación remunerada externa del ITCR con la comunidad nacional e internacional.
ITCR: El Instituto Tecnológico de Costa Rica (ITCR), es una institución estatal de Educación Superior, dedicada a la docencia, la investigación y la extensión de la tecnología y las ciencias conexas.
Personal administrativo: Son funcionarios contratados por FUNDATEC que realizan las actividades de apoyo de una unidad operativa, tales como conserjes, contadores, choferes, mensajeros, asistentes administrativos, entre otros.
Personal técnico – profesional: Es aquel personal docente, especialista profesional u operador de maquinaria o equipo especializado que desarrolla acciones de vinculación remunerada externa.
Personal operativo: comprende a las personas colaboradoras que desarrollan funciones operativas que apoyan el desarrollo del objetivo de cada programa o actividad.
Así adicionado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3240, Artículo 8 del 27 de octubre del 2021.
Publicado en fecha 28 de octubre del 2021 mediante la Gaceta Número 832-2021 de fecha 28 de octubre del 2021.
Prestación de servicios: Acción de vinculación o de fortalecimiento institucional, mediante la cual una unidad operativa se compromete a prestar dentro de su quehacer académico, científico-tecnológico y de gestión administrativa.
Programa: Propuesta que gira alrededor de un tema, expresando una visión y horizonte de largo plazo, el cual es segregado de manera articulada mediante proyectos con objetivos y metas claramente establecidos y debidamente aprobados por las unidad operativas.
Proyecto: Conjunto de actividades articuladas en función de objetivos y metas, cuantificados, claros, alcanzables, definidos en el tiempo y en el espacio.
Registro de una acción de vinculación remunerada externa: Acto administrativo mediante el cual el titular de la vicerrectoría correspondiente certifica o garantiza que dicha acción fue gestada, planeada y aprobada por la unidad operativa responsable de la misma, de conformidad con lo que disponen los lineamientos, este Reglamento y demás normativa aplicable.
Unidad Administrativa – Financiera: Es la unidad encargada de los servicios generales de la FUNDATEC; son tareas regulares de esta Unidad: el pago del personal y de proveedores de bienes y servicios de la FUNDATEC, el control presupuestario de los proyectos, la custodia de los ingresos y de los diferentes fondos autorizados y de todas las otras funciones que le otorgue este reglamento.
Unidad operativa: Cualquier dependencia formalmente creada por el ITCR que realice acciones de vinculación remunerada externa con la coadyuvancia de la FUNDATEC.
Unidad operativa coordinadora: Unidad operativa responsable de dar seguimiento al trámite de aprobación y de administrar la ejecución y eventualmente coordinar el trámite de suspensión, de una acción de vinculación remunerada externa promovida y desarrollada por más de una unidad operativa.
Venta de bienes y servicios: Tipo de acción de vinculación mediante la cual una unidad operativa se compromete a vender a cualquier interesado bienes y servicios (protocolos, paquetes tecnológicos y otros servicios científicos tecnológicos) que puedan ser generados o producidos dentro de su quehacer académico, científico y tecnológico.
Vinculación: Acción que permite al ITCR interactuar con su entorno, coordinando eficaz y eficientemente funciones de docencia, investigación y extensión de la ciencia, la tecnología, la educación, la administración y la acción socio-cultural, de modo que ello favorezca su capacidad de relacionarse con los diferentes sectores, en acciones de beneficio mutuo que contribuyan a su posicionamiento estratégico.
Vinculación remunerada externa: Conjunto de acciones remuneradas externamente que pueden incluir, un programa, proyecto o actividad de venta de bienes o modelo de prestación de servicios al sector externo, que haya sido aprobado por una unidad operativa, las cuales deben estar ligadas a los proyectos de investigación, gestión administrativa y desarrollo tecnológico, así como, cursos especiales, programas de capacitación, consultorías, asesorías técnicas y programas académicos formales que puedan ser realizados con la coadyuvancia de la FUNDATEC.
Vinculación remunerada externa de carácter permanente: Acción de vinculación aprobada por la unidad operativa cuya realización sea regular, permanente o de duración mayor a los seis meses, que puedan ser realizada con la coadyuvancia de la FUNDATEC.
Vinculación remunerada externa de carácter puntual: Acción, tales como asesorías, consultorías, y servicios, aprobados por la unidad operativa y realizados una sola vez o en forma eventual, cuya duración sea menor a los seis meses y que, por su naturaleza, no se puede incluir en alguna de las actividades regulares o permanentes de la unidad operativa, que puedan ser realizados con la coadyuvancia de la FUNDATEC.
Vinculación remunerada externa desarrollada por más de una unidad operativa: acción de vinculación de índole multidisciplinaria, cuya ejecución es realizada, en conjunto y en forma coordinada, por dos o más unidades operativas, que puedan ser realizada con la coadyuvancia de la FUNDATEC.
Vinculación remunerada externa en docencia: Programas de pos-grado o técnico, programas de educación continua y otros tipos de cursos, eventos (talleres, seminarios y otros) ejecutados con la coadyuvancia de FUNDATEC e impartidos por el ITCR según la normativa institucional emitida sobre esa materia.
Vinculación remunerada externa en investigación y extensión: Programas o proyectos de investigación y/o extensión contratados a una o varias unidades operativas del ITCR que se realizan con la coadyuvancia de FUNDATEC, según la normativa institucional emitida sobre esa materia.
Por acuerdo del Consejo Institucional , Sesión Ordinaria No. 3244, Artículo 9, del 24 de noviembre de 2021, se eliminó la ordenacion por incisos de este artículo, quedando únicamente en órden alfabético.
Publicado en fecha 25 de noviembre del 2021 mediante la Gaceta Número 855-2021 de fecha 25 de noviembre del 2021.
Capítulo 4 REPRESENTACIÓN DEL INSTITUTO ANTE LA JUNTA ADMINISTRATIVA DE FUNDATEC
Artículo 4 Representantes ante la Junta Administrativa
Los representantes del Instituto ante la Junta Administrativa de la FUNDATEC serán los vicerrectores de Docencia, Investigación y Extensión y Administración.
Capítulo 5 FUNCIONES DE LAS UNIDADES OPERATIVAS
Artículo 5 Participación de las unidades operativas
La gestación, ejecución, control, evaluación, seguimiento y suspensión de acciones de vinculación con el sector externo que desarrolle el ITCR con la coadyuvancia de la FUNDATEC se realizará por medio de sus unidades operativas.
Toda unidad operativa para realizar acciones de vinculación externa con la coadyuvancia de la FUNDATEC, deberá nombrar un Comité Técnico. En caso de que la actividad sea desarrollada por más de una unidad operativa, se deberá formar un comité técnico que esté conformado por las unidades involucradas, siempre y cuando sea una actividad permanente.
En las unidades operativas las decisiones estratégicas corresponden al Consejo al que pertenece dicha unidad, o al jefe de la dependencia a la que pertenece la unidad operativa en caso de que no haya consejo.
Artículo 6 Funciones del Consejo de Escuela o Departamento o del Consejo de Área
El Consejo establecerá la estructura y funciones del Comité Técnico, las funciones del coordinador general y coordinador específico no contempladas en este reglamento de acuerdo con la naturaleza de sus actividades y sus competencias. Además, elaborará un reglamento que norme el funcionamiento del Comité Técnico, acorde con la normativa institucional.
En el caso de acciones de vinculación desarrolladas por más de una unidad operativa, las funciones del coordinador general y coordinador específico, no consideradas en este reglamento serán definidas por el Consejo de la unidad coordinadora.
Cuando exista una acción de vinculación desarrollada por más de una unidad operativa que no sea de carácter permanente, los trámites y atención del proyecto estarán a cargo del comité técnico de la unidad coordinadora.
SO No. 2803, Art. 12, de 13/2/2013. Gac No. 347
Artículo 7 Responsabilidades y funciones del coordinador general
El coordinador general de una unidad operativa será el Director de la Escuela, o Departamento, o el Coordinador de Área, durante todo el período de su nombramiento en dicho cargo. El Director de Escuela o el coordinador de Área no podrá coordinar acciones de vinculación específicas a excepción de aquellos proyectos de investigación y extensión aprobados por el Consejo de Investigación y Extensión, para la cual el Director de Proyectos de la Vicerrectoría de Investigación y Extensión fungirá como coordinador general.
Tendrá las siguientes funciones:
a. Tramitar ante el Consejo de Escuela las acciones de vinculación cuando así lo requiera el Reglamento para la vinculación remunerada externa del Instituto Tecnológico de Costa Rica con la coadyuvancia de la FUNDATEC.
b. Aprobar los trámites que el Reglamento para la vinculación remunerada externa del Instituto Tecnológico de Costa Rica con la coadyuvancia de la FUNDATEC requiera de acuerdo con los niveles de aprobación acordados por la Junta Administrativa de la Fundatec.
c. Ejercer la supervisión y control para el correcto desarrollo de las acciones de vinculación.
d. Otras funciones aprobadas por el Consejo de Escuela, Departamento o de Área.
SO No. 2803, Art. 12, de 13/2/2013. Gac No. 347
Artículo 8 Responsabilidades y funciones del coordinador específico
El coordinador específico de una actividad, proyecto o programa será el encargado de coordinar las acciones necesarias para lograr los objetivos planteados. Será designado por la unidad operativa a cargo de la acción. Para el caso de excepción en los proyectos de investigación y extensión en los que se requiere que el Director de la Escuela, o el Coordinador de Área, sea el coordinador específico, el Consejo de Escuela o de área deberá justificar el motivo de la excepción, ante la Vicerrectoría de Investigación y Extensión.
El Coordinador específico tendrá las siguientes funciones:
a. Tramitar las acciones de vinculación con su respectivo presupuesto ante el Comité Técnico.
b. Ejecutar el presupuesto.
c. Planificar, coordinar y dar seguimiento a las actividades que permitan el buen desarrollo de la acción de vinculación.
d. Coordinar con la FUNDATEC el soporte administrativo requerido para la oportuna realización de las acciones de vinculación.
e. Ejercer en primera instancia el control de las acciones de vinculación a su cargo.
f. Tramitar la contratación de personal requerido para el desarrollo de la acción de vinculación a su cargo.
g. Mantener comunicación estrecha con el Coordinador General y la FUNDATEC para solventar posibles imprevistos de la acción de vinculación con prontitud y eficacia
h.Tramitar las adquisiciones de materiales, equipos y otros insumos necesarios para el adecuado desarrollo de la acción de vinculación.
i. Velar por el uso adecuado de los activos asignados a la acción de vinculación a su cargo.
j. Coordinar con el Comité Técnico, la Vicerrectoría respectiva y/o FUNDATEC, los términos de referencia para elaborar convenios, ofertas de servicio o contratos con los entes financiadores y otros aspectos de índole legal y contractual que se requieran para el desarrollo de la acción de vinculación.
k. Preparar y tramitar oportunamente el cierre del de la acción de vinculación.
l. Otras funciones que a criterio del Comité Técnico, Consejo de Escuela, Consejo de Departamento o de Área le asignen, dada su competencia y la naturaleza de la acción de vinculación.
SO No. 2803, Art. 12, de 13/2/2013. Gac No. 347
Capítulo 6 REQUISITOS PARA LA APROBACIÓN
Artículo 9 Requisito de convenio
Para las acciones de vinculación externa que involucren, además del ITCR y de la FUNDATEC, la participación de una o más organizaciones externas, públicas o privadas, nacionales o extranjeras, se sustentará con un documento formal y se establecerá un convenio cuando alguna de las partes lo solicite y las demás estén de acuerdo.
En dicho convenio deben quedar claramente establecidos los derechos y obligaciones de cada una de las partes, así como las responsabilidades derivadas de este.
Artículo 10 Requisitos para la Ejecución de Vinculación Externa Remunerada
Las unidades operativas son responsables del planeamiento, la ejecución y del control académico y técnico de las acciones de vinculación externa que realicen.
Toda acción de vinculación remunerada externa, previo a su ejecución, deberá cumplir los siguientes requisitos:
a. Ser aprobada por el Consejo de Escuela, Departamento, Área, o superior jerárquico (en los casos que no se tenga Consejo). Para los casos de acciones de vinculación externa desarrollada en forma conjunta por más de una unidad operativa, deben ser aprobadas por todas las unidades operativas participantes.
b. Contar con una persona coordinadora o responsable de la actividad de vinculación designada por la unidad operativa, por el período de vigencia de la actividad o en acciones permanentes por un período de cuatro años. Dicha persona podrá ser reelecta.
c. Excluir de la obligación de contar con un coordinador a las acciones puntuales de carácter especial ejecutadas por la unidad operativa, cuando participe un solo profesional de la unidad operativa.
d. Presentar el presupuesto anual debidamente aprobado por el Consejo o por el superior jerárquico en caso de que no haya Consejo.
e. Cubrir todos los costos requeridos para la ejecución de la actividad.
f. Cumplir con el requisito de registro ante la vicerrectoría correspondiente y ante la FUNDATEC, como una actividad propia de la unidad operativa o de las unidades operativas responsables de su ejecución.
g. Contar con los respectivos arreglos de horario del personal que participe en acciones de vinculación externa, cuando corresponda y debidamente autorizados por el superior jerárquico, garantizando que no afecte la operación normal de la dependencia para la que labora. Así mismo, efectuar la comunicación respectiva de tales arreglos al Departamento de Gestión del Talento Humano y a la FUNDATEC.
Inciso así reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3263, Artículo 14 del 11 de mayo del 2022.
Publicado en fecha 17 de mayo del 2022 mediante la Gaceta Número 917-2022 de fecha 16 de mayo del 2022.
h. Contando con la aprobación del Consejo de Escuela, Departamento, Área, o superior jerárquico, y con la coadyuvancia de FUNDATEC, cualquier actividad de vinculación puede desempeñarse como ejecutora de fondos de capital semilla no reembolsables ya sea dentro del Sistema de Banca para Desarrollo (Ley 8634), o ante cualquier otro sistema, ente o institución, nacional o extranjero, para lo que deberá solicitar a FUNDATEC se registre o acredite como tal ante el sistema, institución o ente respectivo. En este caso, FUNDATEC contará con los mecanismos para velar por la licitud de los recursos.
Así adicionado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3244, Artículo 9, del 24 de noviembre de 2021.
Publicado en fecha 25 de noviembre del 2021 mediante la Gaceta Número 855-2021 de fecha 25 de noviembre del 2021.
Capítulo 7 REQUISITO DE REGISTRO DE LAS ACCIONES DE VINCULACIÓN EXTERNA
Artículo 11 Requisito de registro
Las unidades operativas que desarrollen acciones de vinculación externa con la coadyuvancia de la FUNDATEC, deberán registrar, previo a su ejecución, tales acciones ante la Vicerrectoría correspondiente y posteriormente ante la FUNDATEC. Los procedimientos respectivos de registro serán definidos por la Vicerrectoría correspondiente y la FUNDATEC.
Artículo 12 Vicerrectoría ante la cual se deben registrar las acciones de vinculación externa
Todos los programas formales de nivel universitario y los programas formales de naturaleza docente que conduzcan a la obtención de un título, que hayan sido previamente aprobados de conformidad con la normativa institucional establecida al efecto, así como todas la acciones de vinculación externa que involucren programas permanentes de capacitación para ser ejecutados por las unidades operativas del ITCR con la coadyuvancia de la FUNDATEC, deberán ser registrados ante la Vicerrectoría de Docencia.
Todos los programas y proyectos de investigación y extensión que hayan sido previamente aprobados por el Consejo de Investigación y Extensión, todas las acciones de vinculación externa que involucren venta de bienes, o prestación de servicios, asesorías, consultorías para ser ejecutadas por las unidades operativas del ITCR con la coadyuvancia de la FUNDATEC, deberán ser registrados ante la Vicerrectoría de Investigación y Extensión.
Cada una de estas Vicerrectorías deberá mantener un registro actualizado de las acciones de vinculación externa, concluidas y en ejecución, realizadas por todas las unidades operativas del ITCR, con la coadyuvancia de la FUNDATEC, dentro de su respectivo campo de acción.
Capítulo 8 PARTICIPACIÓN DE FUNCIONARIOS Y ESTUDIANTES
Artículo 13 Participación de funcionarios y estudiantes
El ITCR estimulará, por medio de sus unidades operativas, la participación del personal y de los estudiantes del ITCR en la ejecución de acciones de vinculación externa, siempre y cuando no afecten el desarrollo de las acciones institucionales, de conformidad con la normativa aprobada por el ITCR al respecto.
Las personas responsables de ejecutar cada actividad de vinculación externa serán seleccionadas preferiblemente entre el personal y el estudiantado del ITCR, cumpliendo con el requisito fundamental de idoneidad. En caso de no contar con personal disponible o especializado, se recurrirá a contrataciones externas teniendo prioridad la contratación de egresados y jubilados de la Institución.
Artículo 14 Responsabilidad del personal y estudiantes del ITCR en el cumplimiento de la normativa relacionada con acciones de vinculación externa
Todo funcionario y estudiante del ITCR tiene la responsabilidad de aplicar y hacer cumplir la normativa en que se basa la gestación, trámite, ejecución, evaluación, seguimiento y suspensión de acciones remuneradas de vinculación externa con la coadyuvancia de la FUNDATEC.
Artículo 15 Independencia de la remuneración en acciones de vinculación externa del presupuesto y del sistema de salarios del ITCR
La remuneración que perciba cada persona por participar en las acciones de vinculación externa no se considerará parte del salario ordinario que le otorgue el ITCR, ni podrá girarse con cargo al presupuesto de sistema de remuneración vigente en el ITCR, excepto lo indicado en los puntos i e ii (a) del artículo 16.
Artículo 16 Remuneración del personal que participa en acciones de vinculación externa
Para la remuneración de personal que participa en acciones de vinculación externa, se aplicarán las siguientes disposiciones generales:
a. La participación en acciones productivas de vinculación externa deberá ser remunerada con cargo al presupuesto que dicha actividad posee en la FUNDATEC.
Se exceptúa de lo dispuesto por este artículo, la inclusión de los siguientes costos en el presupuesto de las acciones de vinculación externa, los cuales serán cargados al presupuesto institucional o no tendrán ningún efecto sobre este:
i. la participación en proyectos de investigación extensión y vinculación en los que los participantes cuenten con carga académica debidamente aprobada conforme a la normativa vigente al efecto.
ii. La coordinación de programas formales de posgrado impartidos por el ITCR con la coadyuvancia de la FUNDATEC, en los cuales no exista un convenio entre instituciones.
a. Interpretar auténticamente la excepción sobre remuneración de personal que participa en acciones de vinculación externa, dispuesta en el inciso ii del artículo 16 del “Reglamento para la vinculación remunerada externa del Instituto Tecnológico de Costa Rica con la coadyuvancia de la FUNDATEC”, de la siguiente forma:
La excepción dispuesta en el inciso ii es para el Coordinador Específico del programa de posgrado, por serle remunerado el ejercicio de esa coordinación con fondos del presupuesto del Instituto Tecnológico de Costa Rica, y no para el Coordinador General.
Así interpretado por el Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3231, Artículo 9 del 25 de agosto del 2021. Publicado en fecha 26 de agosto del 2021 mediante la Gaceta Número 805-2021 de fecha 26 de agosto del 2021.
iii. Cuando la unidad operativa acepte que la participación de sus funcionarios sea ad honorem.
b. Para la remuneración del personal operativo, la unidad operativa se acogerá al escalafón y condiciones salariales establecidas por la Unidad Administrativa Financiera de la FUNDATEC, mediante el Departamento de Gestión del Talento Humano.
Inciso así reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3263, Artículo 14 del 11 de mayo del 2022.
Publicado en fecha 17 de mayo del 2022 mediante la Gaceta Número 917-2022 de fecha 16 de mayo del 2022.
c. Para la remuneración del personal técnico-profesional, corresponderá a la unidad operativa aprobarla conforme los procedimientos previamente establecidos para este fin.
Artículo 17 Factores por tomar en cuenta para establecer el monto de la retribución otorgada al personal
a. El monto de la retribución otorgada al personal técnico – profesional que participa en acciones de vinculación externa, tanto funcionarios del ITCR como externos, deberá ser proporcional a la complejidad y responsabilidades asignadas a este.
b. El monto de esta retribución debe calcularse tomando en cuenta los siguientes factores:
c. Importancia de la actividad para el desarrollo de la unidad operativa
d. Formación requerida para desarrollar la actividad.
e. Nivel de riesgo y especialización de la actividad.
f. Tiempo dedicado a la actividad.
g. Volumen de ingresos generados por el proyecto o actividad de vinculación externa.
Artículo 18 Remuneración por acciones de vinculación con la FUNDATEC
Para funcionarios que laboren en acciones de vinculación externa, la remuneración máxima anual a recibir será el equivalente a doce salarios de:
- Catedrático, categoría 3
- 30 años de servicio en el ITCR
- Título de doctorado
Artículo 18 Bis Remuneración de la persona que ejerza la Coordinación General
La remuneración de la persona que ejerza la Coordinación General es de un 1% de los ingresos de las acciones de vinculación desarrolladas con la coadyuvancia de la FUNDATEC, sin considerar aquellas que reciban fondos de entes externos que no permitan el cargo de costos administrativos o que se gestione la exoneración del FDU o del FDI. Tampoco se incluirán las actividades calificadas de bajos ingresos por el Consejo de la unidad operativa a que pertenece la actividad, que cuenten con el aval para tal clasificación del superior jerárquico de la persona que ejerce la Coordinación General.
Un monto superior de la retribución otorgada a quien ejerza la Coordinación General de las acciones de vinculación desarrolladas con la coadyuvancia de FUNDATEC, será aprobado por su superior jerárquico, a propuesta del Consejo al cual pertenece la unidad operativa responsable de la ejecución de tales actividades o a propuesta del Comité Técnico en caso de que no exista Consejo.
Para el establecimiento de la retribución adicional por coordinación general, el Consejo debe considerar los siguientes factores:
a. Nivel de riesgo y control de las acciones de vinculación.
b. Tiempo dedicado a la supervisión y control.
c. Volumen de ingresos generados por las acciones de vinculación.
El monto por ejercer la Coordinación General será revisado anualmente.
En todo caso, la retribución máxima anual que se podrá establecer y que podrá recibir una persona que desempeñe la Coordinación General será el equivalente a doce salarios de:
Catedrático, Paso 3
30 años de servicio en el ITCR
Título de doctorado
El superior jerárquico deberá velar porque la retribución otorgada a la coordinación general guarde relación con los factores descritos.
En aquellas actividades que reciban fondos de entes externos que no permitan el cargo de costos administrativos o que se gestione la exoneración del FDU o del FDI, así como en las actividades calificadas de bajos ingresos por el Consejo de la unidad operativa a que pertenece la actividad, y que no sean asumidas de manera voluntaria y documentada en forma ad honorem, el pago de ese porcentaje (1%) se realizará con cargo al Fondo de apoyo a la vinculación (FAV), salvo en el caso que la suma total recibida por quien ejerza la Coordinación General, con ocasión de esa función, supere los máximos establecidos.
Así reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3257, Artículo 8 del 23 de marzo del 2022.
Publicado en fecha 25 de marzo del 2022 mediante la Gaceta Número 889-2022 de fecha 24 de marzo del 2022.
Artículo 19 Reclutamiento y selección de personal
Para la contratación de personal, el establecimiento de criterios de selección y la selección final debe hacerse de manera uniforme y paritaria, para garantizar la objetividad, la imparcialidad, la transparencia y la igualdad de oportunidades.
A la Unidad Administrativa Financiera de la FUNDATEC le corresponden estas funciones para la contratación del personal operativo y de apoyo de esta unidad, así como a la unidad operativa la contratación del personal operativo de apoyo a los proyectos y el personal técnico – profesional externo para el desarrollo de sus acciones específicas.
La FUNDATEC brindará a las unidades operativas el apoyo administrativo requerido para el desarrollo de estas actividades.
Artículo 20 Jornada laboral máxima de funcionarios que participan en acciones de vinculación externa
En cumplimiento de lo dispuesto por la Segunda Convención Colectiva de Trabajo y sus Reformas, así como en el Artículo 41 del Convenio de Coordinación de la Educación Superior Universitaria Estatal en Costa Rica, el tiempo total dedicado por los funcionarios al cumplimiento de las responsabilidades o funciones para las que ha sido contratado por el ITCR, más el tiempo dedicado al desarrollo de acciones remuneradas, o en cualquier otra empresa privada o institución estatal, incluido el tiempo dedicado al desarrollo de acciones de vinculación externa, no podrá exceder el límite de 1,5 tiempos completos, equivalente a 66 horas reloj semanales.
Dado que el desarrollo de acciones de vinculación externa es de interés institucional, la participación del personal profesional en este tipo de acciones es compatible con el Régimen de dedicación exclusiva del ITCR.
Artículo 21 Beca estudiante asistente de FUNDATEC
Se establece la modalidad de Beca estudiante asistente de FUNDATEC para aquellos estudiantes regulares del ITCR que apoyen el desarrollo de las acciones de vinculación remunerada externa con la coadyuvancia de la FUNDATEC
Esta beca deberá estar presupuestada dentro de cada una de las acciones que la requieran. La FUNDATEC trasladará la nómina de beca al departamento Financiero-Contable del ITCR para su pago.
Artículo 22 Supervisión del cumplimiento de los aspectos concernientes a la contratación de personal
La supervisión del cumplimiento de los diferentes aspectos concernientes a las contrataciones de personal establecidas para atender el desarrollo de acciones remuneradas de vinculación externa, incluidos los arreglos de horario, corresponde al superior jerárquico.
Capítulo 9 USO DE LOS ACTIVOS INSTITUCIONALES
Artículo 23 Uso de infraestructura institucional
Los programas docentes conducentes a grados y pos-grados, los proyectos de investigación y de extensión aprobados por el Consejo de Investigación y Extensión del ITCR tendrán prioridad en el uso de la infraestructura institucional.
Las acciones de vinculación externa de las unidades operativas utilizarán, preferiblemente, los espacios físicos, la infraestructura, el equipo y el mobiliario del ITCR.
El ITCR se verá retribuido con el aporte que hace la FUNDATEC por medio del FDI y del FDU, como compensación por el uso de los activos institucionales utilizados para el desarrollo de acciones de vinculación externa. Lo relacionado al uso del equipo especializado será cobrado adicionalmente a lo anterior.
Le corresponde al Comité Técnico de la unidad operativa identificar los equipos especializados que se necesitan durante la ejecución de la actividad de vinculación.
El Departamento Financiero Contable será la dependencia competente para evaluar cada caso y emitir criterio técnico sobre la suma final a cobrar por el uso del equipo especializado.
Artículo 24 Uso de vehículos institucionales
El ITCR, mediante el Reglamento de Transportes del Tecnológico, permitirá que los funcionarios contratados por medio de planilla por la FUNDATEC para participar en acciones de vinculación externa, puedan utilizar los vehículos asignados a la actividad correspondiente.
Artículo 25 Publicación de información en los medios de comunicación colectiva
Las publicaciones en los medios de comunicación colectiva de acciones que realiza el ITCR con la coadyuvancia de la FUNDATEC deben regirse por el Manual de Identidad del Tecnológico de Costa Rica.
La unidad operativa solicitante de la publicación será responsable del contenido de la información divulgada y la FUNDATEC de la gestión administrativa
Capítulo 10 DEL PRESUPUESTO
Artículo 26 Sobre el presupuesto
El presupuesto de las acciones de vinculación externa deberá formularse de acuerdo con el formato establecido por la FUNDATEC para tal efecto y será controlado mediante informes de ejecución presupuestaria mensuales enviados al coordinador respectivo y al superior jerárquico de la unidad operativa.
Todo presupuesto debe incluir el porcentaje correspondiente al Fondo de Desarrollo Institucional (FDI), al Fondo de Desarrollo de la Unidad operativa (FDU) y a los costos administrativos, según se estipula en el artículo 32.
Artículo 27 Excepciones del presupuesto
Se exceptúa de lo dispuesto por el Artículo 32, la inclusión de los siguientes costos en el presupuesto de las acciones de vinculación externa, los cuales serán cargados al presupuesto institucional:
a. La participación en proyectos de investigación o extensión en los que los participantes cuenten con carga académica debidamente aprobada conforme a la normativa vigente al efecto.
b. La coordinación de programas formales de posgrado impartidos por el ITCR con la coadyuvancia de la FUNDATEC, en los cuales no exista un convenio entre instituciones.
c. La participación de funcionarios ad honorem aceptados por la unidad operativa.
d. La infraestructura y equipamiento del ITCR aportados para el desarrollo de los programas de posgrado.
Artículo 28 Requisito de disponibilidad de fondos para contratar personal
Es responsabilidad del coordinador general de la unidad operativa y del coordinador específico de la actividad de vinculación remunerada externa, controlar la correcta formulación, ejecución y control presupuestario de la actividad. Esto incluye las erogaciones por concepto de salarios, inversiones y gastos de operación en general.
Es responsabilidad de la Unidad Administrativa Financiera de la FUNDATEC, controlar constantemente la ejecución presupuestaria de cada una de las acciones de la vinculación remunerada externa del ITCR con la coadyuvancia de la FUNDATEC.
Capítulo 11 ASIGNACIÓN DE FONDOS
Artículo 29 Fondo de Desarrollo Institucional (FDI)
El ITCR constituye el Fondo de Desarrollo Institucional (FDI), que consiste en un porcentaje del ingreso total de las acciones remuneradas de vinculación externa ejecutadas por sus unidades operativas.
La totalidad de los recursos de este fondo pasan a formar parte de la reserva de investigación y será el Consejo de Investigación y Extensión quien hará la distribución de dichos recursos, según el plan estratégico y las propuestas de proyectos de cada año, procurando la sostenibilidad y creación de nuevos programas y áreas de investigación.
El FDI se trasladará al ITCR en los meses que la institución disponga.
Artículo 30 Fondo de Desarrollo de la Unidad Operativa (FDU)
El ITCR constituye el Fondo de Desarrollo de la Unidad Operativa (FDU), que consiste en un porcentaje del ingreso total de las actividades remuneradas de vinculación externa realizadas por cada unidad operativa según lo indicado en el Artículo 32 de este Reglamento.
Este fondo se utilizará prioritariamente para otorgar un capital de trabajo de inicio de periodo para los proyectos que así lo ameriten y en segunda instancia para apoyar el cumplimiento de los objetivos de la Unidad Operativa que lo genera, de acuerdo con su Plan Anual Operativo.
El mismo se ejecutará por medio de la FUNDATEC. Los excedentes que se generen al finalizar el año se manejarán según lo estipulado en el Artículo 33.
Los excedentes del FDU se trasladarán oportunamente al ITCR en el mes que el Rector disponga.
SO 2808, Art. 12 6/3/2013. Gaceta No. 349.
Artículo 31 Precio final del bien o servicio
El ITCR, mediante las unidades operativas, definirá el precio final del bien o servicio que se cobrará en todas las acciones remuneradas de vinculación externa.
Para definir este precio se deberá tomar en cuenta los costos, el valor de mercado y los criterios técnicos propios de la especialidad del bien o servicio y cuando corresponda, el fin social de la actividad.
Artículo 32 Porcentajes de los fondos y aplicaciones
La FUNDATEC deberá aplicar como retenciones los porcentajes asociados a los fondos FDI, FDU y Costo Administrativo, de acuerdo con el siguiente cuadro:
Característica de la transferencia | FDU | FDI | Fondo Solidario Posgrado FSPO | Costo administrativo |
Transferencias de fondos entre unidades operativas o entre proyectos de la misma unidad | No | No | No | No |
Recursos ingresados por los proyectos a la Fundatec | 5% | 8% | No | 6% |
Recursos ingresados por los programas de Posgrados a la Fundatec | 2% | 0 | 5% | 6% |
Transferencias del ITCR a la Fundatec | No | No | 6% |
Los recursos del Fondo solidario ingresados por los proyectos de posgrados a la
Fundatec serán administrados por la Dirección de Posgrados.
De acuerdo a la naturaleza de los proyectos, las instancias correspondientes tendrán la competencia para exonerar del pago de estas retenciones con base en los criterios de evaluación que cada una defina.
La responsabilidad de definir la exoneración de los porcentajes será de las unidades operativas en el caso del FDU, del Consejo de Investigación y Extensión en el caso del FDI y de la Junta Directiva de FUNDATEC en el caso del costo administrativo.
Anualmente, a más tardar el 30 de octubre, el Consejo Institucional deberá de revisar el porcentaje del costo administrativo de la FUNDATEC, para determinar si el porcentaje otorgado cubre razonablemente los costos de la unidad administrativa.
En este análisis el Consejo Institucional deberá evaluar:
1. La eficiencia de las operaciones de la Unidad Administrativa y Financiera
2. Las responsabilidades asignadas en este reglamento por el ITCR a la FUNDATEC.
Aprobado en Sesión Ordinaria No. 3099, Artículo 10, del 28 de noviembre de 2018. Publicado en Gaceta No. 538, del 29 de noviembre de 2018.
Artículo 33 Liquidación de excedentes
La FUNDATEC entregará al Director de la Escuela, o Departamento, o al Coordinador de área al que pertenece la unidad operativa, un corte de caja al final de cada período natural (diciembre) y una liquidación de caja al finalizar el proyecto.
La unidad operativa responsable de la ejecución de la actividad de vinculación externa aprobará el corte de caja anual y lo comunicará a la FUNDATEC teniendo en cuenta las siguientes previsiones:
a. La duración de dicha actividad.
b. Los requerimientos de capital de trabajo para mantener la continuidad de la actividad.
c. Los requerimientos de capital semilla para inversión en nuevas acciones de vinculación externa.
d. El fortalecimiento de la infraestructura, mobiliario y equipo necesarios para la unidad operativa, de acuerdo con los planes institucionales”
Los proyectos de investigación y extensión no se incluirán dentro de los cierres regulares, pues para ellos se deberá respetar los convenios y cronogramas de actividades previamente establecidos.”
SO 2808, Art. 12 6/3/2013. Gaceta No. 349
Capítulo 12 FONDO DE APOYO A LA VINCULACIÓN (FAV)
Artículo 34 Origen de los Recursos Depositados en el FAV
FUNDATEC mantiene en custodia y administración el "Fondo de apoyo a la vinculación (FAV)", que se conforma con los recursos producidos por todos los intereses generados por los fondos propios de las acciones de vinculación que administra FUNDATEC y que son propiedad del Instituto. Anualmente, a más tardar el 31 de enero, la Rectoría deberá de revisar el porcentaje del FAV, que la Fundatec deberá trasladar al ITCR, para determinar si el monto del fondo con el que se inicia el año cubre razonablemente las necesidades para las cuales se creó. En este análisis la Rectoría deberá evaluar:
a. El comportamiento de las tasas de interés en el país, que es la principal fuente de ingresos al FAV.
b. El crecimiento en las actividades de investigación y extensión que solicitan no cobrar el porcentaje de administración de la FUNDATEC, gastos legales e imprevistos que se atienden con el FAV.
c. Cualquier otro aspecto que se considere pertinente para que las acciones que realiza la Institución con la coadyuvancia de la FUNDATEC cuenten con un fondo razonable que les permita atender lo que actualmente cubre el FAV pero que además se haga un traslado oportuno y ágil de recursos al ITCR.”
SO No. 2803, Art. 12, de 13/2/2013. Gac No. 347
Artículo 35 Compromisos que podrán atenderse con el FAV
Conforme a lo dispuesto por la cláusula Décimo Sexta del "Convenio Marco de Cooperación entre el Instituto Tecnológico de Costa Rica y la Fundación Tecnológica de Costa Rica" y sus modificaciones, la FUNDATEC podrá atender con los recursos depositados en el "Fondo de apoyo a la Vinculación (FAV)" los compromisos indicados a continuación, bajo las condiciones estipuladas para cada caso específico:
a. Porcentajes correspondientes a la FUNDATEC por los servicios de administración de acciones de vinculación que, no puedan ser cubiertos con el respectivo presupuesto por exigencias de los donantes o por disposiciones del INSTITUTO.
b. Obligaciones a cargo de FUNDATEC, provenientes de las acciones de vinculación que no puedan ser cubiertas con los respectivos presupuestos, siempre y cuando la responsabilidad no sea atribuible a la administración dada por FUNDATEC.
c. La prestación de los servicios legales que se requieran para el ágil y adecuado desarrollo de tales acciones.
d. Cualquier otro imprevisto autorizado pro el Consejo Institucional.
Artículo 36 Condiciones generales
Los recursos depositados en el FAV serán concedidos a las unidades operativas que así lo soliciten, en calidad de recursos no reembolsables, mediante resolución razonada de la junta Administrativa de FUNDATEC, previo análisis y recomendación documentados de la Dirección Ejecutiva, exclusivamente para cubrir:
a. El porcentaje de administración correspondiente a FUNDATEC, de acciones de vinculación cuyo presupuesto sea provisto por donantes que expresamente requieran la inexistencia de dichos costos.
b. El porcentaje de administración correspondiente a FUNDATEC, de actividades de vinculación de interés estratégico para el ITCR, así declaradas y eximidas expresamente de dicho pago, por la Rectoría.
c. El porcentaje de FDI correspondiente a acciones de vinculación exentas de su pago, por resolución expresa del Consejo de Investigación y Extensión.
d. Obligaciones pendientes a nombre de FUNDATEC, producto de una acción de vinculación, que no puedan ser cubiertas por el respectivo presupuesto, por motivos ajenos a la responsabilidad de administración correspondiente a FUNDATEC.
e. La prestación de los servicios legales que se requieran para el ágil y adecuado desarrollo de las acciones de vinculación, que no hayan sido previstos por los respectivos presupuestos.
Artículo 37 Condiciones para cubrir las obligaciones a cargo de FUNDATEC
Cuando se generan obligaciones que no pueden ser cubiertas por el presupuesto de la acción de vinculación, la Junta Administrativa analizará la solicitud de unidad operativa.
La Junta Administrativa aprobará, siempre que existan los recursos en el FAV, el pago de las obligaciones cuando la unidad operativa demuestre que se trata de un imprevisto cuyo origen no corresponde a la operación normal de la acción de vinculación, sino de un caso aislado fuera de su control y no atribuible a la administración dada por la FUNDATEC y que no es posible enfrentar con los recursos con que cuenta la acción de vinculación.
Dentro de los rubros a cubrir se consideran:
a. El 100% del costo de los casilleros que se deben mantener disponibles para compras internacionales de todas las acciones de vinculación.
b. El pago de las comisiones por transferencias electrónicas nacionales.
c. El gasto por diferencial cambiario de las cuentas corrientes y de las inversiones de las acciones de vinculación.
d. Fotocopias, empastes y otros de confección de informes para acciones de vinculación exonerados.
e. Cuotas de inscripción a organizaciones gremiales y similares donde FUNDATEC debe inscribirse para cumplir requisitos para participación en concursos, licitaciones y otras.
f. Pólizas de seguro necesarias para brindar seguridad a los recursos que se deben tener disponibles para la atención de las acciones de vinculación.
g. Pólizas de responsabilidad civil necesarias para cubrir la ejecución de actividades de vinculación externa realizadas con la coadyuvancia de la FUNDATEC
Artículo 38 Trámite
Corresponderá al Coordinador General de cada unidad operativa, presentar la solicitud correspondiente ante la Dirección Ejecutiva de FUNDATEC, mediante el “Formulario de solicitud de uso de recursos del Fondo de apoyo a la Vinculación” el pago correspondiente de porcentajes de administración, a la que deberá adjuntar todos los documentos y justificaciones necesarios.
Artículo 39 Control
La Dirección Ejecutiva de FUNDATEC deberá presentar mensualmente a la Junta Administrativa, para su aprobación, un detalle sobre las acciones de vinculación exoneradas del pago del porcentaje de administración o FDI y los montos tomados del Fondo de Apoyo a la Vinculación para cubrirlos.
Una vez aprobado, este informe deberá ser remitido al Rector del ITCR.
El Rector presentará semestralmente un informe al Consejo Institucional sobre el tema.
Artículo 40 Condiciones para el pago de imprevistos aprobados por el Consejo Institucional
Toda situación de gestión de la vinculación con participación de la Fundatec que sea considerada como imprevista y que requiera de la autorización del Consejo Institucional para el uso de recursos del FAV, podrá ser solicitada por las unidades operativas, las Vicerrectorias, la Rectoría, el propio Consejo Institucional o la Junta Administrativa y la Dirección Ejecutiva de Fundatec.
Toda solicitud y la correspondiente justificación, será remitida al Presidente del Consejo Institucional, quien elevará la propuesta al Consejo Institucional para el respectivo análisis y autorización.
La justificación que debe explicar la imprevisibilidad del compromiso a cubrir y la imposibilidad de cubrirlo con fondos de la acción de vinculación.
Artículo 41 Aprobación del Consejo Institucional
El Consejo Institucional podrá aprobar el uso de recursos del FAV para cubrir la asignación presupuestaria requerida para el inicio de proyectos de vinculación, que tengan un plan de implementación que establezca claramente la sostenibilidad financiera en un plazo prudencial.
Para conceder tal autorización, el Consejo Institucional deberá tomar en cuenta el cumplimiento de las políticas institucionales de vinculación externa y el plan anual operativo.
Artículo 42 Costos Administrativos asociados al manejo del FAV
El Fondo de Apoyo a la Vinculación pagará los porcentajes de administración correspondiente a FUNDATEC y del FDI según está establecido en este Reglamento.
Artículo 43 Responsabilidades de la Junta Administrativa de FUNDATEC
En lo que respecta a la administración financiera de los recursos depositados en el “Fondo de apoyo a la vinculación (FAV)”, la Junta Administrativa de FUNDATEC tendrá las siguientes responsabilidades:
a. Velar por la adecuada aplicación de las disposiciones establecidas en este capítulo.
b. Informar mensualmente al Rector del Instituto sobre el estado financiero de este fondo.
c. Proceder con la mayor diligencia, a capitalizar los intereses y el diferencial cambiario que se produzcan, en la forma y moneda que estime conveniente.
Capítulo incorporado por acuerdo del Consejo Institucional en Sesión Ordinaria No. 2719, Artículo 7, del 23 de junio del 2011. (Gaceta No. 323)
Capítulo 13 DEL CONTROL DE CALIDAD
Artículo 44 Acciones de la unidad operativa orientadas a garantizar la calidad de las acciones de vinculación externa.
Las unidades operativas deberán establecer los mecanismos que permitan asegurar la calidad del servicio y la respuesta oportuna y eficiente en la ejecución de acciones de vinculación externa.
Artículo 45 Evaluación de las acciones de vinculación externa
Las acciones permanentes de vinculación externa deberán ser evaluadas periódicamente, al menos, una vez al año, por la unidad operativa que las ejecute y según la naturaleza de dichas acciones. Las acciones puntuales de carácter especial deberán ser evaluadas por la unidad operativa que las ejecute una sola vez al finalizar la actividad.
La unidad operativa deberá incluir en su informe de labores un resumen de los resultados del proceso de evaluación para cada actividad de vinculación externa.
Capítulo 14 DE LOS TÍTULOS Y LOS CERTIFICADOS
Artículo 46 Sistema de calificaciones y títulos otorgados
La FUNDATEC administrará de manera centralizada las calificaciones finales obtenidas por los estudiantes de los programas impartidos con la coadyuvancia de la FUNDATEC, a excepción, de los posgrados, su avance con respecto al plan de estudio y los títulos otorgados. Para ello, la FUNDATEC establecerá los procedimientos a seguir para la utilización del sistema centralizado.
Artículo 47 Certificados de participación o aprovechamiento
Los certificados de participación, asistencia o aprovechamiento en actividades académicas de vinculación remunerada, deben ser diferentes en cuanto a formato, contenido y apariencia de los títulos de grado que otorga el ITCR. Estos certificados serán emitidos a nombre del ITCR y de otras entidades que participen cuando corresponda; por el ITCR serán rubricados por el Director de la unidad operativa.
Los títulos de los programas formales de capacitación con nivel técnico ofrecidos por el ITCR con la coadyuvancia de la FUNDATEC, deberán responder a un “Modelo de clasificación y nomenclatura de títulos”. Este modelo es establecido y evaluado por la Vicerrectoría de Docencia.
Los títulos de programas de posgrados de nivel universitario ofrecidos con la coadyuvancia de FUNDATEC serán emitidos únicamente por el ITCR y usando el formato oficial.
Capítulo 15 SOBRE LOS DERECHOS INTELECTUALES DERIVADOS DE LAS ACCIONES DE VINCULACIÓN
Artículo 48 Derechos intelectuales derivados de las acciones de vinculación
Respecto a la titularidad y gestión de las invenciones y de los derechos de autor que pudieran surgir como producto de las acciones de vinculación externa del ITCR con la coadyuvancia de la FUNDATEC, los funcionarios del ITCR y demás personal contratado para tal fin, deberán ajustarse a lo dispuesto en la legislación nacional vigente y en la normativa específica que para tales efectos se ha desarrollado y aprobado en el ITCR.
Artículo 49 Gestión de la propiedad intelectual del ITCR
La gestión de la propiedad intelectual del ITCR se podrá realizar con la coadyuvancia de la FUNDATEC, como régimen diferenciado y distinto del presente reglamento, bajo la supervisión de la Vicerrectoría de Investigación y Extensión, por medio del Centro de Vinculación Universidad-Empresa, en acatamiento de la normativa específica aprobada por la Institución, así como de la legislación nacional e internacional vigente en la materia.
Capítulo 16 ELEMENTOS DE CONTROL
Artículo 50 Orden jerárquico
Para todos los efectos, en la ejecución de las acciones remuneradas de vinculación externa, se respetará el orden jerárquico establecido en el ITCR.
Los superiores jerárquicos de las unidades operativas y los coordinadores de los proyectos serán los responsables de velar por la aplicación de este reglamento.
A solicitud de la Junta Administrativa de la FUNDATEC, los superiores jerárquicos de acuerdo con la normativa del ITCR, podrán intervenir las acciones de las unidades operativas y tomar las decisiones correctivas.
Artículo 51 Sobre los elementos de control
La Junta Administrativa de la FUNDATEC deberá aprobar los mecanismos de control interno que garanticen su adecuado funcionamiento. Para ello la FUNDATEC tendrá:
a. Manuales de procedimientos actualizados.
b. Una auditoría interna permanente.
c. Auditorías especiales solicitadas por la Asamblea Institucional Representativa, el Consejo Institucional o la Rectoría.
d. Auditorías especiales solicitadas o efectuadas por la Contraloría General de la República.
e. Una auditoría externa, al menos, una vez al año.
f. Cualquier otra estructura de control que considere pertinente la Junta Administrativa de la FUNDATEC.
Capítulo 17 SUSPENSIÓN Y CIERRE DE ACCIONES DE VINCULACIÓN EXTERNA
Artículo 52 Suspensión de acciones de vinculación externa
El Consejo o el superior jerárquico en caso de que no haya consejo, podrán suspender total o parcialmente la continuidad de las acciones de vinculación externa, cuando los resultados no cumplan con los objetivos y políticas institucionales, ni con las expectativas y metas de la unidad operativa. La unidad operativa deberá considerar las previsiones financieras y legales correspondientes.
Artículo 53 Cierre operativo y financiero de las acciones de vinculación externa suspendidas
En un período máximo de tres meses, posterior a la conclusión de una actividad de vinculación externa, la unidad operativa responsable de su ejecución deberá realizar el cierre operativo y financiero del proyecto. En situaciones calificadas, la Junta Administrativa de la FUNDATEC podrá extender el periodo hasta por tres meses más.
Artículos Transitorios
Transitorio 1 Lineamientos para la Vinculación del Instituto Tecnológico de Costa Rica
En un plazo no mayor a 8 meses, a partir de la entrada en vigencia de este Reglamento, el Consejo Institucional aprobará los Lineamientos para la Vinculación del Instituto Tecnológico de Costa Rica, los cuales deberán incluir los lineamientos relacionados con la vinculación remunerada externa con la coadyuvancia de la FUNDATEC.
Transitorio 2 Representantes ante la Junta Administrativa de FUNDATEC
Los actuales representantes del ITCR ante la Junta Administrativa de la FUNDATEC permanecerán en sus puestos hasta la fecha de vencimiento de su nombramiento.
Transitorio 3 Funciones del Consejo de Escuela o Departamento o del Consejo de Área
En un plazo no mayor a 6 meses, a partir de la entrada en vigencia de este Reglamento, los Consejos de Escuela, o Departamento, o los Consejos de Área deberán:
1. Definir la estructura del Comité Técnico (cantidad de miembros y definición de funcionarios) y sus funciones.
2. Elaborar y aprobar reglamento interno de funcionamiento que regule todo lo concerniente a las acciones de vinculación externa con la coadyuvancia de la FUNDATEC que realice la Escuela, departamento o área respectivos.
Transitorio 4 Registro de acciones
En un plazo no mayor a 2 meses, a partir de la entrada en vigencia de este Reglamento, la Vicerrectoría de Docencia y la Vicerrectoría de Investigación y Extensión, revisarán y definirán los procedimientos para el registro de acciones de vinculación externa con la coadyuvancia de la FUNDATEC.
Una vez establecidos los procedimientos, en un plazo no mayor a 4 meses, cada unidad operativa deberá formalizar ante la vicerrectoría correspondiente y ante la FUNDATEC, el registro de sus acciones vigentes de vinculación externa que aún no cumplan este requisito.
Transitorio 5 Uso de activos especializados
En un plazo no mayor a 2 meses, a partir de la entrada en vigencia de este Reglamento, los Comités Técnicos deberán definir cuáles son los equipos especializados de su unidad operativa que se utilizan para acciones remuneradas de vinculación externa y lo comunicará al Departamento Financiero Contable del ITCR.
En un plazo no mayor de 4 meses, a partir del momento en que reciba la información de los comités técnicos, el Departamento Financiero Contable del ITCR evaluará cada caso y dictaminará el costo final del cobro con la asesoría del Comité Técnico respectivo.
Transitorio 6 Uso de infraestructura institucional
En un plazo no mayor a 6 meses, a partir de la entrada en vigencia de este Reglamento, el Consejo Institucional derogará el acuerdo sobre: Mecanismo de cobro de alquiler de instalaciones para el desarrollo de acciones de vinculación externa (24 de abril del 2008).
Transitorio 7 Uso de vehículos institucionales
En un plazo no mayor a 4 meses, a partir de la entrada en vigencia de este Reglamento, la Vicerrectoría de Administración realizará las acciones que correspondan para modificar el Reglamento de Transportes del Tecnológico, con el fin de que los funcionarios de la FUNDATEC contratados por medio de planilla, puedan utilizar los vehículos asignados a la actividad correspondiente. Deberán contemplarse las pólizas de responsabilidades civiles.
Transitorio 8 Remuneración del personal técnico - profesional
En un plazo no mayor a 6 meses, a partir de la entrada en vigencia de este Reglamento, los Comités Técnicos deberán establecer los procedimientos para la determinación de la remuneración del personal técnico-profesional por contratar para participar de acciones de vinculación externa remuneradas.
Transitorio 9 Beca estudiante asistente de FUNDATEC
La Vicerrectoría de Vida Estudiantil y la Junta Directiva de la FUNDATEC establecerán las características de esta modalidad de beca en un periodo de 3 meses, a partir de la aprobación de este Reglamento.
Transitorio 10 Sistema centralizado de calificaciones y títulos otorgados
En un plazo no mayor a 12 meses, a partir de la entrada en vigencia de este reglamento, la FUNDATEC contará con un sistema centralizado de las calificaciones finales obtenidas y de los títulos otorgados a los estudiantes de los programas impartidos con la coadyuvancia de la FUNDATEC a excepción de los posgrados.
A partir del momento de la puesta en marcha de dicho sistema, las unidades operativas, tendrán un máximo de 12 meses, para trasladar la información con que cuentan actualmente al sistema centralizado. Luego de expirado el tiempo anterior, las unidades operativas que no hayan trasladado los datos, serán las responsables de administrar, asegurar y brindar la información que han generado con anterioridad a la puesta en marcha del sistema centralizado.
Transitorio 11 Aplicación del porcentaje del nuevo costo administrativo de la FUNDATEC
Todos los presupuestos de los diferentes proyectos de vinculación en coadyuvancia con la FUNDATEC, deberán de ajustar el porcentaje del costo administrativo del 5% al 7% según se detalla:
1. Para las acciones nuevas, un mes natural después de la entrada en vigencia de este Reglamento.
2. Para las acciones permanentes a enero del 2011.
3. Para las acciones en las que medie un contrato o convenio con anterioridad a la entrada en vigencia de este Reglamento, se mantendrá el porcentaje anterior hasta su finalización o renovación del contrato o convenio.
Transitorio 12 Revisión del porcentaje del costo administrativo de la FUNDATEC
En un plazo no mayor a 6 meses, a partir de la entrada en vigencia de este Reglamento, el Consejo Institucional con el apoyo de la Junta Administrativa de la FUNDATEC, establecerá los indicadores que le permitirán evaluar la eficiencia de las operaciones de la Unidad Administrativa y Financiera de la FUNDATEC.
Con base en los indicadores, a partir de enero del 2012, el Consejo institucional podrá establecer variaciones en el porcentaje del costo administrativo de la FUNDATEC.
Transitorio 13 Normalización de recursos FAP y FAV
En un plazo no mayor de 9 meses, a partir de la aprobación de este Reglamento, el Consejo Institucional incorporará los artículos necesarios para normar la utilización de los recursos del Fondo de apoyo a Proyectos (FAP) y del Fondo de apoyo a la Vinculación (FAV).
Transitorio 14 Revisión de reglamento
Este Reglamento deberá ser revisado y actualizado por el Consejo Institucional, al menos, a los tres (3) años de su aprobación con el fin de determinar su vigencia y permanencia.
Aprobado por la Asamblea Institucional Representativa en la Sesión Ordinaria No. 77-2010 del 29 de setiembre del 2010. Gaceta 308
