Software Archibus: un impacto positivo para la gestión de las instalaciones del TEC

  • Es una herramienta informática que ayuda a obtener el perfil de los activos desde el punto de vista operativo y financiero
27 de Octubre 2020 Por: Noemy Chinchilla Bravo
Imagen de una persona con un celular en la mano mostrando la herramienta Archibus.

Esta herramienta posee módulos y aplicaciones que pueden apoyar diferentes procesos institucionales, como planificación y gestión de espacios, gestión de activos, entre otros.  Foto: Steven Moya Barrientos /TEC.

Contar con un ordenamiento de la información sobre las instalaciones y generar datos sobre la gestión y los activos institucionales, son parte de los beneficios que ha obtenido el Tecnológico de Costa Rica (TEC), con la implementación del software Archibus.

Archibus es una herramienta informática que ayuda a obtener el perfil de los activos desde el punto de vista operativo y financiero. También permite la visualización, planificación, análisis y creación de informes y así obtener el mejor conocimiento y control sobre los costos. Además, ayuda a mantener un inventario preciso de los activos muebles y equipos.

Pero, ¿cómo llegó esta herramienta al TEC?  Desde el 2012, el ingeniero Luis Gómez Gutiérrez, docente de la Escuela de Ingeniería Electromecánica, tuvo la iniciativa de investigar sobre este software, con el objetivo de que el TEC tuviera un mayor control de la información sobre sus instalaciones.

Luis Gómez Gutiérrezy Jeferson Ilama Coto recibieron una capacitación en el 2018 sobre el uso de Archibus. Foto: Steven Moya Barrientos /TEC.

Gómez se puso en contacto con el representante de Archibus en Costa Rica y para el 2014, el TEC recibió por parte de ellos, en compañía de la empresa Mecsoft, una licencia para el uso de esta solución tecnológica.

La licencia tuvo un costo que rondó los trescientos mil dólares y se enfocó en el programa Archibus in Education.

Según el ingeniero Gómez, al ser una herramienta de clase mundial, es muy utilizado por empresas y organizaciones de reconocimiento mundial . "Esta tecnología ha permitido un sistema de gestión de mayor eficiencia para la administración de la infraestructura del Campus, para convertirlo cada vez más en un campus inteligente”.

Posterior a ello, el ingeniero recibió una capacitación sobre este tema en la casa matriz de Archibus, en Boston, y ahí conoció que este software lo que hace es integrar todas las operaciones en una sola herramienta.

A raíz de lo anterior, se propuso la implementación de un plan piloto de gestión de instalaciones de cuatro edificios seleccionados.

 ¿Cómo funciona  Archibus? 

Es una plataforma cliente- servidor orientada a internet, con lo cual los usuarios solo necesitarán un navegador web y una conexión a internet, para ingresar al sistema y realizar las solicitudes de los servicios de mantenimiento.

Funciona de manera colaborativa mediante un esquema basado en roles, en el cual cada uno cuenta con permisos  solo para las funciones específicas de las dependencias a su cargo. Se ubica en la dirección electrónica https://teccr.asc-hs.com/archibus/login.axvw y puede ser accesada incluso desde fuera del TEC.

Esta tecnología posee módulos y aplicaciones que pueden apoyar diferentes procesos institucionales, como planificación y gestión de espacios, activos y cartera de inmuebles; no obstante, se ha iniciado con los de mantenimiento, gestión de espacios y control de activos por ser de mayor importancia en este momento, para la Vicerrectoría de Administración del TEC.

Con respecto a las solicitudes de mantenimiento, cada usuario puede seleccionar el edificio que tiene asignado, especificar el tipo de servicio que necesita y señalar la ubicación, ya que esta plataforma cuenta con los planos constructivos actualizados de los edificios de esta Casa de Enseñanza Superior.

El sistema no es solamente para gestión de mantenimiento sino también para gestión de la infraestructura. Foto: Ruth Garita Flores/TEC.

Posteriormente, en el Departamento de Administración de Mantenimiento (DAM) se hará una revisión de la solicitud y se procederá a planear su ejecución con el personal y los recursos requeridos, todo esto en forma automatizada. Al solicitante le llegará vía correo electrónico una confirmación de su solicitud y podrá dar seguimiento e incluso evaluar la calidad del servicio recibido mediante una encuesta de satisfacción.

“Lo que pretendemos es llevar un mejor control de todo el costo de mantenimiento a la Administración y además darle información a través de datos y de indicadores para que haga un análisis y tome decisiones”. Ingeniero Luis Gómez, coordinador de Archibus.

El ingeniero Gómez acota que este sistema no es solamente para gestión de mantenimiento sino también para gestión de la infraestructura, por cuanto se cuenta con el apoyo de la Oficina de Ingeniería, que ha ido alimentando el software con planos constructivos actualizados de la Institución, para que queden registrados y, con ello, tener un mejor control de los activos.

Por su parte, el equipo de trabajo responsable de la implementación está conformado por los ingenieros: Luis Gómez, coordinador; Gonzalo Varela, de la Vicerrectoría de Administración; Luis Gerardo Mata, director de la Oficina de Ingeniería; y Manuel Centeno, director del DAM. Además, se cuenta con el apoyo de la empresa Interservicios quien  está asesorando en la implementación.

El coordinar de Archibus detalló que a corto plazo se planea desarrollar una estrategia institucional para la implementación de la disciplina  conocida internacionalmente como Facility Management, basándose en el trabajo final de graduación realizado en el I semestre de 2020, a cargo de la estudiante de la Escuela de Ingeniería Electromecánica, Marilyn Solano Quesada.  

Finalmente, Gómez Gutiérrez expresa que “todos estos esfuerzos se verán reflejados en la generación de información en forma de datos actualizados y confiables para la toma de decisiones por parte de las autoridades, que busca la excelencia operacional, en el manejo de los recursos institucionales, en una época en que las limitaciones presupuestarias exigen y plantean nuevos retos, para mantener vigente la misión y principios institucionales a través una óptima gestión en tiempos de escasez”.

Archibus, Vicerrectoría de Administración, Infraestructura, Departamento de Administración de Mantenimiento