I. Lineamientos generales para las auditorias externas
A. Sobre la confección del cartel
- La Auditoría Interna brindará la asesoría en materia de su competencia correspondiente, de conformidad con el Artículo 34 de la Ley General de Control Interno.
- La contratación de las auditorías no será concedida de forma consecutiva a la misma empresa.
- La periodicidad se debe definir y se debe consignar en el cartel para no limitar la igualdad de oportunidades.
Aprobado en S.O. 3056, Artículo 17, del 14 de febrero de 2018. Gaceta 500, del 16 de febrero de 2018
B. Sobre la recomendación razonada
La recomendación debe ser emitida por la Vicerrectoría de Administración.
C. Sobre la ejecución de la auditoría financiera externa
La guía de auditoría con el alcance y el plan de trabajo que se piensa seguir en el desarrollo del mismo, se deberá coordinar con el Auditor Interno, a efecto de evitar duplicidad de funciones y lograr eficiencia en el uso de los recursos.
D. Sobre la comunicación de los resultados
- El Despacho de Contadores Públicos, realizará la presentación al Consejo Institucional sobre los hallazgos localizados en la información, con el fin de que los mismos sean subsanados, una vez realizada la Auditoría. La Rectoría, debe informar al Consejo Institucional sobre las medidas adoptadas para corregir los hallazgos encontrados en un lapso no mayor a dos meses.
- La Ley General de Control Interno en su Artículo 22 señala que la Auditoría Interna deberá elaborar un informe anual del estado de las recomendaciones de los despachos de contadores públicos, cuando sean de su conocimiento, de ahí que la participación de la Auditoría Interna en la comunicación de los resultados, es indispensable.
II. Lineamientos específicos para las auditorias externas
A. Auditoría externa financiera.
1. Sobre las instancias que deberán participar en la contratación y adjudicación
Corresponde a la Vicerrectoría de Administración iniciar los trámites de la Auditoría Externa Financiera, la cual se realizará cada año, debiendo contratarse durante el primer trimestre del año inmediato anterior, con el fin de que los resultados se expongan oportunamente en el segundo semestre de ese mismo año.
2. Sobre el presupuesto
Establecer que en el Presupuesto Ordinario de cada año, se incluya la partida correspondiente para la realización de la Auditoría Financiera Externa.
3. Sobre la confección del cartel
3.1. El Departamento de Aprovisionamiento deberá coordinar con la Comisión de Planificación y Administración los requerimientos del cartel, de acuerdo con las necesidades institucionales del momento. Además, podrá tomar como base el cartel de la Contratación Directa aprobado el año anterior.
3.2. En el cartel que se confeccione para la contratación de la auditoría externa, se debe incluir la obligatoriedad de los oferentes de presentar el análisis sobre los estados financieros, con base en las Normas Internacionales de Contadores adoptadas por el Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica.
4. Sobre la adjudicación de la contratación
El Consejo Institucional se reservará el derecho de adjudicar la Licitación que se tramite para la contratación de los servicios de auditoría externa, con base en la recomendación hecha por la Administración.
B. Auditoría externa operativa
1. Sobre las instancias que deberán participar en la contratación y adjudicación
La Auditoría Externa Operativa se realizará cada tres años y se iniciarán los trámites por medio de la Vicerrectoría de Administración, para contratarla en el primer trimestre del tercer año, con el fin de que los resultados se expongan oportunamente en el segundo semestre del mismo año.
2. Sobre el presupuesto
La Administración incluirá la partida correspondiente en el Presupuesto Ordinario del año anterior, en que corresponda realizar la Auditoría Externa Operativa.
3. Sobre la confección del cartel
3.1. El Departamento de Aprovisionamiento deberá coordinar con la Comisión de Planificación y Administración, los requerimientos del cartel de acuerdo con las necesidades institucionales del momento, las cuales serán definidas considerando las observaciones hechas por el Consejo Institucional, la Auditoría Interna, la Rectoría, las Vicerrectorías y el Director de la Sede Regional San Carlos.
3.2. Aplicar la norma 6.8 “Asesoría externa” para el seguimiento del control interno establecida en el Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a su fiscalización, la cual dice:
“Cuando la Administración estime oportuno contratar asesores externos cuyo servicio o producto final conlleve la emisión de recomendaciones orientadas a fortalecer el control interno, deberá coordinar con la unidad de auditoría interna a fin de obtener criterios que coadyuven para el éxito de la contratación y sus resultados, se eviten duplicidades, ineficiencias u otros posibles inconvenientes en el uso de los recursos destinados a la fiscalización.”
4. Sobre la adjudicación de la contratación
El Consejo Institucional se reservará el derecho de adjudicar la Licitación que se tramite para la contratación de los servicios de auditoría externa operativa, con base en la recomendación hecha por la Administración.
Aprobados en Sesión Ordinaria No. 2469, Artículo 16, del 15 de junio de 2006