Categoría:
Administrativos
Manuales y Procedimientos
Disposiciones sobre la definición de los niveles de autoridad y responsabilidad en el proceso de normalización contable con base en las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP) en el Instituto Tecnológico de Costa Rica (ITCR)
1. OBJETIVO
Establecer las responsabilidades y los niveles de autoridad esenciales que le son atribuidas a cada uno de los integrantes de la estructura organizativa del ITCR; que permitan una comunicación fluida y eficaz en el logro efectivo de la normalización contable con base a las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP) que se ha trazado en la institución.
2. ÁMBITO DE APLICACIÓN
Estas disposiciones son de aplicación para toda la estructura de la Institución, en donde se establezca la oportunidad de aplicación de una norma contable que permita fortalecer la confiabilidad y la transparencia de la información financiera para la toma de decisiones, así como la rendición de cuentas.
3. NORMATIVA APLICABLE
- Estatuto Orgánico del Instituto Tecnológico de Costa Rica.
- Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos N°8131 y su Reglamento
- Ley de Control Interno, N°8292
- Normas de Control Interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE)
- Adopción de las Políticas Generales emitidas por la Contabilidad Nacional del Gobierno de Costa Rica sobre las NICSP como marco del Plan General y Específico de Contabilidad para el ITCR, acuerdo del Consejo Institucional en Sesión Ordinaria N.° 3101, Artículo 11, del 12 de diciembre de 2018.
- Disposiciones para la realización de ajustes contables a los Estados Financieros del ITCR, acuerdo del Consejo Institucional en Sesión Ordinaria N°3070, Artículo 11 del 17 de mayo del 2018.
- DCN-1527-2020 Funciones de la Comisión Institucional de Adopción e Implementación de NICSP
- Otras leyes y normativas internas y externas vinculantes en esta materia.
4. DE LA COMISIÓN NICSP
Con la finalidad de fortalecer el proceso de normalización contable se crea la Comisión NICSP, suscrita a la Vicerrectoría de Administración, de carácter ejecutivo y toma de decisiones.
Está conformada por:
- Persona vicerrectora de Administración quien preside la Comisión NICSP
- Persona directora de Departamento Financiero Contable, quien preside la Comisión NICSP en caso de ausencia de la persona Vicerrectora de Administración.
- Equipo técnico en NICSP a cargo de la Vicerrectoría de Administración
- Persona coordinadora de la Unidad de Contabilidad
- Persona coordinadora de la Unidad de Tesorería
- Persona coordinadora de la Unidad de Análisis Financiero y Presupuesto
- Persona directora del Departamento Administrativo del Campus Tecnológico Local San Carlos.
La comisión debe ser permanente en el tiempo y llevar actualizada tanto la matriz de autoevaluación como los planes de acción, debido a que las NICSP son flexibles en el tiempo, es decir, esto en un proceso que puede incluir cambios en el futuro conforme se vayan dando nuevas versiones de NICSP, y por ende nuevas normas o algunas derogaciones.
La Comisión NICSP, sesionará cuando sea requerido o en su defecto como mínimo una (1) vez al trimestre.
5. NIVELES DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDADES
| NIVEL JERÁRQUICO RESPONSABLE | ROL | RESPONSABILIDADES |
| Consejo Institucional | Decisión y aprobación | Conocer los Estados Financieros parciales y final. |
| Aprobar los Estados Financieros anuales auditados. | ||
| Aprobar recursos económicos para la aplicación constante de las NICSP. | ||
| Aprobar los roles y responsabilidades que les corresponde desempeñar a los diversos actores que intervienen en el proceso de normalización contable basada en NICSP, al interior de la Institución. | ||
| Autorizar la realización de ajustes contables según el monto establecido en el acuerdo del Consejo Institucional en la Sesión Ordinaria N°3070, Artículo 11 del 17 de mayo del 2018. | ||
| Persona Rectora | Autorizar, aprobar y dar seguimiento según sus facultades | Aprobar las Políticas Contables Específicas, como normas específicas, basadas en NICSP. |
| Aprobar los Estados Financieros parciales y final. | ||
| Conocer los Estados Financieros anuales auditados. | ||
| Remitir al Consejo Institucional y otros entes externos los Estados Financieros parciales y final. | ||
| Asignar el recurso económico y humano para la normalización contable, de carácter permanente. | ||
| Encargar a la Comunidad Institucional la aplicación de los procedimientos operativos para mejorar la veracidad y calidad de la información financiera. | ||
| Conocer, firmar y remitir los informes de avance y aplicación continua sobre la normalización contable al Consejo Institucional, así como a los entes externos que lo soliciten. | ||
| Autorizar la realización de ajustes contables según el monto establecido en el acuerdo del Consejo Institucional en la Sesión Ordinaria N°3070, Artículo 11 del 17 de mayo del 2018. | ||
| Personas directoras de Oficinas Asesoras de la Rectoría | Asesoría y operación | Atender las solicitudes de colaboración para la aplicación de normas contables específicas por recomendación de la Comisión NICSP. |
| Elaborar a solicitud de la Comisión NICSP planes de acción para la normalización contable. | ||
| Emitir el criterio técnico y/o Jurídico cuando le sea requerido por la Comisión NICSP o el equipo técnico, para la atención de normativa contable. | ||
| Suministrar la información que le haya sido requerida, de forma oportuna. | ||
| Personas vicerrectoras, Personas directoras de Campus Tecnológicos y Centros Académicos | Operación | Solicitar a las direcciones y coordinaciones bajo su cargo, la colaboración al proceso de normalización contable, en especial en la atención en tiempo de consultas realizadas, aplicación de recomendaciones y desarrollo de procedimientos sugeridos por la Comisión NICSP, Auditoría Interna o Externa u otro órgano de fiscalización. |
| Velar por la aplicación de las recomendaciones efectuadas por la Comisión NICSP para obtener información confiable, oportuna y veraz, para la normalización de la información financiera. | ||
| Comisión NICSP | Planeación y seguimiento | Solicitar la atención de aquellas actividades que se deben ejecutar para el cumplimiento de la normalización contable a las diferentes instancias de la organización. |
| Realizar un FODA institucional que considere todos los impactos con respecto a la aplicación de los estándares de las NICSP, las políticas generales contables y el cumplimiento de los demás requerimientos solicitados por parte de la Contabilidad Nacional. | ||
| Analizar y aplicar la Matriz de Autoevaluación de NICSP, con el fin de detectar las brechas que dificultan el cumplimiento de dichas normas a nivel institucional. | ||
| Elaborar los planes de acción con el fin de mitigar las brechas en NICSP, estableciendo los responsables de generar la información y los plazos acorde a lo dispuesto la Contabilidad Nacional. | ||
| Establecer la estrategia de Implementación de NICSP considerando los elementos de control como la coordinación, comunicación, ejecución y seguimiento. | ||
| Incluir dentro de la planificación formal de la institución, el proceso de implementación de las NICSP, con el fin de establecer los recursos técnicos, presupuestarios y financieros necesarios que faciliten cumplir con las NICSP y con ello emitir estados financieros con un nivel de calidad óptimo que permitan tomar las mejores decisiones a nivel gerencial. | ||
| Velar por que la implementación se efectúe según los lineamientos emitidos por la persona rectora. | ||
| Participar en los procesos de capacitación que establezca la Contabilidad Nacional. | ||
| Capacitar internamente sobre las disposiciones de NICSP. | ||
| Llevar un control de minutas de las reuniones y acuerdos. | ||
| Emitir una certificación a la Contabilidad Nacional del funcionamiento de la comisión, y los avances logrados de los planes de acción en forma trimestral para la adopción e implementación de las NICSP e incorporarlos en la revelación del Estado de Notas Contables dentro de los Estados Financieros trimestrales. | ||
| Asignar la prioridad a las actividades recomendadas por el equipo técnico. | ||
| Atender las consultas de entes externos e internos relacionadas con el proceso. | ||
| Colaborar en el proceso de elaboración de Políticas Contables Específicas, manuales de procedimientos contables y normativa relacionada. | ||
| Velar por la aplicación de los roles y responsabilidades que tienen que desempeñarse en la organización, para la normalización contable. | ||
| Equipo Técnico en NICSP | Asesoramiento y seguimiento | Asesorar a la Comisión NICSP y al Departamento Financiero Contable en materia relacionada con las normas contables. |
| Revisar y asesorar en el desarrollo de procedimientos operativos relacionados con la normalización contable. | ||
| Dar seguimiento continuo al proceso de actualización y aplicación de las políticas contables generales y específicas. | ||
| Proponer mejoras en procesos financieros para la ejecución eficaz de las normas contables. | ||
| Presentar informes sobre las variaciones entre las normas contables y políticas vigentes y nuevas emisiones, adoptadas por la Dirección de Contabilidad Nacional. | ||
| Definir en las unidades de registro primario las actividades correspondientes para la atención de las normas contables. | ||
Personas directoras de departamentos y escuelas personas coordinadoras de unidades, áreas y otras instancias | Ejecución | Asignar a las personas funcionarias a cargo la atención efectiva de las consultas realizadas, así como aplicar las recomendaciones brindadas y desarrollo de procedimientos sugeridos. |
| Mejorar los procesos operativos que se deban ajustar a raíz de la implementación de una norma contable. | ||
| Persona directora Departamento Financiero Contable | Ejecución | Asesorar a las respectivas jerarquías institucionales acerca de las decisiones que se deben tomar para lograr la ejecución de la normalización contable. |
| Revisar, firmar y comunicar los Estados Financieros con sus respectivas notas basadas en NICSP. | ||
| Revisar, firmar y comunicar los informes de avance y en general, de la marcha del proceso de implementación y aplicación de las NICSP, a la Rectoría y entes externos que lo soliciten | ||
| Presentar trimestralmente a la Vicerrectoría de Administración y a la Rectoría, informes sobre el impacto de la aplicación de las normas vigentes, así como los cambios por nuevas normas. | ||
| Persona coordinadora de la Unidad de Contabilidad | Ejecución | Elaborar, firmar y comunicar los Estados Financieros con sus respectivas notas basadas en NICSP. |
| Elaborar y presentar para su aprobación políticas contables específicas. | ||
| Elaborar, firmar y comunicar los informes de avance y en general, de la marcha del proceso de implementación y aplicación de las NICSP. | ||
| Personas coordinadoras de las unidades del Departamento Financiero Contable | Ejecución | Asesorar a las respectivas jerarquías institucionales acerca de las decisiones que se deben tomar para lograr la ejecución de la normalización contable. |
| Elaborar manuales de procedimientos contables y guías de aplicación para la normalización contable. | ||
| Presentar trimestralmente a la Vicerrectoría de Administración y a la Rectoría, informes sobre el impacto de la aplicación de las normas vigentes, así como los cambios por nuevas normas. |
Aprobadas por el Consejo Institucional en la Sesión Ordinaria N.° 3173, Artículo 10, del 27 de mayo del 2020, y publicadas en Gaceta N.° 638. Posteriormente modificadas por el Consejo Institucional en la Sesión Ordinaria N.° 3426, Artículo 14, del 14 de octubre de 2025 y publicadas en la Gaceta N.°1299.
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