INTRODUCCIÓN
En el marco de lo establecido por el artículo 16 del Reglamento de uso y control de infraestructura y áreas abiertas de los Campus Tecnológicos y Centros Académicos del Instituto Tecnológico de Costa Rica (publicado en Gaceta del Instituto Tecnológico de Costa Rica N°1193 del 4 de abril de 2024); donde se indica que la Escuela de Cultura y Deporte debe emitir directrices para el buen uso de las instalaciones deportivas y culturales y comunicarlas a la comunidad institucional; se emiten las siguientes normas aprobadas por acuerdo de Consejo de Escuela de Cultura y Deporte en sesión ordinaria CD-02-2025, del 10 de febrero de 2025, para la infraestructura denominada: Centro de las Artes TEC.
GLOSARIO
Centro de las Artes: El Centro de las Artes TEC es centro cultural universitario que está bajo la administración de la Escuela de Cultura y Deporte.
Espacio cultural: Espacio equipado para albergar actividades culturales, ligadas al
patrimonio cultural, las presentaciones artísticas en todas sus expresiones, prensa, diseño creativo, medios audiovisuales e interactivos.
Personas usuarias: todas aquellas personas funcionarias, estudiantes o externas que utilicen el Centro de las Artes.
Personas usuarias internas: todas aquellas personas funcionarias y estudiantes del ITCR y otras personas externas de organizaciones de carácter privado que tienen su domicilio u oficinas en los Campus Tecnológicos y Centros Académicos.
Personas usuarias externas: personas físicas o jurídicas que utilizan el Centro de las Artes, pero que no forman parte del conjunto de personas incluidas en la definición de personas usuarias internas.
CAPÍTULO I. OBJETIVO Y ALCANCE
1. Objetivo. Estas disposiciones tienen como objetivo regular la administración y el uso del Centro de las Artes, utilizado por parte de las personas integrantes de la comunidad institucional, usuarias externas, dependencias y subdependencias.
2. Alcance. Las presentes disposiciones son de acatamiento obligatorio para las
dependencias y subdependencias que requieran el uso del Centro de las Artes.
3. Marco normativo.
-Reglamento de uso y control de infraestructura y áreas abiertas de los Campus Tecnológicos y Centros Académicos del Instituto Tecnológico de Costa Rica.
-Convenio Específico entre el ITCR y FundaTEC para la administración de fondos por concepto de vinculación remunerada externa del Centro de las Artes.
-Procedimiento de prestación de servicios de vinculación remunerada externa permanente del Centro de las Artes PE-CD-01.
CAPÍTULO II. DEL CENTRO DE LAS ARTES
1. El espacio. El Centro de las Artes TEC es un Teatro/Auditorio que está bajo la custodia de la Escuela de Cultura y Deporte, con capacidad para 500 personas; e integrado por el espacio escénico, zona de butacas, Galería Pedro Arrieta, accesos de entrada y salida, dos camerinos, baterías de baños, cabina técnica y oficina de administración. Dichos espacios están relacionados física y simbólicamente por lo que el préstamo desagregado no es posible.
2. Prioridad de programación. En caso de que haya solicitudes que coincidan en día y hora, tendrán prioridad las institucionales frente a las externas; y a nivel interno, tendrán prioridad las que tengan declaratoria de interés institucional o que forme parte del Calendario Institucional y Académico. Si no existe alguna de las dos condiciones descritas, la Dirección de la Escuela de Cultura y Deporte delega en la persona gestora cultural del Centro de las Artes la potestad de priorizar según la importancia o impacto del evento en la comunidad TEC y solo emitirá criterio en los casos en que dicha persona gestora se lo solicite.
3. Horario ordinario de programación. El personal técnico y administrativo del Centro de las Artes labora en una jornada de lunes a viernes de 7:30 a.m. a 12:00 p.m.; y, de 1:00 p.m. a 4:30 p.m. Toda iniciativa de personas usuarias internas en horario o día extraordinario debe ser analizada y aprobada previamente por la dirección de la Escuela de Cultura y Deporte y la Vicerrectoría de Vida Estudiantil y Servicios Académicos. Dicha aprobación previa también aplica para personas usuarias externas que en el marco de un convenio con el ITCR solicitan hacer uso del Centro de las Artes en día y horario extraordinario bajo la modalidad de préstamo.
Para personas usuarias externas que hacen uso oneroso del espacio, rige lo establecido en el Convenio Específico entre el ITCR y FundaTEC para la administración de fondos por concepto de vinculación remunerada externa del Centro de las Artes.
4. Cantidad de programación. Solo se calendarizará una actividad por día. La programación de dos o más actividades diarias estará sujeta a la autorización del superior jerárquico.
5. Sobre la Galería Pedro Arrieta. La Galería Pedro Arrieta calendariza sus exhibiciones desde el Programa de Galerías de la Escuela de Cultura y Deporte; en consecuencia, solamente puede ser usada como espacio para recepción temporal y no es posible montar o desmontar exhibiciones que no sean las de dicho programa; por lo cual, si requiere zonas para fotografía, colocación de publicidad o afines, utilizar las áreas exteriores al edificio.
6. Derechos reservados. La persona gestora cultural del Centro de las Artes se reserva tres derechos: a) de admisión de usuarios al auditorio, b) de reducir la cantidad de butacas disponibles o reservar algunas para uso discrecional; y c) de no programar eventos a personas, dependencias o subdepedencias que sean recurrentes en la cancelación de eventos o en el incumplimiento de esta normativa.
7. De la imagen institucional. Todas las actividades y eventos dentro del Centro de las Artes deben acogerse al Manual de Protocolo y Ceremonial vigente (con las excepciones que dicho manual indica), así como al Manual de Identidad Institucional y a los procedimientos internos de bienvenida y despedida de eventos que la persona gestora cultural del Centro de las Artes indique.
En el caso de eventos totalmente ajenos a la comunidad TEC, prevalecerán los usos y costumbres de imagen y protocolo internos del Centro de las Artes sobre los externos.
8. Sobre la reservación. La solicitud del Centro de las Artes debe hacerse mediante el formulario oficial que será el que se indique en la sección del Centro de las Artes de la página web institucional (www.tec.ac.cr).
Una vez efectuada la solicitud, la persona gestora cultura indicará a la persona solicitante los demás trámites que deba hacer, según sea usuario interno, usuario externo bajo la modalidad de préstamo, o usuario externo que desea hacer uso oneroso del espacio en cuyo caso, el proceso se hará según el Procedimiento de prestación de servicios de vinculación remunerada externa permanente del Centro de las Artes PE-CD-01.
La persona gestora cultural del Centro de las Artes habilitará fechas específicas de programación para cada mes y lo comunicará oportunamente por el correo institucional y los canales externos oficiales de la institución y redes sociales del Centro de las Artes, por lo que no se programarán actividades emergentes o en tiempo extraordinario a cada convocatoria.
9. Cancelación de eventos. Si un evento o actividad se cancela debe informarse por escrito a la persona gestora cultural del Centro de las Artes, como mínimo una hora antes de la hora de inicio. La cancelación sin previo aviso faculta a la persona gestora cultural del Centro de las Artes a no reprogramar el evento.
CAPÍTULO III. DE LAS RESPONSABILIDADES
10. Responsabilidades de la persona, dependencia o subdependencia organizadora. Cuando la persona gestora cultural del Centro de las Artes aprueba una reservación, la persona, dependencia o subdependencia organizadora de la actividad o evento se compromete a:
Considerar el tiempo necesario para la preparación del espacio. En caso de no hacerlo, la persona gestora cultural del Centro de las Artes no puede asumir responsabilidad por fallas de logística o necesidades insatisfechas.
Acatar las indicaciones que la persona gestora cultural del Centro de las Artes le dé, en función del resguardo del espacio, buen uso de los equipos o atención de protocolos institucionales.
Indemnizar o tramitar el mantenimiento de las averías contra el edificio o su equipo causadas durante el evento o por este.
Proveer el material sonoro, audiovisual o accesos para transmisión en línea, al equipo técnico con una antelación de al menos 24 horas previo a la actividad. Si el recurso se facilita con menos tiempo, la persona gestora cultural ni el personal técnico del Centro de las Artes asumen responsabilidad por fallas o desperfectos.
Cumplir con el tiempo acordado de inicio y finalización de la actividad; así como a dejar el espacio en las mismas condiciones en que fue entregado (esto incluye tiempo posterior al evento para el retiro de utilería, escenografía, papelería, mobiliario o equipo).
Atender lo que establezca el Plan de Emergencias del Centro de las Artes.
11. Responsabilidades de la persona gestora cultural del Centro de las Artes. Cuando hay una reservación aprobada, la persona gestora cultural se compromete con la organización del evento a:
Poner a disposición los recursos previamente solicitados o informar con antelación a la persona, dependencia o subdependencia organizadora si alguno presenta averías o imposibilidad de uso.
Coordinar con la persona, dependencia o subdependencia organizadora una visita previa al espacio si lo considera necesario.
Velará por el cumplimiento de protocolos internos e institucionales.
Comunicar a la persona, dependencia o subdependencia organizadora, cuando se den acontecimientos que infrinjan las normas internas o externas aplicables.
Dará seguimiento a la realización de las actividades y apoyará en la gestión de necesidades emergentes, cuando corresponda.
CAPÍTULO IV. DE LAS PROHIBICIONES
12. Prohibiciones. En el Centro de las Artes no está permitido:
Guardar en la cabina técnica ningún tipo de objeto personal, ni equipo técnico ajeno al Centro de las Artes. Si necesita resguardo de artículos personales, solicite el uso de un camerino.
Ingresar a la cabina técnica personas que no estén autorizadas por la gestión cultural del Centro de las Artes.
Utilizar los radios de comunicación para otros fines que no sea del trabajo del auditorio por lo que no son programables con otros dispositivos de comunicación de la institución.
Hacer edición de documentos, música o videos, ni descargar contenido multimedia o cualquier otro material necesario para las actividades.
Sobrepasar la cantidad máxima de asistentes.
Cualquier evento donde haya discriminación por etnia, credo, orientación sexual o condición física; si lo hubiera, será interrumpido inmediatamente hasta que se solvente la situación o en caso contrario, la persona gestora cultural pedirá a la USEVI apoyo para el desalojo del teatro/auditorio.
El uso de encendedores, manipulación de fuego, máquinas de humo calientes o cualquier otra actividad que genere partículas incandescentes; y además, la escenografía (si se requiere) no puede clavarse al piso, ni a las paredes. Tampoco está permitido el uso de pinturas.
Fumar, ingerir alimentos dentro del Centro de las Artes. Los servicios de catering se servirán en la parte exterior del edificio.
No está permitido reservar espacios para actividades sin una fecha definida, requisitos claros u organización establecida.
Utilizar el identificador visual del Centro de las Artes sin autorización de la persona gestora cultural.
CAPÍTULO V. DE LA REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LAS DISPOSICIONES
13. Revisión. La Escuela de Cultura y Deporte será la responsable de realizar la revisión
de las presentes disposiciones cuando lo estime necesario y en las fechas de calendarización definidas institucionalmente para ese objetivo.
14. Preeminencia de estas disposiciones. La presente normativa invalida cualquier otro lineamiento, disposición o política usado como práctica administrativa para la gestión del Centro de las Artes.
15. Vigencia. Estas disposiciones rigen a partir de su aprobación por parte de la Escuela de Cultura y Deporte y su publicación en la Gaceta Institucional.
Disposiciones publicadas en Gaceta digital No. 1297 del 29 de septiembre de 2025.