- El espacio. El Centro de las Artes TEC es un Teatro/Auditorio bajo custodia de la Escuela de Cultura y Deporte, con capacidad para 500 personas; e integrado por el espacio escénico, zona de butacas, Galería Pedro Arrieta, accesos de entrada y salida, dos camerinos, baterías de baños, cabina técnica y oficina de administración. Dichos espacios están relacionados física y simbólicamente por lo que el préstamo desagregado no es posible.
- Prioridad de programación. En caso de que haya solicitudes que coincidan en día y hora, tendrán prioridad aquellas que sean de mayor interés institucional, conforme al rango jerárquico del ente solicitante.
- Horario ordinario de programación. El personal técnico y administrativo del Centro de las Artes labora en una jornada de lunes a viernes de 7:30 a.m. a 12:00 p.m.; y, de 1:00 p.m. a 4:30 p.m. Toda iniciativa en horario o día extraordinario debe ser analizada y aprobada previamente por la dirección de la Escuela de Cultura y Deporte y la Vicerrectoría de Vida Estudiantil y Servicios Académicos. (Basado en Art. 58 Constitución Política; Art. 136, 137, 138, 139, 140, 144 Código de Trabajo; Art. 5, 6, 7, 9, 10 Segunda Convención Colectiva y sus Reformas).
- Cantidad de programación. En apego a las jornadas laborales, solo se calendariza una actividad por día. La programación de dos o más actividades diarias está sujeta al límite de horas extraordinarias laborables por día según el Código de Trabajo y a la posibilidad del pago de las horas extra para el personal.
- Responsabilidades de la persona o ente organizador.
- La persona encargada de la actividad debe considerar el tiempo necesario para la preparación del espacio. En caso de no hacerlo, el Centro de las Artes no puede asumir responsabilidad por fallas de logística o necesidades insatisfechas.
- La persona organizadora debe acatar las indicaciones que la persona gestora cultural del Centro de las Artes le dé, en función del resguardo del espacio, buen uso de los equipos o atención de protocolos institucionales.
- Indemnizar o tramitar el mantenimiento de las averías contra el edificio o su equipo causadas durante el evento o por este.
- Proveer el material sonoro, audiovisual o accesos para transmisión en línea, al equipo técnico con una antelación de al menos 24 horas previo a la actividad. Si el recurso se facilita con menos tiempo, el Centro de las Artes no asume responsabilidad por fallas o desperfectos.
- La persona responsable del evento se obliga a cumplir con el tiempo acordado de inicio y finalización de la actividad; así como a dejar el espacio en las mismas condiciones en que fue entregado (esto incluye tiempo posterior al evento para el retiro de utilería, escenografía, papelería, mobiliario o equipo).
- Responsabilidades del Centro de las Artes
- Poner a disposición los recursos previamente solicitados o informar con antelación a la persona organizadora si alguno presenta averías o imposibilidad de uso.
- Coordinar con la persona organizadora una visita previa al espacio si lo considera necesario.
- Velará por el cumplimiento de protocolos internos e institucionales y hará las denuncias correspondientes en caso de acontecimientos que infrinjan normas de la institución o del país.
- Dará seguimiento a la realización de las actividades y apoyará en la gestión de necesidades emergentes, siempre y cuando estén al alcance del personal.
- Prohibiciones.
- En la cabina técnica no se guarda ningún tipo de objeto personal, ni equipo técnico ajeno al Centro de las Artes. Si necesita resguardo de artículos personales, solicite el uso de un camerino. Tampoco es un área de uso común, por lo que solo pueden ingresar las personas que estén autorizadas por la gestión cultural del Centro de las Artes.
- La cabina técnica contará exclusivamente con el personal que la persona gestora cultural autorice.
- Los radios de comunicación son de uso exclusivo del equipo de trabajo del auditorio y no son programables con otros dispositivos de comunicación de la institución.
- No se hace edición de documentos, música o videos, ni se descarga contenido multimedia o cualquier otro material necesario para las actividades.
- De ninguna manera se puede sobrepasar la capacidad máxima de asistentes (500 personas), pues esto infringe las condiciones de seguridad del espacio. La capacidad mínima de aforo para el Centro de las Artes es 100 personas, de otra forma la solicitud será desestimada.
- Cualquier evento donde haya discriminación por etnia, credo, orientación sexual o condición física; será interrumpido inmediatamente hasta que se solvente la situación o en caso contrario, la persona gestora cultural pedirá a la USEVI apoyo para el desalojo del teatro/auditorio.
- No está permitido el uso de encendedores, manipulación de fuego, máquinas de humo calientes o cualquier otra actividad que genere partículas incandescentes; y además, la escenografía (si se requiere) no puede clavarse al piso, ni a las paredes. Tampoco está permitido el uso de pinturas.
- No está permitido fumar, comer, ni tomar dentro del auditorio ni en el vestíbulo. Si se requiere montar algún servicio de catering, este puede servirse en la parte exterior del edificio, a la entrada, que es un espacio techado. Sin embargo, este lugar funciona solo cuando se sirven bocadillos o una merienda empacada. Si se quiere hacer un servicio más complejo que implique colocar mesas o sillas, no es posible hacerlo en ese lugar porque infringe regulaciones de seguridad.
- Está prohibido “guardar campo” para actividades que no tengan ninguna claridad sobre fechas, necesidades u organización.
- Otras indicaciones
- El Centro de las Artes tiene un protocolo de bienvenida que debe usarse para todas las actividades. Implica la apertura de puertas, al menos veinte minutos antes del inicio del evento, tres llamadas posteriores con disminución de cantidad de luz en cada una, apagón inicial, saludo del Centro de las Artes a sus visitantes e indicaciones de emergencia.
- También existe un protocolo de despedida, el cual implica que finalizada la actividad habrá luz y música de ambiente durante 10 minutos, luego se quita la música, 5 minutos después se baja la luz y 5 minutos más tarde se emite una señal para el desalojo del espacio por temas de seguridad y mantenimiento; para un total de 20 minutos de duración de todo el protocolo.
- Las actividades deben respetar los tiempos establecidos de inicio y finalización. Por tanto, de no existir ninguna causa de fuerza mayor que haya atrasado el evento, existirá un margen de tolerancia de veinte minutos posteriores a la hora acordada de finalización del acto; a partir de ese momento, la persona gestora cultural comunicará a la persona encargada de la actividad que cuenta con 10 minutos para finalizar la actividad y a partir de ahí corre el protocolo de despedida, para un máximo de 50 minutos totales de atraso permitidos para un evento entre el margen de tolerancia y el protocolo de despedida.
- La Galería Pedro Arrieta solamente puede ser usado como espacio para recepción temporal. No es posible montar o desmontar exhibiciones para algún evento; por lo cual, si requiere zonas para fotografía o afines, por favor, utilizar las áreas exteriores al edificio.
- El parqueo aledaño al Centro de las Artes no está bajo nuestra administración.
- La grabación de actividades o transmisión en vivo de eventos, son servicios que el Centro de las Artes brinda solo si cuenta con al menos 2 técnicos en cabina.
- El Centro de las Artes se reserva tres derechos: a) de admisión de usuarios al auditorio, b) de reducir la cantidad de butacas disponibles o reservar algunas para uso discrecional; y c) de no programar eventos a personas o entidades que sean recurrentes en la cancelación de eventos o en el incumplimiento de estas normativas.
- El Centro de las Artes habilitará fechas específicas de programación para cada mes, por lo que no se programarán actividades emergentes o en tiempo extraordinario a la convocatoria.
- La cancelación de los eventos deben comunicarse cuanto antes al Centro de las Artes. Aquellos eventos que no se realicen y que tampoco exista información sobre su cancelación, no será reprogramados.