POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA LA EJECUCIÓN DEL PLAN ANUAL OPERATIVO 2023 Y SU PRESUPUESTO
1. Generales
1.1 La Rectoría deberá informar al Consejo Institucional de cualquier cambio que debe realizar, según los parámetros de regla fiscal y la respectiva coordinación con las diferentes unidades ejecutoras, a más tardar al 28 de febrero de 2023. La Rectoría realizará los ajustes correspondientes al Presupuesto Ordinario en cada unidad ejecutora, en coordinación con estas, según prioridad de las metas y actividades del PAO 2023, la ejecución alcanzada en el 2022 y el límite máximo permitido en gasto según la legislación nacional. Lo anterior excluye los recursos asignados a la Auditoría Interna.
1.2 La Rectoría con la asesoría del Consejo de Rectoría, mensualmente evaluará las diferentes partidas de ingreso y gasto de acuerdo con la revisión del comportamiento de la ejecución realizada por la persona encargada de cada programa y enviará un informe a cada unidad ejecutora para su respectivo seguimiento y análisis.
La Unidad de Análisis Financiero y Presupuesto brindará acceso a la información requerida por los responsables de los programas y unidades ejecutaras para la revisión señalada.
1.3 Trimestralmente, el Departamento Financiero Contable realizará un análisis de la ejecución de las diferentes fuentes de financiamiento, un análisis de riesgo financiero, y hacer una proyección de cierre que considere un plan de acción para mitigar las desviaciones al final del periodo presupuestario a partir de la retroalimentación de los diferentes responsables de programas y subprogramas. Adicionalmente, la Oficina de Planificación Institucional en conjunto con el Departamento Financiero Contable, hará el respectivo análisis para determinar si hay afectación en la aplicación de esos recursos en partidas de gasto y en la planificación, y comunicarlo a la Rectoría para su atención.
1.4 Al corte del periodo de ejecución del primer trimestre (31 de marzo), la Vicerrectoría de Administración hará una evaluación detallada de los niveles de ejecución de cada una de las subpartidas en las diferentes unidades ejecutoras que será revisada en el primer Consejo de Rectoría del mes de abril, esto incluye la ejecución de plazas. La Rectoría enviará al responsable de cada programa presupuestario este análisis y pedirá en un plazo de 15 días hábiles se revise y ajuste la programación física y financiera y la programación de los requerimientos de bienes y servicios que se requieran para el cumplimiento de las metas a cargo.
1.5 Si no hay respuesta de lo solicitado en la política 1.4, la Rectoría en la primera semana de mayo podrá plantear redistribuciones del presupuesto de manera automática, tanto de objetos de gasto como de plazas, en los términos del artículo 7 del Reglamento para la Aplicación de Modificaciones Presupuestarias en el ITCR. Después de realizadas las redistribuciones, el Consejo de Rectoría informará al Consejo Institucional de dichas redistribuciones, siempre que estas no impliquen variaciones en el Plan Anual Operativo o que su modificación requiera de la aprobación del Consejo Institucional.
1.6 Con los resultados de la ejecución presupuestaria al 30 de junio, la Rectoría con asesoría del Consejo de Rectoría, realizará una evaluación de los planes enviados por las unidades ejecutoras según la política 1.4, en caso de no se hayan cumplido, la Rectoría procederá a aprobar la redistribución planteada al presupuesto, en los términos del artículo 7 del Reglamento de para la Aplicación de Modificaciones Presupuestarias en el ITCR. Lo anterior excluye los recursos asignados a la Auditoría Interna, dado que será necesaria la consulta previa a la persona que ocupe la Dirección de la Auditoría Interna y la aprobación del Consejo Institucional.
1.7 El Departamento de Financiero Contable, la Unidad de Análisis Financiero y Presupuesto y la Oficina de Planificación Institucional deberán gestionar las modificaciones planteadas por la Rectoría y las implicaciones dentro del PAO y el Presupuesto Institucional, conforme se ordena en el artículo 7 del Reglamento para la Aplicación de Modificaciones Presupuestarias en el ITCR.
2. Sobre los ingresos
2.1 El Departamento de Gestión de Talento Humano deberá mensualmente hacer un análisis de ejecución de las plazas e informar de los diferentes niveles de ejecución, a los responsables de cada programa y subprograma y de manera trimestral al Consejo de Rectoría.
2.2 El Departamento de Aprovisionamiento deberá mensualmente hacer un informe del estado de las solicitudes de bienes en cada programa y notificar a sus responsables, con copia a las diferentes direcciones de vicerrectorías y direcciones de campus locales y centros académicos
2.3 Los ingresos generados por las unidades ejecutoras que sean clasificados como ingresos restringidos y contemplados en el presupuesto de la Institución no podrán ser considerados como ingresos adicionales de estas unidades ni aplicarse a fines diferentes a los establecidos en el Plan- Presupuesto. Se podrán realizar excepciones, aprobadas por el Consejo Institucional cuando estos ingresos puedan financiar funciones sustantivas de una dependencia o por subejecución de estos.
2.4 Todo ingreso no presupuestado, debe reflejarse en un presupuesto extraordinario para su respectivo uso, de acuerdo con lo definido en el Plan Anual Operativo 2023, Plan Estratégico Institucional y normativa vigente.
3. Sobre los egresos
3.1 Todo gasto debe tener el respectivo contenido presupuestario y estar vinculado a una meta del Plan Anual Operativo aprobado para el 2023, de conformidad con la normativa vigente.
3.2 La ejecución de todos los egresos estará sujeta a la disponibilidad de recursos financieros (liquidez de la Institución). Corresponderá a la persona que ejerza como responsable de programa y sub-programa garantizar el cumplimiento de esta política.
3.3 Cuando no se cuente con el contenido presupuestario suficiente para hacerle frente a un compromiso, la persona responsable del programa o sub-programa deberá solicitar a las autoridades correspondientes la modificación de recursos entre partidas y programas y/o subprogramas.
3.4 Las plazas que queden vacantes en forma permanente (por jubilación, renuncia, despido, fallecimiento) serán sustituidas mediante autorización expresa de la Rectoría, previo aval de la Vicerrectoría, la Dirección de Campus Tecnológico o Centro Académico, según corresponda. La solicitud de sustitución debe estar justificada en términos del logro de las metas del PAO 2023 y el Plan Estratégico 2022-2026. Se excluye de la autorización indicada el uso de plazas asignadas a la Auditoría Interna, que será determinado por la persona que ejerce su Dirección.
3.5 La ejecución de la partida de “Remuneraciones” y las respectivas modificaciones entre subpartidas será responsabilidad del Departamento de Gestión del Talento Humano, así como la respectiva verificación de recursos financieros y de su efecto en el PAO. Corresponderá al Departamento de Gestión del Talento Humano garantizar el cumplimiento de esta política.
3.6 El Departamento de Gestión del Talento Humano revisará el presupuesto asignado a todo nuevo nombramiento, modificación de plaza asignada o cambio de ocupantes de esta, para identificar economías o faltantes. En caso de remanentes, este monto se destinará a recargos o plazas temporales que permitan fortalecer la oferta académica, brechas entre campus y centros académicos o atender necesidades a las que no se les ha podido dotar de recursos por las restricciones presupuestarias.
En el caso específico de los remanentes o refuerzos de las actividades de la Auditoría Interna se deberá observar lo establecido en los lineamientos correspondientes.
3.7 El Departamento de Gestión del Talento Humano enviará de manera mensual un informe de utilización de plazas a las diferentes unidades ejecutoras y solicitará un plan de acción para cada plaza subutilizada, quién le dará el respectivo seguimiento al plan establecido.
3.8 Las publicaciones pagadas en cualquier medio de comunicación externa deberán coordinarse con la Oficina de Comunicación y Mercadeo, misma que las hará en formato estándar y según su disponibilidad presupuestaria. Las publicaciones en La Gaceta Diario Oficial de la República deberán tramitarse a través del Departamento de Aprovisionamiento.
3.9 La compra de servicios de publicaciones a lo externo de la Institución debe ser coordinada previamente por la dependencia solicitante con la Unidad de Publicaciones, con el fin de determinar las posibilidades internas para su elaboración. El Departamento de Aprovisionamiento será el ente responsable de velar que estos servicios a adquirir cuenten con consulta previa a la Unidad de Publicaciones.
3.10 El Departamento de Aprovisionamiento será el responsable del pago de desalmacenaje de bienes que sean adquiridos en el exterior. La Vicerrectoría de Administración y la Vicerrectoría de Investigación y Extensión, según corresponda, garantizarán los recursos presupuestarios para estos fines.
3.11 Todas aquellas organizaciones que reciban transferencias del Instituto con contraprestación de servicios o sin contraprestación de servicios, deberán seguir lo indicado por las Normas de la Contraloría General de la República y el procedimiento definido para presentar ante la Vicerrectoría correspondiente, los requerimientos de información establecidos para realizar el desembolso respectivo.
3.12 La asignación de la carga académica de las personas nombradas como profesor o profesora se ajustará a las directrices emitidas por la Vicerrectoría de Docencia. Dichas directrices velarán porque toda persona nombrada a tiempo completo imparta al menos un curso por semestre en su carga académica ordinaria, salvo las excepciones que defina dicha Vicerrectoría.
3.13 Los lectores de los Trabajos finales de graduación en los programas de grado no recibirán remuneración adicional por esta actividad.
3.14 La ejecución del FDU en las Unidades operativas, debe hacerse de acuerdo con la reglamentación aprobada y las metas definidas en el plan anual operativo de cada unidad ejecutora.
3.15 La renovación de equipo de cómputo dependerá de la disponibilidad presupuestaria, conforme al Plan Táctico de Inversión en lo que refiere a renovación de equipo computacional 2023- 2024.
3.16 El uso de la reserva de automatización obedecerá a las prioridades institucionales en automatización de procesos y en tanto las inversiones cuenten con la siguiente información: objetivos, justificación, alineación con el PEI 2022-2026, recursos requeridos, tiempos de ejecución, riesgos asociados, cronograma propuesto, responsables, beneficios esperados, indicadores de cumplimiento.
3.17 La asignación de becas y contratación de actividades de capacitación para las personas funcionarias, se regirá por lo establecido en el Plan Táctico de Inversión en lo que refiere a Capacitación y Desarrollo para el 2023-2024.
3.18 Toda obra que implique modificación del espacio urbano deberá estar acorde al Plan Táctico de Inversión 2023-2024 en lo referente a Infraestructura, Planes Maestros de Campus y Centros Académicos y a la normativa vigente. Corresponde a la Oficina de Ingeniería velar por este cumplimiento, previo al inicio de toda modificación o remodelación.
3.19 El Departamento de Aprovisionamiento deberá realizar la programación anual de las compras y fijar fechas límites para que las Unidades usuarias realicen las solicitudes de los bienes y servicios que requieren con la debida antelación, previa coordinación con las unidades ejecutoras, en aras de la eficiencia, procurando la mayor agilidad en los trámites, y con la flexibilización que la Ley aplicable a las contrataciones públicas permita para atender las situaciones que lo ameriten con la debida justificación.
3.20 La Vicerrectoría de Administración, las Direcciones de Campus Tecnológicos Locales y de Centros Académicos, gestionarán con al menos seis meses de anticipación el inicio de los procesos de renovación de contratos que se requieran, de modo que se cuente con los recursos que permitan la ejecución y renovación de los procesos de contratación en forma planificada y oportuna. Todo de acuerdo con los plazos mínimos requeridos que conlleva cada procedimiento según la Ley.
3.21 Se establecen las siguientes acciones administrativas para contención del gasto y el uso de los recursos de manera efectiva:
3.21.1 Se elimina el transporte para las personas participantes en capacitaciones, congresos, seminarios y similares en el país. Las excepciones en los servicios de transporte para este tipo de participaciones serán aprobadas por la persona que ejerza la Vicerrectoría de Administración o las direcciones de Campus Tecnológicos Locales y Centros Académicos, según corresponda.
3.21.2 El uso del servicio de transporte será compartido, en el tanto los protocolos y medidas sanitarias vigentes lo permitan. Corresponderá a la Unidad de Transporte y sus homólogos en los Campus Tecnológicos Locales y Centros Académicos velar por el cumplimiento de esta medida. Las excepciones serán aprobadas por los responsables de los diferentes programas presupuestarios o a quien formalmente delegue. Dentro de esta medida se tendrá que cumplir con la Ley 7600.
3.21.3 El uso del tiempo extraordinario que sea compensado de forma monetaria deberá contar con aprobación previa a su ejecución por parte del responsable del programa presupuestario, según corresponda. Las personas funcionarias a cargo de la Dirección o Coordinación de la dependencia, serán responsables de verificar los resultados y evidencias del trabajo realizado en tiempo extraordinario para su pago.
3.21.4 El uso del tiempo extraordinario que sea acumulado para posterior disfrute deberá contar con aprobación previa al uso de esta modalidad por parte de la persona funcionaria, a cargo de la Dirección de la dependencia o de la Coordinación en caso de Unidades Desconcentradas o Áreas Académicas, quienes a su vez serán responsables de verificar los resultados y evidencias del trabajo realizado, así como su reporte al Departamento de Gestión del Talento Humano para su registro.
3.21.5 Minimizar el uso de tinta, cartón y papel, promoviendo el uso de documentos en formato electrónico y utilizando firma o medios digitales.
3.21.6 Se restringe la compra de material promocional para los diferentes eventos y reconocimientos, se incluye entre ellos el “Día del Profesor”. La excepción se solicitará a la Rectoría.
3.21.7 El uso de la partida “Alimentos y Bebidas” de las unidades ejecutoras se empleará únicamente en la atención de los usuarios de los servicios que la Institución brinda en situaciones esporádicas y de carácter excepcional. Los productos utilizados en docencia, en investigación y extensión se exceptúan, según el criterio de las personas responsables del programa correspondiente, y actividades de vinculación institucional aprobadas por la Vicerrectoría de la dependencia que las promueva.
3.21.8 La partida “Útiles y Materiales de Cocina y Comedor” será ejecutada únicamente por los Restaurantes Institucionales. Además de los laboratorios y proyectos de investigación y extensión, que por la naturaleza de su operación requieren de estos materiales.
3.21.9 El Departamento de Aprovisionamiento controlará que la compra de tiquetes aéreos cumpla con los siguientes criterios:
3.21.9.1 Tarifa más económica y de ruta más directa.
3.21.9.2 El itinerario que permita minimizar la huella de carbono.
3.21.9.3 Excluir de las cotizaciones aquellas aerolíneas catalogadas como “Lowcost” por seguridad en el vuelo, excepto que por las fechas y destino no haya otra opción disponible.
3.21.9.4 Velar por las condiciones que requieran las personas que presentan algún tipo de discapacidad.
3.21.9.5 La generación de la solicitud de compra se realizará con al menos 15 días hábiles de anticipación, con el fin de minimizar los costos de adquisición.
3.21.9.6 En la compra de tiquetes al exterior cuya estancia sea menor a tres días y las condiciones de participación lo permitan, la Institución no pagará la maleta adicional.
3.21.9.7 Se contemple la contratación de una póliza de seguro de viaje con la cobertura COVID-19 (Gastos médicos por enfermedad COVID-19, traslado sanitario y repatriación, gastos derivados de la prueba PCR en viaje, prolongación de estancia por cuarentena debido a COVID-19, cancelación por positivo en COVID-19).
3.21.10 La dependencia que aprueba la solicitud de compra de tiquetes aéreos debe programar que la persona pueda estar en el destino con el suficiente tiempo antes del evento, de igual forma debe velar por que el país de destino mantenga abiertas sus fronteras al tipo de viaje requerido.
3.22 El cargo por servicios de transporte institucional brindados a las diferentes unidades ejecutoras se realizará a nivel de programa y subprograma.
Así reformado por acuerdo del Consejo Insitucional, Sesión Ordinaria Número 3323, Artículo 11 del 16 de agosto del 2023.
Publicado en fecha 17 de agosto del 2023 mediante la Gaceta Número 1130 del 17 de agosto del 2023.
3.23 En caso de situaciones excepcionales no detalladas en estas políticas, las personas responsables de los programas presupuestarios, de manera fundamentada podrán resolver conforme a las necesidades institucionales que se presenten; en el tanto se encuentren sustentadas en lo definido en el Plan Anual Operativo, los Planes Tácticos 2023 y 2024 y el Plan Estratégico Institucional, salvo en aquellos casos donde la política específica defina otro responsable. Estas excepciones deberán ser informadas al Consejo Institucional.
Así aprobado por el Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3293, Artículo 9, del 14 de diciembre de 2022.
Publicado en fecha 16 de diciembre del 2022 mediante la Gaceta Número 1029-2022 de fecha 16 de diciembre del 2022.