1. Generales
1.1 La Rectoría deberá informar al Consejo Institucional de cualquier cambio que se deba realizar en atención de las disposiciones sobre la regla fiscal aplicables al Instituto, a más tardar al 28 de febrero de 2026. Con base en ello, se realizarán los ajustes correspondientes al presupuesto ordinario de cada unidad ejecutora, en coordinación con los responsables de éstas, según la prioridad de las metas y actividades del PAO vigente, la ejecución alcanzada en el 2025 y el límite máximo de gasto permitido.
1.2 Las personas responsables de programas y subprogramas presupuestarios darán seguimiento mensual a la ejecución física y financiera de las metas para establecer las medidas preventivas correspondientes y lograr el alcance de las metas y la ejecución oportuna de su presupuesto.
1.3 Trimestralmente, el Departamento Financiero Contable, en conjunto con la Oficina de Planificación Institucional, realizará un análisis integral que debe incluir:
- La ejecución de las diferentes fuentes de financiamiento.
- El avance de la ejecución presupuestaria en relación con las metas establecidas.
- Los riesgos financieros identificados, su clasificación por nivel, el evento que los origina y el impacto que representan para el logro de las metas programadas.
Con base en este análisis, se elaborará una proyección de cierre financiero y de cumplimiento de metas, acompañado de un plan de acción para mitigar las desviaciones al final del periodo presupuestario. Este plan se retroalimentará con los aportes de las personas responsables de los diferentes programas y subprogramas.
El resultado será comunicado a la Rectoría, responsables de programas y subprogramas, para que se realicen los ajustes finales necesarios. Asimismo, la Rectoría informará al Consejo Institucional incluyendo:
- Coordinaciones realizadas.
- Medidas adoptadas.
- Resultados obtenidos.
1.4 La Rectoría procederá a resolver sobre la redistribución al presupuesto planteada en forma conjunta por la Vicerrectoría de Administración y la Oficina de Planificación Institucional, a partir de los resultados de la ejecución presupuestaria y la evaluación del Plan Anual Operativo al 30 de junio cuando no se hayan cumplido las medidas adoptadas en atención de las políticas 1.2 y 1.3. Esta redistribución observará lo establecido en el artículo 7 del Reglamento para la aplicación de modificaciones presupuestarias en el ITCR y el artículo 10 del Reglamento del proceso de planificación institucional del ITCR. Se excluye de lo anterior los recursos asignados a la Auditoría Interna que, en caso de requerirse, se observarán los lineamientos establecidos al efecto por la Contraloría General de la República.
1.5 El Departamento Financiero Contable, la Unidad de Análisis Financiero y Presupuesto y la Oficina de Planificación Institucional gestionarán las modificaciones planteadas por la Rectoría y las implicaciones dentro del PAO vigente y el Presupuesto Institucional, conforme se ordena en el artículo 7 del Reglamento para la Aplicación de Modificaciones Presupuestarias y en el artículo 10 del Reglamento del proceso de planificación institucional del ITCR.
2. Sobre los ingresos
2.1 Los ingresos generados por las unidades ejecutoras que sean clasificados como ingresos restringidos y contemplados en el presupuesto de la Institución no podrán ser considerados como ingresos adicionales de estas unidades ni aplicarse a fines diferentes a los establecidos en el Plan-Presupuesto. Se podrán realizar excepciones, aprobadas por el Consejo Institucional, cuando estos ingresos puedan financiar funciones sustantivas de una dependencia o cuando por la relación entre ingresos y gastos se determine la posibilidad de otras aplicaciones bajo el principio de fondo único establecido en el Estatuto Orgánico del Instituto Tecnológico de Costa Rica.
2.2 Los ingresos no presupuestados deberán incorporarse al presupuesto institucional mediante un presupuesto extraordinario, garantizando que su aplicación esté vinculada con las metas del PAO vigente, Plan Táctico Institucional vigente y el Plan Estratégico Institucional. Los ingresos restringidos, administrados por dependencias específicas, deberán ser utilizados exclusivamente para los fines definidos.
3. Sobre los egresos
3.1 Los recursos presupuestarios asignados a una actividad o unidad ejecutora vinculados a una meta del PAO vigente constituyen una autorización para su ejecución, dentro de las posibilidades técnicas, jurídicas y financieras del Instituto. Estos recursos establecen el límite de acción y podrán ser modificados según los mecanismos establecidos.
3.2 La ejecución de todos los egresos estará sujeta a la disponibilidad de recursos financieros (liquidez de la Institución). Corresponderá al Departamento Financiero Contable garantizar el cumplimiento de esta política.
3.3 Cuando se identifique que no es posible cumplir con una meta establecida en el PAO por insuficiencia del contenido presupuestario o por imposibilidad de la ejecución física, la persona responsable del programa, subprograma o la persona a quien formalmente se le delegue, deberá solicitar al Consejo Institucional la modificación del PAO y presupuesto requerida.
3.4 Las plazas presupuestadas para el desarrollo de proyectos de investigación o extensión adscritas a la Dirección de Extensión o a la Dirección de Investigación, respectivamente, podrán ser utilizadas en proyectos con apoyo de la otra dirección, siempre que el traslado temporal de las plazas haya sido formalmente avalado por la dirección correspondiente y el proyecto haya sido aprobado por el Consejo de Investigación y Extensión, en procura de estimular y fortalecer la extensión y la investigación, en un marco de eficacia y eficiencia. La utilización de plazas por traslado entre programas presupuestarios se realizará previa aplicación de la modificación presupuestaria correspondiente.
3.5 El control de la ejecución de la partida de “Remuneraciones” y las modificaciones entre sus subpartidas, las modificaciones de la subpartida de prestaciones legales y la respectiva verificación de la disponibilidad presupuestaria serán responsabilidad del Departamento de Gestión del Talento Humano, de acuerdo con la normativa presupuestaria y la planificación establecidas. Corresponderá a la Vicerrectoría de Administración, dar seguimiento para que se cumpla lo indicado en esta política.
El Departamento de Gestión del Talento Humano informará oportunamente a la Rectoría y responsables de programas y subprogramas de las acciones realizadas para cumplir con las obligaciones del periodo.
3.6 El Departamento de Gestión del Talento Humano revisará el presupuesto asignado a todo nuevo nombramiento, modificación de plaza asignada o cambio de ocupantes de esta, para identificar economías o faltantes. En caso de remanentes, este monto se destinarán prioritariamente a la atención de los derechos laborales derivados de la Convención Colectiva o plazas temporales, justificadas en su urgencia, que permitan fortalecer la oferta académica, necesidades particulares de los campus tecnológicos locales y centros académicos o atender actividades a las que no se les ha podido dotar de recursos, según las metas definidas en el PAO vigente y los procedimientos establecidos para la aplicación de modificaciones presupuestarias.
En el caso específico de los remanentes o refuerzos de las actividades de la Auditoría Interna se deberá observar lo establecido en los lineamientos correspondientes.
De la asignación y ejecución presupuestaria de todos esos remanentes será informado el Consejo Institucional.
3.7 El Departamento de Gestión del Talento Humano hará un análisis trimestral de ejecución de las plazas e informará sobre los diferentes niveles de ejecución a las personas responsables de cada programa, subprograma y a la Rectoría.
La Rectoría solicitará un plan de acción a las diferentes unidades ejecutoras para cada plaza subutilizada, quien le dará el respectivo seguimiento al plan establecido.
La Rectoría mantendrá disponible para su consulta los informes elaborados por el Departamento de Gestión del Talento Humano y los planes de acción de las unidades ejecutoras.
3.8 Las publicaciones pagadas de carácter administrativo, no publicitarias, en cualquier medio de comunicación externa deberán coordinarse con la Oficina de Comunicación y Mercadeo, según disponibilidad presupuestaria. Las publicaciones de carácter publicitario en cualquier medio de comunicación deberán de coordinarse con dicha Oficina para fines de asesoría y revisión de esta, pero no para gestionar contenido presupuestario a menos que la dependencia le traslade los fondos mediante modificación presupuestaria a las cuentas que para tal fin designe la Oficina de Comunicación y Mercadeo.
Las publicaciones en el diario oficial La Gaceta deberán tramitarse a través del Departamento de Aprovisionamiento y coordinarse con la Oficina de Comunicación y Mercadeo para la revisión respectiva.
3.9 La compra de servicios de impresión, edición, producción gráfica y afines debe ser coordinada previamente por la dependencia solicitante con la Unidad de Publicaciones, con el fin de determinar las posibilidades internas para su elaboración y aspectos técnicos de los servicios requeridos. Se exceptúa de lo anterior a la Editorial Tecnológica.
La dependencia solicitante consultará a la Unidad de Publicaciones sobre el servicio requerido, en caso de no poder realizarlo, la Unidad de Publicaciones hará las gestiones correspondientes para la atención del servicio mediante solicitud de compra ante el Departamento de Aprovisionamiento.
3.10 El Departamento de Aprovisionamiento, deberá informar a las personas responsables de programas y subprogramas sobre el estado de las solicitudes de compras de bienes y servicios indicando las acciones por realizar para atender adecuadamente el cronograma establecido.
3.11 El Departamento de Aprovisionamiento será el responsable administrar los fondos para cubrir los costos derivados de los procesos de desalmacenaje de los bienes adquiridos bajo la modalidad de importación. La Vicerrectoría de Administración, la Vicerrectoría de Investigación y Extensión (VIE), y la Vicerrectoría de Docencia según corresponda, garantizarán los recursos presupuestarios para estos fines.
3.12 El giro de transferencias a sujetos privados deberá atender a los convenios suscritos, lo dispuesto en la normativa aplicable y a los elementos de control establecidos por la Administración.
3.13 La asignación de la carga académica de las personas profesoras se ajustará al “Manual de normas y procedimientos para el cálculo de la carga del profesor en el ITCR” y a las directrices emitidas por la Vicerrectoría de Docencia. Dichas directrices velarán porque toda persona nombrada a tiempo completo imparta al menos un curso por semestre en su carga académica ordinaria, desarrolle un proyecto de investigación o de extensión inscrito ante la VIE, salvo las excepciones establecidas en la normativa o las definidas mediante resolución fundamentada de la Vicerrectoría de Docencia o Rectoría.
3.14 Las personas lectoras de los trabajos finales de graduación en los programas de grado y de posgrado financiados con el FEES, no recibirán remuneración adicional por esta actividad.
3.15 La renovación del equipo de cómputo estará sujeta a la disponibilidad presupuestaria y a lo establecido en el Plan Táctico Institucional vigente.
3.16 La ejecución del presupuesto para tecnologías digitales obedecerá a las prioridades institucionales en automatización de procesos, objetivos de gestión del Marco de Gobierno y Gestión de Tecnologías de información y en tanto las inversiones cuenten con la siguiente información: objetivos, justificación, alineación con el Plan Estratégico Institucional (PEI) y el Plan Táctico Institucional (PTI) vigentes, recursos requeridos, tiempos de ejecución, riesgos asociados, cronograma propuesto, responsables, beneficios esperados e indicadores de cumplimiento.
3.17 La asignación de becas y contratación de actividades de capacitación para las personas funcionarias, se orientará por los compromisos institucionales con las personas becarias y lo establecido en el Plan Táctico Institucional vigente en lo que refiere a Capacitación y Desarrollo.
3.18 Toda obra que implique modificación del espacio urbano deberá estar acorde al Plan Táctico Institucional vigente en lo referente a Edificaciones, Instalaciones e Infraestructura, planes maestros de campus tecnológicos y centros académicos y a la normativa vigente. Corresponde a la Oficina de Ingeniería velar por este cumplimiento, previo al inicio del proceso de contratación o ejecución de la modificación del espacio externo o interno.
3.19 Las personas responsables de programas y subprogramas realizarán la priorización y programación de la adquisición los bienes, servicios y obras necesarias para el cumplimiento de las metas establecidas para el periodo presupuestario y siguientes, conforme el Plan Anual Operativo, los Plan Táctico Institucional y el Plan Estratégico Institucional. Esta programación se realizará en coordinación con el Departamento de Aprovisionamiento y la Unidad de Análisis Financiero y Presupuesto.
En caso de incorporación de recursos mediante presupuestos extraordinarios, se establecerá un cronograma exclusivo para su adecuada ejecución.
3.20 Las personas encargadas de los programas y subprogramas presupuestarios gestionarán con al menos nueve meses de anticipación, previo a la conclusión de un contrato, el inicio de los procesos de renovación de contratos que se requieran, de modo que se cuente con los recursos que permitan la ejecución y renovación de los procesos de contratación en forma planificada y oportuna. Todo de acuerdo con los plazos mínimos requeridos que conlleva cada procedimiento según la normativa vigente.
3.21 Se establecen las siguientes acciones administrativas para contención del gasto y el uso de los recursos de manera efectiva:
3.21.1 Las dependencias o subdependencias que utilizan tiempo extraordinario en forma habitual deberán establecer criterios que permitan una asignación equitativa entre las personas funcionarias de la dependencia o subdependencia según los requerimientos, las posibilidades y el tipo de servicio brindado.
El empleo de la figura del tiempo extraordinario y su respectiva compensación deberá contar con aprobación previa por la persona responsable del programa presupuestario o de la dependencia cuando esta cuente con los recursos presupuestarios para su asignación, según corresponda.
Las personas funcionarias a cargo de la dirección o coordinación de la dependencia, serán responsables de verificar los resultados y evidencias del trabajo realizado en tiempo extraordinario para su pago.
3.21.2 Minimizar el uso de tinta, cartón y papel, promoviendo el uso de documentos en formato electrónico y utilizando firma o medios digitales.
3.21.3 La compra de material promocional está restringida para el uso en eventos y reconocimientos que se deriven de una meta o actividad contemplada en el PAO vigente. Para el uso de materiales promocionales en otro tipo de actividades, se deberá contar con el aval de la Oficina de Comunicación y Mercadeo.
3.21.4 El uso de la subpartida “Alimentos y Bebidas” de las unidades ejecutoras se empleará únicamente para:
- La atención de las personas usuarias de los servicios que la Institución brinda en situaciones especiales como son: la atención de las visitas externas al Consejo Institucional, la Rectoría, vicerrectorías, direcciones de campus tecnológicos locales, direcciones de centros académicos, la FEITEC o la Auditoría Interna y la realización de las audiencias de los tribunales internos.
- Las actividades de vinculación externa institucional aprobadas por el Consejo Institucional, la Rectoría, vicerrectorías, direcciones de campus tecnológicos locales y de centros académicos de la dependencia que las promueva.
3.21.5 Los productos alimenticios utilizados en docencia, en investigación y extensión, incluyendo útiles en los laboratorios, según el criterio de las personas responsables del programa o subprograma correspondiente, se considerarán en la subpartida “Útiles y materiales médico, hospitalario y de investigación”.
3.21.6 El Departamento de Aprovisionamiento y la dependencia solicitante, según corresponda, controlarán que la compra de tiquetes aéreos cumpla con los siguientes criterios:
3.21.6.1 La adquisición de tiquetes aéreos deberá realizarse considerando la tarifa más económica disponible, siempre que esta asegure condiciones razonables de viaje y una ruta eficiente que permita el cumplimiento de las funciones asignadas.
El criterio de economía deberá equilibrarse con factores como la duración del viaje, las escalas, los horarios y la seguridad de las personas viajeras. En caso de optar por una tarifa diferente a la más baja, la dependencia deberá justificar por escrito las razones técnicas o logísticas que lo fundamenten ante la instancia responsable de autorizar el gasto. Dicha instancia deberá avalar ante el Departamento de Aprovisionamiento la justificación presentada.
3.21.6.2 El itinerario que permita minimizar la huella de carbono.
3.21.6.3 Podrá considerarse la contratación de aerolíneas catalogadas como “Low cost” cuando las condiciones del viaje tales como duración, destino o disponibilidad de vuelos así lo permitan y no se comprometa la seguridad ni las condiciones laborales mínimas de las personas viajeras.
La exclusión de este tipo de aerolíneas para vuelos cortos y directos, con un máximo de tres horas de duración, deberá estar debidamente fundamentada en informes técnicos de seguridad o disposiciones institucionales vigentes. En todo caso, deberá procurarse el equilibrio entre economía, eficiencia y bienestar de la persona viajera.
3.21.6.4 Velar por las condiciones que requieran las personas que presentan algún tipo de discapacidad, lo cual deberá ser informado por la dependencia solicitante en la solicitud respectiva.
3.21.6.5 Con el fin de minimizar los costos de adquisición del tiquete aéreo, la dependencia solicitante deberá realizar el trámite de beca y adquisición del tiquete aéreo con suficiente tiempo antes del evento, de manera que la generación de la solicitud de compra se pueda realizar con al menos 15 días hábiles de anticipación.
3.21.6.6 Cuando la estancia sea menor a tres días o cuando las condiciones de participación lo permitan, solo se facturará la maleta de mano. En viajes cuya estancia sea superior a los tres días, se factura la maleta de mano y la maleta de registro (bodega).
3.21.6.7 La contratación de una póliza de seguro de viaje será obligatoria en todos los casos y deberá cubrir los gastos que se generen en los casos de lesiones, enfermedad o muerte de la persona funcionaria, incluyendo en este último caso los gastos derivados por el traslado del cuerpo hasta Costa Rica salvo en aquellos casos que el mismo sea provisto por sus propios medios o por otra instancia.
3.22 En caso de situaciones excepcionales no detalladas en estas políticas, las personas responsables de la Secretaria del Consejo Institucional, Directorio de la AIR, la Auditoría Interna y Tribunal Institucional Electoral, así como de los programas presupuestarios, de manera fundamentada podrán resolver conforme a las necesidades institucionales que se presenten; en el tanto se encuentren sustentadas en lo definido en el Plan Anual Operativo vigente, Plan Táctico Institucional vigente, Plan Maestro y el Plan Estratégico Institucional 2022-2026, salvo en aquellos casos donde la política específica defina otra persona o instancia responsable. Estas excepciones deberán ser informadas al Consejo Institucional.
