POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA LA FORMULACIÓN DEL PLAN ANUAL OPERATIVO-PRESUPUESTO 2023
1. MARCO DE REFERENCIA
1.1. La formulación del PAO 2023 y su Presupuesto se sujetará al siguiente bloque de legalidad:
• La Ley Orgánica No. 4777 del 10 de junio de 1971 y sus reformas: No. 6321 del 27 de abril de 1979 y la No. 7480 del 28 de marzo de 1995.
• El Estatuto Orgánico del Instituto Tecnológico de Costa Rica.
• La Segunda Convención Colectiva del Trabajo y sus Reformas.
• Los acuerdos vigentes del Consejo Institucional.
• Reglamento del Proceso de Planificación Institucional.
• Las Normas Técnicas Básicas que regulan el Sistema de Administración Financiera de la Caja Costarricense de Seguro Social, Universidades Estatales, Municipalidades y otras entidades de carácter Municipal y Bancos Públicos, de la Contraloría General de la República N-1-2007-CO-DFOE, publicado en la Gaceta No.58 del 22 de marzo de 2007 y sus reformas.
• Normas Técnicas sobre Presupuesto Público N-1-2012-DC-DFOE, R-DC-24-2012 —Contraloría General de la República — del 27 de febrero de 2012 y sus reformas R-DC-064-2013 y R-DC-73-2020.
• Ley 8131 de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos (artículo 1, inciso d, título II, artículo 5, principios presupuestarios).
• Ley General de Control Interno N° 8292 del 31 de julio de 2002.
• Clasificador de Ingresos del Sector Público” Decreto N°. 31458-H, publicado en La Gaceta N°. 223 del 19 de noviembre del 2003 y “Clasificador por objeto del gasto del Sector Público” Decreto N°. 34325-H, publicado en La Gaceta N°. 38 del 22 de febrero del 2008.
• Clasificador económico del gasto del sector público, Decreto N°. 31877-H, publicado La Gaceta 140 del 19 de julio del 2004.
• Ley 9635 en sus títulos I, III y IV del de fortalecimiento a las finanzas públicas (en tanto se resuelve el recurso contencioso administrativo presentado)
• Ley de Salarios de la Administración Pública N°2166
• Políticas Específicas de Contabilidad para el ITCR Sustentadas en NICSP
• Políticas específicas para incrementar los niveles de equidad e igualdad en el ITCR derivadas de las políticas generales 18 y 19
• Políticas Generales 2022-2026
• Otras leyes y normativas internas y externas vinculantes en esta materia.
2. RESPONSABLES DEL PROCESO
Las instancias responsables ante el proceso de formulación del Plan Anual Operativo y el Presupuesto son las siguientes, según el Estatuto Orgánico:
• Artículo 18. Consejo Institucional, incisos “a” y “b”
• Artículo 26. Rector, inciso “z”
• Artículo 32. Vicerrectores(as), incisos “k” y “o”
• Artículo 59. Director del Departamento Académico, inciso “i”
• Artículo 63. Director de Departamento de apoyo académico, inciso “e”
• Artículo 79. Director de Campus Tecnológico Local, inciso “l”
3. PLAN ANUAL OPERATIVO
3.1. Las metas del Plan Anual Operativo 2023 deben estar alineadas a la propuesta en proceso del Plan Estratégico Institucional 2022-2026 y Plan Táctico de Inversión 2023-2024.
3.2. Una vez aprobadas las Políticas Específicas de formulación para el año 2023, la Administración realizará una determinación preliminar del Plan Anual Operativo, sustentado en los criterios de estimación del presupuesto, que se constituyen en las metas a lograr en el 2023.
3.3. Las metas de cada Programa estarán sustentadas por las personas responsables de las Unidades Ejecutoras, éstas serán medibles, alcanzables, realizables, concordantes con el Plan Estratégico y con una definición de tiempo máxima del año calendario.
3.4. Estas metas deben considerar y ser explícitas en tres niveles: de desarrollo, de inversión y las sustantivas.
3.5. Esta primera formulación se constituye en el Plan Anual Operativo 2023, el cual sustentará la formulación presupuestaria. Este proceso permitirá cumplir con la norma NTPP 4.1.8: “En la fase de formulación presupuestaria el titular subordinado responsable, debe establecer los mecanismos y parámetros que permitirán medir el cumplimiento de la planificación anual y faciliten la rendición de cuentas sobre la utilización de los recursos y los resultados alcanzados. Para lo anterior deben definirse indicadores de gestión y de resultados en función de los bienes y servicios que brinda la institución y las metas establecidas, los cuales deberán ser aprobados por el jerarca.
3.6. Los ingresos y egresos en cada uno de los programas se formularán con la estructura programática establecida en el 2021.
4. DE LOS INGRESOS - PRESUPUESTO INSTITUCIONAL
Las estimaciones de los ingresos deben fundamentarse técnicamente, respecto a su congruencia con la información que se propone en el proyecto de presupuesto, según lo señalan las normas Técnicas de Presupuesto Público 4.1.3.i y 4.1.4.
4.1. Las tarifas por concepto de Servicios Estudiantiles administrativos que brinda el Departamento de Admisión y Registro, serán establecidas por la Vicerrectoría de Vida Estudiantil y Servicios Académicos con el apoyo técnico del Departamento Financiero Contable, con fundamento en las metas del PAO 2023, relacionadas con matrícula estudiantil y el comportamiento de la ejecución presupuestaria al año 2021 y el comportamiento según Liquidación Presupuestaria del año 2021 y el Informe de Ejecución Presupuestaria al I Trimestre del año 2022, así como su respectiva proyección.
4.2. Los ingresos de los rubros de: bienestar estudiantil, derechos de matrícula, costo de matrícula, póliza del Instituto Nacional de Seguros, multas por el pago tardío de derechos de estudio y la proyección de la recuperación de préstamos estudiantiles, serán definidos por el Departamento Financiero Contable con el visto bueno de la Vicerrectoría de Vida Estudiantil y Servicios Académicos, con fundamento en las metas del PAO 2023 y el comportamiento según Liquidación Presupuestaria del año 2021 y el Informe de Ejecución Presupuestaria al I Trimestre del año 2022, así como su respectiva proyección. Lo anterior aplica para todos los estudiantes de programas académicos administrados por el ITCR, excepto aquellos que estén exonerados por normativa o convenio específico que contemple la póliza.
4.3. Los ingresos generados por el pago de la inscripción para la presentación del examen de admisión serán calculados por el Departamento Financiero Contable, con base en el número esperado de inscripciones al examen de admisión, según dato aportado por la Vicerrectoría Estudiantil y Servicios Académicos y el valor establecido para el costo de inscripción definido por el CONARE.
4.4. Los ingresos por costo de crédito de Programas de Bachillerato y Licenciatura Continua serán determinados por el Departamento Financiero Contable, de acuerdo con las metas del PAO 2023, tomando como base los costos del año 2022, más el valor promedio del porcentaje inflacionario estimado para el año 2023 por el Banco Central de Costa Rica.
4.5. Los ingresos por costo de crédito de Programas de Licenciaturas para Egresados serán determinados por el Departamento Financiero Contable y en coordinación con la Vicerrectoría de Vida Estudiantil y Servicios Académicos, de acuerdo con las metas del PAO 2023, tomando como base los costos del año 2022, más el valor promedio del porcentaje inflacionario estimado para el año 2023 por el Banco Central de Costa Rica.
4.6. Los ingresos por costo de crédito de Programas de Posgrados administrados por el ITCR serán determinados por el Departamento Financiero Contable, de acuerdo con las metas del PAO 2023, tomando como base los costos del año 2022, más el valor promedio del porcentaje inflacionario estimado para el año 2023 por el Banco Central de Costa Rica.
4.7. Los ingresos por concepto Cursos de Verano, serán determinados por el Departamento de Financiero Contable, con el apoyo de la Vicerrectoría de Docencia, de acuerdo con las metas del PAO 2023, usando como base de cobro el 67% del valor ordinario de crédito vigente de cursos impartidos en los periodos ordinarios en el año 2022, considerando solo el ingreso efectivo real realizado por transferencia o por cajas de la Institución. Para el cálculo se realizará una estimación de la cantidad de grupos, cantidad de estudiantes por grupo y cantidad de créditos de las materias que se proyecta se impartirán en dicha modalidad realizada por la Vicerrectoría de Docencia.
4.8. Los ingresos por superávit proyectados serán definidos por el Rector, con base en la propuesta elaborada por la Vicerrectoría de Administración, a partir de la información aportada por el Departamento Financiero Contable, siempre y cuando no supere el límite permitido por Regla Fiscal.
4.9. Los ingresos por venta de bienes de los siguientes proyectos tendrán la base de cálculo indicada a continuación, misma que será estimada por los responsables de cada uno de ellos:
Venta de productos agropecuarios y forestales:
a. Ingreso real 2020-2021.
b. Proyección de ingreso 2022.
c. Metas PAO 2023 en relación con el incremento o eliminación de ventas de productos agropecuarios y forestales
Venta de bienes manufacturados:
a. Ingreso real 2020-2021.
b. Proyección de ingreso 2022.
c. Metas PAO 2023 en relación con el incremento o eliminación de ventas de bienes manufacturados
Ingresos por servicios:
a. Ingreso real 2020-2021.
b. Proyección de ingreso 2022.
c. Metas PAO 2023 en relación con el incremento o eliminación de ventas de servicios
Derechos Administrativos:
a. Estimación de la inflación
b. Costo del crédito
c. Ingreso real 2020-2021
d. Estimación de ingreso 2022
e. Estimación cantidad de estudiantes 2023
4.10. Los ingresos específicos se presupuestarán con base en los montos previstos en el Presupuesto Ordinario de la República, las certificaciones que aporten las instituciones que realicen la transferencia de los fondos y los convenios o contratos de incentivos suscritos por el Instituto
4.11. Los ingresos provenientes del Fondo Especial para el Financiamiento de la Educación Superior (FEES), serán presupuestados según se negocie en la Comisión de Enlace y de acuerdo con lo dispuesto en la Constitución Política.
4.12. Los ingresos provenientes del Fondo del Sistema se presupuestarán con base en la siguiente base de cálculo:
a. El monto asignado en el 2021
b. Áreas estratégicas y el Plan Estratégico.
c. Lineamientos internos para la formulación, aprobación, seguimiento y control de todas las acciones a desarrollar con los fondos del sistema
4.13. La estimación de los ingresos de las iniciativas de proyectos de investigación, extensión y desarrollo tecnológico que contengan un financiamiento externo, se atenderán según el nivel de avance de la negociación de cada iniciativa.
4.14. Los ingresos derivados de la aplicación de convenios activos serán incorporados a solicitud de la instancia interna administradora, de acuerdo con lo establecido en cada uno de los convenios y considerando las restricciones de regla fiscal, lo anterior por tratarse de recursos específicos.
4.15. La estimación de FDI y FDU y otros ingresos será definida por:
a. FDI: Rectoría y la Vicerrectoría de Investigación y Extensión
b. FDU: Vicerrectoría de Docencia
c. Otros ingresos: Rectoría y Vicerrectoría de Administración
Todos ellos con base en el criterio técnico del Departamento Financiero Contable, de acuerdo con el comportamiento histórico de los últimos cinco años, las metas en el PAO 2023 y los indicadores institucionales.
5. DE LOS EGRESOS - PRESUPUESTO INSTITUCIONAL
Las políticas específicas para la formulación de los egresos, las cuales dependerán de cada escenario, son las siguientes:
5.1. El presupuesto de operación de cada Unidad Ejecutora será asignado considerando las metas asignadas en el PAO 2023 conforme lo indicado en la política 3.3, la ejecución final de los años 2019, 2020 y 2021 y en función de la estimación final de ingresos del ITCR, en procura de una operación eficiente, las prioridades institucionales y a cada escenario estimado.
5.2. El crecimiento del gasto corriente para el 2023 será establecido por el Ministerio de Hacienda a más tardar el 30 de marzo del 2022 y el límite máximo será calculado con base en esta tasa de crecimiento en combinación con la ejecución estimada de cierre para el periodo 2022 de la Institución, en el tanto no se hayan resuelto las acciones planteadas en vía judicial contra esta disposición.
La distribución del presupuesto disponible deberá realizarse en forma que se procure el normal funcionamiento de la Institución y se asigne el presupuesto operativo que permita la ejecución de las metas establecidas por la Unidad. Los ajustes requeridos se realizarán en forma prioritaria a las partidas generales o institucionales, antes de afectar los presupuestos operativos asignados a cada Unidad.
5.3. Los fondos restringidos y específicos serán recursos financieros asignados a una actividad; y están sujetos a la aplicación de la Regla Fiscal. Deben estar vinculados con metas específicas formuladas en el PAO 2023.
5.4. El total de la partida de Remuneraciones incluyendo los fondos restringidos y los fondos específicos será establecida por el Departamento de Gestión del Talento Humano, de la siguiente forma:
a. La relación de puestos se estima con base en la ejecución proyectada para el cierre del 2022 más el porcentaje de crecimiento definido por el Ministerio de Hacienda para gasto corriente, asociado a las diferentes metas, garantizando la sostenibilidad financiera de la institución.
b. Las plazas financiadas con fondos restringidos se estimarán de acuerdo a cada uno de los escenarios y las metas del PAO preliminar 2023.
c. La subpartida de tiempo extraordinario será estimada de acuerdo con la proyección de cierre 2022 y sus respectivas metas del PAO 2023.
d. La subpartida de recargos de funciones será estimada por la Vicerrectoría de Docencia tomando como base la Ejecución 2022, la estimación de cursos programados según el PAO 2023.
e. El Departamento de Gestión del Talento Humano hará el cálculo para una previsión presupuestaria, para los siguientes rubros con base en los indicadores históricos:
• Nuevos pasos de categoría
• Cambios en grados
• Cambios en posgrados
• Estudios de puestos
• Dedicación Exclusiva
f. Se podrán crear plazas nuevas, siempre y cuando se tengan identificados los recursos requeridos para financiarlas.
Inciso f) reformado por acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria No. 3282, Artículo 13, del 28 de setiembre de 2022.
Publicado en fecha 3 de febrero del 2023 mediante la Gaceta Número 1039-2023 de fecha 2 de febrero del 2023.
g. Las plazas temporales serán estimadas según las metas del PAO 2023, considerando los requerimientos de cada Campus Tecnológico Local y Centro Académico, la sostenibilidad financiera del ITCR, y la estimación será asumida por la Rectoría.
h. La previsión necesaria para atender el pago de los cursos de verano se realizará según la propuesta que debe presentar la Vicerrectoría de Docencia, asegurando la cobertura de todos los Campus Tecnológicos Locales y Centros Académicos, adicionalmente contemplando los escenarios presupuestarios.
i. La licencia sabática respaldada en el artículo 19 del Reglamento Licencia Sabática, no tendrá contenido presupuestario.
j. El detalle de cada subpartida de Remuneraciones será estimado por el Departamento de Gestión del Talento Humano, considerando:
• Las ejecuciones presupuestarias.
• Los nuevos requerimientos enviados por Rectoría.
5.5. La previsión del pago de prestaciones legales se debe calcular, de acuerdo con los estudios de proyecciones y estimaciones, que incluirán edad de la persona, régimen al que pertenece y posible jubilación, cambio de régimen ROP, vía comunicación previa al funcionario. Este cálculo lo realizará el Departamento de Gestión del Talento Humano y será avalado por la Vicerrectoría de Administración.
5.6. La previsión del pago de las indemnizaciones se debe calcular, de acuerdo con estimaciones de la Oficina de Asesoría Legal, avalados por la Vicerrectoría de Administración y contemplando algunos escenarios.
5.7. La estimación de los recursos para atender las obras de infraestructura será realizada por la Oficina de Ingeniería en coordinación con el Departamento de Administración de Mantenimiento y las direcciones de Campus Tecnológicos Locales y Centros Académicos, de acuerdo con el Plan Táctico de Inversión aprobado, la disponibilidad presupuestaria y el límite de crecimiento del gasto de capital.
5.8. Los recursos presupuestarios para becas y capacitación de funcionarios (as) por parte del Departamento de Gestión del Talento Humano, Centro de Desarrollo Académico, Auditoría Interna, actividades financiadas con fondos específicos, autosuficientes y FDU se definirán de acuerdo con el Plan Táctico de Inversión, aprobado por el Consejo Institucional.
5.9. La totalidad de los recursos del Fondo de Desarrollo Institucional (FDI), serán fondos restringidos y presupuestados conforme lo establecido en el Reglamento para la vinculación remunerada externa del Instituto Tecnológico de Costa Rica con la coadyuvancia de la FUNDATEC, en el cual se establece la instancia responsable de la distribución y el destino de los recursos del fondo. Estos fondos también estarán sujetos a la aplicación de los límites permitidos por Regla Fiscal.
5.10. Los recursos que constituyen el FDU serán distribuidos según el Reglamento para la vinculación remunerada externa del Instituto Tecnológico de Costa Rica con la coadyuvancia de la FUNDATEC, en cual se establece la instancia responsable de la distribución y el destino de los recursos del fondo.
5.11. Los eventos oficiales deben cumplir con los siguientes criterios:
a. Estar incluidos en las metas del PAO 2023.
b. Contar con la respectiva fundamentación de la necesidad de realizar el evento por parte de la Unidad Ejecutora.
c. Contar con el aval de la Rectoría.
d. Contar con la declaración de actividades de interés institucional o estar incluidas en el Calendario Institucional según procedimiento establecido.
5.12. Los recursos presupuestarios correspondientes al Mantenimiento y Reparación de Edificios serán asignados al Departamento de Administración de Mantenimiento, a la Dirección Administrativa de los diferentes Campus Tecnológicos Locales y Direcciones de los Centros Académicos, de acuerdo con las metas PAO 2023, adicionalmente considerando la ejecución presupuestaria y la planificación institucional.
5.13. La Vicerrectoría de Investigación y Extensión propondrá el monto necesario para cubrir el fondo definido en el Artículo 121 del Estatuto Orgánico para dar contenido presupuestario a los proyectos de Investigación y Extensión no financiables externamente.
5.14. Se estimará el presupuesto para el fortalecimiento de los programas de posgrado así como para la extensión. El monto que se destinará será administrado por la Vicerrectoría de Investigación y Extensión. Esta asignación estará justificada en función de las metas del PAO 2023.
5.15. La distribución de las partidas de egresos para las iniciativas de proyectos de investigación, extensión y desarrollo tecnológico que contengan un financiamiento externo, se atenderán según el nivel de avance de negociación de cada iniciativa.
5.16. El presupuesto para tecnologías digitales considerará los siguientes criterios:
a. Requerimientos del CETI.
b. Los recursos presupuestarios para reposición de equipo computacional se definirán de acuerdo con el Plan Táctico de Inversiones 2023-2024 y el límite de crecimiento del gasto de capital, en caso de que para el año 2023 la aplicación de la Regla Fiscal limite o regule del gasto total.
5.17. El Fondo Solidario de Desarrollo Estudiantil se estimará de acuerdo con los requerimientos aportados. Este fondo será estimado y administrado por la Vicerrectoría de Vida Estudiantil y Servicios Académicos. El fondo debe contemplar las necesidades de todos los Campus Tecnológicos Locales y Centros Académicos, y estará sustentado en la siguiente base de cálculo:
a. Estimación de fuentes de ingresos indicadas en el artículo 13 del Reglamento del FSDE y conforme a lo dispuesto en el Transitorio I de dicho cuerpo normativo.
b. Histórico del número de becas socioeconómicas y de estímulo asignadas en los últimos 3 años.
c. Los requerimientos actuales de los becarios.
d. Proyección de estudiantes nuevos al fondo de becas.
e. Estimación de salidas del régimen de becas.
f. Escenarios estimados.
g. El monto no podrá ser menor a la proyección de ejecución en el 2022
5.18. El Comité de Examen de Admisión recibirá un presupuesto que considerará:
a. La tendencia histórica de su ejecución presupuestaria al final de los años 2018-2019.
b. La dieta por pagar debe incluir los montos de viáticos por alimentación y hospedaje.
5.19. Las siguientes partidas institucionales considerarán como base de cálculo, los escenarios estimados, los indicadores históricos de ejecución, el límite de Regla Fiscal y las metas del PAO 2023:
a. Transporte.
b. Publicaciones.
c. Comedor Institucional.
d. Servicios básicos.
Estas partidas serán calculadas por el Departamento Financiero Contable y la Vicerrectoría de Administración, según los criterios expuestos por cada Vicerrectoría, por cada Dirección de Campus Tecnológico Local y de Centro Académico.
5.20. Las transferencias a la Federación de Estudiantes del Instituto Tecnológico de Costa Rica (FEITEC) se calcularán según se establece en el Artículo 109 del Estatuto Orgánico, acuerdo de la Sesión 2943, Artículo 10 del 21 de octubre del 2015 y acuerdo de la Sesión No. 3090, Artículo 12 del 04 de octubre del 2018, así como el comportamiento de la ejecución presupuestaria del último año.
5.21. La estimación de las transferencias a AFITEC, ADERTEC y FEPETEC, se harán de acuerdo con la normativa interna y externa respectiva; así como el presupuesto de la ATIPTEC en el marco del convenio vigente.
5.22. La estimación del monto por el pago de las dietas que se le reconoce a los Miembros del Consejo Institucional (estudiantes y egresado) y al Representante de la Comunidad Nacional en la Editorial Tecnológica, se calculará según lo dispuesto en la legislación vigente y los acuerdos del Consejo Institucional vigentes.
5.23. Las dietas que se reconocen a los miembros estudiantiles del Directorio de la AIR se calcularán según lo dispuesto por el Consejo Institucional, en los acuerdos de la Sesión Ordinaria 3063, artículo 9.
5.24. Se estimará el monto para atender la Ley de Igualdad de Oportunidades para las personas con Discapacidad, No. 7600 y la Ley de Patrimonio Histórico Arquitectónico de Costa Rica, No. 7555 con base en los escenarios estimados. Los recursos correspondientes a la aplicación de otras leyes se asignarán según disponibilidad presupuestaria.
5.25. Los proyectos de inversión se estimarán considerando los siguientes criterios:
a. Planes de mejora de reacreditaciones.
b. Metas PAO 2023.
c. Plan Táctico de Inversión 2023-2024
d. El límite de crecimiento del gasto de capital.
Las unidades técnicas, en coordinación con las unidades ejecutoras, serán las responsables de realizar las respectivas estimaciones.
5.26. Se asignará al Tribunal Institucional Electoral (TIE) el presupuesto para atender los procesos electorales. La estimación se realizará considerando los siguientes criterios:
a. Cantidad y tipo de procesos de elección que se deben realizar en 2023.
b. Contratación de una solución de voto electrónico.
c. Previsión de elecciones en caso de situaciones imprevistas o evento fortuito.
Esta estimación será realizada por el TIE con el apoyo del Departamento Financiero Contable.
5.27. Los procesos de autoevaluación y reacreditación de los programas académicos se estimarán por la Vicerrectoría de Docencia, de acuerdo con los siguientes criterios:
a. Número de reacreditaciones proyectadas.
b. Requerimientos de los diferentes programas de mejoras.
5.28. La partida de Otros servicios de gestión y apoyo se calculará de acuerdo con los registros históricos de liquidación, el límite por Regla Fiscal y las metas del PAO 2023.
Aprobado por Acuerdo del Consejo Institucional, Sesión Ordinaria Número 3262, Artículo 13 del 4 de mayo del 2022.
Publicado en fecha 6 de mayo del 2022 mediante la Gaceta Número 910-2022 de fecha 5 de mayo del 2022.