Tabla de contenido
Capítulo I. Disposiciones generales 2
Artículo 1: Tipo de reglamento y alcance 2
Artículo 2: Objetivo 2
Artículo 3: Marco Jurídico 2
Capítulo II: Marco conceptual 2
Artículo 4: Definiciones 2
Capítulo III: El Comité Técnico de Investigación y Extensión 3
Artículo 5: Integración del CTIE 3
Artículo 6: Coordinación del CTIE 3
Artículo 7: Funciones específicas del CTIE 3
Artículo 8: Responsabilidades de cada persona integrante del CTIE 3
Artículo 9: Funciones de la Coordinación del CTIE 4
Capítulo IV: De las sesiones del CTIE 4
Artículo 10: De la frecuencia de las sesiones 4
Artículo 11: Modalidades de las sesiones 5
Artículo 12: De la convocatoria 5
Artículo 13: Agenda de las sesiones 5
Artículo 14: Consideraciones para la agenda 6
Artículo 15: Quórum 6
Artículo 16: Sesión por telepresencia 6
Artículo 17: De los debates 7
Capítulo V: De las mociones 7
Artículo 18: De los tipos de mociones 7
Artículo 19: De la moción de orden 7
Artículo 20: De la moción de forma 8
Artículo 21: De la moción de fondo 8
Artículo 22: De la Moción de revisión 8
Artículo 23: De las Votaciones 9
Artículo 24: De los Acuerdos 9
Artículo 25: De las minutas 10
Capítulo VI: Consulta formal 10
Artículo 26: De la Consulta Formal 10
Artículo 27: De la convocatoria a Consulta formal 11
Capítulo VIII: Disposiciones finales Artículo 28: De la vigencia 11
Capítulo I. Disposiciones generales
Artículo 1: Tipo de reglamento y alcance
Este Reglamento es de carácter específico y de acatamiento obligatorio para todas las personas que integran el Comité Técnico de Investigación y Extensión de la Escuela de Matemática (CTIE).
Artículo 2: Objetivo
Regular el funcionamiento del Comité Técnico de Investigación y Extensión de la Escuela de Matemática.
Artículo 3: Marco Jurídico
1. Estatuto Orgánico del Instituto Tecnológico de Costa Rica.
2. Reglamento de investigación y extensión del Instituto Tecnológico de Costa Rica.
3. Reglamento del Consejo de la Escuela de Matemática.
Capítulo II: Marco conceptual
Artículo 4: Definiciones
Acuerdo firme: Se consideran acuerdos firmes los que consten en actas ya aprobadas o que así lo acuerden los miembros por votación de dos tercios de la totalidad de los miembros del Órgano.
Debate: Espacio de la sesión del órgano destinado para discutir asuntos de interés sobre los cuales este debe adoptar acuerdos concretos.
Informes: Espacio de la sesión de la que dispone la persona coordinadora del CTIE para dar a conocer información de interés para las personas integrantes del órgano.
Mayoría simple: Grupo de votos del mismo signo que representa el porcentaje mayor de los votos emitidos en una votación sin llegar a la mayoría absoluta. (La mitad más uno de los miembros presentes del Consejo)
Mayoría absoluta: Grupo de votos del mismo signo que constituye más de la mitad del total de los emitidos en una votación o que otorga un número de representantes que supera a la mitad de todos los elegibles. (La mitad más uno del total de miembros del Consejo)
Mayoría calificada: Cuando se exige un número de votos superior a los que se requieren para alcanzar la mayoría absoluta, siendo generalmente de dos tercios. (Dos terceras partes del total de los miembros del Consejo)
Moción de fondo: Es aquella que busca modificar sustancialmente una propuesta base
Moción de forma: Es aquella en la cual se pretende modificar el estilo de un texto aprobado o conciliar propuestas cuyas diferencias no sean de fondo.
Moción de orden: Es aquella cuyo propósito sea la suspensión o prolongación de una sesión de un órgano colegiado o Junta Directiva. Terminar o prolongar la discusión de un tema de debate o de algún punto de agenda. Variar los procedimientos seguidos siempre que no se opongan a la normativa vigente. Autorizar la votación pública en elecciones, nombramientos o asuntos relacionados directamente con personas, cuando existan razones de fuerza mayor que impidan o dificulten la realización de las votaciones secretas.
Moción de revisión: Son aquellas mociones tendientes a modificar acuerdos tomados en el transcurso de la sesión o antes de que se apruebe el acta de la sesión en que el acuerdo fue tomado, siempre que éste no sea acuerdo firme.
Participación en una sesión por medios virtuales: Se considera un recurso de uso, para permitir la participación de los miembros del órgano, cuando por alguna razón justificable no puedan hacerlo en forma presencial. Constituye una opción en la que uno o varios de los miembros del órgano no se encuentran físicamente presentes en el recinto donde la plenaria (ordinaria o extraordinaria) se lleva a cabo. En el caso de celebrar sesiones por medios virtuales, se deben respetar y cumplir los principios de simultaneidad, integridad y deliberación.
Quórum estructural: Cantidad de personas integrantes presentes que se requiere para que el órgano colegiado pueda sesionar, corresponde a la mayoría absoluta.
Quórum funcional: Corresponde a la cantidad de personas integrantes presentes necesarios para la toma de acuerdos válidos, corresponde a la mayoría simple.
Sesión por consulta formal: se entiende como el mecanismo oficial no plenario de toma de decisiones del Comité, que le permite decidir sobre asuntos específicos que deben ser resueltos de manera urgente, considerando el procedimiento establecido.
Capítulo III: El Comité Técnico de Investigación y Extensión
Artículo 5: Integración del CTIE
El CTIE estará conformado seis personas profesoras de la Escuela de Matemática electas por el Consejo de la Escuela de Matemática, que reúnan los requisitos establecidos en el Reglamento de Investigación y Extensión. No obstante, el CTIE se tendrá por debidamente conformado cuando cuente con el nombramiento de al menos cuatro de sus integrantes titulares.
Además, el Consejo de la Escuela de Matemática nombrará a tres personas profesoras como suplentes, quienes podrán participar en las sesiones del CTIE para suplir ausencias temporales de las personas titulares cuando sean convocadas al efecto.
Los nombramientos se realizarán por plazos de tres años. De producirse una vacante permanente se hará un nombramiento por un periodo completo.
Artículo 6: Coordinación del CTIE
El CTIE designará de entre sus integrantes titulares a una persona coordinadora, quien desempeñará el puesto por el plazo de un año y puede ser reelecta.
Artículo 7: Funciones específicas del CTIE
Las funciones del CTIE son las indicadas en el Reglamento de Investigación y Extensión.
Artículo 8: Responsabilidades de cada persona integrante del CTIE
a. Asistir puntualmente y permanecer activa durante toda la sesión del CTIE.
b. Revisar y analizar la documentación que sea distribuida con ocasión de una convocatoria a sesión del CTIE.
c. Presentar, preferentemente por escrito, las propuestas y mociones que crea oportunas.
d. Instar a la Coordinación del CTIE para que solicite la información que considere necesaria para mejor resolver de los asuntos en análisis.
e. Presentar puntos de discusión a la Coordinación del CTIE con al menos tres días hábiles de anticipación a la fecha prevista para la realización de la sesión del Comité.
f. Llamar al orden a la Coordinación del CTIE cuando se separe de las atribuciones que le confiere este reglamento.
g. Ejecutar todas aquellas funciones que en su calidad de persona integrante del CTIE le sean encomendadas.
h. Decidir con su voto sobre todos aquellos puntos que requieran de aprobación por parte del CTIE, conforme a las funciones establecidas en el Reglamento de Investigación y Extensión.
i. Firmar las minutas cuando su voto sea disidente.
j. Guardar la confidencialidad de toda aquella documentación así clasificada por órgano o autoridad institucional competente.
Artículo 9: Funciones de la Coordinación del CTIE
a. Velar por el cumplimiento de este reglamento.
b. Elaborar la agenda para cada sesión.
c. Convocar a las sesiones del CTIE por escrito a través de un medio electrónico de comunicación oficialmente autorizado en el Instituto.
d. Recibir mociones, ordenarlas y presentarlas al CTIE.
e. Abrir, presidir y levantar las sesiones de acuerdo con la agenda aprobada.
f. Someter a votación la agenda de las sesiones.
g. Dirigir la sesión de acuerdo con la agenda aprobada.
h. Conceder la palabra en el orden solicitado, salvo cuando se trate del trámite de mociones de orden.
i. Dar por agotada la discusión en temas de debate o bien continuarla por moción de orden aprobada.
j. Someter a votación los asuntos y anunciar las decisiones adoptadas.
k. Ejercer el doble voto en los casos en que se haya producido empate en dos votaciones previas.
l. Elaborar las minutas de cada reunión y velar por su veracidad.
m. Firmar las minutas que haya presidido, una vez que hayan sido aprobadas.
n. Comunicar y ejecutar, cuando corresponda, los acuerdos del CTIE.
o. Cualquier otra actividad que sea asignada por el CIE o por el Consejo de la Escuela de Matemática en el marco de sus competencias.
Capítulo IV: De las sesiones del CTIE
Artículo 10: De la frecuencia de las sesiones
Por la naturaleza de las funciones del CTIE no se establece una periodicidad fija para sesionar. El CTIE se reunirá cada vez que sea convocado por la persona coordinadora o por petición de tres de sus integrantes. En este último caso se conocerá la agenda que propongan las personas solicitantes de la convocatoria.
La convocatoria, con la agenda correspondiente, deberá ser entregada con al menos dos días hábiles de anticipación, excepto en casos de urgencia. El CTIE podrá sesionar sin convocatoria previa siempre que se encuentren presentes todas las personas integrantes y así lo acuerden por unanimidad.
Artículo 11: Modalidades de las sesiones
Las sesiones del CTIE podrán realizarse mediante reuniones presenciales, con telepresencia o una combinación de esas opciones, siempre que se utilicen los medios tecnológicos apropiados para garantizar la simultaneidad y que permitan la intervención, la integridad, la deliberación y la participación en la toma de decisiones del órgano en tiempo real.
Artículo 12: De la convocatoria
Las convocatorias se harán por medios electrónicos y deberán estar acompañadas de la respectiva agenda y de la documentación necesaria para el desarrollo de la reunión.
Artículo 13: Agenda de las sesiones
Del encabezado: El encabezado de la agenda debe señalar los siguientes aspectos:
a. Número y modalidad de la sesión
b. Nombre del CTIE
c. Nombre y cargo de quien convoca
d. Listado de personas convocadas
e. Fecha, hora y lugar o enlace de la sesión
La agenda de las sesiones contendrá la siguiente estructura:
a. Comprobación del quórum
b. Lectura y aprobación de la agenda
c. Aprobación de minutas
d. Correspondencia
e. Informes de la Coordinación
f. Puntos de discusión
g. Asuntos varios
La agenda podrá contemplar la atención de visitas o de audiencias, el seguimiento de acuerdos u otros temas, cuando sea pertinente.
Artículo 14: Consideraciones para la agenda
a. La agenda de las sesiones será propuesta por la Coordinación
b. La agenda propuesta podrá ser modificada mediante moción de orden
c. La Coordinación establecerá el orden de prioridad de los puntos de discusión, el que puede ser modificado por moción de orden
Artículo 15: Quórum
El quórum para sesionar estará constituido por cuatro de sus integrantes, contando a las personas suplentes que hayan sido convocadas a efectos de reemplazar en esa reunión a alguna persona titular.
Si después de transcurrido un lapso de 15 minutos, a partir de la hora fijada para el inicio, no se cuenta aún con el quórum requerido para sesionar, se levantará una lista de las personas presentes y se convocará a una nueva sesión.
En caso que una persona integrante del CTIE incurra en ausencia total o parcial a la sesión, deberá justificar su ausencia formalmente ante la Dirección de la Escuela de Matemática en el plazo máximo de tres días hábiles posteriores a la fecha de la sesión, quien deberá resolver en un plazo no superior a los cinco días hábiles si acepta la justificación o no e informar a la Coordinación.
Artículo 16: Sesión por telepresencia
Para la participación con telepresencia se tomará en cuenta lo siguiente:
a. Se deberá consignar en el acta el nombre de las personas que participaron a través de telepresencia, el medio tecnológico por el cual se hizo efectiva su participación y el lugar desde donde participó.
b. Garantizar la verificación de la identidad de los miembros que participan en forma remota manteniendo la cámara activa durante toda la sesión.
c. La transmisión deberá incluir audio y video en directo, permitiendo el envío de imágenes, sonido y datos. Los medios utilizados deberán permitir ver, oír y recibir datos de cada miembro participante en la sesión desde los diferentes puntos en que esta se lleve a cabo.
d. Los medios tecnológicos de comunicación utilizados deberán garantizar simultaneidad entre dos o más puntos habilitados y conectados a las redes de transmisión de datos, uniendo en tiempo real lo que sucede en dos o más lugares físicamente separadas y permitiendo en todos los casos la comunicación de una forma interactiva.
Artículo 17: De los debates
Para el desarrollo de los debates de las sesiones del CTIE se considerará lo siguiente:
a. El uso de la palabra se solicitará levantando la mano para las personas que están presentes en el recinto donde la sesión fue convocada o en caso de sesión por telepresencia utilizando la opción de levantar la mano que tiene la plataforma.
b. La Coordinación concederá la palabra en el orden en que haya sido solicitada y velará porque las intervenciones se mantengan dentro del tema en discusión. Podrá llamar al orden a la persona que se separe del tema en discusión y estará facultado para retirar el uso de la palabra a quien no atienda el llamado al orden.
c. Se concederá la palabra por un lapso no superior a los cinco minutos por cada intervención. No obstante, el Comité podrá acordar, mediante la aprobación de una moción de orden, la extensión del tiempo por lapsos mayores, tanto para una sesión completa como para puntos particulares de la agenda.
d. La Coordinación velará porque el tiempo dedicado a la discusión de cada punto de la agenda se mantenga dentro de los límites razonables, con el fin de agilizar el desarrollo de la sesión.
Capítulo V: De las mociones
Artículo 18: De los tipos de mociones
Se podrán presentar los siguientes tipos de mociones: moción de orden, moción de forma, moción de fondo y moción de revisión.
Artículo 19: De la moción de orden
Las mociones de orden podrán ser presentadas por escrito o en forma oral. Le corresponderá a la Coordinación establecer la procedencia de una moción de orden. En caso de duda solicitará al CTIE que resuelva sobre esta.
Las mociones de orden serán analizadas y sometidas a votación inmediatamente después de ser conocidas. Para esto, la persona que preside dará la palabra a dos personas: la persona proponente y otra en contra, cuando lo haya. Para referirse a la moción de orden, cada persona dispondrá de un tiempo máximo de dos minutos.
Si la moción es rechazada se regresará a la discusión anterior con la misma lista de oradores que se llevaba antes de la moción.
La moción de orden atenderá los siguientes propósitos:
a. Suspensión de la sesión por un tiempo determinado.
b. Prolongación de la sesión.
c. Levantamiento de la sesión.
d. Finalización de la discusión de un punto concreto.
e. Prolongación del tiempo permitido para las intervenciones.
f. Traslado de la votación de un punto para otra sesión.
g. Modificación de la secuencia de los puntos de agenda.
h. Modificación de la agenda.
Artículo 20: De la moción de forma
Las mociones de forma serán aquellas tendientes a modificar el estilo de un texto aprobado o a conciliar propuestas cuyas diferencias no sean de fondo.
Artículo 21: De la moción de fondo
La moción de fondo busca modificar sustancialmente una propuesta base, estas mociones deberán ser presentadas por escrito y deberán ir debidamente firmadas y justificadas. Pueden ser presentadas por una o varias personas miembros del CTIE, definiendo una persona expositora que defienda la moción.
De existir mociones de fondo respecto a una propuesta base se procederá de la siguiente manera:
a. Se discute la propuesta base. Se permitirá hacer modificaciones de forma o de fondo a las propuestas base, siempre y cuando las personas proponentes estén de acuerdo en dichos cambios y no haya sido sometida a votación. Una vez efectuados los cambios, la propuesta final se presentará ante el Comité antes de someterla a votación.
b. Se somete a votación la propuesta base y de aprobarse se desechan las mociones de fondo que sean excluyentes.
c. Si no se aprueba la propuesta base, se discutirán las mociones de fondo y se votarán una por una, según el orden en que hayan sido presentadas.
d. Las mociones de fondo que obtengan el voto afirmativo de la mayoría simple de las personas presentes quedarán aprobadas, y se desecharán las excluyentes con respecto a las mociones aprobadas.
Artículo 22: De la Moción de revisión
Serán mociones de revisión aquellas tendientes a modificar acuerdos tomados en el transcurso de la sesión o antes de que se apruebe la minuta de la sesión en que el acuerdo fue tomado, siempre que éste no sea acuerdo firme.
a. La moción de revisión se tratará en primera instancia como de orden, requiriéndose para su procedencia del voto afirmativo de más de la mitad de los miembros presentes.
b. De ser aprobada la procedencia de la moción de revisión, será tratada como propuesta base, excepto que requerirá para su aprobación del voto afirmativo de las dos terceras partes de las personas miembros del CTIE.
c. Las simples observaciones de forma, relativas a la redacción de los acuerdos, no serán consideradas para los efectos de este artículo.
Artículo 23: De las Votaciones
Las votaciones serán públicas, pero no nominales. En las votaciones, cada persona deberá escoger una de las opciones siguientes: a favor, en contra o abstención.
Los miembros del CTIE podrán hacer constar en el acta su voto contrario al acuerdo adoptado y los motivos que lo justifiquen, quedando en tal caso exentos de las responsabilidades que pudieren derivarse de tales acuerdos. Para ello, podrán justificar por escrito en formato físico o digital, la razón de su voto, la que será consignada en la minuta correspondiente.
En el momento de la votación y durante el conteo de votos, no se permitirá el ingreso ni la salida de personas integrantes del CTIE por lo que deberán permanecer en la sesión
Artículo 24: De los Acuerdo
Todos los asuntos que figuren en la agenda que requieran acuerdos deberán tener una Propuesta Base presentada por escrito.
a. Todos los puntos que requieran acuerdos tienen que ser incluidos como puntos individuales en la agenda. No podrá ser objeto de acuerdo ningún asunto que no figure en esta.
b. Los acuerdos serán tomados por el voto afirmativo de la mayoría simple de los miembros presentes al momento de la votación, salvo que exista norma superior que establezca una disposición diferente.
c. Los acuerdos adquieren firmeza en el momento de aprobar la minuta correspondiente, o cuando reciba esta condición mediante el voto afirmativo de dos tercios de las personas integrantes del Comité.
d. Si la cantidad de votos a favor no es suficiente para tomar el acuerdo, las abstenciones se sumarán a la opción con más votos, sea ésta a favor o en contra.
e. Los acuerdos del Comité deberán ser comunicados por escrito, por la Coordinación, a las personas interesadas durante los cinco días hábiles siguientes a la sesión en que quede firme el acuerdo.
f. Un acuerdo del CTIE podrá ser objeto de revisión por una sola vez.
g. Contra los acuerdos tomados por el CTIE se podrán interponer recursos de revocatoria ante ese mismo órgano dentro de los cinco días hábiles posteriores a la comunicación del mismo y recurso de apelación, ante el Consejo de la Escuela de Matemática, el cual debe ser presentado dentro de los cinco días hábiles posteriores a la comunicación del rechazo del recurso de revocatoria. Es potestativo de la persona recurrente interponer ambos recursos o uno solo de ellos, sin que pueda el Consejo de Escuela desestimar o rechazar un recurso porque el recurrente no haya interpuesto el recurso previo ante el CTIE. El recurso de apelación agota la vía administrativa.
Artículo 25: De las minutas
De cada sesión se levantará una minuta, que contendrá:
a. Tipo de sesión (presencial, telepresencial o consulta formal)
b. Listado de las personas convocadas, de las asistentes y las ausentes señalando en tal caso si media o no justificación.
c. Se indicará fecha y ya sea el lugar o el medio por el que se celebró la sesión.
d. Se hará constar la hora de ingreso o retiro de cada miembro del Comité.
e. Se consignarán los puntos tratados, la forma y resultado de la votación.
f. Los acuerdos tomados con sus respectivos considerandos.
g. No se consignará el contenido de los debates, salvo que la persona interesada lo solicite expresamente. Si un miembro del CTIE desea que su intervención se registre de forma literal, deberá entregarla por escrito, fiel a lo dicho, a quien preside la sesión del Comité.
h. En los casos de audiencias o puntos de foro, el acta consignará un resumen de los aspectos más relevantes.
i. Las actas serán firmadas por la persona o personas que presidieron la sesión y aquellas personas que han dado su voto disidente.
Capítulo VI: Consulta formal
Artículo 26: De la Consulta Formal
Cualquier tema sometido a conocimiento y resolución del CTIE puede ser atendido mediante una sesión en consulta formal.
En consulta formal, el CTIE podrá sesionar como máximo una vez por semana y la sesión podrá permanecer abierta por un máximo de dos días hábiles.
Las personas integrantes del CTIE podrán solicitar a la Coordinación que se realice una sesión por consulta formal, por cualquier medio formal, convencional o electrónico, indicando expresamente el asunto sujeto a la consulta, con un plazo mínimo de tres días de antelación a la fecha propuesta para su realización.
Artículo 27: De la convocatoria a Consulta formal
La convocatoria a una sesión por consulta formal deberá incluir la siguiente información:
a. Nombre del Comité.
b. Modalidad de la sesión.
c. Número de la sesión.
d. Listado de personas convocadas.
e. Asuntos consultados.
f. Indicar si es con o sin acuerdo firme.
g. Nombre y cargo de quien convoca.
h. Fecha y hora de inicio de la consulta formal.
i. Fecha y hora de cierre de la consulta formal.
j. Persona designada para recibir votos.
k. Dirección electrónica a la que se debe enviar el voto.
l. Lista de documentos disponibles relacionados con la consulta.
m. Dirección electrónica en la cual se puede consultar la documentación relacionada con la sesión.
n. Los puntos de la agenda en una convocatoria por consulta formal pueden ser retirados de la sesión a solicitud de la mayoría simple de los miembros del CTIE, solicitud que debe ser presentada a la Coordinación en el plazo entre el anuncio de la convocatoria y antes de dar inicio.
Capítulo VIII: Disposiciones finales
Artículo 28: De la revisión del reglamento
La Dirección de la Escuela de Matemática será la dependencia responsable de coordinar la revisión periódica de este reglamento. El reglamento deberá revisarse al menos cada dos años o cuando se produzcan modificaciones en normativa institucional o nacional relacionada, o cambios en los procesos que regula. El CTIE emitirá criterio técnico de actualización y lo remitirá al Consejo de la Escuela de Matemática para el trámite correspondiente.
Artículo 29: De la vigencia
Este reglamento entrará en vigencia una vez aprobado por parte del Consejo de la Escuela de Matemática y publicado en la Gaceta Institucional.
Disposiciones transitorias
Transitorio I.
La integración del Comité de Investigación y Extensión se mantendrá con la conforma que tenía a la entrada en vigencia el reglamento, hasta tanto el Consejo de la Escuela de Matemática designe a los integrantes de acuerdo con lo establecido en el artículo 5.
