Se dicta el presente protocolo para regular los aspectos atinentes a los requisitos esenciales y legales, propios del manejo de expedientes que guarden una correlación estricta observancia, con la correcta tramitación de los procedimientos administrativos y a su vez, teniendo al expediente como una materialidad física, con la que tiene obligaciones la Administración, en estricto apego del Principio de Legalidad y del Debido Proceso; con el objetivo de evitar errores que conlleven a ilegalidad y a impedir la recurrencia a la Teoría de las Nulidades y Actividades Procesales Defectuosas propias de la materia.

Artículo 1 De la foliatura

Por ser un aspecto integrante del Debido Proceso, procederá la Dirección Ejecutiva de la Secretaría del Consejo Institucional, a foliar los expedientes que le ingresen, conjuntándolos a su vez en orden cronológico, permitiendo reflejar el acontecer real del cuadro fáctico, mediante el uso de sellos propios de la Institución.

Artículo 2 De la integridad del expediente

El expediente como tal, debe estar completo y tener agregados todos los documentos que guarden relación con él. Si se adjuntan fotocopias, éstas deberán aparecer debidamente certificadas.

Cuando los documentos hayan sido generados en otras oficinas, la Dirección Ejecutiva solicitará que estos le sean remitidos en copia certificada debidamente foliados, con el fin de mantenerlos bajo su custodia. Luego de su recibo esta Dirección procederá a asignar una foliatura única.

Los documentos originales siempre deberán quedar bajo la custodia de la oficina que los generó.

Artículo 3 De los Tipos de Expedientes

En la Dirección Ejecutiva de la Secretaría del Consejo Institucional, se encontrarán únicamente expedientes denominados confidenciales:

Expedientes confidenciales: son los que cuenten con un manejo más delicado por la materia que contienen, y que de previo, el Órgano Colegiado así lo ha dispuesto al interior del pleno; se entiende la confidencialidad como la obligación del Estado de velar por el ámbito de intimidad de las partes intervinientes, deber que se encuentra contenido en el Articulo 24 de la Constitución Política y que apunta a que “Todos los ciudadanos tienen el derecho de mantener un ámbito de intimidad, libertad y secreto”, hechos que solamente a las partes legitimadas les compete para no afectar el honor.

Artículo 4 Del Acceso

Tendrán acceso al expediente:

a. Involucrados directos

b. Representantes legales

c. Representantes de la Auditoría Interna

d. Órgano Director del Procedimiento Administrativo (entendido como el Rector, sus Asesores Legales y personas designadas por él en el órgano)

e. Rectoría

Quienes deberán, en el caso del inciso a), presentar su identificación personal vigente y en el caso del inciso d, deberán venir perfectamente identificados y autorizados.

Artículo 5 Del Retiro

Si las partes interesadas desean consultar el expediente, deberán apersonarse debidamente identificadas, a la Dirección Ejecutiva de la Secretaría del Consejo Institucional, en el horario de atención previamente establecido por la Institución.

Artículo 6 Del lugar de consulta

Las partes que soliciten consulta del expediente podrán hacerlo en la Sala de Sesiones del Consejo Institucional, u otro lugar cercano a la oficina de la Dirección Ejecutiva, previa, coordinación con ésta.

Artículo 7 De la devolución

El expediente deberá reintegrarse, una vez consultado por el solicitante, a la Dirección Ejecutiva de la Secretaría del Consejo Institucional, quien retendrá la identificación hasta su devolución.

Artículo 8 De las fotocopias

Una persona funcionaria de la Secretaría del Consejo Institucional, acompañará a la sala de fotocopiado a las partes que previamente soliciten fotocopia del expediente, para garantizar la custodia en este ínterin, así como que el mismo se encuentre en perfecto estado.

Artículo 9 De las certificaciones

La Dirección Ejecutiva de la Secretaría del Consejo Institucional, certificará el expediente en los términos prescritos por ley, aportando la parte interesada el respectivo reintegro de especies fiscales.

Artículo 10 Obligaciones de la Dirección Ejecutiva

La Dirección Ejecutiva de la Secretaría del Consejo Institucional, cumplirá con las siguientes obligaciones:

a. Brindar custodia integral del expediente

b. Coordinar las labores propias del acceso del expediente por las partes interesadas.

c. Organizar el uso de la Sala de Sesiones del Consejo Institucional, cuando las partes requieran el uso de la infraestructura, previa coordinación con la Dirección.

d. Certificar el expediente cuando así sea requerido.

e. Informar al Consejo Institucional, sobre anomalías acontecidas con el expediente.

f. Mantener el orden, respeto y disciplina en lo que respecta a esta actividad.

g. Todas las demás funciones relacionadas con el tema.

Aprobado por el Consejo Institucional en la Sesión Ordinaria No. 2523, Artículo 8, del 16 de agosto del 2007. Gaceta No. 230