Capítulo 1 OBJETIVO
Artículo 1
Este Reglamento tiene el objetivo de establecer las disposiciones necesarias para la elaboración y aprobación de reglamentos, que normen las actividades en el Instituto Tecnológico de Costa Rica y se aplica a todas las dependencias y personas con excepción de la Asamblea Institucional Representativa y miembros del Consejo Institucional.
(Modificado por el Consejo Institucional, en Sesión No. 2015/11, celebrada el 10 de setiembre de 1998)
Capítulo 2 DEFINICIONES
Artículo 2
Se entiende por normalización el proceso de elaborar, aprobar y divulgar disposiciones tendientes a regularizar las conductas, tareas y actividades del Instituto Tecnológico de Costa Rica.
Artículo 3
Se define como reglamento el conjunto de normas, reglas o preceptos que se deben seguir o a las que se deben ajustar las conductas, tareas, actividades de una organización, dependencia o servicio.
Artículo 4
Se define como norma la regla general que debe seguirse o a la que se debe ajustar una conducta, tarea, actividad o materia.
Artículo 5
Según su ámbito, los reglamentos y norma pueden ser de dos tipos:
a. GENERALES: Aquellos que son de aplicación general al Instituto; es decir, aquellos cuyos usuarios pertenecen a unidades distintas de las que origina la reglamentación. Su aprobación final y modificaciones corresponden al Consejo Institucional.
b. ESPECIFICOS: Aquellos que son de uso interno y específico para el funcionamiento de una unidad o dependencia del Instituto. Su aprobación final y modificación corresponden al Consejo respectivo.
Capítulo 3 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA NORMALIZACION INSTITUCIONAL
Artículo 6
La estructura del Sistema de Normalización Institucional se organiza en cuatro niveles:
a. NIVEL POLITICO DECISORIO: Está formado por el Consejo Institucional en caso de los Reglamentos Generales; en caso de los específicos, por el Consejo respectivo.
b. NIVEL EJECUTIVO: Rector
c. NIVEL TECNICO: Está formado por la Oficina de Planificación Institucional, Asesoría Legal y las comisiones ad-hoc o dependencias encargadas de elaborar las respectivas propuestas de reglamentación.
ch. NIVEL OPERATIVO: Está formado por todas las dependencias organizacionales del Instituto encargadas de poner en práctica la normalización.
Artículo 7
La Oficina de Planificación Institucional es la encargada de coordinar, asistir y asesorar en la elaboración y actualización de las disposiciones institucionales.
Artículo 8
En el proceso de normalización, son funciones de la Oficina de Planificación:
a. Propiciar el desarrollo, implantación y revisión de norma en el Instituto.
b. Coordinar, asistir y asesorar, en materias de normalización.
c. Decidir acerca del carácter general o específico de la normativa que se genere en el Instituto.
ch. Elaborar, conjuntamente con la Comisión ad-hoc o la dependencia encargada, los proyectos de normativa.
d. Remitir al Consejo Institucional los proyectos de normativa general.
e. Proponer, al Consejo Institucional, el nombramiento de la Comisiones ad-hoc necesaria para la elaboración de reglamentación general.
f. Llevar un registro actualizado y por separado de la normativa general y específica vigente en el Instituto.
Artículo 9
La Asesoría Legal es la responsable de:
a. Velar porque las normas que se aprueben en el Instituto cumplan con las disposiciones legales vigentes, no entren en contradicción con normativa ya establecida y propicien, dentro del marco de fines, principios y políticas institucionales, una mayor eficacia en las labores del Instituto.
b. Publicar en La Gaceta del Tecnológico la reglamentación que apruebe el Consejo Institucional. (Derogado por el Consejo Institucional, Sesión 2163, Art. 10, celebrada el 16 de marzo, 2001). Gac. 112
Artículo 10
Las dependencias organizacionales deberán promover el desarrollo, implantación, cumplimiento y revisión de la normativa que les competa.
Artículo 11
Las Comisiones ad-hoc tendrán la responsabilidad de elaborar el proyecto de normativa que se les encargue, conjuntamente con la Oficina de Planificación, en el plazo que al efecto les señale el órgano que se le asignó.
Capítulo 4 TRAMITE DE NORMALIZACION
Artículo 12
En el proceso de Normalización intervienen las siguientes instancias:
a. El Director de la dependencia que propone la necesidad de la normativa.
b. La Oficina de Planificación Institucional
c. Las Comisiones ad-hoc o dependencias encargadas de elaborar el proyecto de normativa.
ch. La Asesoría Legal.
d. El Consejo Institucional.
e. Auditoría Interna.
Artículo 13
La elaboración de reglamentos o normas institucionales o las reformas parciales a los mismos se inicia con los siguientes pasos:
a. Cualquier dependencia o persona que considere que debe generarse o reformarse una determinada normativa, deberá consultar a la Oficina de Planificación Institucional con el fin de asegurarse de que no existe reglamentación al respecto y que hay necesidad de la misma.
b. Confirmada la necesidad, en caso de que se requiera la creación o reforma de un reglamento o normativa, la Oficina de Planificación Institucional determinará si la misma es general o específica.
(Modificado por el Consejo Institucional, en Sesión No. 2015/11, celebrada el 10 de setiembre de 1998)
Artículo 14
Si se trata de una iniciativa de reforma o creación de una normativa general, se procede de la siguiente manera:
a. La Oficina de Planificación Institucional, dependiendo de la materia y características de la normativa solicitada y de la existencia o no de alguna propuesta ya existente, recomendará al Consejo Institucional solicite a una dependencia o Comisión ad-hoc, la elaboración del proyecto respectivo. Además, propondrá plazos, procedimientos y lineamientos generales.
b. La Comisión ad-hoc o dependencia encargada elaborará, conjuntamente con la Oficina de Planificación, el proyecto respectivo.
c. Una vez elaborado el proyecto, la Oficina de Planificación Institucional lo remitirá a la Asesoría Legal para su respectivo análisis. Si dicho proyecto regula aspectos financieros o presupuestarios será remitido previamente a la Auditoría Interna. Para rendir el dictamen respectivo estos entes tendrán diez días hábiles, a partir del momento de que los comunique la Oficina de Planificación Institucional.
e. El Consejo Institucional podrá devolver el proyecto a la Oficina de Planificación Institucional y ésta se encargará de revisarlo, hacerle las modificaciones necesarias atendiendo las objeciones por las cuales fue rechazado y regresarlo al Consejo Institucional.
f. Si el Consejo Institucional aprueba la normativa, la Secretaría del Consejo Institucional lo publica en la Gaceta del Tecnológico y envía al menos cuatro ejemplares de la misma a la Oficina de Planificación Institucional, para su registro y archivo, uno a la Auditoría Interna, a la Asesoría Legal y al Centro de Archivo.
(Modificado por el Consejo Institucional, en Sesión No. 2015/11, celebrada el 10 de setiembre de 1998)
Artículo 15
Si la normativa es específica, se procede de la siguiente manera:
a. La dependencia correspondiente elaborará el proyecto bajo la responsabilidad del director y lo someterá a consulta a la Oficina de Planificación Institucional y a la Asesoría Legal.
b. La Oficina de Planificación Institucional y la Asesoría Legal lo revisan, hacen las observaciones pertinentes y lo remiten a la dependencia interesada. Si la normativa regula aspectos financieros o presupuestarios será remitido previamente a la Auditoría Interna. Para hacer sus dictámenes éstas oficinas contarán con diez días hábiles, a partir del acuso de recibo.
c. El director de la dependencia interesada somete el proyecto a aprobación del respectivo Consejo, cuando corresponda.
d. Cuando el reglamento esté aprobado, el director de la dependencia respectiva lo enviará a la Secretaría del Consejo Institucional, Oficina de Planificación Institucional, Asesoría Legal y Centro de Archivo, para su registro y archivo.
Artículo 16
Para todos los efectos se usará el término “Reglamento” para toda aquella normativa de carácter general y que sea aprobado por el Consejo Institucional. Para las reglas de carácter específico se usará el término “Normativa”.
(Incluido por el Consejo Institucional, en Sesión No. 2015/11, celebrada el 10 de setiembre de 1998)
Capítulo 6 DISPOSICION FINAL
Este Reglamento entra en vigencia a partir del 5 de mayo de 1988 y deroga el aprobado por el Consejo Institucional el 10 de febrero de 1984.
(Así reformado por el Consejo Institucional, Sesión No. 1434/15, celebrada el 5 de mayo de 1988). Gac. 37