Capítulo 1 DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 1
La finalidad del presente Reglamento es regular la creación, manejo, custodia y cierre de los Fondos Fijos de Caja Chica del Instituto Tecnológico de Costa Rica.
Artículo 2
El Departamento Financiero Contable es el encargado de velar por el fiel cumplimiento del presente Reglamento, así como las Unidades y Departamentos que administren Fondos Fijos de Caja Chica.
Artículo 3
El efectivo del Fondo Fijo de Caja Chica será utilizado para:
a. Realizar compras de bienes y otros gastos imprevistos que deben cubrirse de manera urgente, que respondan a las necesidades de la unidad ejecutora solicitante y dentro de los límites del monto asignado, de conformidad con el Artículo 5, de este Reglamento.
b. Facilitar las operaciones diarias de caja permitiendo dar cambio a billetes de gran denominación.
Capítulo 2 CREACION, MODIFICACION Y CIERRE DE FONDOS
Artículo 4
La Vicerrectoría de Administración autorizará la creación o ampliación de Fondos Fijos de Caja Chica, a solicitud de aquellas unidades ejecutoras que:
„h realicen una actividad o evento especial que ameriten realizar transacciones urgentes de compra y gastos menores
- lo requieran como parte del tipo de servicio o función de la unidad
- establezcan un servicio en forma permanente y periódica.
Artículo 5
El monto de dinero que se asigne al Fondo Fijo de Caja Chica, el monto máximo a ser pagado por el fondo, serán fijados por la Vicerrectoría de Administración a solicitud del Departamento Financiero Contable y cuando:
„h La actividad del solicitante responda a un evento especial
La necesidad responda a una actividad periódica
„h Los montos existentes no alcancen para hacerle frente a las necesidades actuales.
Artículo 6
La Vicerrectoría de Administración autorizará la modificación del monto asignado a un determinado Fondo Fijo de Caja Chica, a solicitud del Departamento Financiero Contable, cuando exista documentación que compruebe la necesidad de realizar un aumento o disminución del fondo.
Artículo 7
Será causa suficiente para que la Vicerrectoría de Administración autorice al Departamento Financiero Contable para que proceda al cierre de un Fondo Fijo de Caja Chica, cuando se dé alguno de los siguientes casos:
a. Se haya cumplido el objetivo para el cual fue creado, en el caso de eventos especiales o actividades periódicas, para lo cual el responsable del mismo tendrá un plazo de diez días hábiles para informar sobre el cierre.
b. Exista suficiente evidencia comprobada del mal uso del fondo, en que los actos hayan estado en contraposición a lo establecido en la normativa institucional referida a esta materia.
c. Contravenga el Reglamento de Contratación Administrativa y el “Manual sobre Normas Técnicas de Control Interno para la Contraloría General de la República y las Entidades y Organos sujetos a su Fiscalización” sobre la materia de cajas chicas.
Artículo 8
La Unidad Ejecutora que gestionó la creación del Fondo Fijo de Caja Chica, es quien debe notificar a la Vicerrectoría de Administración, con copia al Departamento Financiero Contable la decisión del cierre de éste, así como la fecha a partir de la cual se hará efectivo el cierre.
Artículo 9
El informe sobre el cierre de cualquier Fondo Fijo de Caja Chica será elaborado por un funcionario de la Unidad Ejecutora del evento o actividad y deberá contener lo siguiente:
a. Razón del cierre
b. Documentación que respalde la liquidación del Fondo Fijo de Caja Chica, con los requisitos establecidos en el presente Reglamento
c. “Recibo de Dinero” del ITCR emitido por el Departamento Financiero Contable que demuestran el reintegro del dinero sobrante.
Capítulo 3 DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA
Artículo 10
Los Fondos Fijos de Caja Chica estarán compuestos por:
a. Dinero en efectivo
b. Facturas o comprobantes de los pagos realizados que cumplan con los requisitos establecidos en el Artículo 20 de este Reglamento
c. “Vales por adelanto de dinero” que fueron emitidos a un funcionario de una Unidad Ejecutora para financiar compras de poca cuantía, que están pendientes de liquidación
d. “Adelantos de Viáticos”, que fueron emitidos a funcionarios de una Unidad Ejecutora para financiar gastos de viaje y transporte dentro del país, que están pendientes de liquidación
e. “Reintegros de Fondos Fijos de Caja Chica” pendientes de giro
f. Papel sellado, especies fiscales, tarjetas “chip”, Folletos de Financiamiento y hojas de retiro de materia.
Artículo 11
Unicamente se podrán reconocer como pagos por medio del Fondo Fijo de Caja Chica los conceptos que se ajustan a las estipulaciones siguientes:
a. Adquisición de bienes siempre y cuando se restrinjan a las siguientes condiciones:
- que el bien no forme parte de los inventarios que se manejan en la Institución
„h que sea una necesidad imprevista
„h que su uso o consumo sea de inmediato
„h que no exista fraccionamiento en la compra
b. Contratación de servicios cuya naturaleza no sea continua o periódica, sino del tipo eventual dada la urgencia a atender
c. Ayudas económicas para participación en cursos, seminarios y entrenamientos del personal de corta duración
d. Gastos de viaje y transporte en el territorio nacional
e. Pagos por compra de bienes y servicios de acuerdo a lo establecido en el Artículo 20 del presente Reglamento.
Artículo 12
Será requisito indispensable para poder adquirir bienes y servicios con Fondos Fijos de Caja Chica, hacer la solicitud previa mediante la formula de “Vales por Adelanto de Dinero” y los pagos que se realicen por este medio no podrán exceder el monto autorizado.
En caso de que se haya hecho una compra sin la debida solicitud de “Vale por Adelanto de Dinero”, el Departamento Financiero Contable no se responsabilizará por el pago realizado, al amparo de lo establecido por la Ley de Administración Financiera de la República.
Sólo se hará efectivo dicho pago por parte del Departamento Financiero Contable si la Unidad Ejecutora correspondiente, cuenta con el contenido presupuestario y la factura cumple con los requisitos establecidos en el Artículo 20 de este Reglamento.
Artículo 13
Todo desembolso realizado por medio del Fondo Fijo de Caja Chica deberá realizarse contra entrega de la respectiva factura, la cual deberá reunir los requisitos establecidos por las disposiciones vigentes de la Oficina de Tributación Directa y de conformidad con lo dispuesto por el Artículo 20 de este Reglamento.
Artículo 14
Los desembolsos provisionales de Fondo Fijo de Caja Chica deben estar respaldados por un “Vale por Adelanto de Dinero”, en el que se indique el monto, objeto del gasto y nombre del funcionario que recibe el efectivo, así como su firma y número de cédula.
Artículo 15
Los “Vales por Adelanto de Dinero” sobre el Fondo Fijo de Caja Chica deberán ser liquidados contra la presentación de las respectivas facturas, dentro de los tres días hábiles posteriores a la realización del adelanto.
Artículo 16
Los “Adelantos de Viáticos”, deberán ser liquidados dentro de los cinco días hábiles después de finalizada la gira, tal como lo establece el “Reglamento de Gastos de Viaje Dentro del País”, emitido por la Contraloría General de la República.
Artículo 17
En ningún caso se tramitarán adelantos o liquidaciones de viáticos, al funcionario que tuviere alguna liquidación pendiente.
Capítulo 4 DE LA CUSTODIA DEL FONDO
Artículo 18
El funcionario designado para atender el Fondo Fijo de Caja Chica, deberá ser funcionario del ITCR, nombrado en propiedad, de buena conducta y tener conocimientos suficientes sobre las responsabilidades adquiridas con el manejo de Fondos Públicos. Deberá estar cubierto por una póliza de fidelidad emitida por el Instituto Nacional de Seguros.
Artículo 19
El encargado del Fondo Fijo de Caja Chica deberá vigilar que las facturas de contado o comprobantes de pago que le presenten, tengan como mínimo los siguientes requisitos:
a. Que sea original y esté escrita con tinta
b. Que se describa claramente el o los artículos o servicios adquiridos
c. Que la fecha de emisión de la factura concuerde con el adelanto gestionado
d. Que esté emitido a nombre del Instituto Tecnológico de Costa Rica o las siglas ITCR.
e. Que indique el nombre de la empresa o persona que presta el servicio o suministra el bien (si la factura no es membretada)
f. Que no presente borrones ni tachaduras que hagan dudar de su legitimidad
g. Que la factura esté debidamente autorizada por la Dirección General de la Tributación Directa, o bien corresponda a los regímenes de tributación simplificada, según está definido en el Artículo 3 del la Ley No. 7543, denominada “Ley de Ajuste Tributario”
h. Que contenga el sello o leyenda de “Cancelado”, o bien se presente el tiquete de caja correspondiente
i. La factura de contado o comprobantes de pago deberán presentar al dorso una justificación del gasto debidamente firmada y sellada, por el Director o Encargado de la Unidad Ejecutora y que contenga lo siguiente:
- Que haga referencia de la dependencia ejecutora del gasto y su código presupuestario correspondiente
- Valor total en letras y números que coincidan con el monto a pagar.
Artículo 20
En ningún caso se cambiarán cheques personales con Fondos Fijos de Caja Chica.
Artículo 21
Los cheques que se emitan para los reintegros del Fondo Fijo de Caja Chica, deberán hacerse a nombre del responsable del manejo del fondo, adicionándole entre paréntesis la leyenda: “(Fondo Fijo de Caja Chica)”.
Artículo 22
Las funciones y responsabilidades del encargado del Fondo Fijo de Caja Chica son las siguientes:
a. Manejar y custodiar el Fondo Fijo de Caja Chica asignado, conforme los propósitos del mismo
b. Hacer cumplir las disposiciones del presente Reglamento, las leyes y las disposiciones que rigen para el manejo de Fondos Públicos
c. Verificar previamente a toda solicitud de adelanto de dinero, la existencia del contenido presupuestario correspondiente
d. Revisar que las facturas que le presenten al cobro se ajusten a las disposiciones establecidas en el Artículo 20 de este Reglamento
e. Realizar la gestión de liquidación de los “Vales de Adelanto de Dinero” y “Adelantos de Viáticos”, que están pendientes de liquidar de acuerdo a los plazos establecidos en los Artículos 15 y 16 del presente Reglamento
f. Gestionar los reintegros al fondo:
„h antes de que se agote el 50% del mismo
- para que queden registrados en el mismo ejercicio económico en que se produjo el gasto
g. Custodiar en un lugar seguro, el dinero del Fondo Fijo de Caja Chica e impedir el acceso de terceras personas al mismo.
Artículo 23
El Auxiliar de Cajas de la Sede Central y de la Sede San Carlos respectivamente, efectuarán periódicamente arqueos sorpresivos a los Fondos Fijos de Caja Chica, asignados a su jurisdicción.
La Auditoría Interna cuando lo considera conveniente y sin previo aviso, realizará arqueos a los Fondos Fijos de Caja Chica Institucionales.
Artículo 24
Perderán el derecho de hacerse efectivas, las liquidaciones de gastos de viaje que no hayan sido cobradas dentro de los treinta días hábiles posteriores a la fecha de realización de la gira.
Artículo 25
Los funcionarios autorizados para firmar “Vales por Adelanto de Dinero”, “Adelantos de Viáticos”, facturas y comprobantes de pago son:
a. El Rector del ITCR
b. Los Vicerrectores
c. Los Directores o Encargados de Unidades Ejecutoras
d. Cualquier otro funcionario autorizado por los Directores o Encargados de Unidades Ejecutoras, ante el Departamento Financiero Contable, para hacer uso de Fondos Fijos de Caja Chica.
Capítulo 5 SANCIONES
Artículo 26
En caso en que el funcionario hiciere mal uso de los fondos correspondientes a caja chica, ya fuere por extravío, dolo o cambiando el fin de los mismos o aplicando objetivos diferentes a los propuestos, debe responder administrativa, civil y penalmente por los daños que esto origina a la Administración Pública.
Artículo 27
Para los efectos anteriores, el funcionario deberá ser sometido a los procedimientos establecidos en la Convención Colectiva de Trabajo del ITCR y sus reformas sobre el debido proceso.
Artículo 28
En caso de indemnización se aplicará lo dispuesto por la Ley General de la Administración Pública.
Artículo 29
Se derogan las disposiciones relativas a los asuntos tratados en el presente Reglamento que se le opongan y que hayan sido promulgadas en fechas anteriores.
(Aprobado por el Consejo Institucional, Sesión No. 2015, Artículo 13, del 10 de setiembre de 1998. Gac. 80)