Con fundamento en el Artículo 188 de la Constitución Política, el Artículo 12.2 de la Ley General de Administración Pública y el Artículo 18, inciso f. del Estatuto Orgánico del Instituto Tecnológico de Costa Rica, se promulga el presente Reglamento de Reconocimiento de Gastos de Representación a las Personas Funcionarias del ITCR.

Artículo 1

Desígnase “Gastos de Representación Institucional” aquellas erogaciones ocasionales en que incurren ciertos funcionarios del Instituto Tecnológico de Costa Rica, para brindar atención oficial a personas o entidades ajenas a la Institución, ya sea dentro del país o fuera de el, siempre y cuando estén relacionadas con las actividades del ITCR y exista relación directa entre el motivo del gasto y el cumplimiento del cargo.

Artículo 2

Las personas funcionarias autorizadas a realizar erogaciones con cargo a la subpartida “Gastos de Representación Institucional”, son los que a continuación se detallan:

a. Rector/a

b. Director/a de Sede

c. Director/a de Centro Académico

d. Vicerrectores/as

e. Director(a) de la Secretaría del Consejo Institucional

f. Director/a de Cooperación

g. Director/a de Proyectos

h. Directores de Escuela o Departamento

i. Director de Posgrado

j. Coordinadores de áreas académicas

Artículo modificado por el Consejo Institucional en Sesión Ordinaria No. 3011, Artículo 13, del 01 de marzo de 2017. Publicado en la Gaceta del Instituto Tecnológico de Costa Rica No.459 del 09 de marzo del 2017.

Artículo 3

Los “Gastos de Representación Institucional” no se podrán asignar como sumas fijas, sino que deben liquidarse o girarse contra la presentación de los respectivos justificantes.

Artículo 4

Los conceptos que podrán reconocerse como “Gastos de Representación Institucional” son aquellos que incluyen únicamente los servicios de alimentación ofrecidos por Hoteles, Restaurantes, Fondas y Empresas Expendedoras de Servicios de Alimentación o Bebidas (desayunos, almuerzos, cenas, reposterías, etc.) y no contempla gastos personales, ni pagos por consumo de bebidas alcohólicas, hospedaje, alquiler de vehículos, taxis, parqueos, combustibles arreglos u obsequios.

Artículo 5

Los montos ejecutados como “Gastos de Representación Institucional” deberán ser liquidados a más tardar, siete días hábiles posteriores a la ejecución del gasto.

Reglamento aprobado por el Consejo Institucional en Sesión Ordinaria No. 3011, Artículo 16, del 01 de marzo de 2017. Publicado en la Gaceta del Instituto Tecnológico de Costa Rica No.459 del 09 de marzo del 2017

Artículo 6

Los montos ejecutados como “Gastos de Representación Institucional” deberán ser liquidados cada vez que se efectúe un gasto dentro de los siete días hábiles anteriores a la finalización del mes en que se ejecutó el gasto.

Artículo 7

Las facturas correspondientes para la liquidación deberán cumplir con los siguientes requisitos:

a. Estar a nombre del Instituto Tecnológico de Costa Rica.

b. Indicar claramente el gasto efectuado de los productos consumidos. No se admiten conceptos generales como “Gastos de Representación Institucional”, “Gastos Varios” o “Servicio de Restaurante”.

c. Cumplir con los requisitos mínimos exigidos por la Dirección General de Tributación Directa.

d. Los montos deben estar claros, bajo ninguna circunstancia se tramitarán facturas cuyas cifras presenten borrones o tachaduras, sin membrete del local o empresa que la emitió, o que contenga otro detalle que haga dudar de su legitimidad.

e. Indicar en el formulario de liquidación respectivo el nombre de la(s) persona(s) atendida(s), cargo(s) que ejercen, Institución a la que pertenecen, así como el detalle de las razones que motivaron la atención.

Artículo 8

En ningún caso se autorizarán gastos de representación a la persona funcionaria que tuviera pendiente una liquidación. El incumplimiento en la presentación de la liquidación de los gastos de representación dentro del plazo establecido en este Reglamento, obligará a la Administración a aplicar las sanciones disciplinarias que establezcan las leyes, reglamentos u otras disposiciones internas.

Artículo 9

El Departamento Financiero Contable, por medio de la Unidad de Tesorería, será el responsable de verificar el cumplimiento de todos los requisitos establecidos en este Reglamento, en cuanto a adelantos y liquidación de Gastos de Representación Institucionales.

Artículo 10

Los “Gastos de Representación Institucional” en los viajes al exterior se regirán por el Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos, Capítulo V “Gastos de Representación Ocasionales en el Exterior”; en el que se señala el concepto, casos en que corresponde su pago, fijación de montos y autorización previa y presentación de facturas.

Artículo 11

Los “Gastos de Representación Institucional” en los que haya incurrido la persona funcionaria, por el Instituto Tecnológico de Costa Rica, no generarán derechos de ningún tipo, ni como derechos laborales ni como derechos adquiridos.

Aprobado por el Consejo Institucional en la Sesión No. 2456, Artículo 13, del 16 de marzo del 2006