Capítulo 1 DEFINICIONES
Artículo 1
Las definiciones que aquí se presentan son las utilizadas en el fuero interno del Instituto Tecnológico de Costa Rica.
Convenio
Es el acuerdo de dos o más voluntades orientadas al desarrollo de la docencia, la investigación, la extensión y la acción social.
Convenio Marco
Es el convenio general aprobado por las instancias institucionales respectivas como carta de presentación del Instituto Tecnológico de Costa Rica.
Convenios Específicos o Cartas de Entendimiento
Son los acuerdos que amparados a un convenio marco, permiten desarrollar un proyecto específico, por medio del cual se establecen obligaciones y derechos entre las partes.
Capítulo 2 FUNCIONES DE LAS INSTANCIAS
Artículo 2
Le corresponde a:
a. Consejo de Departamento
• Aprobar el convenio específico en primera instancia.
• Conocer avances periódicos acerca del desarrollo del convenio.
b. Asesoría Legal
• Revisar que los convenios estén acordes con la normativa y reglamentación vigente, emitiendo el dictamen respectivo, para lo cual contará con cinco días hábiles a partir de la solicitud de la Dirección de Cooperación.
• Apoyar las actividades de negociación de los convenios.
c. Vicerrectoría de Administración
• Analizar la viabilidad presupuestaria de cada convenio específico, emitiendo la certificación respectiva, para lo cual contará con cinco días hábiles a partir de la solicitud de la Dirección de Cooperación.
• Sugerir fuentes de financiamiento.
d. Dirección de Cooperación
• Apoyar a los departamentos en la formulación y negociación de los convenios.
• Sugerir fuentes de financiamiento externo.
• Elevar el proyecto de convenio a conocimiento de la Oficina de Planificación Institucional, Asesoría Legal y la Rectoría.
• Solicitar información de los avances del convenio a las unidades ejecutoras, a fin de dar seguimiento y evaluación a los objetivos y actividades estipuladas en los convenios.
e. La Oficina de Planificación
• Conocer y revisar que los Convenios Específicos estipulados en el Artículo 3, se ajusten a los Planes Institucionales de Desarrollo; y emitir dictamen de pertinencia, para lo cual contará con cinco días hábiles a partir de la solicitud de la Dirección de Cooperación.
Capítulo 3 PROCEDIMIENTOS
Artículo 3
Todo convenio marco o general será firmado por el Rector, quien posteriormente lo presentará a conocimiento del Consejo Institucional.
Artículo 4
Los convenios que deben ser aprobados por el Consejo Institucional son aquellos que requieren de una asignación presupuestaria adicional al Presupuesto Ordinario, del Instituto Tecnológico de Costa Rica, para su ejecución.
Artículo 5
Los convenios específicos o cartas de entendimiento que no tengan erogación directa de fondos institucionales, no requieren la autorización del Consejo Institucional. Serán firmados por el Rector, el cual informará posteriormente al Consejo Institucional.
Previo a la firma del acuerdo, los convenios específicos deben de contar con la aprobación de (los) Consejo(s) de Departamento(s) encargado(s) de ejecutar las actividades.
Artículo 6
Todo convenio específico o carta de entendimiento debe estar amparado a un anteproyecto, los cuales serán elaborados por los departamentos involucrados. La versión final del anteproyecto y del convenio específico deben ser revisados y avalados por la Asesoría Legal del Instituto, a solicitud de la Dirección de Cooperación.
Artículo 7
Si el convenio se gestare en el seno de la Rectoría, deben coordinarse las acciones a seguir con las posibles unidades que lo vayan a ejecutar.
Artículo 8
La Dirección de Cooperación será la responsable de crear y mantener una base de datos de los convenios o cartas de entendimiento que se hayan suscrito, la cual podrá ser accesada por las autoridades del Instituto Tecnológico de Costa Rica.
Artículo 9
Al finalizar cada año, la Vicerrectoría de Investigación y Extensión, deberá elevar un informe a la Rectoría sobre el estado de los convenios suscritos.
Artículo 10
La unidad ejecutora podrá promover la prórroga automática para la renovación del convenio, cuando ésta convenga los intereses de ambas partes.
Artículo 11
Si la unidad ejecutora no deseara continuar con el convenio, éste se podrá dar por finalizado antes del vencimiento del término, sin que esto altere la ejecución de las actividades del proyecto no finalizadas, para lo cual deberá contar previamente con un dictamen de la Dirección de Cooperación.
Artículo 12
Si durante la ejecución del convenio se dieran cambios en los deberes y derechos contraídos por las partes, las cláusulas originales del convenio podrán ser modificadas por medio de un addendum, para lo cual se seguirá el mismo procedimiento requerido para la firma de un convenio específico.
Sesión No. 1989, Art. 7, celebrada el 30 de abril de 1998, Gac. 95