Capítulo 1 DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1

El presente Reglamento regula el uso, control y mantenimiento de los vehículos propiedad del Instituto Tecnológico de Costa Rica, con el objetivo de que esos bienes cumplan apropiadamente los fines a que se destinan. Se regula asimismo los deberes y responsabilidades de los funcionarios que los utilicen, para que dicho uso sea racional y en estricta observancia al régimen jurídico a que están sometidos los bienes públicos.

Artículo 2

Para los propósitos de este Reglamento los términos que se utilizan tendrán los siguientes significados:

Conductor(a) oficial: Persona autorizada que guía, opera, maneja y controla un vehículo.

Licencia de conducir: Permiso formal otorgado por el Estado, que faculta a una persona para conducir un vehículo durante un período determinado y cuya validez está supeditada al acatamiento de las disposiciones de la Ley No. 7331 “Ley de Tránsito por Vías Públicas y Terrestres”.

Pasajero(a): Usuario(a) del servicio de transporte institucional que haya sido autorizado, (funcionario o no) para viajar en un vehículo propiedad del ITCR.

Permiso de conducir: Autorización formal otorgada por el Departamento de Servicios Generales en la Sede Central y por el Departamento Administrativo en las Sedes Regionales, que faculta a los funcionarios del Instituto, y al personal involucrado con programas y proyectos institucionales, para conducir vehículos oficiales durante un período dado, previa instrucción sobre el vehículo a utilizar.

Vehículo Oficial: Vehículo con permiso de circulación oficial otorgado por el Estado Costarricense, según lo establece la Ley No. 7331 Ley de Tránsito por Vías Públicas y Terrestres, que es destinado a prestar el servicio regular de transporte para el desarrollo normal de funciones y actividades del ITCR.

Derechos de circulación: Autorización formal otorgada por el Estado y el Instituto Nacional de Seguros, para que un vehículo debidamente inscrito pueda circular libremente por todo el territorio nacional.

Normas internas de uso de vehículos: Manual de Normas institucionales para conducir vehículos que deberán acatar los usuarios, conductores y funcionarios.

Clasificación de vehículos: Calidad, uso y dependencia en que se encuentra un vehículo.

Usuario(a) autorizado(a) para manejo: Toda persona autorizada para conducir un vehículo institucional y que no pertenece a la Unidad de Transportes del Departamento de Servicios Generales.

Encargado(a) de Gira: Funcionario(a) del Instituto asignado por su departamento como responsable de la gira y usuario de un vehículo oficial.

Formulario de Control: Fórmula de control interno que se utiliza para la salida y chequeo de las condiciones generales de un vehículo institucional.

Vehículo para uso discrecional: Vehículo con placa particular asignado a la Rectoría.

(Incluido por el Consejo Inst. en Sesión No. 2015, Art. 12, celebrada el 10 de setiembre 1998). Gac. 80

Vehículo: Incluye tanto los vehículos oficiales, como de uso discrecional.

(Incluido por el Consejo Inst. en Sesión No. 2015, Art. 12, celebrada el 10 de setiembre 1998). Gac. 80

Artículo 3

Los vehículos propiedad de la Institución, excepto el de uso discrecional llevarán placa oficial, un distintivo permanente del ITCR en las puertas delanteras y una leyenda que diga “USO OFICIAL”.

(Modificado por el Consejo Inst. en Sesión No. 2015, Art. 12, celebrada el 10 de setiembre 1998). Gac. 80

Artículo 4

Los documentos y procedimientos que deban elaborarse para efectuar el buen uso, control y mantenimiento de los vehículos deberán estar estipulados en un “Manual de Normas y Procedimientos Internos para Uso de los Vehículos del Instituto Tecnológico de Costa Rica (ITCR)”.

La Rectoría para el cumplimiento de sus funciones, tendrá derecho al uso discrecional de un vehículo quien responderá por el mismo. Los controles y mantenimiento estarán enmarcados dentro de este Reglamento y el “Manual de Normas y Procedimientos Internos para Uso de los Vehículos del Instituto Tecnológico de Costa Rica”. Dicho vehículo no podrá considerarse como salario en especie, no origina derecho adquirido

(Modificado por el Consejo Inst. en Sesión No. 2015, Art. 12, celebrada el 10 de setiembre 1998). Gac. 80

Capítulo 2 DE LA ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE VEHÍCULOS

Artículo 5

La Unidad de Transportes del Departamento de Servicios Generales del ITCR, será la encargada de velar por el uso, control y mantenimiento de los vehículos oficiales. Todos estos vehículos permanecerán a la orden de la Unidad de Transportes del Departamento de Servicios Generales, según lo dispone el Artículo 229 de la Ley No. 7331 “Ley de Tránsito por Vías Públicas y Terrestres”.

Artículo 6

La Unidad de Transportes del Departamento de Servicios Generales contará con un “Manual de Normas y Procedimientos Internos del Uso de Vehículos Oficiales del ITCR” que como mínimo señale:

a. Los requisitos para asignar vehículos.

b. Los requisitos para que funcionarios puedan conducir vehículos oficiales.

c. Las disposiciones internas de salida de vehículos oficiales.

d. Cualquier otra disposición o procedimiento que no contravenga lo estipulado en este reglamento.

Artículo 7

La Unidad de Transportes del Departamento de Servicios Generales será la encargada de dar asignaciones temporales de vehículos, según lo establecido por las Normas 311-02 y 311-03 del “Manual sobre Normas Técnicas de Control Interno Relativas al Uso, Control y Mantenimiento de Vehículos” de la Contraloría General de la República, a las dependencias que lo requieran para el cumplimiento de sus actividades o programas, con los requisitos que se establezcan en el “Manual de Normas y Procedimientos Internos para Uso de los Vehículos Oficiales del ITCR”.

Artículo 8

Corresponde a la Unidad de Transportes del Departamento de Servicios Generales:

a. Programar, organizar y coordinar, los servicios de transporte interno o externo de la Institución.

b. Coordinar con el Departamento de Aprovisionamiento la preparación de las especificaciones técnicas de los vehículos que adquiera la Institución.

(Modificado por el Consejo Inst. en Sesión No. 2015, Art. 12, celebrada el 10 de setiembre 1998). Gac. 80

c. Diseñar y coordinar la ejecución de un programa de mantenimiento preventivo para los vehículos.

(Modificado por el Consejo Inst. en Sesión No. 2015, Art. 12, celebrada el 10 de setiembre 1998). Gac. 80

d. Recibir y tramitar las solicitudes de transporte, para los servicios fuera de las instalaciones del ITCR.

e. Inscribir los vehículos y ajustar su funcionamiento a las leyes vigentes y coordinar los trámites de pago anual de derechos de circulación y seguros.

(Modificado por el Consejo Inst. en Sesión No. 2015, Art. 12, celebrada el 10 de setiembre 1998). Gac. 80

f. Velar por el correcto uso, asignación, control y mantenimiento correctivo de los vehículos oficiales.

Artículo 9

Toda actividad realizada por la Unidad de Transportes del Departamento de Servicios Generales deberá estar debidamente respaldada por documentos de registro y control necesarios para su justificación.

Artículo 10

La Unidad de Transportes del Departamento de Servicios Generales llevará un registro actualizado de firmas de las personas autorizadas para solicitar el servicio de transporte.

Artículo 11

La Unidad de Transportes del Departamento de Servicios Generales mantendrá un registro actualizado de los vehículos donde se establezca la clasificación de los mismos, las características de cada vehículo, el control de combustible, las reparaciones y el mantenimiento realizado.

(Modificado por el Consejo Inst. en Sesión No. 2015, Art. 12, celebrada el 10 de setiembre 1998. Gac. 80)

Artículo 12

La Unidad de Transportes del Departamento de Servicios Generales, llevará un registro actualizado y detallado de los conductores debidamente autorizados para conducir vehículos en donde se detalle los datos personales y el récord de conducción de cada funcionario.

(Modificado por el Consejo Inst. en Sesión No. 2015, Art. 12, celebrada el 10 de setiembre 1998). Gac. 80

Artículo 13

La asignación de vehículos oficiales a instituciones, empresas y organismos nacionales o internacionales legalmente acreditados en el país, se realizará únicamente mediante convenios firmados por el Consejo Institucional, en donde se estipularán las condiciones y requisitos para el uso de los mismos.

Capítulo 3 DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE TRANSPORTE

Artículo 14

La Institución atenderá las solicitudes de transporte utilizando cuatro modalidades de servicio y siguiendo el procedimiento que a continuación se detalla:

a. Vehículos oficiales con choferes de la Unidad de Transportes del Departamento de Servicios Generales.

b. Vehículos oficiales conducidos por funcionarios autorizados, según lo acredite el Artículo 21 de este Reglamento.

c. Pago de kilometraje, previa autorización a funcionarios que hayan utilizado el vehículo de su propiedad, guiándose por el “Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos” emitido por la Contraloría General de la República.

d. Contratación de unidades de transporte a terceros siguiendo los términos establecidos por la normativa institucional.

Artículo 15

El uso de vehículos queda restringido al territorio nacional, salvo que exista una autorización escrita del Rector y ratificada por el Consejo Institucional.

(Modificado por el Consejo Inst. en Sesión No. 2015, Art. 12, celebrada el 10 de setiembre 1998). Gac. 80

Artículo 16

Todo servicio de transporte fuera de las instalaciones del ITCR, con vehículos oficiales deberá hacerse mediante una solicitud de servicio a la Unidad de Transportes del Departamento de Servicios Generales, con el formulario “SOLICITUD DE SERVICIO DE TRANSPORTES” confeccionado para ese fin y autorizado por el Director del Departamento o Escuela respectiva, en donde se establecerá la ruta, justificación del viaje, centro de costo de la unidad solicitante (código completo) y los nombres de las personas que viajan. En los casos en que la gira se extienda a horas o días no hábiles deberá llevar la autorización del Vicerrector o Rector.

Artículo 17

Cuando diferentes dependencias por algún motivo compartan la utilización de un vehículo oficial el costo del servicio será distribuido entre los centros de costo de las unidades solicitantes.

Artículo 18

Todo servicio de transporte, debe tener un encargado de la gira. En el caso de varios usuarios de diferentes centros de costo o dependencias, el viaje será administrado de acuerdo con la conveniencia de los propósitos pretendidos y por consenso de las partes.

Artículo 19

Cuando se autorice a funcionarios utilizar vehículos de su propiedad para atender actividades institucionales, se les reconocerá el monto del kilometraje respectivo en dinero, de acuerdo con las normas establecidas en el “Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos” emitido por la Contraloría General de la República, bajo el concepto de pago de kilometraje. El pago de este tipo de servicio por ningún motivo se considerará salario en especie, ni constituirá derecho adquirido para el funcionario(a).

Capítulo 4 DE LOS CONDUCTORES

Artículo 20

Cuando no se cuente con la disponibilidad de conductores(as) de la Unidad de Transportes del Departamento de Servicios Generales, otros(as) funcionarios(as) debidamente autorizados por dicha unidad podrán conducir los vehículos oficiales.

Artículo 21

El permiso para conducir los vehículos oficiales será otorgado por el Departamento de Servicios Generales en la Sede Central y por el Departamento Administrativo de las Sedes Regionales, previa verificación de la vigencia de su licencia de conducir, e instrucción según formulario de prueba para conductores y especificado en el “Manual de Normas y Procedimientos Internos para Uso de los Vehículos Oficiales del ITCR”.

Artículo 22

Es responsabilidad de las personas autorizadas para conducir vehículos oficiales lo siguiente:

a. Acatar lo dispuesto por la Ley No.7331, “Ley de Tránsito por Vías Públicas y Terrestres”.

b. Portar y mantener al día su licencia de conducir de acuerdo al tipo de vehículo que conduzca, así como el permiso otorgado por la Unidad de Transportes del Departamento de Servicios Generales.

c. Verificar que el vehículo esté en perfecto estado de funcionamiento antes de cada salida, para lo cual debe revisar el estado del mismo, nivel de aceite y de combustible, herramientas que en este se encuentren (gata, llave de ranas, triángulos, extinguidor, etc.) llenando el formulario de chequeo correspondiente.

d. Informar por escrito mediante el formulario respectivo, al responsable de la Unidad de Transportes del Departamento de Servicios Generales, sobre cualquier desperfecto o daño que se observe en el vehículo en especial cuando se ha requerido los servicios de un mecánico.

(Modificado por el Consejo Inst. en Sesión No. 2015, Art. 12, celebrada el 10 de setiembre 1998). Gac. 80

e. Informar de inmediato a las Autoridades del Tránsito, al Instituto Nacional de Seguros y a la Unidad de Transportes del Departamento de Servicios Generales, cualquier accidente que sufra con el mismo. Nunca deberá retirar el vehículo del lugar del accidente, si no han llegado las autoridades competentes y hayan realizado los respectivos trámites.

(Modificado por el Consejo Inst. en Sesión No. 2015, Art. 12, celebrada el 10 de setiembre 1998). Gac. 80

f. Dejar el vehículo al final de cada viaje en el lugar del estacionamiento oficial, entregando las llaves de ignición y los datos de gira anotados según el formulario de “Solicitud Servicio de Transportes” cuando corresponda a un vehículo oficial.

(Modificado e incluido por el Consejo Inst. en Sesión No. 2015, Art. 12, celebrada el 10 de setiembre 1998). Gac. 80

g. Cuando se presente algún desperfecto en el vehículo que impida su movilización, el conductor(a) deberá velar por su traslado a un lugar seguro y permanecer al cuidado de éste, si ello fuera necesario hasta que el desperfecto sea corregido u otro funcionario(a) lo reemplace.

h. El(la) chofer tiene como deber inherente a su función guardar total discreción sobre los temas que se traten durante el viaje.

i. Mantener en el mejor estado de conservación y limpieza el vehículo bajo su responsabilidad.

(Modificado por el Consejo Inst. en Sesión No. 2015, Art. 12, celebrada el 10 de setiembre 1998). Gac. 80

j. El conductor(a), deberá acatar las disposiciones de la “Solicitud de Servicio Transportes” en cuanto a ruta, horario y destino cuando corresponda a un vehículo oficial.

(Incluido por el Consejo Inst. en Sesión No. 2015, Art. 12, celebrada el 10 de setiembre 1998). Gac. 80

Artículo 23

Todo(a) conductor(a) podrá negarse a movilizar un vehículo oficial cuando:

a. El vehículo presente fallas y no esté en condiciones mecánicas aptas para su uso.

b. Alguno de los pasajeros se encuentre en estado de ebriedad, drogadicción o presente estados alterados de conducta o porten drogas o estupefacientes.

Capítulo 5 DE LAS SANCIONES

Artículo 24

Se responsabilizará de las consecuencias civiles y penales a los(as) funcionarios(as), que conduzcan vehículos del Instituto, cuando incurran en cualquiera de las faltas señaladas y tipificadas en la Ley No. 7331 denominada “Ley de Tránsito por Vías Públicas y Terrestres”.

(Modificado por el Consejo Inst. en Sesión No. 2015, Art. 12, celebrada el 10 de setiembre 1998). Gac. 80

Artículo 25

Se considera faltas graves del(la) funcionario(a), al buen uso del vehículo oficial cuando:

a. Destina el vehículo a usos no autorizados.

b. No guarde el vehículo oficial, en el estacionamiento oficial de la Institución o en el lugar que se le indique.

c. Conduzca con imprudencia, negligencia o impericia, de manera que ponga en peligro la seguridad de sus pasajeros, la del vehículo oficial y la de terceras personas.

d. Estacione en lugares públicos, que por su condición pudiesen lesionar la imagen institucional.

e. No porte las autorizaciones para conducir vehículos oficiales de la Institución.

f. Haga uso indebido de las herramientas, repuestos y otras piezas complementarias que disponga el vehículo.

g. Ceda a otro(a) conductor(a), el vehículo oficial que se le asignó, excepto cuando por causas de fuerza mayor así lo amerite, para lo cual deberá informar a la Unidad de Transportes del Departamento de Servicios Generales.

h. Conduzca el vehículo oficial bajo los efectos del licor u otras drogas.

i. Sobrepase la capacidad o tonelaje establecido y permitir el recargo del vehículo oficial.

j. Traslade personas ajenas a la Institución en los vehículos oficiales sin previa autorización del superior jerárquico.

Artículo 26

En caso de accidente y cuando un(a) juez(a), declare culpable al(la) conductor(a), este(a) deberá cubrir el monto del deducible de la póliza de seguro correspondiente.

Artículo 27

Las multas imputables al conductor(a) por infracciones a la Ley No.7331, “Ley de Tránsito por Vías Públicas y Terrestres” serán canceladas por el conductor dentro de un plazo no mayor a 8 días hábiles a partir de la firmeza de la resolución que imponga la misma. Cuando el conductor(a), demuestre que la infracción se dio a causa de fallas en el vehículo oficial, la Institución le reconocerá el pago de dicha multa.

Las infracciones y sus cargos adicionales causadas por estacionamiento inapropiado de un vehículo oficial, que serán ubicadas anualmente al ser cancelados los derechos de circulación, deberán ser pagadas por el conductor(a) autorizado(a), el día en que se estableció el cargo. Este pago se hará en la Tesorería del ITCR o por medio de deducción a su salario.

Artículo 28

Cuando el conductor(a), incumpliere con las normas establecidas en este Reglamento se le sancionará de conformidad con el Código de Trabajo o la Convención Colectiva de Trabajo, o las instancias legales correspondientes. Durante el desarrollo del proceso administrativo se le suspenderá el respectivo permiso de conducir otorgado por el Departamento de Servicios Generales.

Capítulo 6 DE LOS ACCIDENTES

Artículo 29

En caso de accidente con vehículos del Instituto o con vehículos propiedad de funcionarios en actividades institucionales, los(as) conductores(as) se guiarán por el procedimiento establecido para el trámite de denuncias sobre siniestros y reclamos ante el Instituto Nacional de Seguros, elaborado por el Departamento de Servicios Generales del ITCR. Tendrán derecho a los servicios de Asesoría Legal del ITCR, excepto cuando:

(Modificado por el Consejo Inst. en Sesión No. 2015, Art. 12, celebrada el 10 de setiembre 1998). Gac. 80

a. El parte oficial indique que el(la) conductor(a), mostró indicios de haber ingerido licor u otra droga-estupefaciente.

b. El accidente ocurra en contravención de las disposiciones establecidas en los Artículos 24 y 25 de este Reglamento.

c. El conductor(a) se declare culpable.

d. Cuando el accidente se produzca en horas y días evidentemente fuera de la actividad programada y de la ruta establecida de la gira.

Artículo 30

Es prohibido, a los(as) usuarios(as) autorizados(as) para manejo y a los(as) conductores(as) de vehículos realizar arreglos extrajudiciales cuando se produzca un accidente. Cuando conduzcan vehículos, se debe proceder según lo establecido por la Ley No. 7331 “Ley de Transito por Vías Públicas y Terrestres”, las regulaciones del Instituto Nacional de Seguros y según el inciso e del Artículo 22 de este Reglamento.

(Modificado por el Consejo Inst. en Sesión No. 2015, Art. 12, celebrada el 10 de setiembre 1998). Gac. 80

Artículo 31

El(la) conductor(a) oficial o el(la) usuario(a) autorizado(a) para manejar que no haya sufrido lesiones graves o quebrantos de salud después de un accidente, debe presentarse en el término de ley a plantear la denuncia ante los Tribunales de Justicia respectivos y el Instituto Nacional de Seguros. De lo contrario, el Director del Departamento o Escuela que tenga asignado el vehículo afectado en el accidente, será quien realice los trámites respectivos.

Artículo 32

El(la) conductor(a) del vehículo accidentado será el(la) responsable del mismo, deberá estar presente en el momento en que el Instituto Nacional de Seguros o taller autorizado haga el correspondiente avalúo del vehículo siniestrado. Deberá remitirse al Departamento Financiero Contable, presentar copia del evalúo para el seguimiento del caso.

Artículo 33

El Departamento Financiero Contable en coordinación con la Unidad de Transportes del Departamento de Servicios Generales, gestionará ante el Instituto Nacional de Seguros el reembolso de dinero o bienes en relación a los reclamos que se deriven del accidente.

Artículo 34

Si al final del proceso judicial el(la) conductor(a) del vehículo accidentado, resultare culpable del accidente, el monto en dinero girado por el ITCR como deducible de la póliza al Instituto Nacional de Seguros, deberá ser reintegrado por él o ella. En caso contrario, ese gasto será asumido por la Institución.

Artículo 35

El(la) conductor(a) del vehículo oficial accidentado deberá entregar a la Unidad de Transportes del Departamento de Servicios Generales y a la Asesoría Legal del ITCR, el parte oficial del tránsito, copias de la declaración y avalúos del Instituto Nacional de Seguros, así como todo documento que se necesite para los reclamos correspondientes.

Capítulo 7 DISPOSICIONES FINALES

Artículo 36

Los vehículos oficiales del ITCR estarán cubiertos por el seguro obligatorio y por las pólizas de seguro colectivas emitidas por el Instituto Nacional de Seguros, cuyas coberturas protejan a las personas y a los mismos vehículos. Lo mismo se exigirá, cuando la Institución contrate unidades de transporte a terceros.

Artículo 37

El(la) Vicerrector(a) de Administración, resolverá cualquier asunto en materia de utilización de vehículos oficiales de la Institución cuando no esté contemplado en este Reglamento.

Artículo 38

El costo del kilometraje por servicio interno de transporte será analizado al final de cada período presupuestario institucional por la Vicerrectoría de Administración. Sus incrementos se realizarán de acuerdo a un estudio previo elaborado por el Departamento Financiero Contable y entrarán en vigencia para el presupuesto del año siguiente.

Artículo 39

Al entrar en vigencia el presente Reglamento queda derogada cualquier normativa institucional que se contraponga a las disposiciones del mismo.

Artículo 40

Lo no regulado expresamente por este Reglamento se acatará por lo dispuesto en el “Manual sobre Normas Técnicas de Control Interno Relativas al Uso, Control y Mantenimiento de Vehículos” emitido por la Contraloría General de la República.

Artículos Transitorios

Transitorio 1

El Departamento de Servicios Generales en los próximos 6 meses a la fecha de aprobación de este Reglamento, elaborará los manuales de procedimientos y formularios indicados por este Reglamento y establecerá en el mismo período, los procedimientos de registro y control apropiados.

Transitorio 2

El Departamento de Servicios Generales deberá contar con los recursos necesarios para aplicar lo dispuesto en el Artículo 3 de este Reglamento, dentro de un plazo no mayor a los seis meses después de la fecha de aprobación del mismo.

Sesión No. 2010, Artículo 6, del 20 de agosto de 1998. Gac. 79 y Modificaciones en Gac. 80