1. MARCO DE REFERENCIA
1.1 Las Políticas Institucionales Generales y Específicas, serán el marco de referencia de la Rectoría, según lo establecido en el Artículo 26, incisos “q” y “z”, y Artículo 96, inciso “c” del Estatuto Orgánico, para presentar al Consejo Institucional el Plan Anual Operativo y Presupuesto para el 2013.
1.2 La formulación del Plan-Presupuesto se enmarcará bajo los criterios establecidos en:
Normas Técnicas Básicas que regulan el Sistema de Administración Financiera de la Caja Costarricense de Seguro Social, Universidades Estatales, Municipalidades y otras entidades de carácter Municipal y Bancos Públicos, de la Contraloría General de la República N-1-2007-CO-DFOE, publicado en la Gaceta No.58 del 22 de marzo del 2007.
Manual de Normas Técnicas sobre el Presupuesto que deben observar las Entidades, Órganos Descentralizados, Unidades Desconcentradas y Municipalidades, sujetos a la fiscalización de la Contraloría General de la República.
Ley 8131 de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, publicada en La Gaceta Oficial No.198 del 16 de octubre de 2001, Circular 8270 del 17 de agosto del 2000.
Ley General de Control Interno N° 8292 del 31 de Julio del 2002, publicada en la Gaceta N° 169 del 4 de Setiembre del 2002, circular DFOE-022 de 28 enero de 2011 y los oficios emitidos por este ente contralor.
1.3 La Formulación del Plan Anual Operativo y Presupuesto se basará en el planeamiento que presente la Rectoría en coadyuvancia con los Vicerrectores y Vicerrectoras, Director de la Sede Regional San Carlos y Directora del Centro Académico de San José en colaboración con sus equipos consultivos. Esta formulación se realiza en el marco de las políticas institucionales, objetivos estratégicos, acciones estratégicas, objetivos operativos y metas, de cada Programa y Subprograma, la normativa de los fondos especiales, así como en aquellos acuerdos del Consejo Institucional relacionados.
2. LOS INGRESOS
Los ingresos de la Institución, previstos para el año 2013, se determinarán de acuerdo con lo siguiente:
2.1 El Fondo Especial para el Financiamiento de la Educación Superior (FEES), se calculará con base en los montos que se incluyan en el Presupuesto Ordinario de la República y la distribución aprobada por el Consejo Nacional de Rectores (CONARE), definido en el Convenio de Financiamiento de la Educación Superior Universitaria Estatal 2011-2015, el cual se acordó en el mes de agosto de 2010, o en su defecto, se presupuestará con base en la proyección realizada por el Departamento Financiero Contable del Instituto, siguiendo los parámetros que indique la Rectoría, con el aval del Consejo Institucional al anteproyecto del Presupuesto.
2.2 Los Recursos del Fondo del Sistema se incorporarán de acuerdo con la distribución aprobada por el Consejo Nacional de Rectores (CONARE), con el aval del Consejo de Rectoría y con base en los lineamientos aprobados por el Consejo Institucional. En el caso de no existir información oportuna, se creará una reserva basada en los datos preliminares suministrados por el Vicerrector de Investigación y Extensión.
2.3 Los recursos provenientes de la Ley del Impuesto sobre la Renta No. 8457, se incorporarán de acuerdo con el monto incluido en el Presupuesto Ordinario de la República vigente, o en su defecto con base en una proyección elaborada por el Departamento Financiero Contable del Instituto Tecnológico Costa Rica, de acuerdo con el comportamiento histórico.
2.4 Los recursos de la Ley 8020, Subvención Editorial Tecnológica, se incorporarán de acuerdo con el monto certificado por el Registro Nacional.
2.5 Los recursos provenientes de la Ley del Impuesto al Cemento No. 6890, serán estimados por el Departamento Financiero Contable tomando como base lo asignado en el Presupuesto Ordinario 2012 y las variables económicas que puedan incidir en el momento.
2.6 Los ingresos por concepto de Restaurante Institucional de Cartago y de la Sede Regional San Carlos, serán estimados por los encargados respectivos, sin perjuicio de los derechos adquiridos, según la II Convención Colectiva de Trabajo y sus Reformas, con la asesoría del Departamento Financiero Contable.
2.7 Los ingresos y tarifas de Alquiler de Edificios y Equipo serán estimados por el Departamento Financiero Contable. Dichos recursos, se utilizarán para cubrir necesidades de las Sedes o Centro Académico que los generen, exceptuando los ingresos correspondientes al alquiler de laboratorios especializados, según acuerdos del Consejo Institucional, en Sesión No. 2188, Artículo 7, del 17 de agosto del 2001 y el alquiler de residencias estudiantiles, Sesión No. 2040, Artículo 15, del 14 de febrero de 1999 y artículo 23, del Reglamento para la Vinculación Remunerada Externa del ITCR con la coadyuvancia de la FUNDATEC.
2.8 Los ingresos y tarifas por concepto de Servicios Estudiantiles que brinda el Departamento de Admisión y Registro se estimará tomando como base los costos del año 2012, más el porcentaje inflacionario estimado del año 2013, según lo proyectado por el Banco Central de Costa Rica, o el criterio técnico de la unidad correspondiente.
2.9 Los ingresos por concepto de Derechos de Estudio para planes de grado de Bachillerato y Licenciatura sin salida lateral, se estimará en función del valor real del crédito calculado sobre la base del año anterior, definido según las políticas institucionales y el acuerdo aprobado por el Consejo Institucional, en la Sesión Ordinaria No. 2651, Artículo 11, incisos b.i y b.ii, de acuerdo con el número de estudiantes y créditos matriculados y considerando el sistema de financiamiento y becas estudiantiles. La Vicerrectoría de Vida Estudiantil y Servicios Académicos, deberá proveer la información de acuerdo con sus proyecciones al Departamento Financiero Contable.
2.10 Los ingresos de Derechos de Estudio de los programas de Licenciatura para egresados, se estimará según el precio del crédito definido por la Vicerrectoría de Docencia y avalado por el Consejo de Docencia.
2.11 Los ingresos por concepto de Derechos de Estudio para las maestrías y doctorados, se estimará según el precio del crédito establecido por el Consejo Permanente de Postgrado a recomendación de la Vicerrectoría de Docencia.
2.12 Todos los estudiantes de programas académicos del ITCR administrados por el ITCR, excepto aquellos que estén exonerados por normativa, o convenio específico que contemple la póliza, deberán cancelar los rubros de: bienestar estudiantil , costo de matrícula, costo del crédito, carné y póliza del INS.
2.13 Todos los estudiantes de programas académicos de posgrado del ITCR, administrados financieramente en coadyuvancia con la Fundatec, excepto los de programas con convenio específico existente, deberán cancelar los rubros de: bienestar estudiantil, costo de matrícula, carné y póliza del INS. La Fundatec trasladará al ITCR los montos de los rubros indicados anteriormente inmediatamente después de la matrícula de cada programa.
2.14 Los ingresos por concepto de Cursos de Verano deberán cubrir al menos el 80% del costo asociado con las remuneraciones de los(as) profesores(as), incluyendo los conceptos de seguridad social que debe cubrir el ITCR, tales como: cargas patronales, décimo tercer mes, vacaciones y salario escolar. Las proyecciones serán provistas por la Vicerrectoría de Docencia.
2.15 Los intereses por Inversiones Transitorias se calcularán en función de la cartera promedio estimada, según el comportamiento histórico y flujo de estas inversiones. Tal estimación será definida por la Unidad de Tesorería Institucional.
2.16 La recuperación de préstamos a estudiantes, tanto por concepto de amortización, como intereses, se estimará sobre la cartera vigente de deudores/as. Tal estimación será definida por la Unidad de Tesorería Institucional.
2.17 Los recursos del Fondo de Desarrollo Institucional, FDI y del Fondo de Desarrollo de las Unidades Operativas, FDU, se incorporarán según la información proporcionada por la Fundatec, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 32 del Reglamento para la Vinculación Remunerada Externa del ITCR con la coadyuvancia de la Fundatec.
2.18 Los recursos procedentes de la ASETEC y la ASET, para atender el pago de cesantía, se incorporarán de acuerdo con la estimación que realice el Departamento de Recursos Humanos sobre los posibles funcionarios que se acogerán a la jubilación.
2.19 Los recursos de la venta de bienes y servicios serán determinados por los encargados de las escuelas y/o departamentos respectivos, de acuerdo con el criterio técnico de los mismos o en su defecto, tomando como base los datos históricos de la ejecución e incremento en los costos de producción. Dichos recursos podrán ser ejecutados en un 90% del total de ingresos recaudados durante el período, el 10% restante se podrá presupuestar como un compromiso administrativo, el cual se liberará de acuerdo con la generación de ingresos reales.
2.20 Los ingresos por superávit proyectados, serán definidos por el Consejo de Rectoría con base en la propuesta elaborada por el Vicerrector de Administración con la información presentada por el Departamento Financiero Contable.
2.21 La estimación de otros ingresos estará a cargo del Departamento Financiero Contable.
2.22 Los recursos provenientes del Banco Mundial, y transferidos a través del Gobierno de Costa Rica al ITCR, se clasificará como Fondo Restringido, complementario al FEES (Ley 5909) según el V Convenio de Financiamiento de la Educación Superior 2011-2015.
3. DE LOS EGRESOS
3.1. REMUNERACIONES
3.1.1 El total de la masa salarial (entiéndase como el total de la partida Remuneraciones) que se presupueste para el año 2013, no excederá el 93% de la relación masa salarial-FEES. Para el cálculo de esta relación se excluye las plazas financiadas con: Fondo de Desarrollo Institucional, ingresos procedentes de Residencias Estudiantiles, Fondo del Sistema, Convenios Específicos y Recursos Procedentes de Proyectos Productivos, recursos provenientes del Banco Mundial y cualquier otra actividad que sea autofinanciable.
3.1.2 La Formulación del Presupuesto de la masa salarial considerará:
3.1.2.1 El contenido presupuestario de las plazas para el año 2013 con las características del personal que tienen propiedad al 30 de marzo del año 2012 y la información histórica que se disponga.
3.1.2.2 La estimación considerará adicionalmente:
3.1.2.2.1 Las economías salariales proyectadas provenientes del personal jubilado.
3.1.2.2.2 Las propuestas de acción para las plazas por eliminar, reconvertir, o por trasladar a otro programa, presentadas por el Rector ante el Consejo Institucional.
3.1.2.3 El presupuesto de salarios contemplará la creación de plazas nuevas, según acuerdo del Consejo Institucional.
3.1.2.4 Las plazas destinadas a la contratación de personal por tiempo definido, se presupuestarán por los períodos (meses) requeridos según la determinación de necesidades planteadas por el responsable del programa y el acuerdo del Consejo Institucional.
3.1.2.5 La previsión para atender solicitudes de ingreso al: Régimen de Dedicación Exclusiva, Sistema de Carrera Profesional, Sistema de Carrera Administrativa y Apoyo a la Academia y el reconocimiento de Grados Académicos, porcentaje de Rectoría, solicitudes de estudios de recalificación de puestos, se realizará según propuesta del Vicerrector de Administración, con información proporcionada por el Departamento de Recursos Humanos.
3.1.2.6 La previsión del pago de prestaciones legales, necesidades de tiempo extraordinario, vacaciones y suplencias, se realizará según propuesta del Vicerrector de Administración con información proporcionada por el Departamento de Recursos Humanos.
3.1.2.7 La previsión necesaria para cubrir el remplazo de docentes que se acojan a la licencia sabática, con base en la propuesta presentada en coordinación entre la Vicerrectoría de Docencia y de Investigación y Extensión.
3.1.2.8 La previsión necesaria para atender los Cursos de Verano, se realizará según el detalle presentado por la Vicerrectoría de Docencia.
3.1.2.9 La previsión para el pago de dietas a los Miembros del Consejo Institucional y del Consejo económico-social, de acuerdo con lo indicado en la normativa legal vigente y la información de la Secretaría del Consejo Institucional.
3.2 SERVICIOS, MATERIALES Y SUMINISTROS
3.2.1 Los presupuestos de operación se incrementarán de acuerdo con las posibilidades financieras de la Institución aprobadas por el Rector según recomendación del Consejo de Rectoría, al mes de abril del 2012, para asegurar el cumplimiento de nuevos planes, metas y actividades, o para el refuerzo de las que están en curso que sean afectadas negativamente por factores externos.
3.2.2 El Departamento Financiero Contable y la Oficina de Planificación Institucional establecerán el cronograma de presentación del anteproyecto de presupuesto de las unidades ejecutoras, para ello considerará que se debe dar al menos un periodo de 10 días hábiles después de indicado el monto del presupuesto de operación a distribuir.
3.3. BIENES DURADEROS
3.3.1 En cuanto al financiamiento de proyectos de inversión, se orientarán los recursos a las necesidades académicas, servicios estudiantiles y administrativos, así como propiciar la equidad de oportunidades a personas con necesidades especiales. Estos proyectos estarán asociados al crecimiento de la población estudiantil y se desarrollarán según la disponibilidad de recursos de la Institución, conforme al Plan Estratégico Institucional y los Planes Tácticos aprobados por el Consejo Institucional.
Los Planes Tácticos deberán incluir lo siguiente:
a. Diagnóstico de la situación actual.
b. Estado de los proyectos iniciados en el año 2012, pero no concluidos y que deben continuar en el año 2013.
c. Lista total de necesidades de inversión para el año 2013, con su priorización, monto, fuente de financiamiento si la tiene e indicación del objetivo estratégico al cual está orientada y cronograma de ejecución.
d. Cartera de proyectos con financiamiento pendiente
e. Justificación de la priorización y del proyecto.
f. Indicadores de éxito.
3.3.2 Aquellas partidas presupuestarias que atienden las necesidades de la Sede Regional, Centro Académico y Sede Central, se desconcentran por Sede o Centro.
3.3.3 Deberá procurarse una distribución que tome en cuenta el estado de deterioro del equipo y mobiliario existente y las prioridades en función de aquello que más aporte a la consecución de las acciones estratégicas definidas como prioritarias en el Plan Estratégico Institucional.
3.4. CAPACITACIÓN Y PROTOCOLO
3.4.1 La asignación de recursos institucionales para el Programa de Becas de Funcionarios y del Plan de Capacitación Interna del Departamento de Recursos Humanos, será acorde con el Plan de Capacitación y Becas Institucional, cuya formulación debe ser integral y coordinada por el Departamento de Recursos Humanos con el apoyo técnico de la Oficina de Planificación Institucional y aprobado por el Consejo Institucional.
3.4.2 Todos los recursos presupuestarios para becas y capacitación estarán centralizados en el Comité de Becas y en el Programa de Capacitación Interna, con las siguientes excepciones:
3.4.2.1 El CEDA quien tendrá sus propios fondos presupuestarios en Capacitación Interna para desarrollar los programas de capacitación pedagógica a los profesores del ITCR, los que deben estar incluidos en el Plan de Capacitación y Becas Institucional aprobado por el Consejo Institucional.
3.4.2.2 Los recursos del Fondo de Desarrollo Institucional (FDI), asignados a los proyectos de Investigación y Extensión que serán asignados por el Consejo de Investigación y Extensión a los investigadores. Una vez aprobados los proyectos deberán de incorporarse dentro del Plan de Capacitación y Becas.
3.4.2.3 Las actividades financiadas con fondos restringidos y/o autosuficientes, manejarán en forma independiente el presupuesto, en las sub-partidas correspondientes, previa aprobación en el Plan de Capacitación Institucional, siempre y cuando esta directriz no contraponga lo dispuesto en un Convenio Específico.
3.4.2.4 En el caso de los recursos presupuestados en la Auditoría Interna, sustentados en el Plan de Capacitación de este departamento y que deberá estar incluido en el Plan de Capacitación y Becas Institucional aprobado por el Consejo Institucional.
3.4.2.5 En el caso de los recursos presupuestados por el Consejo Institucional, sustentados en el Plan de Capacitación de éste, deberá de estar incluido en el Plan de Capacitación y Becas Institucional.
3.4.3 Los eventos oficiales serán considerados como actividades protocolarias siempre que sean incorporadas dentro del Calendario Institucional y/o cuenten con la declaración de actividades de interés institucional.
3.5. GENERALES
3.5.1 El Presupuesto del Fondo Solidario de Desarrollo Estudiantil se elaborará con base en las Políticas Específicas, la normativa específica vigente aprobada por el Consejo Institucional y deberá representar mínimo un 6% del FEES excluyendo los recursos provenientes del Fondo del Sistema y del Banco Mundial.
Los ingresos provendrán de:
3.5.1.1 Derechos de Estudio, recuperación de intereses, amortización de préstamos, recargos y retiros; en el caso de que no alcancen el mínimo establecido, se tomarán del FEES Institucional. Se excluye de este cálculo las exoneraciones por derechos de estudio otorgadas por beca.
3.5.1.2 El superávit del Fondo Solidario de Desarrollo Estudiantil resultante de la liquidación del año anterior se utilizará prioritariamente en inversión para programas de desarrollo estudiantil, de acuerdo con un plan de inversión aprobado por el Consejo Institucional.
3.5.1.3 El superávit de los recursos percibidos por el curso de verano resultante de la liquidación del año anterior, se utilizará específicamente para reforzar actividades de internacionalización estudiantil.
3.5.2 La utilización de los recursos del Fondo Solidario de Desarrollo Estudiantil, se distribuirá según los gastos correspondientes al presupuesto que la Comisión Ejecutiva del Fondo estime convenientes y los lineamientos aprobados según el Acuerdo de la Sesión Ordinaria No. 2651, Artículo 11, del 04 de marzo del 2010. “Reformulación del Fondo Solidario de Desarrollo Estudiantil, modificación a la Política de Cobro de Derechos de Estudio y Reforma del Sistema de Becas del Instituto Tecnológico de Costa Rica”.
3.5.3 El presupuesto debe incluir una previsión de recursos para avanzar en el cumplimiento de la “Ley de Igualdad de Oportunidades para Personas con Discapacidad” No. 7600, de acuerdo con lo incorporado en los planes tácticos según el diagnóstico elaborado por la Comisión Institucional de Equiparación de Oportunidades para Personas con Discapacidad, en coordinación con los órganos técnicos correspondientes.
3.5.4 Se presentará el presupuesto para la investigación y la extensión del Instituto, incluyendo entre otras fuentes de financiamiento la totalidad de los recursos del FDI. Los egresos deben incluir el 10% del Fondo de Desarrollo Institucional como un compromiso administrativo, el cual se liberará de acuerdo con la generación de ingresos.
3.5.5 Los recursos del Fondo de Desarrollo de las Unidades Operativas se aplicarán según la unidad ejecutora que los genere, de acuerdo con la información suministrada por Fundatec.
3.5.6 Se presentará el presupuesto para el Fondo de Desarrollo de la Unidad Operativa, de acuerdo con lo presupuestado por cada una de las unidades.
3.5.7 Los recursos presupuestarios de inversión serán asignados a la Dirección de cada Programa y Sub-programa presupuestario de acuerdo con los diversos planes.
3.5.8 Los recursos presupuestarios de operación serán asignados a cada Programa y Sub-programa presupuestario y Unidad Ejecutora.
3.5.9 Los recursos presupuestarios correspondientes al Mantenimiento y Reparación de Edificios serán asignados a: Departamento de Administración de Mantenimiento y a la Dirección Administrativa de la Sede Regional San Carlos, de acuerdo con el Plan de Mantenimiento Institucional.
3.5.10 El superávit resultante del Fondo de Desarrollo Institucional será utilizado para la inversión estratégica de la institución.
3.5.11 El presupuesto deberá incorporar una previsión equivalente al 1% de los recursos transferidos por el FEES sin incluir Fondos del Sistema ni del Banco Mundial, para actividades, proyectos o programas con marcado aporte tecnológico. Estos serán administrados por el Consejo de Investigación y Extensión y se utilizarán para generar proyectos de investigación y extensión en las áreas científicas-tecnológicas definidas por el Vicerrector de Vicerrectoría de Investigación y Extensión y avaladas por el Consejo de Investigación y Extensión.
3.5.12 Las transferencias a FEITEC se calcularán tomando como base el presupuesto del período anterior, más la inflación estimada por el Banco Central de Costa Rica para el año de ejecución.
3.5.13 El presupuesto deberá incluir una previsión en la partida de indemnizaciones, la cual será estimada por el Departamento de Recursos Humanos en forma conjunta con la Asesoría Legal y el Departamento de Aprovisionamiento, bajo la coordinación del Vicerrector(a) de Administración.
3.5.14 Las transferencias giradas a los entes privados: AFITEC, ATIPTEC y ADERTEC, se harán de acuerdo con la normativa interna y externa respectiva.
3.5.15 Las partidas de carácter institucional serán estimadas por cada encargado(a), quien especificará los criterios de cálculo y presentará la justificación respectiva. El monto por incorporar en las partidas a las que se refiere este apartado, en el Presupuesto Ordinario será establecido en definitiva por el Vicerrector(a) de Administración.
3.5.16 Las obras de infraestructura y el equipamiento institucional podrán realizarse a través de financiamiento bancario con los bancos estatales, de acuerdo con lo aprobado por el Consejo Institucional.
3.5.17 Las Unidades Ejecutoras que soliciten asignación presupuestaria para actividades nuevas o complementarias, deben hacer las justificaciones correspondientes acordes con el Plan Anual Operativo y la normativa aplicable, para tal efecto, deberán contar con la aprobación del Vicerrector o Director de Sede respectivo.
3.5.18 Los recursos provenientes del Banco Mundial, y transferidos a través del Gobierno de Costa Rica, serán clasificados como fondos restringidos ya que se utilizarán para financiar exclusivamente las iniciativas establecidas en el documento de Propuesta de Acuerdo de Mejoramiento Institucional (AMI).
3.5.19 Para una adecuada gestión del Presupuesto Ordinario, las unidades ejecutoras deben brindar la información oportunamente y según lo requerido, caso contrario se les asignará el monto que establezca el Consejo de Rectoría y la distribución del año 2012, sin menoscabo de las responsabilidades disciplinarias correspondientes.
Aprobado por el Consejo Institucional en la Sesión Ordinaria No. 2750, Artículo 10 del 9 de febrero del 2012 . (Gaceta 329)