CAPÍTULO I. DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 1. Tipo de reglamento
Este reglamento es de carácter general.
Artículo 2. Objetivo General
Normar el funcionamiento del Sistema Institucional de Gestión de la Calidad (SIGECA) del Instituto Tecnológico de Costa Rica (ITCR), con el fin de promover una cultura de calidad basada en el seguimiento, la evaluación y la mejora continua de los procesos, mediante el establecimiento de indicadores que permitan medir el progreso de las acciones implementadas.
Artículo 3. Alcance
Este reglamento es de acatamiento obligatorio y es aplicable a todas las dependencias y subdependencias del ITCR, en todos los Campus Tecnológicos Locales y Centros Académicos.
Artículo 4. Marco Legal
El presente reglamento se fundamenta en el siguiente marco legal:
- Ley General de Control Interno N.° 8292.
- Normas de Control Interno para el Sector Público y reforma.
- Ley para la Protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos N.° 8220.
- Ley Reguladora del Sistema Nacional de Contraloría de Servicios N.° 9158.
- Ley del Sistema Nacional para la Calidad, N.° 10473.
- Ley de Regulación del Derecho de Petición N.° 9097.
- Estatuto Orgánico del Instituto Tecnológico de Costa Rica.
- Reglamento de Normalización del Instituto Tecnológico de Costa Rica.
- Reglamento para el diseño y rediseño curricular de los planes de estudio pregrado y grado en el ITCR.
- Reglamento para el Diseño y Rediseño Curricular de los Planes de Estudio de Posgrado en el ITCR.
CAPÍTULO II. MARCO CONCEPTUAL
Artículo 5. Definiciones
Para la interpretación de este reglamento, se acogen las siguientes definiciones:
Acreditación: Atestación de tercera parte relativa a un organismo de evaluación de la conformidad que manifiesta la demostración formal de su competencia, su imparcialidad y su operación coherente al llevar a cabo actividades específicas de evaluación de la conformidad.
Acreditación de un programa académico: Proceso por el que una agencia, nacional o internacional, garantiza que las enseñanzas conducentes a la obtención de títulos universitarios de carácter oficial (pregrado, grado o posgrado) cumplen con los criterios y estándares de calidad establecidos.
Acreditación institucional: Corresponde a la verificación de la calidad en la institución por parte de un ente externo oficialmente reconocido, que se ofrece generalmente después de una visita exploratoria, una Autoevaluación y una Evaluación por pares externos.
Agencia de acreditación: Organismo externo, público o privado, nacional o internacional, encargado de acreditar las instituciones de educación superior o sus programas, una vez evaluada la calidad educativa de estos.
Aseguramiento de la calidad: Son todas aquellas actividades sistemáticas planeadas que son implementadas para demostrar que un producto o servicio cumple con los requisitos establecidos para la calidad.
Auditoría del SIGECA: Proceso de evaluación interna o externa respecto al funcionamiento del Sistema de Gestión de la Calidad.
Autoevaluación: Evaluación voluntaria que realiza la institución de educación superior o una de sus dependencias (Escuelas, Departamentos y Unidades, Centros, otros) con el fin de diagnosticar su desempeño o inventariar sus fortalezas y debilidades con miras a asegurar o mejorar su calidad.
Calidad: Conjunto de características inherentes a algo, que permite juzgar su valor. Conjunto de características que posee un producto o servicio, así como su capacidad de satisfacción de los requerimientos del usuario.
Calidad educativa: Valoración del nivel de eficacia y eficiencia de un conjunto de elementos técnico-pedagógicos de un sistema educativo en un periodo determinado.
Certificación de calidad: Atestación de tercera parte relativa a un objeto de evaluación de la conformidad, con la excepción de la acreditación.
Compromiso con la calidad: Declaración del compromiso de la institución con la gestión de la calidad y la mejora continua en su gestión.
Control de calidad: Conjunto de prácticas y procedimientos destinados a supervisar, evaluar y asegurar la calidad de los servicios, procesos o programas de la institución.
Criterios del SIGECA: Áreas temáticas de la gestión de la institucional que por medio de un conjunto de indicadores permiten medir la calidad de la institución.
Cultura de calidad: Conjunto de valores, actitudes, prácticas y comportamientos que fomentan la calidad como un principio rector en todas las actividades de la institución.
Equipos de mejora: grupos de trabajo conformados por personas funcionarias representantes de las dependencias y subdependencias involucradas en la ejecución de los procesos, así como por personas representantes de los usuarios internos y externos de las salidas, productos o resultados de los procesos, que trabajan en el análisis y evaluación de los procesos institucionales con el fin de proponer mejoras.
Gestión de la calidad: Conjunto de actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización en lo que respecta a la calidad, incluyendo el establecimiento de políticas, objetivos y procesos.
Gestión documental: proceso mediante el cual se identifica, clasifica, controla, distribuye y resguarda la información y documentación relacionada con el Sistema de Gestión de la Calidad, asegurando su integridad, trazabilidad y disponibilidad.
Indicador: Es una expresión cualitativa o cuantitativa observable que permite describir características, comportamientos o fenómenos de la realidad a través de la evolución de una variable o el establecimiento de una relación entre variables, la que comparada con periodos anteriores o bien frente a una meta o compromiso, permite evaluar el desempeño y su evolución en el tiempo.
Laboratorio acreditado: laboratorio que ha sido evaluado por un organismo de acreditación reconocido a nivel nacional o internacional, y ha demostrado cumplir con estándares rigurosos establecidos para su campo particular.
Mapa de procesos institucional: representación gráfica de los procesos de la institución, donde se visualizan los procesos institucionales, las relaciones de apoyo y actividades transversales.
Mejora continua: Proceso recurrente de mejorar productos, servicios o procesos a través de la implementación de mejoras incrementales o innovadoras.
Objetivos de calidad: Son metas específicas y medibles que establecen los resultados deseados para un sistema de gestión de calidad y coherentes con el compromiso de calidad de la institución.
Organismo de acreditación: entidad independiente que verifica y evalúa la competencia técnica de otras organizaciones para realizar evaluaciones de conformidad, como certificaciones o ensayos.
Organismo de Evaluación de la Conformidad: entidad que realiza pruebas, inspecciones, certificaciones y otros servicios para determinar si un producto, servicio, proceso o sistema cumple con los requisitos técnicos y normativos establecidos.
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
Procesos de apoyo: procesos que permiten el logro eficaz y eficiente de los procesos misionales de acuerdo con lo establecido a través de los procesos estratégicos.
Procesos estratégicos: procesos que permiten generar directrices o guías para lograr que los demás procesos se lleven a cabo correctamente y de forma integrada.
Procesos misionales: procesos que están orientados hacia el cumplimiento de la misión de la institución.
Sistema de gestión: Conjunto de elementos interrelacionados o interactuantes que establecen políticas y objetivos y que se llevan a cabo para lograr el cumplimiento de los objetivos en relación con la gestión de la calidad.
Sistema institucional de gestión de la calidad: Modelo de gestión basado en los principios de excelencia, mejora continua, transparencia y rendición de cuentas, buscando la satisfacción de la comunidad institucional y promoviendo la cultura de calidad para el desarrollo sostenible.
CAPÍTULO III. DE LA GESTIÓN DE LA CALIDAD EN LA INSTITUCIÓN
Artículo 6. Gestión de la calidad institucional
El ITCR fomentará procesos de gestión integral de la calidad en las funciones sustantivas y las de apoyo a la academia. Estos procesos deberán desarrollarse conforme a las características propias de la institución y en observancia de los principios de coherencia, eficiencia, eficacia, equidad, idoneidad, integralidad, pertinencia y transparencia.
Artículo 7. Gestión de la calidad de los programas académicos
Los programas académicos de pregrado, grado y posgrado deberán someterse a procesos de autoevaluación y acreditación, conforme los lineamientos establecidos en el SIGECA y los parámetros definidos por las agencias de acreditación reconocidas. Las dependencias y subdependencias competentes brindarán el acompañamiento técnico correspondiente.
Artículo 8. Gestión de la calidad de los centros de investigación y los laboratorios
El ITCR promoverá la acreditación y la certificación de los servicios que los centros de investigación y laboratorios brinden a instituciones públicas, como parte de su quehacer institucional, y procurará la disponibilidad de los recursos necesarios para obtener y mantener la acreditación correspondiente.
CAPÍTULO IV. DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Artículo 9. Sobre el SIGECA
El ITCR desarrollará, implementará y mantendrá un Sistema institucional de gestión de la calidad (SIGECA) que abarque la totalidad del quehacer institucional e integre los esfuerzos realizados en materia de gestión y aseguramiento de la calidad.
Artículo 10. Objetivo del SIGECA
El SIGECA tiene como objetivo contribuir al desarrollo del ITCR mediante la eficiencia y la eficacia en la prestación de los servicios y en la oferta de educación superior pública en ciencia y tecnología de excelencia, asegurando la transversalidad en la docencia, la investigación, la extensión y el apoyo académico que conforman el quehacer universitario.
Artículo 11. Criterios del SIGECA
El SIGECA se basa en una serie de criterios establecidos en distintos modelos de excelencia en la gestión, que servirán de orientación para la mejora continua de la institución.
a. Liderazgo:
La institución procurará que las personas funcionarias que ejerzan un puesto de autoridad o jefatura a nivel institucional demuestren liderazgo y compromiso con la implementación y sostenibilidad del SIGECA mediante la práctica de valores, normas y comportamiento ético, así como la innovación, la transparencia, el respeto por la estructura organizacional y la promoción de la mejora continua de la institución.
b. Estrategia:
La estrategia institucional debe estar orientada a la ciudadanía y alineada con la misión y la visión institucional, de forma que permita una gestión integrada mediante el establecimiento de políticas, planes, metas y objetivos medibles y cuantificables enfocada en los procesos institucionales, la gestión del riego y la mejora continua.
c. Talento humano:
La gestión del talento humano de la institución debe ser desarrollado y fortalecido para potenciar a las personas tanto a nivel individual como en equipo y fomentar ambientes de trabajo integrales, inclusivos, diversos y de aprendizaje continuo.
d. Responsabilidad social:
La institución debe generar un impacto positivo en la sociedad mediante acciones para el bienestar y desarrollo social en armonía con el ambiente y desde un comportamiento ético y transparente de las personas que la conforman.
e. Mejora continua:
La Institución analizará continuamente la conveniencia, adecuación y eficacia de su quehacer, considerando los resultados del análisis y evaluación de los procesos, identificando oportunidades de mejora continua y aplicándolas en tiempo razonable.
f. Resultados:
La institución velará por cumplir con los compromisos, expectativas y necesidades de la ciudadanía, atendiendo los objetivos institucionales establecidos en sus planes.
g. Gestión de procesos:
La institución realizará una gestión eficiente y efectiva de los procesos internos necesarios para cumplir con las expectativas de la ciudadanía considerando desde la planificación y diseño del proceso hasta la ejecución, seguimiento y control, con el objetivo de garantizar la calidad, la productividad, la mejora continua, sostenibilidad y la rentabilidad de los servicios.
h. Ciudadanía:
La gestión de los procesos institucionales se realizará con un enfoque en la construcción de relaciones sólidas y sostenibles con la sociedad, usuarios internos, externos, estudiantes, proveedores, gobierno, entes fiscalizadores u otros, contribuyendo con el bienestar y la prosperidad colectiva, satisfaciendo sus necesidades.
Artículo 12. Integración y participación del SIGECA con el quehacer institucional
Todo el quehacer institucional debe verse reflejado en alguno de los procesos que se definan, por lo que todas las dependencias y subdependencias deberán contribuir al desarrollo, la implementación y el mantenimiento del SIGECA, de conformidad con sus competencias y su participación en la ejecución de los procesos institucionales.
Artículo 13. Recursos para el SIGECA
La persona que ejerza la Rectoría proveerá los recursos humanos, materiales y presupuestarios necesarios para el desarrollo, la implementación, el mantenimiento, el seguimiento y la sostenibilidad del SIGECA.
Artículo 14. Responsable del SIGECA
La Oficina de Planificación Institucional, a través de la Unidad Especializada de Control Interno (UECI), será responsable de liderar la implementación, el desarrollo y el mantenimiento del SIGECA.
CAPÍTULO V. DE LOS ELEMENTOS CONSTITUTIVOS DEL SIGECA
Artículo 15. Declaración de compromiso con la calidad
La Rectoría y las vicerrectorías declararán su compromiso con la calidad como parte del marco referencial general para establecer los objetivos de calidad y demás elementos del SIGECA y la misma deberá ser de conocimiento de todas las personas que conforman la comunidad institucional.
Artículo 16. Objetivos de calidad
El SIGECA debe contar con el establecimiento de objetivos de calidad, los cuales deberán ser definidos por la Administración en concordancia con la estrategia institucional.
Artículo 17. Procesos institucionales
Todo proceso institucional deberá estar identificado, documentado, gestionado, controlado y mejorado de forma sistemática, garantizando su coherencia con la declaración de compromiso con la calidad, los objetivos de calidad y la satisfacción de las partes interesadas. Estos estarán representados en el Mapa de procesos institucional.
Artículo 18. Estructura de gobierno del SIGECA
La estructura de gobierno del Sistema Institucional de Gestión de la Calidad está constituida por:
a. Rectoría.
b. Vicerrectorías.
c. Oficina de Planificación Institucional.
d. Persona líder del proceso.
e. Equipo de mejora.
f. Dependencias y subdependencias institucionales.
g. Comunidad institucional.
CAPÍTULO VI. RESPONSABILIDADES DE LA ESTRUCTURA DE GOBIERNO
Artículo 19. Responsabilidades de la persona rectora
La persona Rectora será responsable de validar y promover las acciones del SIGECA, desde la declaración de compromiso, los objetivos de calidad, el mapa de procesos institucional y demás acciones, así como, de asegurar la disponibilidad de los recursos necesarios para el desarrollo, mantenimiento y sostenibilidad del SIGECA.
Artículo 20. Personas vicerrectoras
Las personas vicerrectoras identificarán y nombrarán a las personas que conformarán los equipos de mejora de acuerdo con la afinidad de cada vicerrectoría con cada proceso.
Artículo 21. Responsabilidades de la Oficina de Planificación Institucional
La Oficina de Planificación Institucional, a través de la Unidad Especializada de Control Interno, deberá:
a. Fomentar una cultura de calidad.
b. Establecer un sistema documental institucional para la gestión de la calidad.
c. Definir los procesos institucionales en conjunto con las dependencias y subdependencias relacionadas con estos y plasmarlos en el mapa de procesos institucional.
d. Brindar el asesoramiento y apoyo técnico en temas de gestión de la calidad de los procesos institucionales.
e. Facilitar metodologías y herramientas de trabajo.
f. Apoyar a las personas líderes del proceso en el seguimiento al trabajo conjunto de los equipos de mejora.
g. Capacitar al personal en temas de gestión de calidad, de procesos y herramientas de análisis para la mejora continua.
h. Verificar la implementación de metodologías de calidad por las personas líderes del proceso.
i. Garantizar la confidencialidad de la información de los procesos que ameriten.
j. Informar a la persona que ejerce la Rectoría sobre los requerimientos para el establecimiento, mantenimiento, capacitación, divulgación y fortalecimiento del SIGECA.
k. Coordinar con las dependencias y subdependencias que cuentan con un nivel de especialización en materia de gestión de la calidad a nivel institucional.
Artículo 22. Responsabilidades de la persona líder del proceso
La persona líder del proceso será la persona vicerrectora de la vicerrectoría correspondiente por su afinidad con los procesos institucionales y tendrá a su cargo:
a. Conformar los equipos de mejora.
b. Gestionar la atención de las necesidades de los procesos.
c. Procurar la implementar de mejoras en los procesos identificados junto con los equipos de mejora.
d. Validar y dar seguimiento al trabajo de los equipos de mejora con el fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos.
Artículo 23. Responsabilidades de los equipos de mejora
Los equipos de mejora serán conformados como equipos ad hoc y son responsables de:
a. Propiciar una cultura de calidad, así como la identificación e incorporación gradual de las mejoras en los procesos.
b. Utilizar las herramientas de uso institucional para la documentación, comunicación y mejora de los procesos para fomentar la estandarización.
c. Trabajar bajo la guía técnica y con el apoyo de la Oficina de Planificación Institucional.
Artículo 24. Responsabilidades de las dependencias y subdependencias institucionales
Corresponderá a las dependencias y subdependencias coordinar, en el ámbito de su competencia, las acciones de fortalecimiento de las capacidades institucionales requeridas para la implementación del Sistema Institucional de Gestión de la Calidad (SIGECA).
Artículo 25. Responsabilidades de la comunidad institucional
La comunidad institucional deberá participar activamente en la ejecución, seguimiento, evaluación y mejora continua de los procesos, utilizando las herramientas institucionales para tal fin.
CAPÍTULO VII. DE LA CALIDAD DE LOS PROGRAMAS ACADÉMICOS
Artículo 26. Procesos de acreditación de los programas académicos
La acreditación de programas académicos es parte del proceso de gestión de la calidad institucional y, por lo tanto, la Vicerrectoría de Docencia, el Centro de Desarrollo Académico (CEDA), las escuelas y comisiones de acreditación deben trabajar en coordinación con la Oficina de Planificación Institucional y demás dependencias y subdependencias en la integración de estos procesos al SIGECA.
CAPÍTULO VIII. DEL FUNCIONAMIENTO DEL SIGECA
Artículo 27. Gestión por procesos
La gestión de los procesos institucionales se llevará a cabo con miras de mejorar la eficiencia, eficacia y efectividad con que estos se llevan a cabo y con una visión integral e integrada de trabajo en conjunto de las diferentes dependencias y subdependencias que intervienen en ellos.
Para el logro de esta mejora continua, los equipos de mejora deberán tomar en consideración y como insumo para el análisis de los procesos:
a. Los compromisos de mejoramiento resultantes de los procesos de acreditación de los programas académicos.
b. Las evaluaciones de los planes institucionales.
c. Los hallazgos y recomendaciones de la Auditoría Interna y externa.
d. Cualquier otro informe que identifique oportunidades de mejora.
Artículo 28. Integración del SIGECA con la Planificación Institucional
Las mejoras identificadas para los procesos institucionales deberán ser plasmadas en la planificación institucional según sea el alcance de estas a nivel estratégico, táctico u operativo.
Artículo 29. Gestión documental del SIGECA
El SIGECA contará con su propio sistema de gestión documental que permita la gestión de la documentación relativa a la materia de gestión de la calidad, tomando en consideración la normativa aplicable y elementos institucionales en esta materia que sean requeridos para un adecuado funcionamiento y resguardo de la información y documentación.
Artículo 30. Gestor (a) documental
La persona que ocupe el rol de Gestor (a) documental será funcionaria de la Oficina de Planificación Institucional y tendrá como responsabilidad principal el mantener el Sistema de Gestión Documental del SIGECA actualizado y en óptimas condiciones.
Artículo 31. Información que forma parte del Sistema de Gestión Documental
La información gestionada a través de este sistema será aquella relativa al Sistema Institucional de Gestión de la Calidad, entre los documentos a gestionar se encuentran:
a. El Manual de Calidad con al menos objetivo, alcance, política de calidad y estructura de gobierno del SIGECA.
b. La información de los procesos, los procedimientos e instructivos de trabajo propios del SIGECA.
c. Las fichas técnicas de los procesos institucionales.
d. La información relacionada con los indicadores y riesgos de los procesos institucionales.
e. Los procedimientos e instructivos de trabajo que se desprenden de los procesos institucionales.
f. Los formularios que se utilicen en la ejecución de los procesos o procedimientos.
g. Los registros que se consideren necesarios para evidenciar algún estándar de calidad que se deba cumplir.
h. Cualquier otro que se considere necesario.
Artículo 32. Relación del Sistema de Gestión Documental del SIGECA con el Centro de Archivo y Comunicaciones
El Sistema de Gestión Documental del SIGECA es independiente de la gestión documental realizada por la Unidad del Centro de Archivo y Comunicaciones, sin embargo, deben trabajar de forma coordinada en lo que respecte a los plazos en que se debe resguardar la información o nomenclatura previamente establecida para la codificación de los archivos.
Artículo 33. Codificación de la información
Corresponde a la Oficina de Planificación Institucional establecer la codificación que se asignará a cada tipo de documento que forma parte del Sistema de Gestión Documental del SIGECA.
CAPÍTULO IX. DISPOSICIONES FINALES
Artículo 34. Revisión y actualización del Reglamento
La Oficina de Planificación Institucional mediante la UECI será responsable de realizar la revisión y proponer cambios del presente reglamento cuando lo estime necesario y en las fechas de calendarizadas institucionalmente para ese objetivo.
Artículo 35. De la vigencia
Este reglamento entrará en vigor a partir de su aprobación por el Consejo Institucional y su publicación en la Gaceta del ITCR.
CAPÍTULO X. DISPOSICIONES TRANSITORIAS
Transitorio I
Los centros de investigación y laboratorios que a la entrada en vigor de este reglamento cuenten con Sistemas de Gestión, seguirán trabajando según lo establecido en estos y coordinarán con la Oficina de Planificación Institucional para que se realice un traslado de los procesos que ejecutan, de forma tal que sean parte del Sistema Institucional de Gestión de la Calidad en el momento que el SIGECA pueda ejecutarlos con la seguridad de que les permitirá a los centros de investigación y laboratorios seguir brindando los servicios que hasta el momento prestaban, con el respaldo de sus sistemas específicos.
Reglamento publicado por el Consejo Institucional mediante la sesión ordinaria n.° 3433, Artículo 10, del 03 de diciembre del 2025. Publicado en Gaceta n.° 1305 del 08 de diciembre del 2025.
