CAPITULO I. DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1. Tipo de Reglamento

Este reglamento es de carácter general.

Artículo 2. Alcance del reglamento

Este reglamento es de acatamiento obligatorio de todas las personas usuarias de los servicios de Tesorería.

Artículo 3. Objetivo del reglamento

Normar la administración y custodia de los valores depositados en las cuentas bancarias, equivalentes de efectivo, valores y otras garantías que genera el ITCR.

Artículo 4. Objetivos específicos

Este reglamento tiene como objetivos específicos los siguientes:

a. Regular la gestión de los recursos financieros que incluye la recepción, inversión y su erogación.

b. Establecer los mecanismos y procedimientos para la administración y custodia del ingreso y egreso en las cuentas bancarias del ITCR y aquellos equivalentes que fluyan o ingresen a la Institución.

c. Establecer los deberes que adquieren las personas usuarias de los servicios de Tesorería, en la administración y uso de los recursos financieros del Instituto.

Artículo 5. Marco Normativo

La jerarquía del marco normativo aplicable se sujeta al siguiente orden:
a. Ley N.° 6227 “Ley General de la Administración Pública”.

b. Ley N.° 8131 “Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos”

c. Ley N.° 8292 “Ley General de Control Interno para Sector Público”

d. Ley N.° 9986 “Ley de Contratación Pública y su Reglamento”.

e. Las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP).

f. El Estatuto Orgánico del Instituto Tecnológico de Costa Rica

g. Las Políticas Contables Generales y Específicas del ITCR.

h. Políticas de ejecución presupuestarias del ITCR.

CAPÍTULO II. MARCO CONCEPTUAL

Artículo 6. Definiciones

Activo: conjunto de bienes y derechos sobre los que el ITCR tiene propiedad.

Arqueos: revisión de las transacciones realizadas, con el objeto de comprobar si se han contabilizado los ingresos y egresos relacionados a la actividad.

Cajas receptoras: lugar autorizado y designado por la Institución para recibir valores relacionados con los bienes y servicios que brinda el ITCR. Así como para efectuar la liquidación de gastos menores.

Egresos: es la salida de efectivo, equivalente de efectivo o transacción bancaria efectuada por el ITCR, para atender las operaciones institucionales y las obligaciones que ha contraído con los diferentes entes con los cuales se tienen relaciones comerciales.

Equivalentes de efectivo: inversiones a corto plazo de liquidez, que son fácilmente convertibles en importes determinados de efectivo y sujetos a un riesgo depreciable de cambios en su valor.

Factura electrónica: comprobante electrónico que respalda la compra o venta de bienes y la prestación de servicios, generado, expresado y transmitido en formato electrónico en el mismo acto de la compraventa o prestación del servicio.

Fondo de Caja Chica (FCC): fondo de dinero de ingresos o egresos utilizado para atender las adquisiciones por gastos menores, que requiera una Unidad Ejecutora.
Fondo de Trabajo Especial (FTE): fondo de dinero creado para atender gastos menores para actividades especiales de interés institucional por un tiempo limitado, que han sido expresamente autorizados para la unidad ejecutora que justifique su solicitud y pago.

Fondo de Trabajo Permanente (FTP): fondo de dinero permanente, autorizado para recibir ingresos provenientes de actividades autorizadas y/o egresos para realizar pagos destinados a respaldar gastos.

Garantía de cumplimiento: documento electrónico o una transferencia bancaria (efectivo) a favor del ITCR, por el cual el garante asume la responsabilidad de pagar a la persona beneficiaria cierta suma de dinero, en caso de que la persona contratista incumpla alguna cláusula del contrato entre las partes.

Gastos menores: son todos aquellos gastos que corresponden a la adquisición de bienes y servicios indispensables e impostergables, no programados, de naturaleza no continua y cuyo valor monetario total se ajusta al monto vigente autorizado para compras por el Fondo de Caja Chica.

Ingresos: corresponde a los montos que percibe la institución mediante las plataformas bancarias (transferencias o depósitos bancarios) o por las cajas de los campus tecnológicos y centros académicos, derivados de los bienes y servicios que brinda el ITCR.

Inversiones a corto plazo: activos financieros con alta liquidez que pueden convertirse en efectivo en un plazo máximo de doce meses.

Inversiones a largo plazo: inversiones que son susceptibles de convertirse en efectivo en un período superior a doce meses.

Medio de pago electrónico: instrumento, plataforma o mecanismo digital que permite realizar transferencias de dinero, pagos o cobros sin necesidad de utilizar efectivo físico, mediante el uso de sistemas tecnológicos y financieros autorizados.

Nota de crédito electrónica: comprobantes electrónicos que permiten anular los efectos contables de la factura o tiquete electrónicos a nivel total o parcial, sin alterar la información del documento origen.

Nota de débito electrónica: comprobantes electrónicos que permiten modificar los efectos contables de la factura electrónica o tiquete electrónico a nivel total o parcial, sin alterar la información del documento origen.

Prestación de servicios: acción o actividad realizada por una unidad ejecutora que se compromete a ofrecer sus servicios dentro de su responsabilidad académica, científico-tecnológica, vinculación y de gestión administrativa.

Recursos financieros: conjunto de activos líquidos como, efectivo, cheques, depósitos bancarios de libre disponibilidad, inversiones financieras y otros.
Sistema de egresos: es el Sistema de Información del Fondo de Trabajo Permanente, que tiene por objeto atender la adquisición de diferentes bienes y servicios que han sido expresamente autorizados, para la unidad ejecutora que justifica su pago.

Sistema de ingresos: es el Sistema de información del Fondo de Trabajo Permanente, que tiene por objeto atender la recepción de dinero producto de un servicio brindado por el ITCR.

Tiquete electrónico: documento comercial autorizado únicamente para operaciones con consumidores finales, con efectos tributarios generado, expresado y tramitado en formato electrónico de acuerdo con lo dispuesto por el Ministerio de Hacienda.

Transferencia electrónica: transacción que permite el traslado de fondos a través de medios electrónicos de una cuenta bancaria a otra, en cualquiera de las instituciones financieras.

Unidad ejecutora: dependencia a cuyo cargo está la ejecución o desarrollo de una categoría programática.
Venta de bienes y servicios: corresponde a la venta de productos y/o prestación de servicios que se generan a raíz de una actividad desarrollada por un Departamento o Escuela, tal como la venta de libros, proyectos productivos, productos agrícolas, semovientes u otros autorizados.

CAPÍTULO III. DE LA GESTIÓN DE LA TESORERÍA EN LOS CAMPUS TECNOLÓGICOS Y CENTROS ACADÉMICOS

Artículo 7. Funciones y responsabilidades de la gestión de la tesorería del Departamento Financiero Contable en el Campus Tecnológico Central

Son funciones y responsabilidades de la gestión de la tesorería en el Campus Tecnológico Central las siguientes:

a. Administrar el efectivo del ITCR, de una manera eficaz y eficiente de conformidad con el marco legal correspondiente.

b. Brindar un adecuado servicio a las personas funcionarias, estudiantes, proveedores y público en general, en los aspectos relacionados con la recaudación y administración de los ingresos y egresos que se dan en la institución.

c. Gestionar, en coordinación con las diferentes instancias institucionales, los trámites relacionados con pagos, cobros y demás procesos asociados a la gestión de la tesorería, de conformidad con la normativa y reglamentación vigente.

d. Integrar la Comisión de Inversiones

e. Elaborar, informar y dar seguimiento al flujo de caja institucional

f. Gestionar y autorizar, mediante firma mancomunada, los desembolsos realizados por la institución, de conformidad con las personas autorizadas y la normativa vigente.

g. Identificar y dar seguimiento a los posibles riesgos a los que pueda estar expuesta la institución, considerando los planes de respuesta al riesgo establecidos desde la Oficina de Planificación Institucional.

h. Proponer la creación o modificación de reglamentos o normativa para la gestión de la tesorería.

i. Crear o modificar procedimientos y proponer mejoras a las políticas específicas para la gestión de la tesorería.

j. Cualquier otro aspecto relacionado con la gestión de la tesorería.

Artículo 8. Funciones y responsabilidades de la gestión de tesorería en los campus tecnológicos locales

Son funciones y responsabilidades de la gestión de tesorería en los campus tecnológicos locales las siguientes:

a. Tramitar la recaudación de los ingresos que percibe la institución por los diferentes medios existentes.

b. Verificar y controlar los saldos disponibles en las cuentas bancarias.

c. Disponer de los recursos financieros que garanticen el pago oportuno de las obligaciones contraídas por el ITCR.

d. Realizar los trámites de cobro por la venta de bienes y servicios, entre otros rubros.

e. Efectuar los registros financieros contables para el control de las operaciones.

f. Supervisar y controlar el funcionamiento de todos los recursos financieros.

g. Mantener un registro actualizado de los fondos bajo su mando.

h. Velar por el cumplimiento de la normativa que regula el funcionamiento de los fondos autorizados en el ITCR.

i. Realizar por medio del Departamento Administrativo o su homólogo, las transferencias con excepción de los pagos de planilla o aquellos dirigidos a estudiantes.

j. Registrar, custodiar, controlar y devolver las garantías de cumplimiento representadas por avales o efectivo.

k. Presentar un informe de las garantías de cumplimiento a la dirección del Departamento Administrativo del Campus Tecnológico Local o la dirección del Departamento de Aprovisionamiento, según corresponda, trimestralmente.

l. Realizar la facturación y recaudación de los ingresos a otras dependencias institucionales.

m. Atender las disposiciones que emanen del Departamento Financiero Contable en la gestión de tesorería.

n. Restringir el acceso a los espacios internos en el área de cajas.

Artículo 9. Funciones y responsabilidades de la gestión de tesorería en los centros académicos

Son funciones y responsabilidades de la gestión de tesorería en los centros académicos las siguientes:

a. Realizar la recaudación de los ingresos por los diferentes medios existentes en la institución.

b. Disponer de los recursos financieros que garanticen el pago oportuno de las obligaciones contraídas.

c. Efectuar los registros financieros contables para el control de las operaciones.

d. Atender las disposiciones que emanen del Departamento Financiero Contable en la gestión de tesorería.

e. Restringir el acceso a los espacios internos en el área de cajas.

CAPITULO IV. DE LA GESTIÓN DE INGRESOS Y EGRESOS

Artículo 10. Cierre y registro diario de ingresos y egresos de dinero

Los reportes de los ingresos recaudados mediante tarjetas y otros valores deben cerrarse a diario. Las transacciones reportadas en los estados de cuentas bancarias de las transacciones de recuperación, depósitos, notas de crédito, entre otros, deben ser registradas de acuerdo con el procedimiento establecido.

Artículo 11. Egresos

Todos los desembolsos del ITCR deben realizarse por medio de pago electrónico autorizado por la Vicerrectoría de Administración, salvo por lo establecido en el capítulo de los fondos de trabajo y caja chica de este reglamento.

Para el efecto, se aplicarán los procedimientos de control interno que garanticen la integridad de los recursos financieros de la Institución.

Artículo 12. Firmas autorizadas en el Campus Tecnológico Central

Las personas funcionarias autorizadas para firmar trámites bancarios en el Campus Tecnológico Central son:

a. Persona coordinadora de la Unidad de Tesorería del ITCR.

b. Persona directora del Departamento Financiero Contable.

c. Persona vicerrectora de la Vicerrectoría de Administración.

d. Persona Rectora del ITCR.

e. En situaciones emergentes, una persona funcionaria del Departamento Financiero Contable designada por la persona directora.

La firma se debe realizar en forma mancomunada con cualquiera de las combinaciones de las personas autorizadas indicadas en los puntos anteriores, según se disponga previamente mediante acto motivado.

Artículo 13. Firmas autorizadas en campus tecnológicos locales y centros académicos

Las personas funcionarias autorizadas para firmar trámites bancarios en los campus tecnológicos locales y centros académicos son las siguientes:

a. Persona directora de campus tecnológico local o centro académico.

b. Persona directora del Departamento Administrativo del campus, cuando exista.

c. Una persona funcionaria designada por la persona directora del campus tecnológico local o centro académico o designada por la persona directora del Departamento Administrativo de Campus, cuando exista.

La firma se debe realizar en forma mancomunada con cualquiera de las combinaciones de las personas autorizadas indicadas en los puntos anteriores, según se disponga previamente mediante acto motivado.

CAPITULO V. DE LAS INVERSIONES

Artículo 14. Aspectos generales

Las inversiones que se realicen en el ITCR se derivan de los excedentes temporales del flujo de caja, que se generan en espera de la ejecución de los procesos de contratación administrativa y aquellos recursos que, por aplicación del porcentaje de crecimiento del gasto, por normativa específica, no se pueden ejecutar.

El ITCR deberá realizar las inversiones financieras en los bancos del Estado, así como todas sus subsidiarias, incluyendo el Banco Popular y de Desarrollo Comunal y sus respectivas subsidiarias, siempre y cuando el capital de la subsidiaria pertenezca 100% al banco del Estado correspondiente; Banco Central de Costa Rica y el Ministerio de Hacienda, debidamente regulados y supervisados.

Además, el ITCR podrá invertir sus excedentes temporales a través de Puestos de Bolsa en los instrumentos financieros que dispongan las instituciones citadas anteriormente.

El tratamiento presupuestario de las inversiones financieras se realizará tanto para ingresos como para egresos.

La presupuestación de las inversiones a corto y largo plazo se realizará considerando el adecuado y oportuno cumplimiento de la gestión de los recursos financieros, en apego a la normativa que se dicte en la materia, procedimientos internos y en concordancia con los planes tácticos de inversión aprobados.

Artículo 15. De la Comisión de Inversiones

Se contará con una comisión de inversiones que vele por la sana administración de las inversiones del ITCR, procurando el logro de una adecuada rentabilidad y seguridad de los recursos autorizados.

Artículo 16. Conformación de la Comisión de Inversiones

La Comisión de Inversiones se encontrará adscrita a la Vicerrectoría de Administración y se integra de la siguiente manera:

a. La persona que ejerza la Vicerrectoría de Administración, quien coordina.

b. La persona que ejerza la dirección del Departamento Financiero Contable.

c. La persona que ejerza la coordinación de la Unidad de Tesorería.

d. Una persona representante de la Oficina de Planificación Institucional.

Podrán participar como invitadas de esta comisión, en carácter asesor las personas funcionarias internas que la Comisión requiera.

Artículo 17. Organización y funcionamiento de la Comisión de Inversiones

La Comisión de Inversiones regula su propia organización y funcionamiento, considerando lo siguiente:

La presentación de propuestas o acuerdos en el ámbito de sus funciones la realizará de manera conjunta con la persona que coordine la Unidad de Tesorería, quien, en calidad de secretaría, elabora una minuta de las reuniones y como función adicional el archivo y respaldo de la documentación de la comisión.

La coordinación de la Comisión de Inversiones debe informar a la Rectoría sobre su gestión mediante la emisión de informes trimestrales.

Artículo 18. Responsabilidades de la Comisión de Inversiones

a. Garantizar que las inversiones que realice el ITCR no tengan un carácter especulativo, sino que procuren lograr el rendimiento de los fondos temporalmente disponibles, con estrictas condiciones de control de riesgo, confiabilidad, registro y control.

b. Invertir, efectiva y oportunamente los recursos financieros temporalmente disponibles de la Institución, en función del interés general y sin comprometer la liquidez requerida para atender en forma normal sus obligaciones.

c. Realizar las inversiones, única y estrictamente con base en información técnica, veraz, oportuna, y atender las disposiciones normadas internas y externas que resulten aplicables.

d. Analizar la información relacionada con tasas de interés sobre inversiones que ofrece el mercado, índices inflacionarios, comportamiento del dólar con respecto al colón y otros factores macroeconómicos, que sirvan de guía para la toma de decisiones en materia de manejo de inversiones financieras.

e. Analizar el flujo de caja mensual presentado por la Unidad de Tesorería del Departamento Financiero Contable.

f. Analizar las ofertas de las entidades bancarias y ratificar la propuesta presentada por la persona coordinadora de la Unidad de Tesorería.

g. Analizar trimestralmente la estructura de inversión y el límite de las inversiones a realizar.

h. Presentar ante el Consejo de Rectoría un informe trimestral de las inversiones, que muestre su comportamiento mediante un informe de las colocaciones que incluya al menos fecha de inicio de inversión, plazo, tasa de interés, entidad bancaria o financiera, monto de inversión, tipo de moneda y cualquier otra información que se considere pertinente.

i. Fijar políticas de riesgo de inversión de la Institución y la correcta gestión y seguimiento.

j. Otras funciones propias de la comisión o asignadas por la Rectoría o el Consejo Institucional.

La Comisión de Inversiones tendrá acceso a toda la información y documentación necesaria para el ejercicio de sus funciones.

CAPITULO VI. DE LA CUSTODIA DE VALORES

Artículo 19. Garantías de cumplimiento

Las garantías que la Institución acepte en los procesos de licitación deben ser extendidas a favor del ITCR, quedar en custodia por medio del Departamento Financiero Contable o sus homólogos en los campus tecnológicos locales según la normativa que rige la contratación pública.

Artículo 20. Medidas de control interno

Las personas funcionarias que administren fondos, deben mantener las medidas de control interno en los procedimientos establecidos en la institución y en las Normas de Control Interno para el Sector Público, emitidas por la Contraloría General de la República.

Artículo 21. De las garantías y cauciones

La persona funcionaria que administre, recaude y custodie fondos o valores públicos, debe contar con una garantía de caución, suscrita por esta ante el Departamento Financiero Contable, donde se garantice el resarcimiento de eventuales daños y perjuicios que pueda producir al patrimonio del ITCR, de conformidad al Reglamento del Régimen de Garantías y Cauciones del ITCR.

CAPITULO VII. DE LOS FONDOS DE TRABAJO Y CAJA CHICA

Artículo 22. Tipos de Fondos

Para efectos de este reglamento existen los siguientes tipos de fondos:

a. Fondo de Trabajo Especial (FTE)

b. Fondo de Trabajo Permanente (FTP)

c. Fondo de Caja Chica (FCC)

Artículo 23. De las personas responsables de la creación de los Fondos

a. La creación de Fondos de Trabajo Permanentes (FTP) y Fondos de Caja Chica (FCC) debe ser autorizada por la persona vicerrectora de Administración.

b. La creación de Fondos de Trabajo Especial (FTE) debe ser autorizada por la dirección del Departamento Financiero Contable, dirección del centro académico o campus tecnológico local, según corresponda.

Dichas autorizaciones serán reportadas de manera oportuna al Departamento Financiero Contable para su control, y le serán aplicables todas las directrices que en materia de manejo y custodia de fondos emita este Departamento.

Artículo 24. Creación de Fondos

Para la creación de un fondo deben considerarse, los siguientes aspectos:

a. Se requiera para atender una actividad o evento que amerite realizar adquisiciones con gastos menores en forma temporal.

b. Una unidad ejecutora amerite realizar adquisiciones con gastos menores, para la prestación de un servicio.
Artículo 25. Fondo de Trabajo Especial (FTE)

Fondo de egresos utilizado para atender gastos menores o actividades especiales de interés institucional, con una periodicidad temporal, cuyo valor no exceda el monto máximo para compras establecido por la Vicerrectoría de Administración en conjunto con el Departamento Financiero Contable, mismo que a su vez no podrá superar el 10% del monto establecido para una contratación reducida.
Composición del FTE:

El Fondo de Trabajo Especial debe contar con los siguientes elementos:

a. Tarjeta de débito.

b. Facturas o comprobantes de los pagos que cumplan con los requisitos establecidos en la normativa interna y externa.

c. Reintegros del fondo pendientes de giro.

Artículo 26. Fondo de Trabajo Permanente (FTP)

Consiste en los ingresos y egresos, según la solicitud y aprobación de funcionamiento que lo sustente y la normativa aplicable, utilizado para atender las adquisiciones por gastos indispensables e impostergables que requiera la unidad ejecutora, cuyo valor no exceda el monto máximo para compras establecido por la Vicerrectoría de Administración, mismo que a su vez no podrá superar el 10% del monto establecido para una contratación reducida.

Su pago se tramita por transferencia electrónica o tarjeta de débito.

Los bienes catalogados como activos, que de acuerdo con su naturaleza se puedan comprar por fondo de trabajo, solamente se podrán adquirir mediante el uso de este fondo por medio del Departamento de Aprovisionamiento.

Utilización del FTP:

a. A través de la tarjeta de débito.

b. Facturas o comprobantes de los pagos realizados que cumplan con los requisitos establecidos en la normativa interna y externa.

c. Solicitudes de anticipo de dinero por transferencia, que fueron emitidos a una persona funcionaria, pendientes de liquidación, según procedimiento establecido.

d. Adelantos de viáticos, emitidos a personas funcionarias para financiar gastos de viaje y transporte dentro del país.

e. Reintegros de fondos de egresos pendientes.

Artículo 27. Fondo de Caja Chica (FCC)

Fondo de egresos utilizado para atender de forma permanente las adquisiciones por gastos menores que requiera la unidad ejecutora, cuyo valor no exceda el monto máximo para compras establecido por la Vicerrectoría de Administración, mismo que a su vez no podrá superar el 10% del monto establecido para una contratación reducida.

Utilización del FCC:

a. A través de tarjeta de débito.

b. Facturas o comprobantes de los pagos realizados que cumplan con los requisitos establecidos institucionalmente.

c. Solicitudes por anticipo de dinero, que fueron emitidos a una persona funcionaria, pendientes de liquidación.

d. Adelantos de viáticos, emitidos a personas funcionarias para financiar gastos de viaje y transporte dentro del país.

e. Reintegros del fondo, pendientes de giro.

Artículo 28. Asignación del monto a un Fondo

Le corresponde a la Vicerrectoría de Administración autorizar el monto máximo que se asigne a los Fondos de Trabajo Permanentes (FTP) y Fondos de Caja Chica (FCC) y a la dirección del Departamento Financiero Contable, del campus tecnológico local o del centro académico, según corresponda, cuando se trate de Fondos de Trabajo Especiales (FTE), de conformidad con la solicitud efectuada por la unidad ejecutora y considerando los criterios técnicos de los Departamentos: Financiero Contable, Aprovisionamiento y de las direcciones del campus tecnológico local o del centro académico, según corresponda.

Artículo 29. Funciones de la persona encargada de un fondo

Las funciones de la persona encargada de un fondo son las siguientes:

a. Manejar y custodiar el fondo asignado, conforme los propósitos de su creación.

b. Cumplir las disposiciones del presente reglamento, las leyes y las disposiciones que rigen para el manejo de fondos públicos.

c. Verificar previo a toda solicitud de adelanto de dinero, la existencia del contenido presupuestario correspondiente.

d. Revisar que las facturas que le presenten al cobro se ajusten a los requisitos de la factura establecidos en este reglamento.

e. Realizar la gestión de liquidación de los “Adelantos de viáticos”, que están pendientes de liquidar de acuerdo con los plazos establecidos en este reglamento, cuando corresponda al tipo de fondo asignado.

f. Remitir al final del ejercicio económico los informes sobre reintegros pendientes de liquidación, que se hayan generado antes del cierre contable anual, con el fin de que todos los gastos queden registrados contablemente y ejecutados presupuestariamente.

g. Remitir a la Unidad de Contabilidad la información en forma oportuna para su registro, de acuerdo con el calendario correspondiente.

Artículo 30. Utilización del Fondo

Los fondos transferidos a un fondo especial deben ser utilizados únicamente para los gastos por los cuales fue solicitado, que no excedan los límites del monto asignado.

Artículo 31. Modificación del monto de un Fondo

Le corresponde a la Vicerrectoría de Administración autorizar la modificación del monto asignado a los Fondos de Trabajo Permanentes (FTP) y Fondos de Caja Chica (FCC) y a la dirección del Departamento Financiero Contable, del campus tecnológico local o del centro académico, según corresponda, cuando se trate de Fondos de Trabajo Especiales (FTE), a solicitud de la unidad ejecutora que corresponda. Para ello debe justificarse la necesidad de realizar un aumento o disminución del monto, o la modificación en los objetivos del fondo.

Artículo 32. Reconocimiento de gastos

El reconocimiento de gastos puede realizarse de dos formas:

a. Un anticipo de dinero.

b. Una liquidación de gastos.

El Departamento Financiero Contable o su homólogo en los campus tecnológicos locales y centros académicos, realizará el pago del anticipo de dinero o el reintegro de dinero en el caso de la liquidación de gastos, a la persona solicitante, según el procedimiento establecido.

Artículo 33. Liquidación de solicitudes de anticipo

Las solicitudes de anticipo deben ser liquidadas por la persona funcionaria que las realiza, dentro de los días hábiles contemplados en el Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para funcionarios. Transcurrido este plazo, si la liquidación no ha sido efectuada, se procede a la deducción de planilla del monto correspondiente, previo consentimiento de la persona funcionaria mediante el formulario respectivo.

Cuando no se realice un anticipo, las facturas que se presenten para liquidación no pueden tener más de 60 días de emitidas y deben cumplir con los requisitos establecidos en el artículo “Requisitos de la factura” de este reglamento.

Artículo 34. Reconocimiento de pago

Se reconocerá el pago por los siguientes conceptos:

a. Adquisición de bienes y servicios cuya naturaleza no sea continua y el gasto sea de carácter indispensable e impostergable, para los cuales se haya seguido el procedimiento establecido.

b. Becas para participación en cursos, seminarios y entrenamientos del personal, de corta duración.

c. Gastos de viaje y transporte, y conceptos homólogos aplicados a la población estudiantil.

El valor monetario total del bien o servicio a adquirir se debe ajustar al monto vigente autorizado para compras por caja chica o fondos de trabajo.

Artículo 35. Liquidación de Fondos de Caja Chica

Las “Solicitudes de anticipo” de dinero para los Fondos de Caja Chica, deben ser liquidadas por la persona encargada del fondo de caja chica, dentro de los tres días hábiles posteriores al trámite del anticipo. Pasado este plazo, si la liquidación no ha sido efectuada, se procede a deducir el monto correspondiente por deducción de planilla a la persona funcionaria solicitante, previo consentimiento de la persona funcionaria mediante el formulario respectivo.

Artículo 36. Liquidación del Fondo de Trabajo Especial

Para la liquidación de un Fondo de Trabajo Especial, la persona responsable debe entregar al Departamento Financiero Contable los documentos que respalden el gasto por el fondo especial otorgado.

Estos fondos deben ser liquidados dentro de los tres días hábiles posteriores al término de la actividad.

Artículo 37. Liquidación de viáticos.

Los adelantos de viáticos deben ser liquidados dentro del término que estipula el “Reglamento de gastos de viaje dentro del país”, emitido por la Contraloría General de la República, caso contrario, quedan autorizados el Departamento Financiero Contable, la dirección del campus tecnológico local o de centro académico, según corresponda, para realizar el trámite ante el Departamento de Gestión de Talento Humano de la deducción de planilla del monto correspondiente al adelanto.

Artículo 38. Reconocimiento de viáticos

Los gastos por viáticos pueden ser reconocidos, previa autorización de la persona encargada de la unidad ejecutora mediante dos modalidades:

a. Anticipo de dinero.

b. Liquidación de viáticos.

Los viáticos deben ser liquidados dentro del término que estipula el “Reglamento de gastos de viaje dentro del país”, emitido por la Contraloría General de la República, caso contrario, la persona directora del Departamento Financiero Contable, del campus tecnológico local o del centro académico, según corresponda, queda autorizada para solicitar la deducción de planilla del monto correspondiente al adelanto, previa autorización de la persona solicitante en el formulario respectivo.

Para solicitar un nuevo anticipo, la persona funcionaria debe estar al día en sus liquidaciones de viáticos.

Artículo 39. Vencimiento de liquidaciones

Las liquidaciones de gastos de viaje que la persona funcionaria no cobre dentro de los treinta días hábiles posteriores a la fecha de realización de la gira, o bien que sobrepasen el período presupuestario, pierden el derecho de hacerse efectivas, salvo los casos excepcionales previamente autorizados por la persona directora del Departamento Financiero Contable, del campus tecnológico local o de centro académico, según corresponda.

Artículo 40. Aplicación del cierre para Fondos de Trabajo

La unidad ejecutora que gestiona la creación de un Fondo para un evento especial o emergente debe notificar el cierre del fondo con los comprobantes respectivos a la dirección del Departamento Financiero Contable, la dirección del campus tecnológico local o de centro académico según corresponda. En este caso, la persona responsable del fondo cuenta con un plazo de diez días hábiles, a partir de la finalización del evento, para presentar la liquidación correspondiente.

En los casos de los incisos b, c y d del Artículo “Fondo de Trabajo Permanente (FTP)”, la persona directora del Departamento Financiero Contable, del campus tecnológico local o de centro académico, según corresponda, debe solicitar el cierre al responsable del fondo, para que este proceda a hacer la liquidación en los próximos cinco días hábiles, a partir de la recepción del comunicado.

En todos los casos, cuando la liquidación del fondo no se realice en el plazo señalado o de no coincidir el monto de los comprobantes con lo otorgado, corresponderá a la persona responsable del fondo resarcir al Instituto haciendo uso de la garantía pactada en fiel apego a las indicaciones del Reglamento del Régimen de Garantías y Cauciones del ITCR.

Artículo 41. Informe para el cierre de un Fondo

Para realizar el cierre de un fondo, de conformidad con el artículo anterior, debe presentarse un informe a la persona directora del Departamento Financiero Contable y a la persona directora del campus tecnológico local o del centro académico, según corresponda. Debe indicar las razones o motivos del cierre del fondo y la documentación que respalde su liquidación, con los requisitos establecidos en este reglamento.

Artículo 42. Requisitos de la factura

Para la liquidación de los pagos de las facturas se debe cumplir con los requisitos establecidos en el procedimiento aprobado por el Departamento Financiero Contable.

De igual forma, la persona funcionaria debe verificar que se cumpla con los siguientes requisitos adicionales:

a. Que la fecha de emisión de la factura de crédito concuerde con el recibo respectivo.

b. Que las facturas incluyan el código de actividad económica.

c. Que sea emitida a nombre del Instituto Tecnológico de Costa Rica.

d. Que el valor total en letras y números de la factura coincidan con el monto a pagar.

e. Que el código presupuestario y objeto de gasto correspondan a la Unidad Ejecutora solicitante.

f. Si la factura es de Régimen Simplificado, no debe presentar borrones ni tachaduras que hagan dudar de su legitimidad.

g. Que contenga el porcentaje correspondiente del Impuesto de Valor Agregado, de acuerdo con la legislación vigente.

La cancelación de la factura se realizará conforme al procedimiento establecido.

Artículo 43. Traslado de fondos

Cuando la persona encargada de un fondo deba ausentarse de manera temporal, o se traslade a otra plaza, se debe realizar un acta de traslado de fondos, la cual debe ser firmada por las partes involucradas y la persona coordinadora de la Unidad de Tesorería, así como por la persona directora del campus Tecnológico local o de centro académico, según corresponda y remitir una copia del acta de traslado de fondos a la dirección del Departamento Financiero Contable.

Artículo 44. Reintegros

Los reintegros de los fondos especiales y permanentes se deben tramitar a través de la Unidad de Contabilidad y Tesorería, respectivamente, a nombre de la persona responsable del manejo de la tarjeta del fondo, según corresponda.

Artículo 45. Personas funcionarias autorizadas para firmar anticipos

Las personas funcionarias autorizadas para firmar, “Adelantos de viáticos”, facturas y comprobantes de pago son:

a. La persona Rectora.

b. Las personas vicerrectoras.

c. Las personas directoras o encargadas de unidades ejecutoras, ante el Departamento Financiero Contable o sus homólogos.

d. Personas funcionarias autorizadas por las personas directoras o encargadas de unidades ejecutoras, ante el Departamento Financiero Contable o sus homólogos.

Artículo 46. Sobrantes o faltantes en los Fondos

Cuando se liquide un fondo y resulten sobrantes de recursos, estos pasan a ser parte de los ingresos percibidos por el ITCR y/o la devolución según corresponda.
Cuando haya faltantes, se registrarán en una cuenta por cobrar a la persona responsable del fondo, quien podrá cancelarla mediante transferencia a una cuenta de la Institución o mediante deducción en su salario por medio de la planilla. Si la persona funcionaria no acepta cancelar esta cuenta por cobrar se aplicará el procedimiento disciplinario establecido en la Segunda Convención Colectiva de Trabajo y sus reformas.

Artículo 47. Asignación y uso de tarjetas de débito

La asignación de las tarjetas de débito se realiza de acuerdo con un estudio previo por parte del Departamento Financiero Contable y debe ser avalado por la Vicerrectoría de Administración.

La asignación y recarga de recursos se realizará según el procedimiento establecido.

El uso de la tarjeta se debe realizar de acuerdo con las funciones y necesidades de la unidad ejecutora.

CAPÍTULO VIII. DISPOSICIONES FINALES

Artículo 48. Responsabilidad

En caso de determinarse un mal uso de los fondos por parte de la persona encargada, ya sea por extravío, dolo, cambio del fin u objetivo para el cual fue creado o cualquier otro que contravenga el buen uso de los recursos públicos, se debe aplicar el procedimiento disciplinario establecido en la Segunda Convención Colectiva de Trabajo y sus reformas del ITCR, siendo la persona funcionaria responsable administrativa, civil y penalmente, por los daños que esto origine a la administración pública, siguiendo el debido proceso.

Artículo 49. Causales de sanciones administrativas

Son causales de sanciones administrativas las siguientes:

a. Dejar vencer el plazo para liquidar un adelanto por viáticos.

b. Utilizar la tarjeta de débito asignada para un fondo para fines ajenos a los que son conferidas, de acuerdo con la normativa y los lineamientos vigentes.

c. Cualquier incumplimiento a los artículos del presente reglamento.

Artículo 50. Resolución de lo no previsto y normativa supletoria

La persona vicerrectora de Administración es la competente para resolver cualquier asunto en materia de fondos de trabajo y caja chica, no previsto en este reglamento y para ello puede aplicar las disposiciones de la normativa que resulte supletoria en lo pertinente.

Artículo 51. De la vigencia del reglamento

Este reglamento rige a partir de su aprobación por el Consejo Institucional y su publicación en la Gaceta Institucional y deroga el actual Reglamento General de Tesorería del ITCR, aprobado por el Consejo Institucional en la Sesión Ordinaria N.° 3102, Artículo 8, del 19 de diciembre de 2018. Publicado en Gaceta N.° 541 del 19 de
diciembre de 2018.

CAPÍTULO IX. DISPOSICIONES TRANSITORIAS

Transitorio I

El Departamento Financiero Contable y sus homólogos en campus tecnológicos locales y centros académicos, en un plazo máximo de seis meses, contado a partir de la entrada en vigor del presente reglamento, deberán elaborar o actualizar los procedimientos que se requieran para el cumplimiento de este.

1. MARCO DE REFERENCIA

1.1. La formulación del Plan Anual Operativo y su Presupuesto se sujetará al bloque de legalidad (legislación nacional, normas y decretos vinculantes, políticas generales, políticas específicas y reglamentación interna).

2. RESPONSABLES DEL PROCESO

2.1. Las instancias responsables del proceso de formulación del Plan Anual Operativo y su Presupuesto son las siguientes, según el Estatuto Orgánico del Instituto Tecnológico de Costa Rica:

a. Consejo Institucional: Artículo 18, inciso “b”.

b. Persona Rectora: Artículo 26, incisos “q” y “z” y Artículo 134.

c. Persona Vicerrectora: Artículo 32, incisos “b”, “k” y “o”.

d. Persona Directora de Departamento Académico: Artículo 59, incisos “a” e “i”.

e. Persona Directora de Departamento de Apoyo Académico: Artículo 63, inciso “e”.

f. Persona Directora de Centro Académico: Artículo 75.

g. Persona Directora de Campus Tecnológico: Artículo 79, inciso “l”.

h. Consejo de Departamento Académico: Artículo 56, inciso “i”.

i. Consejo de Área: Artículo 50 bis, inciso “i”.

j. Consejo de Unidad Desconcentrada: Artículo 83 bis 4, inciso “f”.

k. Consejo de Unidad de Posgrado: Artículo 51, inciso “b”.

Además, serán responsables aquellas otras dependencias e instancias que, por norma reglamentaria o por requerimientos de su operación, deban formular un Plan Anual Operativo y su respectivo presupuesto.

3. PLAN ANUAL OPERATIVO (PAO)

3.1. Las metas del Plan Anual Operativo del periodo formulado deben estar vinculadas con el Plan Estratégico Institucional y el Plan Táctico Institucional vigente.

3.2. Las metas del PAO deben vincularse con las estrategias institucionales e identificar los productos finales e intermedios, así como la población beneficiaria directa e indirecta.

3.3. Las metas deberán incluir la valoración de riesgos, identificando su nivel y acciones de mitigación y respuesta correspondientes, conforme a la metodología institucional de gestión de riesgos vigente.
 

3.4. Las metas deberán contar con indicadores que permitan medir los resultados asociados a las funciones sustantivas de la Institución y evaluar su nivel de cumplimiento.

3.5. Las personas a cargo de la Rectoría, vicerrectorías, direcciones de campus tecnológicos locales y centros académicos elaborarán una propuesta del Plan Anual Operativo, el cual sustentará la formulación presupuestaria.

3.6. Las metas de cada programa deberán ser formuladas bajo un enfoque de gestión para resultados, asegurando su vinculación con los objetivos, planificación estratégica y táctica institucional, así como con los productos, efectos o cambios esperados durante el año calendario.

3.7. Las metas deberán ser específicas, medibles, alcanzables, relevantes y temporalmente delimitadas, formuladas en conjunto con las personas responsables de las Unidades Ejecutoras, e incluir los indicadores, responsables, plazos, recursos asociados y medios de verificación necesarios para su seguimiento y evaluación.

3.8. La formulación del PAO-Presupuesto debe realizarse según la estructura programática vigente.

3.9. Las metas o actividades relacionadas con la realización de eventos oficiales deben cumplir con los siguientes criterios:

a. Contar con la respectiva fundamentación de la necesidad de realizar el evento por parte de la Unidad Ejecutora.

b. Contar con el aval de la Rectoría.

c. Contar con la declaración de actividades de interés institucional o estar incluidas en el Calendario Institucional según procedimiento establecido.

4. DE LOS INGRESOS - PRESUPUESTO INSTITUCIONAL

4.1. Las estimaciones de los ingresos deben fundamentarse técnicamente, respecto a su congruencia con la información que se propone en el proyecto de presupuesto, según lo señalan las normas Técnicas de Presupuesto Público 4.1.3.i y 4.1.4.

4.2. Las tarifas por concepto de Servicios Estudiantiles administrativos que brinda el Departamento de Admisión y Registro serán establecidas por la Vicerrectoría de Vida Estudiantil y Servicios Académicos con el apoyo técnico del Departamento Financiero Contable, con fundamento en las metas del PAO, relacionadas con matrícula estudiantil y el comportamiento histórico de la ejecución presupuestaria y la respectiva proyección del periodo en ejecución.

4.3. Los ingresos de los rubros de: bienestar estudiantil, derechos de matrícula, costo de matrícula, póliza del Instituto Nacional de Seguros, multas por el pago tardío de derechos de estudio y la proyección de la recuperación de préstamos estudiantiles, serán definidos por el Departamento Financiero Contable con el visto bueno de la Vicerrectoría de Vida Estudiantil y Servicios Académicos o la Comisión Ejecutiva del Fondo Solidario de Desarrollo Estudiantil en lo que a esta comisión le corresponde. La estimación de estos ingresos se realizará con fundamento en las metas del PAO y el comportamiento histórico de la ejecución presupuestaria, así como la proyección del periodo en ejecución. Lo anterior aplica para todos los programas académicos administrados por el ITCR, excepto aquellos que estén exonerados por normativa o convenio específico que contemple la póliza.

4.4. Los ingresos generados por el pago de la inscripción para la presentación del examen de admisión serán calculados por el Departamento Financiero Contable, con base en el número esperado de inscripciones al examen de admisión, según dato aportado por la Vicerrectoría de Vida Estudiantil y Servicios Académicos y el valor establecido para el costo de inscripción definido por el CONARE.

4.5. Los ingresos por costo de crédito de Programas de Bachillerato y Licenciatura Continua serán determinados por el Departamento Financiero Contable, de acuerdo con las metas del PAO, tomando como base los costos del año anterior, más el valor promedio del porcentaje inflacionario estimado por el Banco Central de Costa Rica para el año a formular.

4.6. Los ingresos por costo de crédito de Programas de Licenciaturas para Egresados serán determinados por el Departamento Financiero Contable y en coordinación con la Vicerrectoría de Vida Estudiantil y Servicios Académicos, la cual debe dar el visto bueno, de acuerdo con las metas del PAO, tomando como base los costos del año en ejecución, más el valor promedio del porcentaje inflacionario estimado por el Banco Central de Costa Rica, para el año formulado según los datos publicados por esta entidad a junio o julio del presente período.

4.7. Los ingresos por costo de crédito de Programas de Posgrados administrados por el ITCR serán determinados por el Departamento Financiero Contable en coordinación con la Dirección de Posgrados, quien deberá dar su visto bueno, de acuerdo con lo resuelto por el Consejo de Posgrado para estos efectos y las metas del PAO, tomando como base los costos del año en ejecución, más el valor promedio del porcentaje inflacionario estimado por el Banco Central de Costa Rica, para el año formulado según los datos publicados por esta entidad a junio o julio del presente período.

4.8. Los ingresos por concepto de Cursos de Verano serán determinados por el Departamento Financiero Contable en coordinación con la Vicerrectoría de Docencia, la cual debe dar el visto bueno, de acuerdo con las metas del PAO, tomando como base de cobro el 67% del valor ordinario de crédito vigente de cursos impartidos en los periodos ordinarios del año en ejecución, considerando solo el ingreso efectivo real. Para el cálculo se realizará una estimación de la cantidad de grupos, cantidad de estudiantes por grupo y cantidad de créditos de las materias que se proyecta se impartirán en dicha modalidad realizada por la Vicerrectoría de Docencia.

4.9. Los ingresos por superávit proyectados serán definidos por la persona Rectora, con base en la propuesta elaborada por la Vicerrectoría de Administración, a partir de la información suministrada por el Departamento Financiero Contable.

La estimación deberá basarse en el comportamiento del presupuesto total y su nivel de ejecución, considerando, además, las contrataciones que se encuentren en trámite al 30 de julio del periodo en ejecución.

En la medida de lo posible, se deberá considerar el superávit específico, conforme con los parámetros previamente establecidos. Para ello, las aplicaciones deberán asociarse de forma directa a contrataciones en trámite o a otras partidas que sean técnica y presupuestariamente viables.

En caso de que la liquidación presupuestaria no alcance la estimación proyectada, se deberá realizar el ajuste correspondiente en los ingresos y egresos mediante el primer presupuesto extraordinario que se formule.

4.10. Los ingresos por venta de bienes y servicios de los siguientes proyectos o actividades tendrán la base de cálculo indicada a continuación, misma que será estimada por las personas responsables de cada uno de ellos:

Venta de productos agropecuarios y forestales:

a. Ingresos reales registrados en los dos periodos presupuestarios inmediatos anteriores al periodo de ejecución.

b. Proyección de ingreso para el periodo en ejecución.

c. Metas PAO en relación con el incremento o eliminación de ventas de productos agropecuarios y forestales.

Venta de bienes manufacturados:

a. Ingresos reales registrados en los dos periodos presupuestarios inmediatos anteriores al periodo de ejecución.

b. Proyección de ingreso para el periodo en ejecución.

c. Metas PAO en relación con el incremento o eliminación de ventas de bienes manufacturados.

Ingresos por servicios:

a. Ingresos reales registrados en los dos periodos presupuestarios inmediatos anteriores al periodo de ejecución.

b. Proyección de ingreso para el periodo en ejecución.

c. Metas PAO en relación con el incremento o eliminación de ventas de servicios.

Derechos administrativos:

a. Estimación de la inflación.

b. Costo del crédito.

c. Ingresos reales registrados en los dos periodos presupuestarios inmediatos anteriores al periodo en ejecución.

d. Estimación anualizada del periodo en ejecución.

e. Estimación cantidad de estudiantes del periodo formulado.

4.11. Los ingresos específicos se presupuestarán con base en los montos previstos en el Presupuesto Ordinario de la República, las certificaciones que aporten las instituciones que realicen la transferencia de los fondos y los convenios o contratos de incentivos suscritos por el Instituto.

4.12. Los ingresos provenientes del Fondo Especial para el Financiamiento de la Educación Superior serán presupuestados de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, los acuerdos adoptados en la Comisión de Enlace y los acuerdos emitidos por el CONARE.

4.13. La distribución del FEES total entre el FEES Institucional y el Fondo del Sistema se realizará conforme a dichos lineamientos o acuerdos que emita el CONARE.

4.14. La estimación de FDI, FDU, FAV y otros ingresos será definida por:

a.    FDI: Rectoría y Vicerrectoría de Investigación y Extensión

b.    FDU: Rectoría y vicerrectorías

c.    FAV: Rectoría

d.    Otros ingresos: Rectoría y Vicerrectoría de Administración

Estas estimaciones considerarán los montos certificados por la instancia competente de la Fundación Tecnológica de Costa Rica, el comportamiento histórico de los últimos cinco años, las metas en el PAO y los indicadores institucionales.

4.15. Otras fuentes de ingreso:

La estimación presupuestaria de los ingresos provenientes de otras fuentes de financiamiento será coordinada por la Rectoría y la Vicerrectoría de Administración, conforme a sus competencias. Las iniciativas legislativas, mociones presupuestarias, donaciones u otras gestiones externas que puedan generar recursos a favor del ITCR podrán ser consideradas como insumos de planificación; no obstante, su incorporación al presupuesto institucional quedará condicionada a su aprobación formal y al cumplimiento de los requisitos legales y presupuestarios aplicables.

5. DE LOS EGRESOS – PRESUPUESTO INSTITUCIONAL

5.1. El crecimiento del gasto total para el periodo formulado deberá observar la tasa de crecimiento y el ámbito de gasto que corresponda, según el escenario fiscal determinado por la normativa aplicable y comunicado por el Ministerio de Hacienda, en tanto no se hayan resuelto las acciones planteadas en vía judicial contra esta disposición.

La presupuestación del gasto de capital se sujetará al tratamiento que corresponda para el periodo respectivo, de conformidad con la normativa vigente, las exclusiones legalmente autorizadas y las comunicaciones oficiales emitidas por las autoridades competentes.

La distribución del presupuesto disponible deberá realizarse de forma que se procure el normal funcionamiento de la Institución y se asigne el presupuesto operativo que permita la ejecución de las metas establecidas para cada Unidad Ejecutora. Los ajustes requeridos se realizarán en forma prioritaria a las partidas generales o institucionales, antes de afectar los presupuestos operativos asignados a cada unidad ejecutora.

5.2. En procura de la operación eficiente, acorde con las prioridades institucionales, el presupuesto de operación de cada Unidad Ejecutora será asignado considerando las metas propuestas en el PAO, el comportamiento histórico de los últimos tres años, la tendencia del I semestre del año en ejecución y la estimación final de ingresos del ITCR.

5.3. Los fondos restringidos y específicos serán recursos financieros asignados a una actividad y deben estar vinculados con metas específicas formuladas en el PAO.

5.4. El total de la partida de Remuneraciones y subpartidas incluyendo los fondos restringidos y los fondos específicos será establecida por el Departamento de Gestión del Talento Humano, de la siguiente forma:

a. La relación de puestos se estima con base en la ejecución proyectada para el cierre del año en ejecución más el porcentaje de crecimiento definido por la Vicerrectoría de Administración en concordancia con el límite de crecimiento del gasto corriente y las metas formuladas, garantizando la sostenibilidad financiera de la Institución, así como la atención de los derechos laborales y elementos relacionados con la política de salarios derivados de la Convención Colectiva.

b. El presupuesto asignado a las plazas financiadas con fondos restringidos se cuantificará de acuerdo con la estimación de ingresos de la actividad a la que corresponda, el puesto, categoría salarial, jornada y meses por los que se propone rijan estas.

c. La subpartida de tiempo extraordinario será estimada de acuerdo con la proyección de cierre del año en ejecución y las metas del PAO formulado, a excepción de los recursos requeridos por la Auditoría Interna, los cuales serán aprobados por el Consejo Institucional, según lo dispuesto en la normativa vigente.

d. La subpartida correspondiente a Recargos de funciones será estimada en coordinación con cada Vicerrectoría, tomando como base la proyección de ejecución del año en curso y las actividades programadas según el PAO formulado.

e. El Departamento de Gestión del Talento Humano hará el cálculo para una previsión presupuestaria, para los siguientes rubros con base en los indicadores históricos:

•    Nuevos pasos de Carrera Profesional y Carrera Administrativa y de Apoyo a la Academia.

•    Cambios en grados académicos.

•    Estudios de puestos.

•    Dedicación Exclusiva.

•    Nuevos requerimientos enviados por Rectoría.

f. Se podrá prever contenido presupuestario para creación de plazas nuevas o modificación de las actuales, siempre y cuando se tengan identificados los recursos requeridos para financiarlas.

La creación o modificación de plazas deberá justificarse conforme al siguiente orden de prioridades:

•    Reducción de brechas entre campus tecnológicos y centros académicos.

•    Atención de necesidades institucionales que no hayan podido ser cubiertas por restricciones presupuestarias.

La propuesta de creación o modificación de plazas deberá acompañarse de las necesidades que quedan pendientes de atención.

g. La cantidad de plazas temporales y tiempos completos equivalentes serán estimadas en coordinación con la Rectoría según las metas del PAO, considerando los requerimientos de unidad ejecutora, así como la sostenibilidad financiera del ITCR. Se exceptúan las plazas que en el marco de sus competencias autorice el Consejo Institucional para este mismo órgano, su Secretaría, el Tribunal Institucional Electoral, la Auditoría Interna o el Directorio de la Asamblea Institucional Representativa.

h. La previsión para atender el pago de los cursos de verano se realizará según la propuesta que debe presentar la Vicerrectoría de Docencia, asegurando la cobertura de todos los campus tecnológicos y centros académicos.

i. De conformidad con el artículo 19 del Reglamento de Licencia Sabática para Profesores del Instituto Tecnológico de Costa Rica, podrá preverse contenido presupuestario para cubrir la sustitución de personas académicas que se ausenten por disfrute de licencia sabática y cuya Escuela solicite su sustitución, hasta por el equivalente presupuestario de dos tiempos completos, sujeto a las prioridades presupuestarias institucionales y la disponibilidad financiera.

5.5. La previsión del pago de prestaciones legales se debe calcular, de acuerdo con los estudios de proyecciones y estimaciones, que incluirán edad de la persona, régimen al que pertenece y posible jubilación, vía comunicación previa al funcionario. Este cálculo lo realizará el Departamento de Gestión del Talento Humano y será avalado por la Vicerrectoría de Administración.

5.6. La previsión del pago de las indemnizaciones se debe calcular, de acuerdo con estimaciones de la Oficina de Asesoría Legal, avalados por la Vicerrectoría de Administración.

5.7. La estimación de los recursos para atender los proyectos en obras de infraestructura será realizada por la Oficina de Ingeniería en coordinación con el Departamento de Administración de Mantenimiento y las direcciones de campus tecnológicos y centros académicos, de acuerdo con los requerimientos presupuestarios de las obras en proceso, el Plan Táctico Institucional aprobado, la disponibilidad presupuestaria y el límite de crecimiento establecido por la aplicación de la Regla Fiscal.

5.8. Los recursos presupuestarios para becas y capacitación de las personas funcionarias por parte del Departamento de Gestión del Talento Humano, Centro de Desarrollo Académico, Auditoría Interna, actividades financiadas con fondos específicos, autosuficientes y FDU se definirán de acuerdo con los compromisos institucionales con las personas becarias que se deban atender en el periodo formulado y el Plan Táctico Institucional vigente, según corresponda.

5.9. La totalidad de los recursos del Fondo de Desarrollo Institucional (FDI) serán fondos restringidos y presupuestados conforme lo establecido en el Reglamento para la vinculación remunerada externa del Instituto Tecnológico de Costa Rica con la coadyuvancia de la FUNDATEC.

5.10. Los recursos que constituyen el FDU serán distribuidos según el Reglamento para la vinculación remunerada externa del Instituto Tecnológico de Costa Rica con la coadyuvancia de la FUNDATEC.

5.11. Los recursos presupuestarios correspondientes al mantenimiento y reparación de Edificios serán estimados por el Departamento de Administración de Mantenimiento o la instancia administrativa según corresponda en los diferentes campus tecnológicos o direcciones de los centros académicos, de acuerdo con las metas del PAO en formulación, los contratos vigentes para el periodo formulado y el Plan Táctico Institucional vigente. Estos recursos serán asignados a esas mismas instancias.

5.12. Conforme al artículo 121 del Estatuto Orgánico del ITCR el porcentaje para cubrir el fondo propio de investigación y extensión y la fracción para financiar proyectos de los campus tecnológicos locales y centros académicos de impacto en su zona de influencia serán definidos por el Consejo Institucional a partir de la propuesta presentada por la Rectoría. Dicho porcentaje y dicha fracción serán determinados con base en los recursos presupuestarios asignados en el periodo en ejecución y no podrán ser inferiores a estos.

5.13. El presupuesto para la operación y el fortalecimiento de los programas de posgrado, así como para la extensión y la investigación será estimado por la Vicerrectoría de Investigación y Extensión con el apoyo de las direcciones correspondientes. Esta asignación será administrada por esas direcciones en función de las metas del PAO formulado.

5.14. La distribución de las partidas de egresos para las iniciativas de proyectos de investigación, extensión o vinculación que contengan un financiamiento externo, nacional o internacional, se atenderán según el nivel de avance de negociación de cada iniciativa.

5.15. El presupuesto para tecnologías digitales considerará los siguientes criterios:

a. Requerimientos del portafolio de proyectos de TI.

b. Los recursos presupuestarios para reposición de equipo computacional y de infraestructura tecnológica se definirán de acuerdo con el Plan Táctico Institucional vigente y el límite de crecimiento del gasto de capital limiten el gasto total.

c. Requerimientos de proyectos de investigación, extensión y vinculación relacionados al uso y aplicación de tecnologías digitales.

d. La continuidad de los servicios esenciales en los campus tecnológicos y centros académicos.

5.16. El Fondo Solidario de Desarrollo Estudiantil será estimado por su Comisión Ejecutiva, con base en los requerimientos institucionales identificados para todos los campus tecnológicos y centros académicos, conforme a la normativa aplicable. La estimación del monto correspondiente deberá sustentarse en la siguiente base de cálculo:

a. Estimación de fuentes de ingresos indicadas en el Reglamento del FSDE.

b. Análisis histórico de las becas socioeconómicas y de estímulo asignadas en los últimos 3 años.

c. Los requerimientos actuales de las personas becarias, considerando las condiciones socioeconómicas del territorio donde se ubica el campus o centro académico y los servicios institucionales que se brindan.

d. Proyección de nuevas personas estudiantes al fondo de becas.

e. Estimación de salidas del régimen de becas.

f. El monto resultante no podrá ser menor a la proyección de la ejecución del periodo en curso.

5.17. El Comité de Examen de Admisión recibirá un presupuesto que considerará:

a. El comportamiento de ejecución presupuestaria de los dos periodos presupuestarios inmediatos anteriores al periodo en ejecución.

b. Los montos por pagar por concepto de coordinación de los grupos o aplicación de la prueba, viáticos, alimentación y hospedaje.

5.18. Las siguientes partidas institucionales considerarán como base de cálculo, los indicadores históricos de ejecución, el límite de la Regla Fiscal y las metas del PAO formulado:

a. Transporte

b. Publicaciones

c. Comedor Institucional

d. Servicios básicos

Estas partidas serán calculadas por el Departamento Financiero Contable y la Vicerrectoría de Administración, según los criterios expuestos por cada Vicerrectoría, Dirección de campus tecnológicos o de centro académico, el Directorio de la AIR, el TIE y el Consejo Institucional.

5.19. El presupuesto de la Federación de Estudiantes del Instituto Tecnológico de Costa Rica (FEITEC) se calculará según se establece en el Artículo 109 del Estatuto Orgánico y la normativa vigente; garantizando entre otros, los servicios básicos y los recursos requeridos para sus procesos electorales según corresponda. Estos recursos estarán vinculados a una meta dentro del PAO 2027 asociada con su respectiva unidad ejecutora.

5.20. La estimación de los montos por transferir a entes privados se realizará de acuerdo con lo establecido en los respectivos convenios vigentes, de conformidad con la normativa interna y externa aplicable.

5.21. La estimación del presupuesto por asignar a la ATIPTEC se formulará de acuerdo con el convenio vigente.

5.22. La estimación del monto por el pago de las dietas que se le reconoce a la representación de las personas estudiantes y egresadas del Consejo Institucional y al representante de la Comunidad Nacional en la Editorial Tecnológica, se calculará según lo dispuesto en la legislación vigente, los acuerdos del Consejo Institucional y el índice de inflación proyectada por el Banco Central de Costa Rica para el año en ejecución.

5.23. El monto que se le reconoce a la representación estudiantil del Directorio de la AIR se calculará según lo dispuesto por el Consejo Institucional, en los acuerdos de la Sesión Ordinaria N.º 3063, Artículo 9, del 04 de abril de 2018.

5.24. La Vicerrectoría de Administración con el apoyo de las instancias técnicas requeridas estimarán el monto para atender la Ley de Igualdad de Oportunidades para las personas con Discapacidad, N.° 7600 y la Ley de Patrimonio Histórico Arquitectónico de Costa Rica, N.° 7555. Los recursos correspondientes a la aplicación de otras leyes se asignarán según disponibilidad presupuestaria.

5.25. Los proyectos de inversión, así como la adquisición de bienes duraderos se estimarán considerando los siguientes criterios:

a. Alineamiento con los Planes Maestros de los Campus y Centros Académicos.

b. Ley Sistema Nacional de Inversión Pública, en lo aplicable al Instituto.

c. Plan Táctico Institucional vigente.

d. Vinculación con Metas PAO.

e. Planes de mejora de reacreditaciones.

f. El límite de crecimiento del gasto de capital.

Las dependencias técnicas, en coordinación con la persona responsable del programa presupuestario correspondiente, serán las responsables de realizar las respectivas estimaciones.

5.26. Se asignará al Tribunal Institucional Electoral (TIE) el presupuesto para atender los procesos electorales. La estimación se realizará considerando los siguientes criterios:

a. Cantidad y tipo de procesos de elección que se deben realizar en el periodo formulado.
b. Previsión de elecciones en caso de situaciones imprevistas o evento fortuito.

Esta estimación será realizada por el TIE con el apoyo del Departamento Financiero Contable.

5.27. El presupuesto para desarrollar los procesos de autoevaluación y reacreditación de los programas académicos se estimarán por la Vicerrectoría de Docencia, de acuerdo con los siguientes criterios:

a. Número de reacreditaciones proyectadas.

b. Requerimientos de los diferentes planes de mejoras.

5.28. La partida para la contratación de servicios de gestión y apoyo y las subpartidas que la conforman se calcularán de acuerdo con las necesidades de este tipo de servicios, las metas del PAO en formulación, el límite de crecimiento del gasto corriente, así como el comportamiento de la ejecución del periodo anterior a la formulación y la justificación técnica y financiera que corresponda.

5.29. Los recursos presupuestarios requeridos para el pago del internet y licencias serán estimados por el DATIC, y en lo posible, estas estimaciones deben presupuestarse por programa, subprograma y unidad ejecutora.

5.30. La estimación del presupuesto para el pago de licencias por software específico y aquellas asociadas a acceso a bases de datos será realizada por la persona responsable de cada programa, con el asesoramiento del DATIC y de acuerdo con el Plan Táctico Institucional vigente.

5.31. La estimación de recursos que se destinen para la atención de las contrataciones que queden en trámite al finalizar el periodo serán estimadas por el Departamento de

Aprovisionamiento con corte a la primera quincena de agosto del año en ejecución.