CAPÍTULO I: DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1: Tipo de Reglamento 

Este es un reglamento de tipo específico.

Artículo 2: Alcance 

Es de cumplimiento obligatorio para todas las personas que forman parte del Consejo de Docencia.

Artículo 3: Objetivo 

Normar el funcionamiento del Consejo de Docencia, tanto de las sesiones plenarias (presenciales, mixtas y remotas), y por consulta formal, ya sean ordinarias o extraordinarias.

Artículo 4: Definiciones

Asuntos Varios: es aquel espacio que tienen los miembros del Consejo de Docencia para dar a conocer asuntos de su interés. Por tener un propósito informativo, no se toman acuerdos en este punto de la agenda.

Deliberación: principio que implica la toma de decisiones, con base en el intercambio de opiniones y en el debate de estas.

Informes de la Presidencia: espacio de la sesión de que disponen las personas que conforman el Consejo de Docencia para referirse a los informes que la Presidencia haya dado a conocer con anticipación, o para que la Presidencia agregue algún informe adicional.

Intervención: principio que implica que las personas participantes puedan intervenir en la deliberación tomándose los controles adecuados para la asignación y uso de la palabra.

Integridad: principio que implica que la plataforma tecnológica permita la plena identificación de todos integrantes que intervienen, la documentación en discusión, la garantía de la voluntad de votación de cada participante y la conservación y autenticidad de lo deliberado y acordado.

Moción de fondo: es aquella que busca modificar sustancialmente una propuesta base.

Moción de orden: La moción de orden será aquella cuyo propósito sea:

a. Suspender o prolongar la sesión.

b. Terminar o prolongar la discusión de un tema de debate o de algún punto de agenda.

c. Variar los procedimientos seguidos siempre que no se opongan a la normativa vigente.

d. Autorizar la votación pública en elecciones, nombramientos o asuntos relacionados directamente con personas, cuando existan razones de fuerza mayor u otras, a criterio delConsejo de Docencia, que impidan o dificulten la realización de la votación secreta.

Moción de revisión: es aquella moción tendiente para modificar acuerdos tomados en el transcurso de la sesión o antes de que se apruebe el acta de la sesión en que el acuerdo fue tomado, siempre que éste no sea acuerdo firme.

Moción de forma: es aquella en la cual se pretende modificar el estilo de un texto aprobado o conciliar propuestas cuyas diferencias no sean de fondo.

Plataforma tecnológica: herramienta o medio de comunicación tecnológico que habilita la realización de sesiones virtuales a nivel Institucional y que se encuentra debidamente aprobada por el Departamento de Administración de Tecnologías de Información (DATIC) para tal fin.

Propuesta base: propuesta formulada originalmente con miras a tomar un acuerdo sobre un punto que se va a conocer, discutir y votar en la sesión.

Puntos de dictamen: es el espacio asignado en la sesión para discutir asuntos de interés sobre los cuales el Consejo de Docencia debe adoptar acuerdos concretos.
Recurso de revisión: proceso impugnativo de carácter excepcional, cuyo objetivo primordial es que se declare la nulidad del procedimiento.

Sesión presencial: se refiere a la asistencia o participación de los miembros en las sesiones del Consejo de Docencia mediante presencia física.

Sesión con telepresencia: se refiere a toda sesión que este mediada a través de alguna plataforma tecnológica, de modo que todas o algunas de las personas integrantes del Consejo de Docencia se puedan encontrar en un espacio físico distinto a la Institución o al lugar donde se encuentra el anfitrión. Esta modalidad de participación tiene la misma validez que la presencia física, así como los controles que aplican a las sesiones presenciales y garantizan el correcto funcionamiento del órgano colegiado. Durante el desarrollo de la sesión por telepresencia se deben respetar los principios de simultaneidad, integridad y deliberación. Deberá permitir la plena identificación de todos los integrantes que intervienen, además, deberá garantizarse la conservación y autenticidad de lo deliberado y acordado, y la grabación se considerará como parte del acta y su custodia se regirá por las disposiciones institucionales de archivo.

Simultaneidad: este principio implica que las personas que integran el Consejo de Docencia deben concurrir en forma simultánea a la formación de la voluntad imputable a este. Lo anterior implica que todas las personas integrantes de dicho Consejo sean capaces de intercambiar directamente y de manera simultánea, las razones y argumentos que llevan a la toma de decisiones. Es decir, las personas integrantes del Consejo de Docencia deben concurrir en tiempo y lugar (para el caso de las sesiones virtuales, la sala virtual).

Voto: manifestación directa y no delegada de la opinión, del parecer o de la voluntad de cada una de las personas que conforman el Consejo de Docencia para aprobar o rechazar una propuesta, otorgar un aval o para elegir a una persona. Esta manifestación puede realizarse según las siguientes formas: a favor, en contra, nulo y en blanco.

Votación calificada: es aquella en la que se necesita de las dos terceras partes del total de los miembros del Consejo de Docencia para tomar un acuerdo.
Voto de calidad: voto que ejerce la Presidencia del Consejo de Docencia en caso de empate en votaciones públicas.

Voto público: votación en la que es posible asociar a la persona que emite el voto con la manifestación de la voluntad expresada a través de éste.
Voto secreto: votación en la que se imposibilita la asociación de la persona que emite el voto con la manifestación de la voluntad expresada a través de éste.

CAPÍTULO II: INTEGRACIÓN DEL CONSEJO DE DOCENCIA

Artículo 5: Conformación del Consejo

El Consejo está integrado por persona que ejerce la Vicerrectoría Docencia, las personas directoras de las escuelas del Instituto y representación estudiantil según lo estipulado por el Estatuto Orgánico

El Consejo de Docencia estará integrado de la siguiente manera:

a. La persona que ejerce la Vicerrectoría de Docencia, quien lo presidirá.

b. Las personas que ejercen las direcciones de las Escuelas de la institución.

c. Representación estudiantil correspondiente al 25% del total de la conformación del Consejo de Vicerrectoría de Docencia, designada por la Federación de Estudiantes del Instituto Tecnológico de Costa Rica y según lo estipula el Estatuto Orgánico.

d. Las personas que ejercen la dirección de departamentos de apoyo a la academia adscritos a la Vicerrectoría de Docencia., con funciones de asesoría en materia académica, participarán en el Consejo de Docencia únicamente con derecho a voz.

e. La persona que ejerza la dirección coordinación del Departamento de Orientación y Psicología participará como invitada al Consejo de Docencia únicamente con derecho a voz.

Artículo 6: Funciones Generales del Consejo de Docencia

a. Asesorar al Consejo Institucional en la definición de las políticas relativas a su campo de acción

b. Asesorar al Vicerrector en el área de su competencia

c. Servir como medio de coordinación de las actividades de la Vicerrectoría

d. Atender y resolver las consultas que le hagan los organismos superiores

e. Proponer al Consejo Institucional la creación, modificación, traslado o eliminación de las dependencias y subdependencias que les competan.

f. Servir de foro para la discusión de los asuntos de su competencia

Artículo 7: Funciones específicas del Consejo de Docencia

a. Aprobar los planes de estudios y sus modificaciones, según el reglamento correspondiente y cuidando que estos respondan a las necesidades nacionales y tiendan a la formación integral del profesional que se gradúa

b. Pronunciarse sobre la creación, modificación, traslado o eliminación de carreras y programas de pregrado o grado del Instituto Tecnológico de Costa Rica.

c. Coordinar el ofrecimiento de cursos de servicios entre los departamentos, fijar las normas generales de las Prácticas de Especialidad y de los Trabajos Finales de Graduación trámite ante el Consejo Institucional por parte del Vicerrector de Docencia, todo conforme a lo dispuesto por la reglamentación respectiva.

CAPÍTULO III: RESPONSABILIDADES

Artículo 8: Responsabilidades de la presidencia del Consejo de Docencia

Corresponde a la Presidencia del Consejo de Docencia:

a. Convocar a sesiones del Consejo de Docencia

b. Confeccionar la agenda.

c. Dar a conocer, con al menos dos días hábiles de anticipación, la agenda y los documentos por discutirse en la sesión.

d. Firmar comunicar y dar seguimiento a los acuerdos firmes del Consejo de Docencia

e. Ejecutar los acuerdos que le correspondan.

f. Velar por la veracidad de las actas.

g. Establecer el orden de la agenda de las sesiones del Consejo de Docencia

h. Someter a votación la agenda en el caso de sesiones ordinarias.

i. Dirigir la sesión de acuerdo con la agenda aprobada.

j. Conceder la palabra en el orden solicitado.

k. Someter a votación los asuntos y anunciar las decisiones adoptadas.

l. Abrir, presidir, suspender temporalmente y cerrar la sesión del Consejo de Docencia.

m. Dar por agotada la discusión.

n. Recibir mociones, ordenarlas y presentarlas al Consejo de Docencia.

o. Firmar las actas de las sesiones de Consejo de Docencia que haya presidido, una vez que han sido aprobadas.

p. Atender la correspondencia dirigida al Consejo de Docencia.

q. Velar por el cumplimiento de este reglamento.

Artículo 9: Traslado de la presidencia del Consejo de Docencia

La presidencia del Consejo de Docencia podrá trasladarse de forma en los siguientes casos:

a. Ausencia

b. Se vote un punto en donde la presidencia se recuse o deba abstenerse de conocer el punto.

c. Lo considere necesario.

La persona Vicerrectora de Docencia podrá trasladar momentáneamente la presidencia del Consejo a una persona directora de Escuela.

Cuando se presente una situación imprevista, que inhabilite temporalmente a la persona Vicerrectora de Docencia a presidir el Consejo de Docencia y no pueda nombrar una persona sustituta, el órgano deliberativo elegirá a una persona en la Presidencia interina de entre los integrantes del Consejo de Docencia, para lo cual será convocado presidido por la persona de mayor edad.

Artículo 10: Responsabilidades de la Secretaría del Consejo de Docencia

Corresponde a la Secretaría de la Vicerrectoría de Docencia:

a. Asistir puntualmente y permanecer en las sesiones del Consejo de Docencia de forma presencial o con telepresencia.

b. Redactar un borrador del acta de cada sesión.

c. Llevar el control de las votaciones.

d. Grabar la información o delegar la función a la secretaría.

e. Llevar control del quórum, asistencia y permanencia de las personas en las sesiones del Consejo de Docencia.

f. Conservar en orden, custodiar y proteger las actas, grabaciones y demás documentos de las sesiones.

g. Llevar a cabo el control digital de cuórum en las sesiones remotas o mixtas.

h. Preparar en conjunto con la Presidencia el orden del día.

i. Firmar el acta junto con la Presidencia.

Artículo 11: Responsabilidades de quienes conforman al Consejo de Docencia

Corresponde a cada integrante del Consejo de Docencia:
a. Asistir puntualmente. Se considera una llegada tardía el ingreso 15 minutos después de la hora del inicio de la sesión.

b. Justificar por escrito la ausencia total o parcial que ocurrió sin previo aviso a la sesión del Consejo de Docencia por motivo de fuerza mayor, ante la Presidencia, en un plazo máximo de cinco días hábiles, contados a partir de la fecha de la sesión.

c. Analizar el material suministrado para la atención de la agenda.

d. Analizar las Actas que se circulan para su aprobación y presentar modificaciones previo a la sesión que se ratifican.

e. Participar activamente en el plenario: revisando documentos, aportando criterios pertinentes, conformando comisiones en la medida de lo posible.

f. Ejercer el derecho al voto.

g. Conocer y analizar los temas a tratar antes de la sesión.

h. Presentar propuestas de temas de interés ante la Presidencia.

i. Solicitar la inclusión de puntos de agenda.

j. Firmar el acta cuando su voto sea disidente.

k. Ejecutar las funciones que el Consejo de Docencia le encomiende.

l. Participar en la discusión, solicitando la palabra en los asuntos en debate.

m. Respetar los tiempos en el uso de la palabra.

CAPÍTULO IV: LAS SESIONES EN FORMA PLENARIA, LAS CONVOCATORIAS, EL CUÓRUM Y LA AGENDA

Artículo 12: Prioridad de los Consejos de Docencia 

Las sesiones de Consejo de Docencia se consideran actividades prioritarias para la Vicerrectoría de Docencia, por lo cual tienen prioridad sobre cualquier otra actividad, siempre y cuando no contradiga una norma superior. Las ausencias de sus integrantes a las sesiones ordinarias deben ser de carácter excepcional.

Artículo 13: Modalidades de las sesiones 

Según Estatuto Orgánico hay dos modalidades de sesiones: plenaria y consulta formal.

Artículo 14: Tipos de sesiones 

Las sesiones podrán realizarse con distintos tipos: presencial, por telepresencia o híbrida (o mixta).

La presidencia debe asegurarse que todas las personas que conforman el consejo tienen los medios y recursos para participar en la sesión en toda su amplitud.

La asistencia presencial y la participación mediante la telepresencia tienen la misma validez, siempre que se utilicen los medios tecnológicos apropiados para garantizar la simultaneidad, que permitan la intervención, la integridad, la deliberación y la participación en la toma de decisiones del órgano en tiempo real y cuente con el permiso u autorización de quien preside el órgano colegiado.

Artículo 15: Periodicidad de las sesiones 

El Consejo sesiona de forma ordinaria al menos una vez al mes. Las sesiones extraordinarias pueden ser convocadas por la Presidencia o por solicitud del 25% de las personas integrantes, siempre que el 50% de los solicitantes sean personas directoras.

Artículo 16: Cuórum de las sesiones 

El cuórum, será el 50% de las personas con derecho al voto del Consejo de Docencia. En las sesiones plenarias, si no hubiera cuórum al inicio programado, se dará un plazo máximo de espera de 20 minutos. Si después de ese lapso todavía no hay cuórum, se levantará una lista con los presentes, se suspenderá la sesión y los integrantes del Consejo de Docencia que no se hayan presentado ni aporten justificación valedera, quedarán sujetos a las acciones disciplinarias que correspondan.

Artículo 17: Convocatoria a los Consejos 

Deben ser convocadas con al menos dos días hábiles de anticipación e incluir modalidad de sesión, tipo, agenda, la fecha, el lugar o plataforma tecnológica para la realización de la sesión y la documentación correspondiente y la documentación correspondiente.

La convocatoria podrá realizarse mediante medios electrónicos institucionales

Los acuerdos que no sean compartidos en conjunto con la agenda dentro del plazo establecido se deberán leer de forma íntegra durante la sesión

Artículo 18: Pausas activas 

Las sesiones tendrán una pausa activa cada dos horas, y tendrán una duración máxima de 4 horas, por moción de orden podrá extenderse la duración de la sesión.

Artículo 19: Orden de la sesión 

Las sesiones ordinarias pueden tener un orden del día compuesto por, al menos, siete secciones fijas, que conformarán la agenda base de la sesión del Consejo de Docencia. Estas son:

1.    Aprobación de la agenda.

2.    Aprobación de actas de sesiones anteriores.

3.    Seguimiento de acuerdos.

4.    Informes.

5.    Puntos de dictamen.

6.    Puntos de foro.

7.    Asuntos varios.

El orden del abordaje de los puntos será criterio de la presidencia o por petición de las personas asistentes.

Artículo 20: Sesiones extraordinarias 

Las sesiones extraordinarias con su respectiva agenda y documentación serán convocadas al menos un día hábil antes.

No obstante, quedará válidamente convocado el Consejo de Docencia a una sesión extraordinaria sin cumplir todos los requisitos referentes a la convocatoria o la agenda, cuando asistan todos sus integrantes y así lo acuerden por unanimidad.

Las sesiones extraordinarias que los integrantes de este Consejo de Docencia soliciten a la persona que ejerza la Presidencia, deberán ser convocadas por éste en la fecha y con la agenda que determine el grupo solicitante.

Artículo    21:    Agenda    de    las    sesiones    extraordinarias    

En    las    sesiones extraordinarias solamente se conocerán los puntos para los cuales fue convocada.

Como excepción se podrán incluir puntos dictamen de urgente resolución y que presente toda la información pertinente para tomar una decisión.
El punto se presenta vía moción de orden por alguna de las personas que conforman el Consejo y deberá ser aprobada por mayoría calificada.

Artículo 22: Cronograma de las sesiones 

La Presidencia debe proporcionar de forma anual un cronograma tentativo de las fechas de las sesiones ordinarias, indicando si es presencial, híbrida o por telepresencia. Las personas que conforman el Consejo de Docencia no podrán programar actividades académicas el día estipulado por la presidencia para la realización se consejos, sin una autorización previa.

Artículo 23: Inclusión de puntos de agenda 

Las personas que conforman el consejo pueden presentar a la secretaría del Consejo de Docencia puntos para dictamen enviando la información requerida (proponentes, asunto, propuesta de acuerdo, y documentación anexa) con al menos cuatro días hábiles de antelación (o menos según el criterio de la presidencia).

La presidencia no puede rechazar un punto de agenda y el orden se votará por el Consejo de Docencia.

Artículo 24: Privacidad de las sesiones 

Las sesiones son privadas. La Presidencia o por acuerdo de Consejo de Docencia, pueden permitir la asistencia de personas externas, quienes podrían tener voz, pero no voto

En las sesiones con telepresencia, solamente la presidencia puede autorizar el uso de inteligencias artificiales u otras aplicaciones que graben, transcriban o retransmitan total o parcialmente la sesión

Artículo 25: Solicitud de Convocatoria a los Consejos de Docencia 

Las solicitudes de convocatoria a sesiones planteadas por personas que conforman el Consejo de Docencia deberán ser presentadas por escrito ante la Presidencia y contendrán la agenda solicitada, la modalidad, la fecha, el lugar de la sesión, las firmas de los solicitantes.

Preferiblemente, se respetará el día de la semana habilitado para la celebración de las sesiones plenarias de manera que no se interrumpan las actividades académicas previamente programadas por las personas integrantes del Consejo de Docencia.

Artículo 26: Actas de la sesión 

De toda sesión se levantará un acta ejecutiva con los puntos más relevantes de la discusión, los considerandos y los acuerdos tomados en ella, así como la circunstancia del lugar o plataforma tecnológica y tiempo en que se celebró.

Las sesiones se deberán grabar con audio y video, y se resguardarán para proteger la literalidad de la sesión.

Si alguna de las personas que integra el Consejo de Docencia considera importante que quede registrada su posición, debe manifestar, durante la sesión, su deseo de que su criterio sea incorporado al documento y enviar vía electrónica su posición a la Presidencia y a la secretaria. Si además desea que su intervención se registre de forma literal, debe entregarla por escrito, fiel a lo dicho, a quien preside la sesión de Consejo de Docencia.

Los votos en contra quedarán indicados en el acta y la justificación que realice cada integrante, será la única forma de exonerarlo de responsabilidad, sobre lo que pueda suceder sobre dicho acuerdo.

Las sesiones se numerarán consecutivamente según el año calendario, indicando si son ordinarias o extraordinarias y el tipo de sesión (presencial, mixta o remota)

Artículo 27: Hora de ingreso a la sesión

La hora de ingreso o retiro de cada persona que conforma el Consejo de Docencia, en el caso de las sesiones plenarias, se hará constar en el acta, así como el control de la asistencia de cada persona se hará constar en el acta

Artículo 28: Ausencias 

Se considera una ausencia si no se encuentra en la sesión al menos el 80% del tiempo. Las justificaciones tienen que enviarse hasta 5 días después de la sesión por vía digital y será analizada por la presidencia.

Artículo 29: Salidas 

Las personas que participan en el Consejo tienen la responsabilidad reportar el permiso para la salida, o por desconexión temporal, ya sea por comunicación verbal o mediante chats de plataforma tecnológica donde asista por telepresencia.

La secretaría llevará el control de ingresos de las personas que conforman al órgano y quedará consignado en el acta

CAPÍTULO V: SESIONES POR CONSULTA FORMAL

Artículo 30: Periodicidad de los Consejos por Consulta Formal 

El Consejo puede sesionar por consulta formal, hasta un máximo de una vez por semana. Cada sesión puede estar abierta por un máximo de dos días hábiles.

Artículo 31: Convocatoria a los consejos por consulta formal

La convocatoria por parte de la presidencia debe hacerse 24 horas de anticipación al inicio de la votación.

Las personas integrantes del Consejo pueden solicitar por escrito a la Presidencia una consulta formal, al menos tres días hábiles antes de la fecha propuesta.

La Convocatoria debe contener:

a. Nombre del Consejo de Docencia.

b. Número de la sesión indicando la modalidad de consulta formal.

c. Fecha y hora en que se realiza la convocatoria.

d. Nombre y cargo de quien convoca.

e. Listado de personas convocadas.

f. Fecha y hora de inicio de la consulta formal

g. Fecha y hora de cierre de la consulta formal.

h. Asunto(s) consultado(s).

i. Lista de documentos adjuntos relacionados con la consulta.

j. Tipo de votación: pública, pública con acuerdo firme o secreta.

k. Persona(s) designada(s) para recibir los votos.

l. Forma o lugar de votación.

La Presidencia deberá poner a disposición de las personas integrantes del Consejo de Docencia, al momento de la convocatoria, la documentación necesaria para tomar la decisión, de preferencia en forma electrónica o mediante documentos impresos de no estar disponibles en formato electrónico.

Artículo 32: Votaciones en consejo por consulta formal 

La boleta para emitir el voto en consulta formal debe contener una descripción breve del asunto por votar y espacios para consignar el voto a favor o en contra. Si se requiere que el acuerdo sea en firme, debe contener las casillas respectivas para que el votante indique si está a favor o, en contra sobre la firmeza del acuerdo.
Solo puede abstenerse si tiene una prohibición, excusa o recusación y deberá ser debidamente informado a quien preside la Sesión.

Las votaciones públicas se realizan mediante el correo electrónico institucional y se le envía a la secretaría del Consejo de Docencia. La convocatoria incluirá el formato con el que se realizará la votación. El voto será válido solo si se envía en el periodo establecido en la convocatoria.

Las votaciones enviadas fuera del periodo de tiempo establecido en la convocatoria, no se tomará en cuenta en la contabilización de votos reportándose como voto emitido fuera de plazo.

Artículo 33: Votaciones secretas en consejos por consulta formal 

Las votaciones secretas se realizarán preferiblemente a través de la plataforma tecnológica seleccionada para tal fin y se debe garantizar la verificación de la persona votante para que no se den votos delegados y la imposibilidad de asociación de un votante con su voluntad. A criterio de la Presidencia, la votación podrá realizarse mediante las boletas impresas elaboradas para tal fin y custodiadas por la Secretaría de la Vicerrectoría de Docencia o la persona designada por el Consejo de Docencia para tal efecto.

La Presidencia debe facilitar las condiciones que garanticen la privacidad del voto, en caso de que la resolución del asunto deba realizarse por votación secreta. La votación no necesita firmeza y no admite justificación del voto.

Artículo 34: Actas de consejos por consulta formal 

El resultado de la consulta debe consignarse en un acta que indique los asuntos consultados, la forma de convocatoria y el resultado de la votación y justificación de voto cuando sea pertinente.

CAPÍTULO VI: DEBATES, VOTACIONES Y ACUERDOS

Artículo 35: Solicitud de la palabra 

En sesiones plenarias, se solicita la palabra levantando la mano o a través de la plataforma tecnológica. La Presidencia o la persona a quien designe la concede en el orden en que haya sido solicitada y velará porque el uso de la palabra se mantenga dentro del tema de discusión.

Artículo 36: Uso de la palabra 

La Presidencia concede la palabra a un máximo de 4 personas que conformen el Consejo, por un máximo de tres minutos por persona. La Presidencia según su criterio podrá ampliar el tiempo y el número de participaciones.

Artículo 37: Mociones de fondo 

Las mociones de fondo buscan modificar una propuesta y deberán ser presentadas por escrito a la Presidencia, de forma física o digital, deberán ir debidamente firmadas y justificadas, por una o varias personas integrantes del Consejo de Docencia. Si son varios proponentes, estos tienen que definir una persona defensora.

Queda a criterio de la Presidencia aceptar mociones de fondo de forma verbal durante la sesión.

Artículo 38: Mociones de orden 

Las mociones de orden buscan ordenar el debate y, por lo tanto, se conocerán tan pronto termine la intervención de la persona que conforma el Consejo de Docencia que esté haciendo uso de la palabra. Se puede proponer para:

a. Suspender la sesión.

b. Levantar la sesión.

c. Finalizar la discusión.

d. Prolongar las intervenciones en número y en tiempo empleado.

e. Modificar la secuencia de los puntos de agenda.

f. Modificar la agenda.

g. Variar los procedimientos seguidos, siempre y cuando no se opongan a la reglamentación establecida.

h. Autorizar la votación pública en elecciones, nombramientos o asuntos relacionados directamente con personas, cuando existan razones de fuerza mayor que impidan o dificulten la realización de las votaciones secretas.

Queda a criterio de la Presidencia aceptar mociones de fondo de forma verbal durante la sesión.

Artículo 39: Presentación de las mociones 

Las mociones de orden o de fondo:

a. Deben presentarse después de la propuesta base.

b. Suspenden la discusión de la propuesta base.

c. Requiere de la presentación de una justificación y la propuesta de modificación, cuando sea pertinente.

d. Se someterá a discusión dando la palabra a un máximo de 4 personas.

e. Se aprobará por mayoría simple.

Artículo 40: Tipos de Votaciones

a. Públicas: Corresponde a la mayoría de los asuntos a dictaminar, requieren de firmeza una vez concluida la votación.

b. Secretas: aquellos casos en que un reglamento general de la Institución establezca que el asunto a resolver requiere de una votación secreta, cuando se trate de asuntos relacionados directamente con personas o así sea decidido por el Consejo de Docencia por moción de orden.

Queda en firme de forma automática.

Artículo 41: Votaciones en sesiones presenciales.

Tienen derecho a voto las personas titulares del Consejo de Docencia que se encuentren presentes en el momento de la votación. En caso de que un suplente asuma el rol del titular, éste se considera titular para todos los efectos.

En las votaciones públicas en sesiones plenarias, las personas integrantes del Consejo de Docencia manifestarán su criterio levantando la mano a favor o en contra, tanto en presencia como en una plataforma tecnológica.

Ante la existencia de un conflicto de intereses, la persona integrante deberá informarlo a la presidencia para inhibirse de participar en la votación o podrá ser recusado por el pleno. En tales supuestos, la persona será excluida del cuórum requerido para la validez del acuerdo específico.

Para las votaciones secretas, podrá utilizarse una plataforma tecnológica que no permita la asociación o correlación de una persona votante con su voluntad expresada mediante el voto, o bien, boletas físicas confeccionadas para tal fin.

Las votaciones secretas quedan en firme una vez concluido el acto.

Artículo 42: Votaciones en sesiones híbridas o con telepresencia

En sesiones plenarias mediante telepresencia o híbridas, se podrá manifestar el criterio oralmente o mediante la plataforma tecnológica seleccionada para tal fin. Se deberá tener la cámara encendida y disponibilidad de audio y video. Las personas que no tengan la cámara encendida o no dispongan de audio o video se trasladarán a una sala virtual y no se considerarán en el cuórum de la votación.

En sesiones híbridas, mediante moción de orden el Consejo decidirá si recibe solo votos mediante una plataforma tecnológica o bien una mezcla de votos electrónicos y boletas físicas

Artículo 43: Votaciones secretas

Las votaciones secretas se realizarán a través de la plataforma tecnológica seleccionada para tal fin, o bien, boletas físicas confeccionadas para tal fin.

Durante el uso de la herramienta escogida por el Consejo de Docencia, quien preside la sesión debe garantizar, la verificación de la persona votante para que no se den votos delegados, la imposibilidad de asociación de un votante con su voluntad, tanto en la discusión del tema como la realización de la votación, es responsabilidad de las personas presentes velar por la confidencialidad del voto y el trato justo e igualitario para todas las personas participantes.

Se deberá tener la cámara encendida y disponibilidad de audio y video.

Artículo 44: Disposiciones para votaciones a través de una plataforma

En aquellas sesiones del Consejo de Docencia bajo la modalidad plenaria, en las que participen personas con telepresencia y deban realizarse votaciones mediante una plataforma tecnológica, se tendrán las siguientes consideraciones:

a. Deben permanecer en la sala donde se realiza la votación con cámara encendida y con acceso a micrófono y audio, únicamente las personas que forman parte del Consejo de Docencia. Las personas que no tengan la cámara encendida o no dispongan de audio o video se trasladarán a una sala virtual y no se considerarán en el cuórum de la votación

b. Una vez abierta la votación, las personas contarán con un máximo de 60 segundos para emitir su voto.

c. Finalizados los 60 segundos, quien preside verificará que la cantidad de votos emitidos coincida con la de las personas presentes al momento de efectuar la votación. En caso de que alguna persona no haya emitido su voto se contabilizará como voto no emitido.

d. La persona que preside o quien designe para tal fin, efectuará la declaratoria que corresponda conforme los resultados obtenidos.

e. En caso de interrupción del fluido eléctrico o de la conexión a internet que provoque que una o varias personas se desconecten de la plataforma tecnológica utilizada durante el lapso previsto para emitir el voto, quien preside esperará a cumplir los 60 segundos señalados, a fin de verificar si el cuórum se vio afectado y deba tenerse por interrumpida la sesión, por lo que tendrá que repetir la votación una vez que este haya sido nuevamente con-formado, en caso contrario, se efectuará el conteo de los votos emitidos y se realizará la declaratoria que corresponda indicando en el acta las personas que perdieron la conexión en el momento de la votación.

f. En caso de que la Presidencia del Consejo de Docencia pierda la conexión, se deberá esperar un máximo de 10 minutos a que se reincorpore para retomar la votación o repetirla, si pasado el tiempo la Presidencia no puede conectarse, se puede nombrar una Presidencia interina según lo establecido en este reglamento.

Artículo 45: Empates en votaciones públicas

En caso de presentarse un empate en el resultado de una votación pública, se dará un espacio para una intervención a favor y una en contra de la propuesta y se votará de nuevo. De persistir el empate, la persona que preside la sesión podrá ejercer el voto de calidad.

Artículo 46: Empates en votaciones secretas

En caso de presentarse un empate en el resultado de una votación secreta, el Consejo de Docencia puede decidir prolongar el debate y realizar una nueva votación. Si el empate persiste, se traslada el punto a la siguiente sesión.

Artículo 47: Obligatoriedad de permanecer en las votaciones

Las personas integrantes del consejo no pueden entrar ni salir del recinto o de la sala virtual durante el conteo de votos.

Artículo 48: Voto afirmativo

Se toman por voto afirmativo de la mayoría simple de las personas presentes al momento de la votación, a menos que el Estatuto Orgánico disponga algo diferente.

Para las votaciones que involucren personas que no alcancen la mayoría simple, se amplía la discusión y se vuelve a someter en una segunda votación con las 2 personas candidatas que hayan alcanzado la mayor cantidad de votos, en caso de que tampoco se alcancen los votos necesarios, se traslada el punto a una siguiente sesión.

Artículo 49: Firmeza de la votación

El Consejo puede acordar la firmeza de un acuerdo con mayoría calificada. Si no, los acuerdos quedan firmes cuando se aprueba el acta correspondiente.

Los acuerdos relacionados con procesos de elección, nombramiento, resolución de apelación o personas, serán firmes desde el momento en que se tomen.

Artículo 50: Comunicación de acuerdos

Los acuerdos deben ser comunicados por escrito o vía electrónica por la Presidencia a las personas interesadas dentro de los cinco días hábiles siguientes a la sesión en que quede firme el acuerdo.

CAPÍTULO VII: DISPOSICIONES FINALES

Artículo 51: Recursos 

Sobre los acuerdos tomados por el Consejo de Docencia, se pueden presentar recursos según lo establecido en el Estatuto Orgánico del ITCR.

Artículo 52: Actualización del reglamento

La revisión, actualización o modificación del presente reglamento será responsabilidad del Consejo de Docencia, quien podrá realizarla cuando lo estime necesario y en las fechas de calendarización definidas institucionalmente para ese objetivo.

Artículo 53: Vigencia

El reglamento entra en vigencia a partir de su aprobación por el Consejo de Docencia en la Sesión Extraordinaria #02-2026, artículo 3, sesión 3.2 y su publicación en la Gaceta Institucional.

Interpretación del artículo 46 del Reglamento de Carrera Profesional del Instituto Tecnológico de Costa Rica y sus Reformas:

Las comisiones y subcomisiones permanentes del Consejo Nacional de Rectores (CONARE) constituyen órganos externos al ITCR, de carácter formal y permanente, integrados por representantes designados oficialmente por las universidades estatales y que cumplen con los criterios de colegialidad establecidos en la doctrina administrativa.

En consecuencia, la participación de personas titulares designadas formalmente por el ITCR en dichas comisiones y subcomisiones constituye representación institucional en órganos extrainstitucionales a efectos del artículo 46, y procede su reconocimiento dentro del rubro de Membresía en órganos extrainstitucionales, conforme a los puntajes, requisitos y condiciones establecidos en dicho artículo.
 

Acuerdo mediante el Consejo Institucional mediante la Sesión n.° 3445, Artículo 8, del 15 de abril del 2026. Publicado en Gaceta n.° 1317-2026 del 20 de abril del 2026.

Tabla de contenido
Capítulo I. Disposiciones generales    2
Artículo 1: Tipo de reglamento y alcance    2
Artículo 2: Objetivo    2
Artículo 3: Marco Jurídico    2
Capítulo II: Marco conceptual    2
Artículo 4: Definiciones    2
Capítulo III: El Comité Técnico de Investigación y Extensión    3
Artículo 5: Integración del CTIE    3
Artículo 6: Coordinación del CTIE    3
Artículo 7: Funciones específicas del CTIE    3
Artículo 8: Responsabilidades de cada persona integrante del CTIE    3
Artículo 9: Funciones de la Coordinación del CTIE    4
Capítulo IV: De las sesiones del CTIE    4
Artículo 10: De la frecuencia de las sesiones    4
Artículo 11: Modalidades de las sesiones    5
Artículo 12: De la convocatoria    5
Artículo 13: Agenda de las sesiones    5
Artículo 14: Consideraciones para la agenda    6
Artículo 15: Quórum    6
Artículo 16: Sesión por telepresencia    6
Artículo 17: De los debates    7
Capítulo V: De las mociones    7
Artículo 18: De los tipos de mociones    7
Artículo 19: De la moción de orden    7
Artículo 20: De la moción de forma    8
Artículo 21: De la moción de fondo    8
Artículo 22: De la Moción de revisión    8
Artículo 23: De las Votaciones    9
Artículo 24:  De los Acuerdos    9
Artículo 25: De las minutas    10
Capítulo VI: Consulta formal    10
Artículo 26: De la Consulta Formal    10
Artículo 27: De la convocatoria a Consulta formal    11
Capítulo VIII: Disposiciones finales Artículo 28: De la vigencia    11

Capítulo I. Disposiciones generales 

Artículo 1: Tipo de reglamento y alcance 

Este Reglamento es de carácter específico y de acatamiento obligatorio para todas las personas que integran el Comité Técnico de Investigación y Extensión de la Escuela de Matemática (CTIE). 

Artículo 2: Objetivo 

Regular el funcionamiento del Comité Técnico de Investigación y Extensión de la Escuela de Matemática. 

Artículo 3: Marco Jurídico  

1. Estatuto Orgánico del Instituto Tecnológico de Costa Rica.   

2. Reglamento de investigación y extensión del Instituto Tecnológico de Costa Rica.   

3. Reglamento del Consejo de la Escuela de Matemática. 
 

Capítulo II: Marco conceptual 

Artículo 4: Definiciones  

Acuerdo firme: Se consideran acuerdos firmes los que consten en actas ya aprobadas o que así lo acuerden los miembros por votación de dos tercios de la totalidad de los miembros del Órgano.

Debate: Espacio de la sesión del órgano destinado para discutir asuntos de interés sobre los cuales este debe adoptar acuerdos concretos.

Informes: Espacio de la sesión de la que dispone la persona coordinadora del CTIE para dar a conocer información de interés para las personas integrantes del órgano. 

Mayoría simple: Grupo de votos del mismo signo que representa el porcentaje mayor de los votos emitidos en una votación sin llegar a la mayoría absoluta. (La mitad más uno de los miembros presentes del Consejo)

Mayoría absoluta: Grupo de votos del mismo signo que constituye más de la mitad del total de los emitidos en una votación o que otorga un número de representantes que supera a la mitad de todos los elegibles. (La mitad más uno del total de miembros del Consejo)

Mayoría calificada: Cuando se exige un número de votos superior a los que se requieren para alcanzar la mayoría absoluta, siendo generalmente de dos tercios. (Dos terceras partes del total de los miembros del Consejo) 

Moción de fondo: Es aquella que busca modificar sustancialmente una propuesta base

Moción de forma: Es aquella en la cual se pretende modificar el estilo de un texto aprobado o conciliar propuestas cuyas diferencias no sean de fondo.  

Moción de orden: Es aquella cuyo propósito sea la suspensión o prolongación de una sesión de un órgano colegiado o Junta Directiva. Terminar o prolongar la discusión de un tema de debate o de algún punto de agenda. Variar los procedimientos seguidos siempre que no se opongan a la normativa vigente. Autorizar la votación pública en elecciones, nombramientos o asuntos relacionados directamente con personas, cuando existan razones de fuerza mayor que impidan o dificulten la realización de las votaciones secretas.

Moción de revisión: Son aquellas mociones tendientes a modificar acuerdos tomados en el transcurso de la sesión o antes de que se apruebe el acta de la sesión en que el acuerdo fue tomado, siempre que éste no sea acuerdo firme.

Participación en una sesión por medios virtuales: Se considera un recurso de uso, para permitir la participación de los miembros del órgano, cuando por alguna razón justificable no puedan hacerlo en forma presencial. Constituye una opción en la que uno o varios de los miembros del órgano no se encuentran físicamente presentes en el recinto donde la plenaria (ordinaria o extraordinaria) se lleva a cabo. En el caso de celebrar sesiones por medios virtuales, se deben respetar y cumplir los principios de simultaneidad, integridad y deliberación. 

Quórum estructural: Cantidad de personas integrantes presentes que se requiere para que el órgano colegiado pueda sesionar, corresponde a la mayoría absoluta. 

Quórum funcional: Corresponde a la cantidad de personas integrantes presentes necesarios para la toma de acuerdos válidos, corresponde a la mayoría simple.

Sesión por consulta formal: se entiende como el mecanismo oficial no plenario de toma de decisiones del Comité, que le permite decidir sobre asuntos específicos que deben ser resueltos de manera urgente, considerando el procedimiento establecido. 

Capítulo III: El Comité Técnico de Investigación y Extensión 

Artículo 5: Integración del CTIE  

El CTIE estará conformado seis personas profesoras de la Escuela de Matemática electas por el Consejo de la Escuela de Matemática, que reúnan los requisitos establecidos en el Reglamento de Investigación y Extensión. No obstante, el CTIE se tendrá por debidamente conformado cuando cuente con el nombramiento de al menos cuatro de sus integrantes titulares.  

Además, el Consejo de la Escuela de Matemática nombrará a tres personas profesoras como suplentes, quienes podrán participar en las sesiones del CTIE para suplir ausencias temporales de las personas titulares cuando sean convocadas al efecto. 

Los nombramientos se realizarán por plazos de tres años. De producirse una vacante permanente se hará un nombramiento por un periodo completo. 

Artículo 6: Coordinación del CTIE 

El CTIE designará de entre sus integrantes titulares a una persona coordinadora, quien desempeñará el puesto por el plazo de un año y puede ser reelecta. 

Artículo 7: Funciones específicas del CTIE 

Las funciones del CTIE son las indicadas en el Reglamento de Investigación y Extensión.

Artículo 8: Responsabilidades de cada persona integrante del CTIE 

a. Asistir puntualmente y permanecer activa durante toda la sesión del CTIE. 

b. Revisar y analizar la documentación que sea distribuida con ocasión de una convocatoria a sesión del CTIE. 

c. Presentar, preferentemente por escrito, las propuestas y mociones que crea oportunas. 

d. Instar a la Coordinación del CTIE para que solicite la información que considere necesaria para mejor resolver de los asuntos en análisis. 

e. Presentar puntos de discusión a la Coordinación del CTIE con al menos tres días hábiles de anticipación a la fecha prevista para la realización de la sesión del Comité. 

f. Llamar al orden a la Coordinación del CTIE cuando se separe de las atribuciones que le confiere este reglamento. 

g. Ejecutar todas aquellas funciones que en su calidad de persona integrante del CTIE le sean encomendadas. 

h. Decidir con su voto sobre todos aquellos puntos que requieran de aprobación por parte del CTIE, conforme a las funciones establecidas en el Reglamento de Investigación y Extensión.  

i. Firmar las minutas cuando su voto sea disidente.  

j. Guardar la confidencialidad de toda aquella documentación así clasificada por órgano o autoridad institucional competente.   

Artículo 9: Funciones de la Coordinación del CTIE 

a. Velar por el cumplimiento de este reglamento. 

b. Elaborar la agenda para cada sesión. 

c. Convocar a las sesiones del CTIE por escrito a través de un medio electrónico de comunicación oficialmente autorizado en el Instituto. 

d. Recibir mociones, ordenarlas y presentarlas al CTIE. 

e. Abrir, presidir y levantar las sesiones de acuerdo con la agenda aprobada. 

f. Someter a votación la agenda de las sesiones. 

g. Dirigir la sesión de acuerdo con la agenda aprobada. 

h. Conceder la palabra en el orden solicitado, salvo cuando se trate del trámite de mociones de orden. 

i. Dar por agotada la discusión en temas de debate o bien continuarla por moción de orden aprobada.   

j. Someter a votación los asuntos y anunciar las decisiones adoptadas. 

k. Ejercer el doble voto en los casos en que se haya producido empate en dos votaciones previas. 

l. Elaborar las minutas de cada reunión y velar por su veracidad. 

m. Firmar las minutas que haya presidido, una vez que hayan sido aprobadas. 

n. Comunicar y ejecutar, cuando corresponda, los acuerdos del CTIE. 

o. Cualquier otra actividad que sea asignada por el CIE o por el Consejo de la Escuela de Matemática en el marco de sus competencias. 

Capítulo IV: De las sesiones del CTIE 

Artículo 10: De la frecuencia de las sesiones 

Por la naturaleza de las funciones del CTIE no se establece una periodicidad fija para sesionar. El CTIE se reunirá cada vez que sea convocado por la persona coordinadora o por petición de tres de sus integrantes. En este último caso se conocerá la agenda que propongan las personas solicitantes de la convocatoria.   

La convocatoria, con la agenda correspondiente, deberá ser entregada con al menos dos días hábiles de anticipación, excepto en casos de urgencia. El CTIE podrá sesionar sin convocatoria previa siempre que se encuentren presentes todas las personas integrantes y así lo acuerden por unanimidad. 

Artículo 11: Modalidades de las sesiones  

Las sesiones del CTIE podrán realizarse mediante reuniones presenciales, con telepresencia o una combinación de esas opciones, siempre que se utilicen los medios tecnológicos apropiados para garantizar la simultaneidad y que permitan la intervención, la integridad, la deliberación y la participación en la toma de decisiones del órgano en tiempo real.  

Artículo 12: De la convocatoria 

Las convocatorias se harán por medios electrónicos y deberán estar acompañadas de la respectiva agenda y de la documentación necesaria para el desarrollo de la reunión.  

Artículo 13: Agenda de las sesiones  

Del encabezado: El encabezado de la agenda debe señalar los siguientes aspectos: 

a. Número y modalidad de la sesión 

b. Nombre del CTIE 

c. Nombre y cargo de quien convoca 

d. Listado de personas convocadas 

e. Fecha, hora y lugar o enlace de la sesión 

La agenda de las sesiones contendrá la siguiente estructura: 

a. Comprobación del quórum 

b. Lectura y aprobación de la agenda 

c. Aprobación de minutas 

d. Correspondencia 

e. Informes de la Coordinación 

f. Puntos de discusión 

g. Asuntos varios 

La agenda podrá contemplar la atención de visitas o de audiencias, el seguimiento de acuerdos u otros temas, cuando sea pertinente. 

Artículo 14: Consideraciones para la agenda 

a. La agenda de las sesiones será propuesta por la Coordinación   

b. La agenda propuesta podrá ser modificada mediante moción de orden 

c. La Coordinación establecerá el orden de prioridad de los puntos de discusión, el que puede ser modificado por moción de orden 

Artículo 15: Quórum  

El quórum para sesionar estará constituido por cuatro de sus integrantes, contando a las personas suplentes que hayan sido convocadas a efectos de reemplazar en esa reunión a alguna persona titular.   

Si después de transcurrido un lapso de 15 minutos, a partir de la hora fijada para el inicio, no se cuenta aún con el quórum requerido para sesionar, se levantará una lista de las personas presentes y se convocará a una nueva sesión.  

En caso que una persona integrante del CTIE incurra en ausencia total o parcial a la sesión, deberá justificar su ausencia formalmente ante la Dirección de la Escuela de Matemática en el plazo máximo de tres días hábiles posteriores a la fecha de la sesión, quien deberá resolver en un plazo no superior a los cinco días hábiles si acepta la justificación o no e informar a la Coordinación.  

Artículo 16: Sesión por telepresencia  

Para la participación con telepresencia se tomará en cuenta lo siguiente: 

a. Se deberá consignar en el acta el nombre de las personas que participaron a través de telepresencia, el medio tecnológico por el cual se hizo efectiva su participación y el lugar desde donde participó.  

b. Garantizar la verificación de la identidad de los miembros que participan en forma remota manteniendo la cámara activa durante toda la sesión.  

c. La transmisión deberá incluir audio y video en directo, permitiendo el envío de imágenes, sonido y datos.  Los medios utilizados deberán permitir ver, oír y recibir datos de cada miembro participante en la sesión desde los diferentes puntos en que esta se lleve a cabo. 

d. Los medios tecnológicos de comunicación utilizados deberán garantizar simultaneidad entre dos o más puntos habilitados y conectados a las redes de transmisión de datos, uniendo en tiempo real lo que sucede en dos o más lugares físicamente separadas y permitiendo en todos los casos la comunicación de una forma interactiva. 

Artículo 17: De los debates   

Para el desarrollo de los debates de las sesiones del CTIE se considerará lo siguiente: 

a. El uso de la palabra se solicitará levantando la mano para las personas que están presentes en el recinto donde la sesión fue convocada o en caso de sesión por telepresencia utilizando la opción de levantar la mano que tiene la plataforma.  

b. La Coordinación concederá la palabra en el orden en que haya sido solicitada y velará porque las intervenciones se mantengan dentro del tema en discusión. Podrá llamar al orden a la persona que se separe del tema en discusión y estará facultado para retirar el uso de la palabra a quien no atienda el llamado al orden. 

c. Se concederá la palabra por un lapso no superior a los cinco minutos por cada intervención. No obstante, el Comité podrá acordar, mediante la aprobación de una moción de orden, la extensión del tiempo por lapsos mayores, tanto para una sesión completa como para puntos particulares de la agenda. 

d. La Coordinación velará porque el tiempo dedicado a la discusión de cada punto de la agenda se mantenga dentro de los límites razonables, con el fin de agilizar el desarrollo de la sesión. 

Capítulo V: De las mociones 

Artículo 18: De los tipos de mociones

Se podrán presentar los siguientes tipos de mociones: moción de orden, moción de forma, moción de fondo y moción de revisión.  

Artículo 19: De la moción de orden 

Las mociones de orden podrán ser presentadas por escrito o en forma oral. Le corresponderá a la Coordinación establecer la procedencia de una moción de orden. En caso de duda solicitará al CTIE que resuelva sobre esta. 

Las mociones de orden serán analizadas y sometidas a votación inmediatamente después de ser conocidas. Para esto, la persona que preside dará la palabra a dos personas: la persona proponente y otra en contra, cuando lo haya. Para referirse a la moción de orden, cada persona dispondrá de un tiempo máximo de dos minutos. 

Si la moción es rechazada se regresará a la discusión anterior con la misma lista de oradores que se llevaba antes de la moción. 

La moción de orden atenderá los siguientes propósitos: 

a. Suspensión de la sesión por un tiempo determinado. 

b. Prolongación de la sesión. 

c. Levantamiento de la sesión. 

d. Finalización de la discusión de un punto concreto. 

e. Prolongación del tiempo permitido para las intervenciones. 

f. Traslado de la votación de un punto para otra sesión. 

g. Modificación de la secuencia de los puntos de agenda. 

h. Modificación de la agenda. 

Artículo 20: De la moción de forma 

Las mociones de forma serán aquellas tendientes a modificar el estilo de un texto aprobado o a conciliar propuestas cuyas diferencias no sean de fondo. 

Artículo 21: De la moción de fondo 

La moción de fondo busca modificar sustancialmente una propuesta base, estas mociones deberán ser presentadas por escrito y deberán ir debidamente firmadas y justificadas. Pueden ser presentadas por una o varias personas miembros del CTIE, definiendo una persona expositora que defienda la moción.  

De existir mociones de fondo respecto a una propuesta base se procederá de la siguiente manera:  

a. Se discute la propuesta base. Se permitirá hacer modificaciones de forma o de fondo a las propuestas base, siempre y cuando las personas proponentes estén de acuerdo en dichos cambios y no haya sido sometida a votación. Una vez efectuados los cambios, la propuesta final se presentará ante el Comité antes de someterla a votación.  

b. Se somete a votación la propuesta base y de aprobarse se desechan las mociones de fondo que sean excluyentes.  

c. Si no se aprueba la propuesta base, se discutirán las mociones de fondo y se votarán una por una, según el orden en que hayan sido presentadas.  

d. Las mociones de fondo que obtengan el voto afirmativo de la mayoría simple de las personas presentes quedarán aprobadas, y se desecharán las excluyentes con respecto a las mociones aprobadas.  
 

Artículo 22: De la Moción de revisión 

Serán mociones de revisión aquellas tendientes a modificar acuerdos tomados en el transcurso de la sesión o antes de que se apruebe la minuta de la sesión en que el acuerdo fue tomado, siempre que éste no sea acuerdo firme.  

a. La moción de revisión se tratará en primera instancia como de orden, requiriéndose para su procedencia del voto afirmativo de más de la mitad de los miembros presentes.  

b. De ser aprobada la procedencia de la moción de revisión, será tratada como propuesta base, excepto que requerirá para su aprobación del voto afirmativo de las dos terceras partes de las personas miembros del CTIE.

c. Las simples observaciones de forma, relativas a la redacción de los acuerdos, no serán consideradas para los efectos de este artículo. 

Artículo 23: De las Votaciones 

Las votaciones serán públicas, pero no nominales. En las votaciones, cada persona deberá escoger una de las opciones siguientes: a favor, en contra o abstención.  

Los miembros del CTIE podrán hacer constar en el acta su voto contrario al acuerdo adoptado y los motivos que lo justifiquen, quedando en tal caso exentos de las responsabilidades que pudieren derivarse de tales acuerdos. Para ello, podrán justificar por escrito en formato físico o digital, la razón de su voto, la que será consignada en la minuta correspondiente.  

En el momento de la votación y durante el conteo de votos, no se permitirá el ingreso ni la salida de personas integrantes del CTIE por lo que deberán permanecer en la sesión

Artículo 24:  De los Acuerdo

Todos los asuntos que figuren en la agenda que requieran acuerdos deberán tener una Propuesta Base presentada por escrito. 

a. Todos los puntos que requieran acuerdos tienen que ser incluidos como puntos individuales en la agenda. No podrá ser objeto de acuerdo ningún asunto que no figure en esta.

b. Los acuerdos serán tomados por el voto afirmativo de la mayoría simple de los miembros presentes al momento de la votación, salvo que exista norma superior que establezca una disposición diferente. 

c. Los acuerdos adquieren firmeza en el momento de aprobar la minuta correspondiente, o cuando reciba esta condición mediante el voto afirmativo de dos tercios de las personas integrantes del Comité. 

d. Si la cantidad de votos a favor no es suficiente para tomar el acuerdo, las abstenciones se sumarán a la opción con más votos, sea ésta a favor o en contra. 

e. Los acuerdos del Comité deberán ser comunicados por escrito, por la Coordinación, a las personas interesadas durante los cinco días hábiles siguientes a la sesión en que quede firme el acuerdo.  

f. Un acuerdo del CTIE podrá ser objeto de revisión por una sola vez. 

g. Contra los acuerdos tomados por el CTIE se podrán interponer recursos de revocatoria ante ese mismo órgano dentro de los cinco días hábiles posteriores a la comunicación del mismo y recurso de apelación, ante el Consejo de la Escuela de Matemática, el cual debe ser presentado dentro de los cinco días hábiles posteriores a la comunicación del rechazo del recurso de revocatoria. Es potestativo de la persona recurrente interponer ambos recursos o uno solo de ellos, sin que pueda el Consejo de Escuela desestimar o rechazar un recurso porque el recurrente no haya interpuesto el recurso previo ante el CTIE. El recurso de apelación agota la vía administrativa. 

Artículo 25: De las minutas

De cada sesión se levantará una minuta, que contendrá:  

a. Tipo de sesión (presencial, telepresencial o consulta formal) 

b. Listado de las personas convocadas, de las asistentes y las ausentes señalando en tal caso si media o no justificación.   

c. Se indicará fecha y ya sea el lugar o el medio por el que se celebró la sesión. 

d. Se hará constar la hora de ingreso o retiro de cada miembro del Comité.  

e. Se consignarán los puntos tratados, la forma y resultado de la votación.  

f. Los acuerdos tomados con sus respectivos considerandos.   

g. No se consignará el contenido de los debates, salvo que la persona interesada lo solicite expresamente.  Si un miembro del CTIE desea que su intervención se registre de forma literal, deberá entregarla por escrito, fiel a lo dicho, a quien preside la sesión del Comité.  

h. En los casos de audiencias o puntos de foro, el acta consignará un resumen de los aspectos más relevantes. 

i. Las actas serán firmadas por la persona o personas que presidieron la sesión y aquellas personas que han dado su voto disidente. 

Capítulo VI: Consulta formal 

Artículo 26: De la Consulta Formal

Cualquier tema sometido a conocimiento y resolución del CTIE puede ser atendido mediante una sesión en consulta formal.   

En consulta formal, el CTIE podrá sesionar como máximo una vez por semana y la sesión podrá permanecer abierta por un máximo de dos días hábiles. 

Las personas integrantes del CTIE podrán solicitar a la Coordinación que se realice una sesión por consulta formal, por cualquier medio formal, convencional o electrónico, indicando expresamente el asunto sujeto a la consulta, con un plazo mínimo de tres días de antelación a la fecha propuesta para su realización.  

Artículo 27: De la convocatoria a Consulta formal

La convocatoria a una sesión por consulta formal deberá incluir la siguiente información: 

a. Nombre del Comité. 

b. Modalidad de la sesión. 

c. Número de la sesión. 

d. Listado de personas convocadas. 

e. Asuntos consultados. 

f. Indicar si es con o sin acuerdo firme. 

g. Nombre y cargo de quien convoca. 

h. Fecha y hora de inicio de la consulta formal. 

i. Fecha y hora de cierre de la consulta formal. 

j. Persona designada para recibir votos. 

k. Dirección electrónica a la que se debe enviar el voto. 

l. Lista de documentos disponibles relacionados con la consulta. 

m. Dirección electrónica en la cual se puede consultar la documentación relacionada con la sesión. 

n. Los puntos de la agenda en una convocatoria por consulta formal pueden ser retirados de la sesión a solicitud de la mayoría simple de los miembros del CTIE, solicitud que debe ser presentada a la Coordinación en el plazo entre el anuncio de la convocatoria y antes de dar inicio. 

Capítulo VIII: Disposiciones finales

Artículo 28: De la revisión del reglamento

La Dirección de la Escuela de Matemática será la dependencia responsable de coordinar la revisión periódica de este reglamento. El reglamento deberá revisarse al menos cada dos años o cuando se produzcan modificaciones en normativa institucional o nacional relacionada, o cambios en los procesos que regula. El CTIE emitirá criterio técnico de actualización y lo remitirá al Consejo de la Escuela de Matemática para el trámite correspondiente.

Artículo 29: De la vigencia

Este reglamento entrará en vigencia una vez aprobado por parte del Consejo de la Escuela de Matemática y publicado en la Gaceta Institucional. 

Disposiciones transitorias

Transitorio I. 

La integración del Comité de Investigación y Extensión se mantendrá con la conforma que tenía a la entrada en vigencia el reglamento, hasta tanto el Consejo de la Escuela de Matemática designe a los integrantes de acuerdo con lo establecido en el artículo 5. 
 

CAPÍTULO I. DISPOSICIONES GENERALES Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

Artículo 1. Del tipo de reglamento

Este reglamento es de carácter general.

Artículo 2. Del alcance

Es de acatamiento obligatorio, para sujetos privados que custodien o administren, por cualquier título, fondos y actividades públicas y el Instituto Tecnológico de Costa Rica (en adelante ITCR) como sujeto público, cuando otorgue fondos en custodia o administración y actividades públicas, según lo indicado en el artículo 4, inciso b de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N.° 7428, relacionado con la participación de un sujeto privado en la utilización de fondos de origen público.

Artículo 3. Objetivo general

Regular los elementos básicos para el control de los fondos custodiados o administrados por sujetos privados, que cuenten con convenio firmado con el ITCR para el desarrollo de sus actividades.

Artículo 4. Marco normativo

Este reglamento se rige por el siguiente marco normativo:

a. Estatuto Orgánico del Instituto Tecnológico de Costa Rica.

b. Normas para el control de fondos y actividades públicos que son custodiados o administrados por sujetos privados.

c. Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos N.° 8131.

d. Ley General de Control Interno N.° 8292.

e. Ley General de Contratación Pública N.° 9986.

f. Reglamento para la protección de la propiedad intelectual del Instituto Tecnológico de Costa Rica.

CAPÍTULO II. MARCO CONCEPTUAL

Artículo 5. Definiciones

Rescisión: Es la anulación o cancelación de un contrato o acuerdo.

Sujetos privados: Entidad de naturaleza privada que recibe recursos para cumplir con fines de interés público determinados y previamente conocidos por el ITCR.

CAPÍTULO III. DE LOS FONDOS Y ACTIVIDADES CUSTODIADA O ADMINISTRADAS POR SUJETOS PRIVADOS

Artículo 6. Principios presupuestarios aplicables sobre el control de fondos y actividades custodiadas o administradas por sujetos privados

La Institución y los sujetos privados que custodien o administren, por cualquier título, fondos y actividades públicas deben cumplir los siguientes principios:

a. Acceso informativo: Los sistemas de información promoverán el acceso informativo, la transparencia y la rendición de cuentas ante la ciudadanía respecto de la gestión de fondos y actividades públicas.

b. Eficacia y eficiencia: En la gestión y el control de los fondos actividades públicos se actuará de forma eficaz y eficiente, para asegurar el cumplimiento del fin público encomendado.

c. Integridad y ética: En la gestión de fondos y actividades públicas se debe actuar en observancia de los valores éticos de equidad, integridad, responsabilidad y orientación al bien común.

d. Publicidad: Toda información relacionada con fondos y actividades públicas que sean custodiados o administrados por sujetos privados, es de carácter público, salvo disposición constitucional o legal en contrario, por lo que su registro debe estar sistematizado y asegurar el acceso informativo a la ciudadanía.

e. Rendición de cuentas: Se rendirá cuentas respecto de la gestión y del control de los fondos y actividades públicos.

f. Valor público: La gestión y el control de los fondos y actividades públicos deberá contribuir a la generación de valor público en la prestación de los servicios para la ciudadanía.

Artículo 7. Fondos públicos transferidos para custodia o administración a sujetos privados constituidos como personas jurídicas

El ITCR podrá transferir con cargo a su presupuesto fondos o bienes para su custodia o administración a personas jurídicas, que tengan como objeto de su constitución ejercer actividades que coadyuvan al cumplimiento de los fines de la Institución.

CAPÍTULO IV. OTORGAMIENTO DE FONDOS PARA ADMINISTRACIÓN O CUSTODIA A SUJETOS PRIVADOS

Artículo 8. Instrumentos para la formalización de compromisos por fondos que transfiera el ITCR para custodia o administración

El ITCR transferirá fondos para la atención de finalidades avaladas, solo mediante la existencia de un convenio o adendum suscrito con el sujeto privado y cumpliendo los requisitos establecidos por el ITCR como sujeto público, previa verificación sobre la capacidad del sujeto privado de custodiar o administrar fondos de origen público.

Artículo 9. Contenido mínimo de los convenios de formalización de los fondos que transfiera el ITCR para administración y custodia

Los convenios que se suscriban entre el ITCR como sujeto público y el sujeto privado deberán contener los siguientes requisitos:

a. Adjuntar Plan de Trabajo.

b. Adjuntar Presupuesto de ingresos y egresos.

c. Carta de compromiso firmada por el representante legal de que conoce y acepta cumplir las políticas institucionales de convivencia en el Instituto Tecnológico de Costa Rica como espacio libre de discriminación, por orientación sexual e identidad de género, del acoso laboral y del acoso sexual.

d. Carta de compromiso de presentación Informe de rendición de cuentas sobre la ejecución presupuestaria del período.

e. Adjuntar Certificación bancaria de la cuenta asignada al proyecto o manejo de los recursos.

Artículo 10. De los requisitos para la aprobación de convenios o adendum

Las dependencias y subdependencias deben cumplir con los requisitos establecidos para la tramitación de los convenios o adendum, según la normativa institucional.

El Consejo Institucional, la Rectoría, la Dirección de Cooperación y Asuntos Internacionales, la Oficina de Planificación Institucional, el Departamento Financiero Contable o la Oficina de Asesoría Legal podrán solicitar requisitos específicos, según las actividades del sujeto privado.

Artículo 11. Plazo de los convenios o adendum

El ITCR podrá suscribir convenios con administradores de fondos dados en custodia o administración para la operación de programas y/o proyectos, por el plazo que determinen las partes.

Artículo 12. Naturaleza de fondos y actividades públicas

Los fondos de origen público otorgados en custodia o administración de sujetos privados mantendrán su naturaleza pública, y en ningún caso el sujeto privado puede considerar o atribuir que cuando se trasladan a su custodia o administración, pasan a ser de su propiedad.

CAPÍTULO V. NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL SUJETO PRIVADO

Artículo 13. Mecanismos de control del ITCR a sujetos privados

El ITCR a través de la unidad ejecutora responsable de la asignación de recursos y el Departamento Financiero Contable, establecerán los controles necesarios para el uso de los fondos otorgados en custodia o administración a sujetos privados. Estos controles garantizarán el cumplimiento de los procedimientos establecidos para la asignación, el giro y la presentación para la rendición de cuentas de los recursos otorgados.

Artículo 14. Elaboración de expediente administrativo

El Departamento Financiero Contable debe elaborar y conservar un expediente (físico o electrónico) que resguarde la información que garantice el uso eficiente y adecuado de los recursos públicos, dicha información debe ser precisa, íntegra, accesible, verificable y que esté debidamente resguardada.

El expediente deberá contener como mínimo lo siguiente:

a. Documentación que fundamente la administración y custodia de fondos y actividades públicos por parte del sujeto privado.

b. Los instrumentos que regulan la relación entre el ITCR y el sujeto privado.

c. La documentación presupuestaria que el sujeto privado remite al ITCR; entre la que se encuentra, al menos, el presupuesto inicial, sus variaciones y el informe de rendición de cuentas.

d. Cualquier otro que el ITCR considere pertinente.

Cuando la elección del sujeto privado sea competencia del ITCR, la persona que ejerce la Rectoría deberá emitir un acto razonado que certifique que la participación de un sujeto privado específico es la mejor opción para el cumplimiento de los fines públicos. Este acto debe ser emitido antes de la custodia o administración de los fondos y actividades públicos y debe estar debidamente documentado en el expediente correspondiente.

El expediente debe mantenerse actualizado y a disponibilidad de los órganos de control internos y externos que por su competencia y fiscalización lo soliciten.

Artículo 15. De la información básica verificable del sujeto privado

El responsable de la unidad ejecutora que asigna los recursos, junto con el Departamento Financiero Contable, debe contar con la información del sujeto privado que permita:

a. Verificar su capacidad administrativa, financiera y jurídica para la custodia, administración y uso eficiente de fondos públicos. Para ello, se debe solicitar la información que se considere necesaria.

b. La información tendrá una validez de dos años. Una vez transcurrido este plazo, el sujeto privado deberá actualizar la documentación y presentarla en formato físico o electrónico ante el ITCR.

c. En el caso de las fundaciones, es necesario verificar el cumplimiento de lo establecido en la Ley de Fundaciones N.° 5338.

d. El uso de los recursos públicos debe estar alineado con los objetivos del sujeto privado y los fines institucionales, de acuerdo con la normativa vigente

CAPÍTULO VI. APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO DE FONDOS PARA ADMINISTRACIÓN O CUSTODIA A SUJETOS PRIVADOS

Artículo 16. Verificación de los requisitos previo al giro de fondos al sujeto privado

La unidad ejecutora responsable de la asignación de recursos debe verificar, antes de realizar el giro de fondos, el cumplimiento de los requisitos establecidos y la información básica requerida del sujeto privado, de acuerdo con el procedimiento aplicable.

Artículo 17. Presupuesto de fondos públicos

Se solicitará al sujeto privado un presupuesto según período de gestión y el Plan de Trabajo Anual, el cual debe indicar los ingresos y gastos e información complementaria que garantice el cumplimiento de objetivos y metas establecidas, cumpliendo con los principios presupuestarios establecidos en la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos N.° 8131.

La unidad ejecutora, tendrá a cargo el seguimiento de la vinculación y cumplimiento de las actividades del sujeto privado con los objetivos y metas del ITCR.

Artículo 18. Aprobación del presupuesto que se asigna al sujeto privado y sus variaciones

La aprobación del presupuesto se realizará según acuerdo del Consejo Institucional mediante la formulación y aprobación del Presupuesto Institucional, correspondiente al siguiente período presupuestario.

El acuerdo establecido tendrá un período de vigencia y los recursos asignados serán verificados y aprobados según la disponibilidad de los recursos institucionales.

Artículo 19. Registro de información presupuestaria

En atención a las disposiciones de la Contraloría General de la República, los presupuestos por los fondos públicos que se otorgan en custodia o administración de sujetos privados, así como las variaciones que se generen en el período presupuestario, se registrarán en el sistema correspondiente. El Departamento Financiero Contable a través de la Unidad de Análisis Financiero y Presupuesto, incorporará la información del sujeto privado en el presupuesto inicial de la Institución y las variaciones cuando estas se consideren necesarias y fundamentadas, según el período establecido.

Artículo 20. Liquidación de los montos otorgados en custodia o administración.

Los recursos que el sujeto privado no utilice al finalizar el período presupuestario deberán ser devueltos al ITCR.

Al concluir el período presupuestario, es necesario contar con la documentación y los registros que evidencien la devolución de dichos remanentes.

Artículo 21. Remanentes de fondos otorgados en custodia o administración del sujeto privado en períodos subsiguientes

El sujeto privado podrá solicitar formalmente y de manera razonada, autorización para el uso de remanentes, para cumplir con el propósito correspondiente, si este no es posible concluirlo en el período presupuestario que se otorga.

El encargado de la unidad ejecutora, como responsable del presupuesto, revisará la solicitud y autorizará el uso de los remanentes para cumplir con el propósito correspondiente.

Una vez autorizado el uso de los remanentes, estos deberán ser incorporados en el presupuesto del sujeto privado para el siguiente período presupuestario.

CAPÍTULO VII. MANEJO Y CONTROL SOBRE FONDOS PARA ADMINISTRACIÓN O CUSTODIA A SUJETOS PRIVADOS

Artículo 22. Manejo de fondos y actividades públicos

Los fondos públicos que se entreguen en custodia o administración, así como aquellos que se generen a partir de dichos fondos, mantendrán su naturaleza pública. Por lo tanto, será necesario utilizar cuentas y registros independientes de otros fondos o recursos que el sujeto privado disponga para la operación de sus actividades.

El sujeto privado deberá administrar estos fondos en una cuenta bancaria de la banca estatal, destinada exclusivamente a las actividades relacionadas con los fondos públicos en custodia o administración. Además, deberá llevar a cabo la conciliación de los registros de las transacciones de acuerdo con su ejecución.

Artículo 23. Medio de pago autorizado

El medio autorizado de pago a los sujetos privados que custodien o administren fondos públicos será una transferencia electrónica a través de la plataforma bancaria estatal.

Artículo 24. Ejercicio de potestades públicas

El sujeto privado no puede ejercer ni atribuirse potestades o competencias que son exclusivas del ITCR.

Artículo 25. Cumplimento de regulaciones que defina el sujeto público

El sujeto privado debe seguir y cumplir con los procedimientos, lineamientos y disposiciones que el ITCR establezca a través de documentos jurídicos y técnicos para la custodia y administración de fondos y actividades públicas.

Artículo 26. Acceso a la información por parte del sujeto público

El sujeto privado tiene la responsabilidad de proporcionar al ITCR la información necesaria para verificar su capacidad en la custodia y/o administración de fondos y actividades públicas, así como cualquier otra que requiera para su control.

Artículo 27. Elaboración del presupuesto de fondos públicos

El sujeto privado deberá presentar al ITCR, en el mes de julio de cada año, el presupuesto de los fondos que este le otorgue en custodia o administración, para el siguiente período presupuestario.

Artículo 28. Ejecución del presupuesto

El sujeto privado podrá ejecutar los fondos que se le otorguen en administración y/o custodia una vez que al ITCR se le aprueben los recursos y se le realice la transferencia de dichos fondos.

Artículo 29. Actividad contractual de los sujetos privados relacionada con bienes, servicios y obras

Al contratar bienes, servicios y obras con los fondos transferidos por el ITCR, el sujeto privado deberá aplicar los procedimientos establecidos en la Ley General de Contratación Pública N.° 9986, las directrices emitidas por la Contraloría General de la República y el Régimen de Prohibiciones, los principios constitucionales y legales de la Contratación Pública y los lineamientos que al efecto emita la Autoridad de Contratación Pública, así como en la normativa interna aplicable.

Artículo 30. Adquisición de bienes por el sujeto privado con fondos públicos

Cuando el sujeto privado adquiera bienes muebles o inmuebles, estos deberán ser inscritos en el Registro Nacional a nombre del ITCR, salvo que por disposición legal se permita al sujeto privado la adquisición y registro de bienes a su nombre o de un tercero.

Cuando por disposición legal se permita al sujeto privado la adquisición y registro de bienes a su nombre o de un tercero, estos siempre deberán ser destinados al cumplimiento del fin público para el cual fueron adquiridos, cualquier modificación de dicha finalidad debe ser autorizada por el ITCR, asimismo en caso de disolución del sujeto privado, los bienes adquiridos con fondos y actividades públicos deberán ser trasladados al ITCR.

En los convenios entre el ITCR y el sujeto privado se deberá indicar las cláusulas referentes a lo que ocurrirá con los bienes adquiridos por el sujeto privado con fondos públicos en el caso de rescisión del convenio.

El Departamento Financiero Contable tiene la función de verificar y controlar los bienes institucionales y los registros de los fondos públicos, con el objetivo de evitar cualquier pérdida, deterioro, daño o uso irregular. Además, el sujeto privado debe contar con los medios y dispositivos de seguridad necesarios para la adecuada protección de los bienes institucionales adquiridos.

Artículo 31. Registro de los bienes

Los bienes adquiridos deben estar registrados por el ITCR, para lo cual se emitirá un Acta de Donación firmada por las partes involucradas (representantes legales del ITCR y del sujeto privado), así como por la Oficina de Asesoría Legal, quien se encargará de dar visto bueno a las actas de donación con el sello y firma correspondiente.

Cuando se requiera desechar un bien, se deberá cumplir con lo estipulado en la normativa interna relacionada con Bienes Institucionales.

Artículo 32. Recuperación de bienes

Al finalizar la operación o actividad de los convenios de programas y/o proyectos que tengan asignados bienes adquiridos con fondos transferidos por el ITCR, la unidad ejecutora procederá con los trámites de recuperación de bienes para establecer el destino o utilización de estos, con la colaboración del custodio de fondos (sujeto privado).

El encargado de la unidad ejecutora informará al Departamento Financiero Contable sobre el traslado de los bienes y la dependencia o subdependencia que se encargará de su custodia o administración.

CAPÍTULO VIII. RENDICIÓN DE CUENTAS DE FONDOS PARA ADMINISTRACIÓN O CUSTODIA A SUJETOS PRIVADOS

Artículo 33. Reporte de rendición de cuentas

El sujeto privado será responsable de presentar anualmente el informe de rendición de cuentas correspondiente a los fondos asignados en custodia o administración al encargado de la unidad ejecutora que asigna los recursos, quien se encargará del seguimiento y cumplimiento de los objetivos y metas establecidos en el Plan de Trabajo. Además, deberá presentar al Departamento Financiero Contable un Informe de Rendición de Cuentas que incluya:

a. Gastos asociados al fin para el cual se otorgaron los fondos en custodia y/o administración.

b. Eventuales desviaciones en los planes o compromisos adquiridos entre las partes y acciones correctivas implementadas.

c. Flujo de ingresos de los fondos.

d. Registro de bienes adquiridos con los fondos otorgados.

Artículo 34. Registro del reporte de rendición de cuentas sobre la ejecución presupuestaria y el plan de trabajo

El Departamento Financiero Contable será responsable de registrar el informe de rendición de cuentas en el sistema que disponga la Contraloría General de la República para la Liquidación Presupuestaria de la institución.

Para estos efectos, el informe deberá presentarse dentro del plazo que permita realizar dicho registro a más tardar en la última semana de enero de cada año.

Artículo 35. Cumplimiento del fin público

El ITCR, a través del encargado de la unidad ejecutora que asigna los recursos, debe verificar que el sujeto privado cumpla con los objetivos establecidos para los fondos asignados en custodia y administración, asegurando que estos generen valor público en la prestación de servicios.

CAPÍTULO IX. REGLAS PARA EL USO, CONTROL, SUPERVISIÓN, LIQUIDACIÓN, RENDICIÓN DE CUENTAS Y RESOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS

Artículo 36. Obligación de contar con un marco de control interno

El sujeto privado debe establecer los controles de supervisión, monitoreo y evaluación de riesgos para garantizar el cumplimiento del fin público, según la normativa institucional, así como las Normas emitidas por la Contraloría General de la República.

Artículo 37. Mecanismos de control interno

El ITCR establece, mediante los procedimientos correspondientes a nivel administrativo-financiero, los mecanismos necesarios para controlar el uso de fondos. Esta normativa se mantendrá actualizada y se divulgará a todas las personas involucradas en la gestión de los fondos otorgados en custodia y/o administración.

Artículo 38. Seguimiento del control interno

Quien ejerza el cargo de mayor jerarquía del sujeto privado debe asegurar el desarrollo y la evaluación de los mecanismos de control, así como vigilar y garantizar la correcta aplicación de estos en la gestión diaria por parte de las personas a cargo de los fondos y/o actividades públicas que se custodian o administran.

Al sujeto privado le corresponde dar seguimiento, comprobar y verificar la exactitud, el acceso y la oportunidad de los registros relacionados con los actos de gestión, sus resultados y otros eventos relevantes respecto a los fondos y actividades públicas que custodie o administre. Asimismo, debe aplicar los mecanismos de control interno en relación con los fondos o recursos asignados.

Artículo 39. Evaluaciones independientes de auditoría

Cuando el sujeto privado contrate evaluaciones independientes como parte de las buenas prácticas de control interno, estas deberán regularse de acuerdo con lo establecido en el ejercicio de la auditoría.

Artículo 40. Asignación de responsabilidades

Corresponderá al sujeto privado definir y asignar roles y responsabilidades a sus colaboradores en relación con los fondos y actividades públicas que custodien o administren. Como parte de esta asignación, deberá establecer las aprobaciones y autorizaciones necesarias para la ejecución de los procesos, operaciones y transacciones relacionadas.

Además, debe establecer y evaluar parámetros de desempeño de las responsabilidades de control interno por parte de los colaboradores, considerando el cumplimiento de las Normas de Conducta y las competencias demostradas a fin de determinar medidas correctivas, según se requiera.

Artículo 41. Responsabilidades de los sujetos privados

Son responsabilidades de los sujetos privados:

a. Suministrar al ITCR la información de acuerdo con la normativa vigente.

b. Destinar los recursos económicos aportados por el ITCR exclusivamente para los fines del convenio, presupuesto y plan de trabajo que dio origen al giro de los recursos.

c. Facilitar la supervisión y acompañamiento técnico del programa o proyecto, la fiscalización, capacitación, verificación de bienes y todo lo correspondiente al ámbito financiero contable.

d. Establecer los mecanismos de archivo necesarios para la custodia, protección y manejo de los informes, estados bancarios, así como las liquidaciones presentadas al ITCR.

e. Cumplir con los requisitos establecidos en las Normas Técnicas emitidas por la Contraloría General de la República para sujetos privados que custodien o administren fondos públicos.

f. Acatar la normativa nacional e institucional vigente referente a la custodia y administración de fondos públicos por parte de sujetos privados.

g. Cumplir con las obligaciones que indiquen los convenios suscritos, así como sus adendum.

Artículo 42. Gestión de riesgos

Para mitigar la materialización de riesgos, el sujeto privado debe implementar prácticas efectivas que faciliten la identificación, evaluación y gestión de las posibles situaciones de riesgo que puedan comprometer los resultados esperados en la administración y custodia de fondos.

Artículo 43. Uso de nombre e imagen

El sujeto privado en su intención de recaudar fondos o adquirir recursos haciendo uso del nombre o imagen del ITCR, deberá contar con el visto bueno de la Institución y gestionarlo ante la Oficina de Comunicación y Mercadeo o al Centro de Vinculación según corresponda, lo anterior, en atención de lo indicado en el Reglamento para la Protección de la Propiedad Intelectual del Instituto Tecnológico de Costa Rica.

CAPÍTULO X. REGLAS PARA EL OTORGAMIENTO DE FONDOS QUE SON CUSTODIADOS O ADMINISTRADOS POR SUJETOS PRIVADOS

Artículo 44. Competencias del ITCR

La decisión del ITCR de dar en custodia o administración de sujetos privados fondos y actividades públicos, debe ajustarse de forma estricta al principio de legalidad, observando con especial rigurosidad que dicha decisión no implique el traslado de sus propias competencias o potestades de imperio.

El ITCR podrá comunicar instrucciones, informes, circulares, directrices, así como cualquier otra que se requiera para garantizar la debida custodia y administración de fondos públicos por parte de sujetos privados.

Artículo 45. Competencias de la unidad ejecutora

Son competencias de la unidad ejecutora las siguientes:

a. Verificar y dar seguimiento a la información que sea necesaria en la asignación, giro de recursos y liquidación de cuentas para la elaboración de:

•    El plan de trabajo,

•    El presupuesto de ingresos y egresos,

•    El informe sobre el grado de cumplimiento y

•    La liquidación y rendición de cuentas, que sea requerida de conformidad con el procedimiento respectivo.

b. Validar toda la información del plan de trabajo y el presupuesto en cuanto a la vinculación de cada uno de los bienes y servicios, así como el fin público que se pretende cumplir con el uso de fondos públicos.

c. Emitir un documento con el cual autoriza la aplicación de la transferencia bancaria.

d. Autorizar el uso de los remanentes.

e. Dar seguimiento al cumplimiento de los objetivos y metas descritos en el Plan de Trabajo y la respectiva presentación de información por el sujeto privado.

Artículo 46. Competencias del Departamento Financiero Contable

Son competencias del Departamento Financiero Contable las siguientes:

a. Atender las Políticas Específicas para la Formulación del Plan-Presupuesto con el fin de incluir en el Presupuesto Ordinario fondos para administración o custodia de sujetos privados para el año siguiente.

b. Velar por el cumplimiento del principio del equilibrio presupuestario de los recursos aportados por el ITCR.

c. Asesorar a los sujetos privados en aspectos de la gestión administrativa – presupuestaria.

d. Mantener en custodia el expediente administrativo con la información del sujeto privado con las siguientes subcarpetas: Asignación de Recursos, Giro de Recursos y Liquidación de Cuentas, a disposición de los órganos internos y externos para su fiscalización, según normativa aplicable.

e. Girar los recursos a los sujetos privados, cuando se cumpla con la presentación de la documentación requerida y se disponga de la autorización de la unidad ejecutora.

f. Cualquier otra de índole financiero-contable establecida en las diferentes normativas del ITCR y que esté relacionada con el control y registro de los fondos públicos dados en custodia o administración.

CAPÍTULO XI. DISPOSICIONES FINALES

Artículo 47. De la revisión de este reglamento

Este reglamento será revisado por el Departamento Financiero Contable cuando lo estime necesario y en las fechas de calendarización definidas institucionalmente para ese objetivo.

Artículo 48. De la vigencia del reglamento

Este Reglamento rige a partir de su aprobación por parte del Consejo Institucional y su publicación en la Gaceta Institucional.

CAPÍTULO XII. DE LOS TRANSITORIOS

TRANSITORIO I

En un plazo de 6 meses contado a partir de la aprobación de este reglamento por parte del Consejo Institucional, el Departamento Financiero Contable deberá elaborar o actualizar los procedimientos necesarios para su aplicación. Estos procedimientos deberán ser documentados conforme a la Guía para la elaboración de procedimientos del ITCR.

La Rectoría será la instancia responsable de velar por la elaboración o actualización de los procedimientos en el plazo establecido.

Acordado por el Consejo Institucional mediante la Sesión n.° 3444, Artículo 8, del 25 de marzo del 2026. Publicado en Gaceta n.° 1314-2026 del 6 de abril del 2026.